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Die Zukunft der E-Mail entfesseln: Steigern Sie die Outlook-Effizienz mit KUTOOLS KI-Assistent

AutorZhoumandy Änderungsdatum

In der schnelllebigen Welt der digitalen Kommunikation ist Effizienz entscheidend – und eine effektive E-Mail-Verwaltung kann Ihnen erhebliche Zeit und Mühe ersparen. Genau hier kommt KUTOOLS KI-Assistent für Outlook ins Spiel: ein leistungsstarkes Tool, das Ihr E-Mail-Erlebnis durch intelligente Funktionen aufwertet und Ihren Arbeitsablauf optimiert. Ob Sie E-Mails verfassen, Inhalte übersetzen oder Nachrichten beantworten – KUTOOLS AI bietet vielfältige Möglichkeiten, Ihre Art der E-Mail-Interaktion grundlegend zu verändern. In diesem Tutorial erfahren Sie mehr über den KUTOOLS KI-Assistent für Outlook: warum er ein unverzichtbares Werkzeug ist, wie Sie ihn einrichten und nahtlos in Ihren täglichen E-Mail-Workflow integrieren, um maximale Produktivität zu erreichen.

Lesebereich von Kutools AI for Outlook
Schreibbereich von Kutools AI for Outlook

Was ist KUTOOLS AI für Outlook?

KUTOOLS AI für Outlook ist eine fortschrittliche Funktion, die von ExtendOffice entwickelt wurde und nahtlos KI-Technologie führender Modelle wie OpenAI und GoogleAI in Ihren täglichen E-Mail-Workflow integriert. Als Teil eines umfassenden Pakets aus über 100 Werkzeugen in Kutools für Outlook verändert es die Art und Weise, wie Sie E-Mails verwalten und nutzen. Dank seiner intuitiven Benutzeroberfläche bietet KUTOOLS AI leistungsstarke Funktionen, um Ihre Produktivität beim Lesen und Schreiben von E-Mails zu steigern.

Der KUTOOLS AI-Bereich kann zwischen dem Lesefenster und dem Schreibfenster wechseln.

In jedem Fenster greifen Sie mühelos auf spezialisierte Werkzeuge zu, die exklusiv für das Lesen und Verfassen von E-Mails entwickelt wurden – für einen optimalen Arbeitsablauf.

Darüber hinaus können Sie die Funktionen an Ihre individuellen Anforderungen anpassen, um ein personalisiertes und effizientes E-Mail-Management zu gewährleisten:

Funktionen im Lesebereich (zur Analyse und Beantwortung empfangener E-Mails)

  • Zusammenfassung: Erhalten Sie prägnante Zusammenfassungen, um die Kernaussagen langer E-Mails im Handumdrehen zu erfassen.
  • Antworten: Nutzen Sie KI für effiziente und detaillierte Antworten auf E-Mails.(Unterstützt das Heranziehen versendeter E-Mails für relevante Informationen.)Unterschied zwischen generierten Antworten mit oder ohne Lernen aus der E-Mail-Historie
  • Schnellantwort: Zeigt verschiedene Antwortoptionen an und generiert eine Antwort basierend auf Ihrer gewählten Richtung.(Unterstützt das Heranziehen versendeter E-Mails für relevante Informationen.)Unterschied zwischen generierten Antworten mit oder ohne Lernen aus der E-Mail-Historie
  • Dankesantwort: Erstellen Sie im Handumdrehen eine prägnante Dankesnachricht, um Ihre Wertschätzung sofort zum Ausdruck zu bringen.
  • Übersetzen: Übersetzen Sie eingehende E-Mails sofort in Ihre bevorzugte Sprache – für eine nahtlose Kommunikation.
  • Analysieren: Analysieren Sie die emotionale Tendenz des E-Mail-Inhalts, um festzustellen, ob die Stimmung positiv, negativ oder neutral ist.
  • Extrahieren: Extrahieren Sie strukturierte Informationen wie Namen, Orte, Daten und Beträge aus der E-Mail, um sofort die wichtigsten Inhalte zu erfassen.
  • Benutzerdefinierte Funktionen : Erstellen Sie Ihre eigenen Funktionen, indem Sie Rollen- und Befehlsaufforderungen anpassen sowie zusätzliche Optionen hinzufügen – ganz nach Ihren individuellen Anforderungen an die E-Mail-Verwaltung.

Funktionen im Schreibbereich (zum Verfassen und Überarbeiten ausgehender E-Mails)

  • Verfassen: Nutzen Sie die KI-Unterstützung, um den E-Mail-Entwurfsprozess mit maßgeschneiderten Vorschlägen zu beschleunigen.
  • Verbessern: Verbessern Sie Ihre E-Mail-Entwürfe automatisch – Grammatik, Ton und Stil werden optimiert, für ein professionelles Ergebnis.
  • Weiterschreiben: Lassen Sie sich von der KI kontextbasierte Vorschläge und Ergänzungen liefern, um Ihre Entwürfe mühelos fortzusetzen.
  • Übersetzen: Übersetzen Sie Ihre E-Mail-Entwürfe mühelos in andere Sprachen, um sie für ein internationales Publikum bereitzustellen.
  • Prüfen: Prüfen und korrigieren Sie Rechtschreib- und Grammatikfehler in Ihrer E-Mail, um sprachliche Präzision sicherzustellen.
  • Erweitern: Erweitern Sie die wichtigsten Informationen der E-Mail und liefern Sie detaillierte Erläuterungen für einen umfassenderen Inhalt.
  • Vorschläge: Geben Sie durch logische Analyse oder Inhaltsprüfung Vorschläge für sinnvolle Verbesserungen oder sensible Inhalte ein.
  • Benutzerdefinierte Funktionen : Erstellen Sie Ihre eigenen Funktionen, indem Sie Rollen- und Befehlsaufforderungen anpassen sowie zusätzliche Optionen hinzufügen – ganz nach Ihren individuellen Anforderungen an die E-Mail-Verwaltung.
Verbessern Sie Ihr E-Mail-Erlebnis mit Kutools für Outlook! Heben Sie das Potenzial Ihres Posteingangs mit mehr als 100 praktischen Werkzeugenhervor, die entwickelt wurden, um Ihre E-Mail-Routine zu vereinfachen und sowohl grundlegende als auch fortgeschrittene Anforderungen zu erfüllen. Entdecken Sie alle Funktionen risikofrei für ein transformierendes E-Mail-Erlebnis.Laden Sie noch heute herunter und optimieren Sie Ihre E-Mail-Aufgaben!

Warum sollten Sie den KUTOOLS KI-Assistenten für Ihr Outlook wählen?

In der heutigen schnelllebigen digitalen Welt ist effektive Kommunikation entscheidend. KUTOOLS KI-Assistent nutzt modernste KI-Technologie, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails nicht nur gelesen, sondern auch verstanden, wahrgenommen und geschätzt werden. Es geht darum, Ihre E-Mail-Kommunikation auf ein neues Niveau zu heben und jede Interaktion bedeutungsvoller und wirkungsvoller zu gestalten. Ob Sie eine Flut täglicher E-Mails bewältigen oder sich auf eine besonders wichtige Nachricht konzentrieren – KUTOOLS AI ist Ihr strategischer Partner, der Ihnen hilft, im Kommunikationswettbewerb stets einen Schritt voraus zu sein. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Vorteile, die KUTOOLS AI bietet:

Zeitsparende Automatisierung: Automatisiert routinemäßige E-Mail-Aufgaben wie das Erstellen von E-Mail-Zusammenfassungen und schnellen Antworten – so gewinnen Sie mehr Zeit für wichtigere Aufgaben und steigern Ihre Produktivität ganzheitlich.

🌐Vielseitige KI-Integration:KUTOOLS AI unterstützt eine Vielzahl führender KI-Plattformen – darunter OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI und SenseNovaAI – und gibt Ihnen so die Flexibilität, das optimale KI-Modell für präzises und effizientes E-Mail-Management auszuwählen.

🖥️Benutzerfreundliche Oberfläche: Bietet eine intuitive und leicht navigierbare Benutzeroberfläche, damit Anwender aller technischen Kenntnisstufen ihre E-Mail-Verwaltung und Kommunikation mühelos optimieren können.

🌓Doppelter Funktionsmodus:KUTOOLS AI bietet den manuellen Modus und den automatischen Modus. Im automatischen Modus werden Aufgaben wie E-Mail-Zusammenfassungen und schnelle Antworten automatisch generiert. Wechseln Sie nahtlos per Mausklick zwischen den Modi – so passen Sie das Tool optimal an Ihren Arbeitsablauf an.

💡Individuelle Fähigkeiten: Passen Sie KUTOOLS AI gezielt an Ihre spezifischen Anforderungen zur E-Mail-Verwaltung an, indem Sie eigene Fähigkeiten erstellen. Passen Sie Rollen- und Befehlsaufforderungen sowie weitere Optionen an, damit die KI genau so arbeitet, wie Sie es wünschen – für maximale Flexibilität und Effizienz bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails.

📚Lernen aus der E-Mail-Historie: Beim Generieren von Antworten verwendet KUTOOLS AI Ihre bisherigen E-Mail-Interaktionen (sobald Sie historische E-Mails hinzugefügt haben), um kontextbezogene Antworten zu liefern und präzise Vorschläge basierend auf früheren Gesprächen zu erstellen. Mit der Zeit werden die Antworten immer treffender und passen sich Ihrem individuellen Kommunikationsstil an – für eine wirklich personalisierte Interaktion.

🌍Funktionen zur Sprachübersetzung: Überwinden Sie Sprachbarrieren mit fortschrittlichen Modellen für präzise Übersetzungen – und machen Sie die globale Kommunikation so mühelos.

⚙️Nahtlose Integration in Outlook: Exklusiv für Outlook entwickelt, verbessert es Ihre E-Mail-Erfahrung direkt in der Ihnen vertrauten Umgebung – für einen intuitiven und effizienten Arbeitsablauf.

✏️Verbesserte Klarheit und Professionalität: Nutzt fortschrittliche Sprachmodelle, um Ihre E-Mails zu optimieren – für maximale Klarheit und Professionalität in jeder Nachricht, die Sie versenden.

🔐Erhöhter Datenschutz und Sicherheit: Nutzt modernste Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokolle, um Ihre E-Mail-Daten zu schützen und Ihnen ein beruhigendes Gefühl bei der Sicherheit Ihrer Kommunikation zu vermitteln.


Wie richten Sie den KUTOOLS KI-Assistenten für Outlook ein, um Ihre E-Mail-Effizienz zu steigern?

Die Transformation Ihrer E-Mail-Erfahrung mit KUTOOLS KI-Assistent ist nur wenige Schritte entfernt. Im Folgenden zeigen wir Ihnen eine schrittweise Anleitung zur Einrichtung von KUTOOLS AI in Ihrem Outlook.

Schritt 1: Installieren Sie KUTOOLS AI

Navigieren Sie zur Download-Seite, um Kutools für Outlook herunterzuladen und zu installieren, und erhalten Sie so KUTOOLS AI.


Schritt 2: Kutools AI aktivieren

1. Nach der Installation von Kutools für Outlook wechseln Sie zur Kutools-Registerkarte und klicken Sie auf KI-Assistent.

Kutools AI im Outlook-Menüband

2. Das AI-E-Mail-Assistenten-Leitfaden-Dialogfeld erscheint. Es stellt die Fähigkeiten vor, die KUTOOLS AIbietet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.

Hinweis: Dieses erscheinende Dialogfeld wird nur beim ersten Aktivieren von KUTOOLS AIangezeigt. Wenn Sie diesen Leitfaden zukünftig erneut aufrufen möchten, klicken Sie einfach auf die Hilfe-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke des KUTOOLS AI-Bereichs.

Kutools AI-Leitfaden – Was kann Kutools AI für Sie tun?

3. Das Nutzungsbedingungen-Fenster wird angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.

Kutools AI-Leitfaden – Nutzungsbedingungen

Tipps:
  • Um zu erfahren, wie Sie einen API-Schlüssel von einem bestimmten KI-Anbieter erhalten, klicken Sie im obigen Dialogfeld auf den entsprechenden Link Erfahren Sie, wie man es bedient, um die Anleitungsseite aufzurufen.
  • Um ein Konto zu erstellen und Ihren API-Schlüssel von einem bestimmten Anbieter zu erhalten, klicken Sie im obigen Dialogfeld auf den Link API-Schlüssel jetzt erhalten neben OpenAI, GoogleAI, DashScopeAI, BaiduAI, ZhipuAI oder SenseNovaAI.
  • KutoolsAI wird empfohlen, denn es integriert fortschrittliche KI-Modelle wie OpenAI und GoogleAI und wählt dynamisch das am besten geeignete Modell zur Bearbeitung Ihrer Anfrage – basierend auf Ihren individuellen Anforderungen. Außerdem erhalten Sie 100 kostenlose Nutzungsmöglichkeiten aller KI-gestützten Funktionen.Erfahren Sie, wie Sie einen KutoolsAI-Schlüssel erhalten.

4. Jetzt können Sie KUTOOLS AI aktivieren, indem Sie einen AI-Anbieter auswählen und den entsprechenden API-Schlüssel eingeben. Klicken Sie anschließend auf OK.

Kutools AI-Leitfaden – Kutools AI aktivieren

Tipp:Um in Zukunft auf das AI-Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke des KUTOOLS AI-Bereichs.
Datenschutz und Sicherheit:ExtendOffice schützt Ihre persönliche Privatsphäre strikt und sammelt keine privaten Daten. Ihre API-Schlüssel und andere sensible Informationen werden verschlüsselt und ausschließlich auf Ihrem Computer gespeichert. Sämtlicher Datenaustausch mit der KI erfolgt ausschließlich zwischen dem KI-Anbieter und Ihrem Computer und wird niemals an ExtendOffice übermittelt.

Nachdem Sie auf OK geklickt haben, erscheint der KUTOOLS AI-Bereich auf der rechten Seite des Outlook-Fensters, wie unten dargestellt. Lesen Sie weiter, um Beispiele zur Nutzung zu erhalten!

Outlook-Fenster


Nutzen Sie KUTOOLS KI-Assistent in Ihrem Arbeitsablauf – mit Beispielen

In diesem Abschnitt zeige ich Ihnen je zwei Beispiele pro Szenario: zwei Beispiele zur Analyse und Beantwortung eingehender E-Mails (Funktionen im)Lesefenster) und zwei weitere zum Verfassen und Überarbeiten ausgehender E-Mails (Funktionen im Schreibfenster). Sie zeigen Ihnen, wie KUTOOLS AI beide Aufgaben optimiert und Ihre Produktivität steigert:

E-Mail-Zusammenfassung: Wesentliche Punkte aus langen Nachrichten extrahieren

Sie öffnen gerade Ihr Postfach und stoßen auf eine lange E-Mail eines Kunden mit zahlreichen Projektaktualisierungen und Anfragen. Statt sich durch den umfangreichen Text zu kämpfen, verlassen Sie sich einfach auf die KUTOOLS AI-Zusammenfassungs-Funktion: Sobald Sie die E-Mail öffnen, erstellt die KI sofort eine prägnante Zusammenfassung und hebt die wichtigsten Informationen hervor – so erfassen Sie im Handumdrehen die zentralen Punkte, priorisieren Ihre nächsten Schritte, sparen wertvolle Zeit und verpassen keine wichtigen Details.

  1. Stellen Sie im KUTOOLS AI-Bereich sicher, dass Sie sich im Lesebereich befinden.
  2. Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie zusammenfassen möchten.

Das Zusammenfassungs-Feld generiert automatisch eine prägnante Zusammenfassung der wichtigsten Punkte der E-Mail, wie unten dargestellt:

Tipps:
  • Die Funktion Zusammenfassung ist zunächst auf den Automatikmodus eingestellt, in dem die gesamte E-Mail verarbeitet wird, sobald Sie sie auswählen. Möchten Sie nur einen Teil der E-Mail verarbeiten, markieren Sie einfach den gewünschten Abschnitt und klicken anschließend auf das Neu generieren-Symbol in der linken unteren Ecke.
  • Um eine Funktion in den Manuellen Modus zu wechseln, klicken Sie einfach auf die kutools-ai-09 Wechseln-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke des Funktionsfelds.
  • Nach dem Wechsel in den Manuellen Modus klicken Sie auf die Generieren-Schaltfläche, um Ergebnisse zu erhalten. Ist Text in einer E-Mail markiert, fasst die Funktion nur den ausgewählten Inhalt zusammen; andernfalls wird die gesamte E-Mail verarbeitet.Eine Funktion im manuellen Modus
Schnelle Antwort: Sofortige, kontextbezogene Antworten generieren

Anstatt Zeit mit dem Verfassen einer Antwort von Grund auf zu verschwenden, analysiert die KUTOOLS AI-Schnelle-Antwort-Funktion den Kontext Ihrer E-Mail und liefert Ihnen mehrere maßgeschneiderte Antwortvorschläge für eine detaillierte Reaktion.

  1. Stellen Sie im KUTOOLS AI-Bereich sicher, dass Sie sich im Lesebereich befinden.
  2. Wählen Sie die E-Mail aus, auf die Sie antworten möchten. Die Schnellantwort-Funktion generiert automatisch mehrere Antwortvorschläge – wie unten dargestellt.Antwortbasis, die im Schnellantwortfeld generiert wurde
    Tipps:
    • Wenn Sie Text in einer E-Mail markieren, wird nur auf diesen ausgewählten Inhalt geantwortet – andernfalls auf die gesamte E-Mail.
    • Wenn keine der vorgeschlagenen Antwortgrundlagen passt, klicken Sie einfach auf den Link „Nicht geeignet?“ und geben Ihre gewünschte Begründung selbst ein.
  3. Wählen Sie eine der verfügbaren Antwortgrundlagen aus, um Ihre Antwort zu erstellen.

  4. Klicken Sie auf die Antworten-Schaltfläche. Die Antwort wird in den E-Mail-Entwurf eingefügt und steht zur Überprüfung, Bearbeitung und zum Versand bereit.Generierte Antwort, versandbereit
E-Mail-Verfassen: Erstellung erster Nachrichten mit KI-Unterstützung

Wenn Sie nach einem Meeting einen Kunden kontaktieren möchten, aber unsicher sind, wie Sie beginnen sollen, springt die KUTOOLS AI-Verfassen-Funktion ein und liefert kontextbasierte Vorschläge für Ihre Nachricht. Sobald Sie KUTOOLS AI die wichtigsten Punkte mitteilen, schlägt sie maßgeschneiderte Formulierungen und Satzstrukturen vor – so verfassen Sie im Handumdrehen eine professionelle und klare E-Mail.

  1. Stellen Sie im KUTOOLS AI-Bereich sicher, dass Sie sich im Schreibbereich befinden.
  2. Geben Sie im Verfassen-Feld die wichtigsten Punkte ein und klicken Sie auf die Generieren-Schaltfläche.
  3. Klicken Sie auf Einfügen, um den generierten Entwurf in den E-Mail-Text einzufügen.
Tipp: Um die Kernpunkte anzupassen oder eine Nachricht basierend auf anderen Eingaben zu generieren, klicken Sie auf „Kernpunkte des E-Mail-Inhalts ändernAnschließend können Sie neue Kernpunkte eingeben und auf die Schaltfläche klicken.GenerierenKlicken Sie, um einen neuen Entwurf zu erstellen.

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E-Mail weiterschreiben: Nahtlos dort fortfahren, wo Sie aufgehört haben

Sie haben begonnen, eine ausführliche E-Mail zu verfassen, wurden jedoch unterbrochen und mussten den Entwurf unfertig lassen. Bei Ihrer Rückkehr steht Ihnen die KUTOOLS AI-Weiterschreiben-Funktion bereit, um Sie beim Fortsetzen Ihres Entwurfs zu unterstützen. Die KI analysiert den Kontext Ihres unvollständigen Entwurfs und liefert intelligente Vorschläge, um Ihre Nachricht nahtlos fortzusetzen und abzuschließen.

So funktioniert die „Weiterschreiben“-Funktion: Wenn Sie eine Antwort auf eine E-Mail in Ihrem Posteingang beginnen, wechselt der Lesebereich automatisch zum Schreibbereich. Sobald Sie mit dem Verfassen Ihrer Antwort beginnen, setzt die Weiterschreiben-Funktion Ihren Entwurf automatisch fort. Sobald der Inhalt generiert wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen, um ihn schnell in Ihren Entwurf einzufügen.

Tipps:
  • Sie können auch die Tastenkombination Strg + ~ verwenden, um generierten Inhalt in den Entwurf einzufügen.
  • Während des Generierungsvorgangs können Sie auf die Stopp-Schaltfläche klicken, wenn Sie den generierten Inhalt nicht möchten.
  • Die Funktion Weiterschreiben ist standardmäßig auf Automatischer Modus eingestellt. Wenn Sie lieber manuell steuern möchten, wann die Funktion mit dem Entwurf fortfährt, klicken Sie auf die Schaltfläche zum Umschalten Umschalttaste, um sie in den Manuellen Modus zu ändern.

Verwandeln Sie KUTOOLS AI in Ihren persönlichen Assistenten

Vom Hinzufügen und Personalisieren von Fähigkeiten bis hin zur Aktivierung des KI-Systems, damit es aus Ihrer E-Mail-Historie lernt – optimieren Sie KUTOOLS AI zu Ihrem persönlichen Assistenten. So erhalten Sie präzisere, kontextbezogene Antworten und passen die KI-Fähigkeiten gezielt an Ihre individuellen Anforderungen an.

Benutzerdefinierte und Fähigkeit hinzufügen für personalisierte Nutzung

Am unteren Rand des KUTOOLS AI-Bereichs befindet sich eine Schaltfläche mit der Bezeichnung Skill Library Management. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich das Dialogfeld Skill Library Management.

Schaltfläche „Skill-Bibliotheksverwaltung“ im Kutools-AI-Bereich

Im Dialogfeld Skill Library Managementkönnen Sie Fähigkeiten sowohl für den Lesebereichals auch für den Schreibbereichkonfigurieren:

  1. Wählen Sie Lesebereich oder Schreibbereich, um die Fähigkeiten in diesem Bereich zu verwalten.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einer Funktion, um sie einzuschalten und im KUTOOLS AI-Bereich anzuzeigen. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Funktion auszuschalten und im Bereich auszublenden.
  3. Wählen Sie eine Funktion aus, um ihre Einstellungen anzupassen, einschließlich:
    • Rollenaufforderung: Weist die KI an, eine bestimmte Rolle mit zugehörigem Verhalten und Stil einzunehmen.
    • Befehlsaufforderung: Gibt der KI eine klare Anweisung, um eine bestimmte Aufgabe auszuführen.
    • Zusätzliche Optionen: Ermöglichen eine noch feinere Anpassung – fügen Sie weitere Einstellungen ganz einfach über die Schaltfläche Hinzufügen hinzu.
  4. Fügen Sie eine neue Funktion hinzu, indem Sie auf die Fähigkeit hinzufügen-Schaltfläche klicken, um eine speziell auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Funktion zu erstellen.

Dialogfeld „Skill-Bibliotheksverwaltung“

Tipps:
  • Denken Sie stets daran, nach vorgenommenen Änderungen auf die Speichern-Schaltfläche zu klicken, um sicherzustellen, dass Ihre Aktualisierungen übernommen werden.
  • Sie können häufig verwendete Funktionen per Drag & Drop an den Anfang der Fähigkeitsliste ziehen, um im KUTOOLS AI-Bereich schneller darauf zugreifen zu können.
  • Nachdem Sie auf die Fähigkeit hinzufügen-Schaltfläche geklickt haben, erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie die Funktion benennen und eine Vorlage auswählen können, um die neue Funktion mithilfe einer vorgegebenen Struktur ganz einfach zu konfigurieren.
    Dialogfeld „Skill hinzufügen“
  • Wenn Sie eine Funktion bearbeiten und diese auf ihre ursprünglichen Einstellungen zurücksetzen möchten, fahren Sie einfach mit der Maus über die Funktion und klicken Sie auf die Zurücksetzen-Schaltfläche.
    Zurücksetzen-Schaltfläche neben einem Skill
  • Im Dropdown-Menü stehen weitere Optionen zur Verfügung: Sie können die Funktionen Importieren,Exportierenoder Zurücksetzenfür die Funktionsbibliotheknutzen.
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Antworten mithilfe von Erkenntnissen aus der E-Mail-Historie anpassen

Antwort-Fähigkeiten in KUTOOLS AI unterstützen das Lernen aus historischen E-Mail-Konversationen. Durch die Erstellung einer lokalen Datenbank, in der vergangene E-Mail-Daten gespeichert werden, analysiert die KI frühere Kommunikationen und verbessert so die Genauigkeit sowie die kontextuelle Relevanz ihrer Antworten – für präzisere und kontextbewusste Formulierungen.

Unterschied zwischen generierten Antworten mit oder ohne Lernen aus der E-Mail-Historie

Sie können historische E-Mails manuell zu „E-Mail-Lernen“ hinzufügen – oder aktivieren Sie die automatische Hinzufügefunktion, damit E-Mails unmittelbar nach dem Versand zu „E-Mail-Lernen“ hinzugefügt werden und das KI-System optimal lernt und sich kontinuierlich anpasst.

Manuelles Hinzufügen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail-Lernen im Antwort- oder Schnellantwort-Feld im KUTOOLS AI-Bereich.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Manuelles Hinzufügen.

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3. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld Manuelles Hinzufügen die gewünschten E-Mails aus, die gelernt werden sollen, und klicken Sie auf OK.

  • Um alle E-Mails eines Kontos auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Konto.
  • Um E-Mails einzeln auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor einer E-Mail.
  • Um E-Mails des letzten Monats auszuwählen, klicken Sie auf den Link E-Mails ab Letzter Monat.
  • Um E-Mails des letzten Jahres auszuwählen, klicken Sie auf den Link E-Mails ab letztes Jahr.

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4. Ein Dialogfeld erscheint und erinnert Sie an die Anzahl der E-Mails, die gelernt werden müssen. Klicken Sie auf Ja.

5. Ein weiteres Dialogfeld erscheint und bestätigt Ihnen die Anzahl der erfolgreich gelernten E-Mails. Klicken Sie auf OK.

Hinweis: Falls eine ausgewählte E-Mail bereits gelernt wurde, Duplikate E-Mails vorhanden sind oder der E-Mail-Inhalt zu lang ist, wird das System sie automatisch überspringen.
Automatisches Hinzufügen

Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail-Lernen im Antwort- oder Schnellantwort-Feld im KUTOOLS AI-Bereich und führen Sie anschließend folgende Schritte aus.

  1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch hinzufügen.
  2. Wählen Sie die E-Mail-Konten aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben jeder Adresse aktivieren – so werden von diesen gesendete E-Mails automatisch zum E-Mail-Lernen hinzugefügt.
  3. Klicken Sie auf die Speichern-Schaltfläche.

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Tipps:
  • Nachdem die E-Mails dem E-Mail-Lernen hinzugefügt wurden, können Sie die insgesamt gelernten Anzahl der Konversationenin der oberen rechten Ecke des E-Mail-Lernen-Dialogfelds sehen.

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  • Unabhängig davon, ob Sie sich entscheiden, E-Mails manuell hinzuzufügen oder automatisch hinzuzufügen, werden stets nur E-Mails aus dem Ordner Gesendete Elemente gelernt. Zudem lernt KUTOOLS AI ausschließlich aus E-Mails, die Teil einer Hin-und-Her-Konversation sind – isoliert versendete Nachrichten ohne Bezug zu einer Antwortkette fließen nicht in den Lernprozess ein.

Manuellen/automatischen Modus steuern und Anzeigeeinstellungen anpassen

KUTOOLS AIermöglicht es Ihnen, dessen Funktionsweise und visuelle Oberfläche an Ihre individuellen Vorlieben und Ihren Arbeitsablauf anzupassen:

  • Einige Funktionen sind zunächst auf den Automatikmodus eingestellt, während andere im Manuellen Modus arbeiten. Um zwischen Manuell und Automatik für eine bestimmte Funktion zu wechseln, klicken Sie einfach auf die kutools-ai-09 Umschalten-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke des Funktionsfelds.
    Hier ist der Unterschied zwischen den Automatisierungsfunktionen im Lesefenster und im Schreibfenster:
    • Lesefenster: Im Automatikmodus eingestellte Funktionen werden automatisch ausgeführt, sobald zu einer neuen E-Mail gewechselt wird.
    • Schreibfenster: Funktionen im Automatikmodus werden automatisch ausgeführt, sobald sich die Auswahl im Entwurf ändert – mit Ausnahme der Funktion „Weiter schreiben“, die nur dann aktiviert wird, wenn sich der Inhalt selbst ändert.
    Tipps:Eine Funktion im manuellen Modus
    • Nachdem Sie eine Funktion in den Manuellen Modus gewechselt haben, klicken Sie auf die Generieren-Schaltfläche, um Ergebnisse zu erhalten. Wenn Text in einer E-Mail ausgewählt ist, verarbeitet die Funktion nur den markierten Inhalt; andernfalls wird die gesamte E-Mail verarbeitet.
    • Im Automatikmodus verarbeitet die Funktion die gesamte E-Mail, sobald Sie sie ausgewählt haben. Möchten Sie nur einen Teil der E-Mail verarbeiten, markieren Sie einfach den gewünschten Abschnitt und klicken Sie anschließend auf das Neu generieren-Symbol in der linken unteren Ecke.
  • Sie können die Anzeige personalisieren, indem Sie entweder Einzelseitenansicht wählen, um alle Funktionen gleichzeitig im KUTOOLS AI-Bereich anzuzeigen, oder Registerkartenansicht, um die Funktionen in separaten Registerkarten zu organisieren.

Tipps zur Maximierung der Effizienz von KUTOOLS AI

Im Folgenden finden Sie einige Tipps und Tricks zur Verwendung von KUTOOLS AIin Outlook:

Was Sie im KUTOOLS AI-Bereich schnell steuern und aufrufen können

Kutools-AI-Bereich
  1. Um zwischen dem Lesefenster und dem Schreibfenster zu wechseln, klicken Sie auf die Schaltfläche Lesen-/Schreibfenster.
  2. Um zwischen Einzelseitenansicht und Registerkartenansicht zu wechseln, klicken Sie auf die Schaltfläche Einzelne Seite/Registerkartenansicht.
  3. Um problemlos zwischen verschiedenen KI-Anbietern und Modellen im KUTOOLS AI-Bereich zu wechseln, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Verwendetes KI-Modell und wählen Sie Ihre bevorzugte Option aus der Liste aus.
  4. Um für eine bestimmte Funktion zwischen dem manuellen und dem automatischen Modus zu wechseln, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche kutools-ai-09 Wechseln in diesem Funktionsfeld.
  5. Falls erforderlich, klicken Sie auf die Schaltfläche Inhalt erweitern, um den vollständigen Inhalt des Ergebnisses anzuzeigen.
  6. Die Sprache, die eine Funktion verwendet, entspricht standardmäßig Ihren Outlook-Einstellungen. Sie können sie ändern, indem Sie im Funktionsfeld das Dropdown-Menü Sprache auswählen.
  7. Öffnen Sie das Dropdown-Menü Zusätzliche Optionen, um eine Option auszuwählen, die der KI hilft, spezifischere Ergebnisse zu generieren.
  8. Der von der KI generierte Inhalt kann ungenau sein – bitte überprüfen Sie wichtige Informationen.

Was Sie mit Generierter Inhalt in einem Skill-Feld tun können

Ein Skill-Feld im Kutools-AI-Bereich

  1. Kopieren Sie den markierten Text, oder wählen Sie den gesamten Inhalt aus dem generierten Ergebnis aus.
    • kutools-ai-27 Kopieren: Um den gesamten Inhalt zu kopieren.
    • kutools-ai-28 Neu generieren: Generieren Sie Inhalte erneut, wenn das Ergebnis unbefriedigend ist oder nachdem Sie ein anderes KI-Modell ausgewählt, die Sprache geändert oder zusätzliche Optionen festgelegt haben – und vieles mehr.
    • kutools-ai-43 Lernkonversation einbetten: Zeigt die Liste der zitierten Konversationen als Referenz an. (Diese Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn Sie die)Antworten- und Schnellantwort-Funktionen verwenden und das generierte Ergebnis aus dem gelernten E-Mail-Verlauf zitiert.)

Bewährte Methoden zur Optimierung von KUTOOLS AI

  • Machen Sie sich mit allen Funktionen vertraut
    Nehmen Sie sich Zeit, jede Funktion von KUTOOLS AI zu erkunden, um deren Möglichkeiten vollständig zu verstehen und optimal für Ihre Anforderungen nutzen zu können.
  • Passen Sie die Einstellungen für den persönlichen Gebrauch an
    Passen Sie die Rollen- und Befehlsaufforderungseinstellungen in jeder Aktionsregisterkarte ganz individuell an Ihren Kommunikationsstil und Ihre Vorlieben an – so bietet Ihnen die KI noch personalisiertere und effektivere Unterstützung.
  • Aktualisieren Sie regelmäßig die Wissensdatenbank
    Halten Sie Ihre Wissensdatenbank – manuell oder automatisch – aktuell, um das Verständnis der KI für Ihren Kommunikationsstil zu verbessern und die Relevanz ihrer Antworten zu steigern.
  • Überprüfen Sie KI-generierten Inhalt
    Überprüfen Sie stets KI-generierte Antworten, Zusammenfassungen oder Übersetzungen und passen Sie sie gegebenenfalls an, bevor Sie sie versenden. So sichern Sie Genauigkeit und bewahren die Qualität Ihrer Kommunikation.
  • Bleiben Sie über Updates informiert
    Achten Sie auf Updates und neue Funktionen in KUTOOLS AI, um Ihre Effizienz bei der E-Mail-Verwaltung kontinuierlich zu steigern.

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🤖KUTOOLS AI:Nutzt fortschrittliche KI-Technologie, um E-Mails mühelos zu verwalten – inklusive Antworten, Zusammenfassen, Optimieren, Erweitern, Übersetzen und Verfassen von E-Mails.

📧E-Mail-Automatisierung: Automatische Antworten (verfügbar für POP und IMAP) / Geplantes Versenden von E-Mails / Automatisches CC/BCC beim Senden basierend auf Regeln / Automatische Weiterleitung (erweiterte Regeln) / Automatisch Grußformel hinzufügen / Mehrteilnehmer-E-Mails automatisch in Einzelnachrichten aufteilen

📨E-Mail-Verwaltung: E-Mails zurückrufen, Betrugs-E-Mails anhand von Betreffzeilen und weiteren Kriterien blockieren, Duplikate löschen, Erweiterte Suche, Ordner organisieren

📁Anhänge Pro: Stapelweises Speichern, Stapelweises Trennen, Stapelweises Komprimieren, Automatisch speichern, Automatisch abtrennen, Automatische Komprimierung …

🌟Oberflächenzauber: 😊Mehr hübsche und coole Emojis / Benachrichtigung bei wichtigen eingehenden E-Mails / Outlook minimieren statt schließen

👍Ein-Klick-Wunder: Allen mit Anhängen antworten, Anti-Phishing-E-Mails, 🕘Zeitzone: Aktuelle Uhrzeit des Absenders anzeigen

👩🏼‍🤝‍👩🏻Kontakte & Kalender:Stapelweise Kontakte aus ausgewählten E-Mails hinzufügen/Eine Kontaktgruppe in einzelne Kontakte aufteilen/Geburtstagserinnerung entfernen...

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