Die Zukunft der E-Mail: Outlook-Effizienz steigern mit Kutools AI

In der schnelllebigen Welt der digitalen Kommunikation ist Effizienz der Schlüssel, und die effektive Verwaltung Ihrer E-Mails kann Ihnen viel Zeit und Mühe sparen. Geben Sie Kutools KI für Outlook, ein leistungsstarkes Tool, das Ihr E-Mail-Erlebnis durch intelligente Funktionen verbessert, die Ihren Workflow optimieren. Egal, ob Sie E-Mails verfassen, Inhalte übersetzen oder auf Nachrichten antworten, Kutools KI bietet eine Reihe von Funktionen, die Ihre Interaktion mit E-Mails verändern können. In diesem Tutorial erfahren Sie mehr über Kutools KI für Outlook, warum es ein unverzichtbares Tool ist, wie man es einrichtet und wie man es für maximale Produktivität in Ihre tägliche E-Mail-Routine integriert.

• Beispiele für die Verwendung von Kutools AI in eingehende E-Mails:
  • E-Mail-Zusammenfassung
  • Schnelle Antwort
• Beispiele für die Verwendung von Kutools AI in abgehenden E-Mails:
  • E-Mail verfassen
  • Weiter schreiben

• Anpassen und Hinzufügen von Fähigkeiten für die personalisierte Nutzung
• Passen Sie Antworten mit Erkenntnissen aus dem E-Mail-Verlauf an
• Steuern Sie den manuellen/automatischen Modus und passen Sie die Anzeigeeinstellungen an

• Schnelle Steuerung und Zugriff im Kutools AI-Bereich
• Generierte Inhalte in einer Skillbox verwalten
• Best Practices für die Verwendung von Kutools AI

Was ist Kutools AI für Outlook?

Kutools KI für Outlook ist eine erweiterte Funktion, entwickelt von ExtendOffice, nahtlose Integration von KI-Technologie aus führenden Modellen wie OpenAI und GoogleAI in Ihre tägliche E-Mail-Routine. Als Teil einer umfassenden Suite von über 100 Tools in Kutools für Outlook verändern die Art und Weise, wie Sie E-Mails verwalten und mit ihnen interagieren. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche, Kutools KI bietet leistungsstarke Funktionen zur Steigerung Ihrer Produktivität beim Lesen und Schreiben von E-Mails.

Panel „Lesefähigkeiten“ (zum Analysieren und Beantworten empfangener E-Mails)

• Zusammenfassung: Erhalten Sie prägnante Zusammenfassungen, um die wichtigsten Punkte langer E-Mails schnell zu verstehen.
• antworten: Nutzen Sie KI für effiziente und detaillierte Antworten auf E-Mails. (Unterstützt das Zeichnen gesendeter E-Mails für relevante Informationen.)
• Schnelle Antwort: Präsentiert verschiedene Antwortoptionen und generiert eine Antwort basierend auf der von Ihnen gewählten Richtung. (Unterstützt das Zeichnen gesendeter E-Mails für relevante Informationen.)
• Vielen Dank für die Antwort: Erstellen Sie einen prägnanten Dankesbrief, der Ihnen dabei hilft, schnell Ihre Dankbarkeit auszudrücken.
• Übersetzen: Übersetzen Sie eingehende E-Mails sofort in Ihre bevorzugte Sprache und sorgen Sie so für eine reibungslose Kommunikation.
• Analysieren: Analysieren Sie die emotionale Tendenz des E-Mail-Inhalts, um zu bestimmen, ob die Stimmung positiv, negativ oder neutral ist.
• Extrahieren: Extrahieren Sie strukturierte Informationen wie Namen, Orte, Daten und Beträge aus der E-Mail, damit Sie die Schlüsseldaten im Inhalt schnell verstehen.
• Benutzerdefinierte Fähigkeiten : Erstellen Sie Ihre eigenen Skills, indem Sie Rollenaufforderungen und Eingabeaufforderungen anpassen und zusätzliche Optionen hinzufügen, um Ihre individuellen Anforderungen an die E-Mail-Verwaltung zu erfüllen.

Panel „Schreibkompetenz“ (zum Verfassen und Verfeinern ausgehender E-Mails)

• Komponieren: Nutzen Sie KI-Unterstützung, um den E-Mail-Erstellungsprozess mit maßgeschneiderten Vorschlägen zu beschleunigen.
• Polnisch: Verbessern Sie automatisch Grammatik, Ton und Stil Ihrer E-Mail-Entwürfe und sorgen Sie so für ein professionelles Finish.
• Weiter schreiben: Lassen Sie sich von der KI kontextbasierte Vorschläge und Vervollständigungen bereitstellen, um Sie beim Weiterschreiben von Entwürfen zu unterstützen.
• Übersetzen: Übersetzen Sie Ihre E-Mail-Entwürfe einfach in andere Sprachen und bereiten Sie sie für ein globales Publikum vor.
• Einblick in das: Überprüfen und korrigieren Sie Rechtschreib- und Grammatikfehler in der E-Mail, um sprachliche Richtigkeit sicherzustellen.
• Erweitern Sie die Funktionalität der: Erweitern Sie die Kerninformationen der E-Mail und geben Sie ausführliche Erklärungen für einen umfassenderen Inhalt.
• Vorschlagen: Geben Sie durch logische Analyse oder Inhaltsüberprüfung Vorschläge für logische Verbesserungen oder sensible Inhalte.
• Benutzerdefinierte Fähigkeiten : Erstellen Sie Ihre eigenen Skills, indem Sie Rollenaufforderungen und Eingabeaufforderungen anpassen und zusätzliche Optionen hinzufügen, um Ihre individuellen Anforderungen an die E-Mail-Verwaltung zu erfüllen.

Warum sollten Sie Kutools AI für Ihr Outlook wählen?

In der heutigen schnelllebigen digitalen Welt ist effektive Kommunikation der Schlüssel. Kutools KI nutzt modernste KI-Technologie, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails nicht nur gelesen, sondern auch wahrgenommen, verstanden und geschätzt werden. Es geht darum, Ihre E-Mail-Leistung zu verbessern und jede Interaktion bedeutungsvoller und wirkungsvoller zu gestalten. Egal, ob Sie eine Flut täglicher E-Mails bewältigen oder sich auf diese eine wichtige Nachricht konzentrieren, Kutools KI ist Ihr strategischer Partner, der dafür sorgt, dass Sie im Kommunikationsspiel die Nase vorn haben. Hier sind einige der Hauptvorteile zur Abwicklung, Integrierung, Speicherung und Kutools KI bietet:

⏰ Zeitsparende Automatisierung: Automatisiert routinemäßige E-Mail-Aufgaben, wie z. B. E-Mail-Zusammenfassungen und Schnellantworten. So haben Sie mehr Zeit für wichtigere Aufgaben und Ihre Gesamtproduktivität steigt.

🌐 Vielseitige KI-Integration: Kutools KI unterstützt eine breite Palette von KI-Plattformen, darunter OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI und SenseNovaAI, und gibt Ihnen die Flexibilität, das beste KI-Modell für eine genaue und effiziente E-Mail-Verwaltung auszuwählen.

️ Benutzerfreundliches Bedienfeld: Verfügt über eine intuitive und einfach zu navigierende Benutzeroberfläche, die es Benutzern aller technischen Ebenen erleichtert, ihre E-Mail-Verwaltung und Kommunikation zu verbessern.

🌓 Dual-Mode-Funktionalität: Kutools KI bietet Manueller Modus und Auto-Modus. Im Auto-Modus werden Aufgaben wie E-Mail-Zusammenfassungen und Schnellantworten automatisch generiert. Der Wechsel zwischen den Modi erfolgt nahtlos mit einem einzigen Klick, sodass Sie das Tool an Ihren Arbeitsablauf anpassen können.

???? Benutzerdefinierte Fähigkeiten: Gestalte Kutools KI an Ihre spezifischen E-Mail-Verwaltungsanforderungen anpassen, indem Sie Ihre eigenen Fähigkeiten erstellen. Passen Sie Rollenaufforderungen, Eingabeaufforderungen und zusätzliche Optionen an, um sicherzustellen, dass die KI genau so funktioniert, wie Sie es möchten, und so maximale Flexibilität und Effizienz bei der Bearbeitung Ihrer E-Mails ermöglicht.

📚 E-Mail-Verlauf lernen: Beim Generieren von Antworten Kutools KI verwendet Ihre vergangenen E-Mail-Interaktionen (sobald Sie Verlaufs-E-Mails hinzugefügt haben), um kontextbezogene Antworten bereitzustellen und präzise Antworten auf der Grundlage früherer Diskussionen zu geben. Mit der Zeit werden die Antworten präziser und für personalisierte Interaktionen auf Ihren Kommunikationsstil zugeschnitten.

🌍 Sprachübersetzungsfunktionen: Überwindet Sprachbarrieren mit ausgefeilten Modellen für präzise Übersetzungen und ermöglicht so eine mühelose globale Kommunikation.

⚙️ Nahtlose Integration mit Outlook: Es wurde exklusiv für Outlook entwickelt und verbessert Ihr E-Mail-Erlebnis in der vertrauten Umgebung und sorgt für einen intuitiven und effizienten Arbeitsablauf.

️ Erhöhte Klarheit und Professionalität: Nutzt fortschrittliche Sprachmodelle zur Optimierung Ihrer E-Mails und garantiert Klarheit und Professionalität in jeder von Ihnen gesendeten Nachricht.

🔐 Verbesserte Privatsphäre und Sicherheit: Verwendet die neuesten Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokolle, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Daten geschützt sind, sodass Sie sich auf die Sicherheit Ihrer Kommunikation verlassen können.

Wie richte ich Kutools AI für Outlook ein, um die E-Mail-Effizienz zu verbessern?

Verändern Sie Ihr E-Mail-Erlebnis mit Kutools KI ist nur ein paar Schritte entfernt. Hier zeigen wir Ihnen die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung Kutools KI in Ihrem Outlook.

Schritt 1: Installieren Sie Kutools AI

Navigieren Sie zu der Download-Seite zum Herunterladen und Installieren Kutools for Outlook bekommen Kutools KI.

Schritt 2: Kutools AI aktivieren

1. Nach der Installation Kutools for Outlook, Auf dem Sprung Kutoolen Registerkarte, und klicken Sie auf AI.

2. Das Kutools KI-Handbuch Dialog erscheint. Er stellt die Fähigkeiten vor, die Kutools KI Angebote. Klicken Sie auf Next um fortzufahren.

3. Das Nutzungsbedingungen wird auftauchen. Klicken Next.

4. Jetzt können Sie aktivieren Kutools KI durch Auswahl eines KI-Anbieter und Eingabe der entsprechenden API-Schlüssel. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

Nach einem Klick OK, des Kutools KI Der Bereich wird auf der rechten Seite des Outlook-Fensters angezeigt, wie unten dargestellt. Lesen Sie weiter, um Beispiele zur Verwendung zu erhalten!

Verwenden Sie Kutools AI in Ihrem Workflow mit Beispielen

E-Mail-Zusammenfassung: Wichtige Punkte aus langen Nachrichten extrahieren

Sie haben gerade Ihren Posteingang geöffnet und eine lange E-Mail von einem Kunden gefunden, in der verschiedene Projektaktualisierungen und -anfragen aufgeführt sind. Anstatt sich durch den dichten Text zu kämpfen, können Sie sich auf Folgendes verlassen: Kutools KI's Zusammenfassung Fähigkeit. Wenn Sie die E-Mail öffnen, generiert die KI schnell eine prägnante Zusammenfassung, in der die wichtigsten Informationen hervorgehoben werden. So können Sie die wichtigsten Punkte schnell erfassen und Ihre nächsten Schritte priorisieren. Das spart wertvolle Zeit und stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Details übersehen.

1. Im Kutools KI Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Lesetafel.
2. Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie zusammenfassen möchten.

der Zusammenfassung Das Feld generiert automatisch eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Punkte der E-Mail, wie unten dargestellt:

Quick Reply: Erstellen Sie sofortige, kontextbezogene Antworten

Anstatt Zeit damit zu verbringen, eine Antwort von Grund auf neu zu verfassen, Kutools KI's Schnelle Antwort Mithilfe dieser Fähigkeit können Sie den Kontext der E-Mail analysieren und mehrere Antwortgrundlagen für eine ausführliche Antwort vorschlagen.

1. Im Kutools KI Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Lesetafel.
2. Wählen Sie die E-Mail aus, auf die Sie antworten möchten. Schnelle Antwort Die Fertigkeit generiert automatisch mehrere Antwortgrundlagen, wie unten gezeigt.

   

   Ratschläge:

   • Wenn Sie Text in einer E-Mail auswählen, wird auf den ausgewählten Inhalt geantwortet. Andernfalls wird auf die gesamte E-Mail geantwortet.
   • Wenn keine der Antwortgrundlagen geeignet ist, können Sie auf "Nicht geeignet?" und geben Sie Ihre eigene Wunschbasis ein.

3. Wählen Sie eine der Antwortgrundlagen aus, um eine Antwort zu generieren.

4. Klicken Sie auf die antworten Schaltfläche. Die Antwort wird in den E-Mail-Entwurf eingefügt und steht zur Überprüfung, Bearbeitung und zum Senden bereit.

   

E-Mail-Erstellung: Erstellen Sie erste Nachrichten mit KI-Unterstützung

Wenn Sie nach einem Meeting mit einem Kunden Kontakt aufnehmen müssen, aber nicht sicher sind, wie Sie beginnen sollen, Kutools KI's Komponieren Skill greift ein und bietet kontextbasierte Vorschläge, die Ihnen beim Verfassen Ihrer Nachricht helfen. Sobald Sie Kutools KI Mit den wichtigsten Punkten schlägt es Ihnen auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Formulierungen und Strukturen vor, sodass Sie schnell eine professionelle und klare E-Mail verfassen können.

1. Im Kutools KI Stellen Sie sicher, dass Sie sich im Schreibpanel.
2. Im Komponieren Geben Sie die wichtigsten Punkte ein und klicken Sie auf Generieren .
3. Klicken Sie Insert um den generierten Entwurf dem E-Mail-Text hinzuzufügen.

Weiter E-Mail schreiben: Dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben

Sie haben mit dem Verfassen einer ausführlichen E-Mail begonnen, wurden aber mittendrin unterbrochen und mussten sie unvollendet lassen. Wenn Sie zurückkommen, Kutools KI's Weiter schreiben Skill steht bereit, um Ihnen zu helfen, dort weiterzumachen, wo Sie aufgehört haben. Die KI überprüft den Kontext Ihres unvollständigen Entwurfs und macht Vorschläge zur Fortsetzung und Vervollständigung Ihrer Nachricht.

Die Fertigkeit „Weiterschreiben“ funktioniert folgendermaßen: Wenn Sie eine Antwort auf eine E-Mail in Ihrem Posteingang veranlassen, Lesetafel wechselt automatisch zum SchreibpanelWenn Sie mit dem Verfassen Ihrer Antwort beginnen, Weiter schreiben Skill setzt den Entwurf automatisch für Sie fort. Sobald der Inhalt generiert ist, klicken Sie auf das Insert Schaltfläche, um es schnell in Ihren Entwurf einzufügen.

Verwandeln Sie Kutools AI in Ihren persönlichen Assistenten

Vom Hinzufügen und Personalisieren von Fähigkeiten bis hin zum Aktivieren der KI, um aus Ihrem E-Mail-Verlauf zu lernen, können Sie optimieren Kutools KI um Ihr persönlicher Assistent zu werden. Mit diesen Funktionen erhalten Sie genauere, kontextbezogene Antworten und können die Fähigkeiten der KI an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen.

• Anpassen und Hinzufügen von Fähigkeiten für die personalisierte Nutzung
• Passen Sie Antworten mit Erkenntnissen aus dem E-Mail-Verlauf an
• Steuern Sie den manuellen/automatischen Modus und passen Sie die Anzeigeeinstellungen an

Anpassen und Hinzufügen von Fähigkeiten für die personalisierte Nutzung

Am unteren Ende der Kutools KI gibt es eine Verwaltung der Kompetenzbibliothek Schaltfläche, die das Verwaltung der Kompetenzbibliothek Dialogfeld, wenn darauf geklickt wird.

Im Verwaltung der Kompetenzbibliothek können Sie Fähigkeiten konfigurieren für beide Lesetafel und Schreibpanel:

1. Tag auswählen Lesetafel or Schreibpanel um die Fähigkeiten in diesem Bereich zu verwalten.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einer Fertigkeit, um sie zu aktivieren und im Kutools KI Bereich. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Fertigkeit zu deaktivieren und aus dem Bereich auszublenden.
3. Wählen Sie eine Fertigkeit aus, um ihre Einstellungen anzupassen, darunter:
   • Rollenaufforderung: Weist die KI an, ein bestimmtes Verhalten und einen bestimmten Stil anzunehmen.
   • Eingabeaufforderung: Weist die KI an, eine bestimmte Aufgabe auszuführen.
   • Basics: Ermöglicht weitere Anpassungen mit der Option, weitere Einstellungen über den Optionen hinzufügen .
4. Fügen Sie eine neue Fähigkeit hinzu, indem Sie auf das Fertigkeit hinzufügen Klicken Sie auf die Schaltfläche, um ein auf Ihre speziellen Anforderungen zugeschnittenes Projekt zu erstellen.

Passen Sie Antworten mit Erkenntnissen aus dem E-Mail-Verlauf an

antworten Fähigkeiten in Kutools KI Unterstützen Sie das Lernen aus historischen E-Mail-Konversationen. Durch die Erstellung einer lokalen Datenbank, in der frühere E-Mail-Daten gespeichert werden, kann die KI frühere Kommunikationen analysieren und so die Genauigkeit und kontextbezogene Relevanz ihrer Antworten verbessern, um präzisere, kontextbezogene Antworten zu erhalten.

Du kannst dich historische E-Mails manuell zum E-Mail-Lernen hinzufügen. Oder Aktivieren Sie die Funktion zum automatischen Hinzufügen sodass E-Mails nach dem Senden sofort zum E-Mail-Lernen hinzugefügt werden und das KI-System besser lernen und sich anpassen kann.

Manuelles Hinzufügen

1. Klicken Sie auf die E-Mail-Lernen Knopf im antworten or Schnelle Antwort Box in der Kutools KI Feld.

2. Klicken Sie auf die Manuelles Hinzufügen .

3. Im Popup-Fenster Manuelles Hinzufügen Wählen Sie im Dialogfeld die E-Mails aus, die Sie lernen möchten, und klicken Sie auf OK.

• Auswählen alle E-Mails eines Kontos, aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Konto.
• Auswählen E-Mails einzeln, aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor einer E-Mail.
• Auswählen E-Mails des letzten Monats, drücke den E-Mails des letzten Monats Link.
• Auswählen E-Mails des letzten Jahres, drücke den E-Mails aus dem letzten Jahr Link.

4. Es erscheint ein Dialog, der Sie an die Anzahl der E-Mails erinnert, die gelernt werden müssen. Klicken Ja.

5. Es erscheint ein weiterer Dialog, der Sie an die Anzahl der erfolgreich gelernten E-Mails erinnert. Klicken OK.

Auto hinzufügen

Klicken Sie auf die E-Mail-Lernen Knopf im antworten or Schnelle Antwort Box in der Kutools KI und gehen Sie dann wie folgt vor.

1. Prüfen Sie die Auto hinzufügen Kontrollkästchen.
2. Wählen Sie die E-Mail-Konten aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben jeder Adresse markieren, sodass von ihnen gesendete E-Mails automatisch zu „E-Mail-Lernen“ hinzugefügt werden.
3. Klicken Sie auf die Gespeichert .

Steuern Sie den manuellen/automatischen Modus und passen Sie die Anzeigeeinstellungen an

Kutools KI ermöglicht Ihnen die Anpassung der Bedienung und der visuellen Schnittstelle an Ihre individuellen Vorlieben und Arbeitsabläufe:

• Einige Fertigkeiten sind zunächst auf Auto-Modus, während andere in Manueller ModusUm zwischen dem manuellen und dem automatischen Modus für eine bestimmte Fähigkeit zu wechseln, klicken Sie einfach auf das Schalter Schaltfläche in der oberen rechten Ecke des Fertigkeitsfelds.
  

  Hier ist eine Unterscheidung zwischen den Automatisierungsfähigkeiten in der Lesetafel und den Schreibpanel:

  • Lesepanel: Fähigkeiten eingestellt auf Auto-Modus wird automatisch bei jedem Wechsel zu einer neuen E-Mail ausgeführt.
  • Schreibpanel: Fähigkeiten ein Auto-Modus wird automatisch ausgeführt, wenn sich die Auswahl im Entwurf ändert, mit Ausnahme der Funktion „Weiter schreiben“, die nur ausgeführt wird, wenn sich der Inhalt selbst ändert.
  Tipps:

  Nach dem Wechsel einer Fertigkeit zu Manueller Modus, drücke den Generieren Schaltfläche, um Ergebnisse zu erhalten. Wenn in einer E-Mail Text ausgewählt ist, verarbeitet der Skill nur den ausgewählten Inhalt. Andernfalls verarbeitet er die gesamte E-Mail. In Auto-Modus, Skills verarbeiten die gesamte E-Mail, nachdem Sie sie ausgewählt haben. Wenn Sie nur einen Teil der E-Mail verarbeiten möchten, markieren Sie den gewünschten Abschnitt und klicken Sie dann auf Regenerieren Symbol in der unteren linken Ecke.

• Sie können die Anzeige personalisieren, indem Sie entweder Einzelseitenansicht um alle Fähigkeiten im Kutools KI Fenster auf einmal oder Ansicht mit Registerkarten um Fähigkeiten in separaten Registerkarten zu organisieren.
  

Tipps zur Maximierung der Effizienz von Kutools AI

Hier sind einige Tipps und Tricks für die Verwendung Kutools KI in Outlook:

Was Sie im Kutools AI-Bereich schnell steuern und darauf zugreifen können

Zum Umschalten zwischen den Lesetafel und Schreibpanel, schalten Sie die Lese-/Schreibpanel . Um zwischen zu wechseln Einzelseitenansicht und Ansicht mit Registerkarten, schalten Sie die Einzelseiten-/Registerkartenansicht . Um einfach zwischen verschiedenen KI-Anbietern und Modellen im Kutools-KI-Bereich zu wechseln, klicken Sie auf das Verwendetes KI-Modell und wählen Sie die gewünschte Option aus der Liste aus. Um zwischen dem manuellen und dem automatischen Modus für eine bestimmte Fähigkeit zu wechseln, klicken Sie einfach auf das Schalter Schaltfläche in diesem Fertigkeitsfeld. Klicken Sie bei Bedarf auf das Inhalt erweitern Schaltfläche, um den vollständigen Inhalt des Ergebnisses anzuzeigen. Die Sprache, die ein Skill verwendet, entspricht standardmäßig Ihren Outlook-Einstellungen. Sie können sie ändern, indem Sie das Sprache Dropdown-Menü im Fertigkeitsfeld. Durch die Erweiterung der Basics Aus der Dropdown-Liste können Sie eine Option auswählen, die die KI bei der Generierung spezifischerer Ergebnisse anleitet. Der von der KI generierte Inhalt kann falsch sein. Bitte prüfen Sie wichtige Informationen.

Was Sie mit generierten Inhalten in einer Skill Box tun können