Entdecken Sie die Zukunft der E-Mail: Outlook effizienter gestalten mit dem Kutools AI Assistant

In der schnelllebigen Welt der digitalen Kommunikation ist Effizienz entscheidend – eine effektive Verwaltung Ihrer E-Mails kann Ihnen erheblich Zeit und Mühe sparen. Hier kommt der Kutools AI Assistant für Outlook ins Spiel, ein leistungsstarkes Tool, das Ihr E-Mail-Erlebnis durch intelligente Funktionen bereichert und Ihren Arbeitsablauf optimiert. Ob Sie E-Mails verfassen, Inhalte übersetzen oder auf Nachrichten antworten: Kutools AI bietet zahlreiche Möglichkeiten, die Ihre Interaktion mit E-Mails grundlegend verbessern können. In dieser Anleitung erfahren Sie alles über den Kutools AI Assistant für Outlook, weshalb er ein unverzichtbares Werkzeug ist, wie Sie ihn einrichten und in Ihre tägliche E-Mail-Routine einbinden, um ein Maximum an Produktivität zu erzielen.

• Beispiele für den Einsatz von Kutools AI bei eingehenden E-Mails:
  • E-Mail-Zusammenfassung
  • Schnelle Antwort
• Beispiele für den Einsatz von Kutools AI bei ausgehenden E-Mails:
  • E-Mail-Verfassen
  • Weiter schreiben

• Passen Sie Fähigkeiten individuell an und fügen Sie eigene hinzu
• Schneidern Sie Antworten mithilfe von Einblicken aus Ihrer E-Mail-Historie
• Steuern Sie den manuellen/automatischen Modus und passen Sie Anzeigepräferenzen individuell an

• Schnelle Steuerung und Zugriff im Kutools AI-Bereich
• Verwalten Sie generierte Inhalte in einer Skill-Box
• Best Practices für die Nutzung von Kutools AI

Was ist Kutools AI für Outlook?

Kutools AI für Outlook ist eine fortschrittliche Funktion, die von ExtendOffice entwickelt wurde und KI-Technologie aus führenden Modellen wie OpenAI und GoogleAI nahtlos in Ihren täglichen E-Mail-Workflow integriert. Als Teil der umfassenden Suite mit mehr als100 Tools in Kutools für Outlook verändert sie die Art und Weise, wie Sie E-Mails verwalten und bearbeiten. Mit einer intuitiven Benutzeroberfläche bietet Kutools AI leistungsstarke Funktionen zur Steigerung Ihrer Produktivität beim Lesen und Schreiben von E-Mails.

Funktionen im Lesebereich (zum Analysieren und Beantworten empfangener E-Mails)

• Zusammenfassung: Erhalten Sie prägnante Zusammenfassungen, um die wichtigsten Informationen langer E-Mails schnell zu erfassen.
• Antwort: Nutzen Sie KI für effiziente und detaillierte Antworten auf E-Mails. (Es werden gesendete E-Mails herangezogen, um relevante Informationen zu liefern.)
• Schnelle Antwort: Bietet verschiedene Antwortoptionen und generiert eine Antwort basierend auf Ihrer Auswahl. (Es werden gesendete E-Mails herangezogen, um relevante Informationen zu liefern.)
• Dankeschön-Antwort: Erstellen Sie schnell einen prägnanten Dankesbrief, um Ihre Wertschätzung auszudrücken.
• Übersetzen: Übersetzen Sie eingehende E-Mails sofort in Ihre bevorzugte Sprache für eine reibungslose Kommunikation.
• Analysieren: Untersuchen Sie die emotionale Tendenz des E-Mail-Inhalts, um festzustellen, ob die Stimmung positiv, negativ oder neutral ist.
• Extrahieren: Gewinnung von strukturierten Informationen wie Namen, Orten, Daten und Beträgen aus der E-Mail, um wichtige Daten schnell zu erfassen.
• Eigene Fähigkeiten: Erstellen Sie eigene Funktionen durch individuelle Rollen- und Befehlsvorgaben und zusätzliche Optionen, die Ihre individuellen Anforderungen an das E-Mail-Management erfüllen.

Funktionen im Schreibbereich (zum Verfassen und Verbessern ausgehender E-Mails)

• Verfassen: Beschleunigen Sie den E-Mail-Entwurf mit KI-Unterstützung und individuellen Vorschlägen.
• Polieren: Verbessern Sie Ihre E-Mail-Entwürfe automatisch hinsichtlich Grammatik, Ton und Stil, um ein professionelles Ergebnis zu erzielen.
• Weiter schreiben: Lassen Sie KI kontextbasierte Vorschläge und Vervollständigungen liefern, um Ihren Entwurf fortzuführen.
• Übersetzen: Übersetzen Sie Ihre E-Mail-Entwürfe einfach in andere Sprachen, damit sie weltweit verständlich sind.
• Prüfen: Kontrollieren und korrigieren Sie Rechtschreib- und Grammatikfehler in der E-Mail für sprachliche Genauigkeit.
• Erweitern: Ergänzen Sie die Schlüsselinformationen der E-Mail und bieten Sie ausführliche Erklärungen für einen umfassenderen Inhalt.
• Vorschlagen: Liefert Vorschläge zur logischen Verbesserung oder Sensitivitätsprüfung mittels logischer Analyse oder Inhaltsprüfung.
• Eigene Fähigkeiten: Erstellen Sie eigene Funktionen durch individuelle Rollen- und Befehlsvorgaben und zusätzliche Optionen, die Ihre individuellen Anforderungen an das E-Mail-Management erfüllen.

Warum sollten Sie den Kutools AI Assistant für Ihr Outlook wählen?

In der heutigen schnelllebigen digitalen Welt ist wirkungsvolle Kommunikation entscheidend. Der Kutools AI Assistant nutzt fortschrittliche KI-Technologie und sorgt dafür, dass Ihre E-Mails nicht nur gelesen, sondern auch verstanden und geschätzt werden. Es geht darum, Ihr E-Mail-Niveau zu steigern und jede Interaktion bedeutsamer und wirkungsvoller zu gestalten. Egal, ob Sie täglich eine Flut von E-Mails bewältigen oder sich auf eine wichtige Nachricht konzentrieren: Kutools AI ist Ihr strategischer Partner, mit dem Sie in der Kommunikationswelt stets einen Schritt voraus sind. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die Kutools AI bietet:

⏰ Zeitsparende Automatisierung: Routinemäßige E-Mail-Aufgaben wie Zusammenfassung und schnelle Antwort werden automatisiert, sodass Sie mehr Zeit für Wesentliches haben und Ihre Produktivität steigt.

🌐 Vielseitige KI-Integration: Kutools AI unterstützt eine große Bandbreite an KI-Plattformen, darunter OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI und SenseNovaAI. Dadurch können Sie das ideale KI-Modell für präzise und effiziente E-Mail-Verwaltung wählen.

🖥️ Benutzerfreundliche Oberfläche: Die intuitive und leicht navigierbare Oberfläche ermöglicht es Anwendern aller technischer Erfahrungsstufen, ihre E-Mail-Verwaltung und Kommunikation komfortabel zu verbessern.

🌓 Doppelte Modusfunktionalität: Kutools AI bietet einen manuellen und einen automatischen Modus. Im automatischen Modus werden Aufgaben wie E-Mail-Zusammenfassungen und schnelle Antworten automatisch erstellt. Das Umschalten erfolgt nahtlos mit einem Klick, sodass Sie das Tool individuell auf Ihren Workflow abstimmen können.

💡 Eigene Fähigkeiten: Passen Sie Kutools AI exakt Ihren E-Mail-Bedürfnissen an, indem Sie eigene Fähigkeiten erstellen. Individualisieren Sie Rollen- und Befehlsvorgaben sowie weitere Optionen, um die KI optimal nach Ihren Anforderungen zu nutzen – für maximalen Spielraum und Effizienz bei Ihrer E-Mail-Bearbeitung.

📚 E-Mail-Historie-Lernen: Beim Erstellen von Antworten nutzt Kutools AI Ihre vergangenen E-Mail-Interaktionen (nachdem Sie entsprechende E-Mails hinzugefügt haben), um kontextbezogene Antworten zu liefern, die auf bisherigen Unterhaltungen basieren. Mit der Zeit werden Rückmeldungen präziser und noch genauer auf Ihren Kommunikationsstil zugeschnitten und sorgen so für persönliche Interaktionen.

🌍 Sprachübersetzungs-Fähigkeiten: Überwindet Sprachbarrieren durch fortschrittliche Modelle für präzise Übersetzungen – für mühelosen weltweiten Austausch.

⚙️ Nahtlose Outlook-Integration: Exklusiv für Outlook entwickelt, bereichert es Ihr E-Mail-Erlebnis in der gewohnten Umgebung und stellt einen intuitiven und effizienten Arbeitsablauf sicher.

✏️ Verbesserte Klarheit und Professionalität: Setzt fortschrittliche linguistische Modelle ein, um Ihre E-Mails optimal zu gestalten und Klarheit sowie Professionalität in jeder Nachricht zu gewährleisten.

🔐 Verbesserter Datenschutz und Sicherheit: Verwendet die neuesten Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokolle, um Ihre E-Mail-Daten zu schützen, sodass Sie beruhigt auf die Sicherheit Ihrer Kommunikation vertrauen können.

Wie richten Sie den Kutools AI Assistant für Outlook für eine effiziente E-Mail-Bearbeitung ein?

Mit dem Kutools AI Assistant können Sie Ihr E-Mail-Erlebnis in nur wenigen Schritten optimieren. Hier zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Kutools AI in Outlook einrichten.

Schritt1: Installieren Sie Kutools AI

Navigieren Sie zur Download-Seite, um Kutools für Outlook herunterzuladen und zu installieren und so Kutools AI zu erhalten.

Schritt2: Aktivieren Sie Kutools AI

1. Nach der Installation von Kutools für Outlook wechseln Sie zur Registerkarte Kutools und klicken auf KI-Assistent.

2. Der Kutools AI Guide erscheint. Er stellt die von Kutools AI bereitgestellten Fähigkeiten vor. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.

3. Die Nutzungsbedingungen werden angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.

4. Jetzt können Sie Kutools AI aktivieren, indem Sie einen KI-Anbieter wählen und den zugehörigen API-Schlüssel eingeben. Anschließend klicken Sie auf OK.

Nach dem Klick auf OK erscheint der Kutools AI-Bereich auf der rechten Seite des Outlook-Fensters, wie unten dargestellt. Lesen Sie weiter für Anwendungsbeispiele!

Nutzen Sie den Kutools AI Assistant im Workflow – mit praktischen Beispielen

E-Mail-Zusammenfassung: Schlüsselthemen aus langen Nachrichten herausfiltern

Sie haben gerade Ihren Posteingang geöffnet und finden eine lange E-Mail eines Kunden mit zahlreichen Projekt-Updates und Anfragen. Statt sich durch den umfangreichen Text zu kämpfen, können Sie auf die Zusammenfassungsfunktion von Kutools AI vertrauen. Wenn Sie die E-Mail öffnen, erstellt die KI rasch eine prägnante Zusammenfassung und hebt die wichtigsten Informationen hervor. Dadurch erfassen Sie die Kernaussagen schnell und können Ihre nächsten Schritte effizient planen – wertvolle Zeit wird gespart und keine wichtigen Details gehen verloren.

1. Stellen Sie im Kutools AI-Bereich sicher, dass Sie sich im Lesebereich befinden.
2. Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie zusammenfassen möchten.

Das Zusammenfassungsfeld erstellt automatisch eine kurze Übersicht über die Kernaussagen der E-Mail, wie unten gezeigt:

Schnelle Antwort: Sofortige, kontextbezogene Antworten generieren

Anstatt eine Antwort von Grund auf zu verfassen, hilft die Quick-Reply-Funktion von Kutools AI, den Kontext der E-Mail zu analysieren und stellt verschiedene Antwortgrundlagen für eine detaillierte Antwort bereit.

1. Stellen Sie im Kutools AI-Bereich sicher, dass Sie sich im Lesebereich befinden.
2. Wählen Sie die E-Mail aus, auf die Sie antworten möchten. Die Schnelle Antwort Funktion generiert automatisch mehrere Antwortgrundlagen, wie unten dargestellt.

   

   Hinweise:

   • Wenn Sie Text aus einer E-Mail markieren, wird nur auf diesen ausgewählten Abschnitt geantwortet. Andernfalls bezieht sich die Antwort auf die gesamte E-Mail.
   • Sollte keine der Antwortgrundlagen zutreffen, klicken Sie auf den Link "Nicht zutreffend?" und geben Sie Ihre gewünschte Grundlage ein.

3. Wählen Sie eine der Antwortgrundlagen aus, um eine Antwort zu generieren.

4. Klicken Sie auf die Antwort-Schaltfläche. Die Antwort wird in den E-Mail-Entwurf eingefügt und steht zur Überprüfung, Bearbeitung und zum Versand bereit.

   

E-Mail-Verfassen: Erste Nachrichten dank KI-Unterstützung gestalten

Wenn Sie nach einem Meeting einen Kunden kontaktieren und nicht wissen, wie Sie beginnen sollen, hilft Ihnen die Compose-Funktion von Kutools AI: Sie bietet kontextbezogene Vorschläge, wie Sie Ihre Nachricht gestalten können. Nach Angabe der wichtigsten Punkte schlägt Kutools AI passende Formulierungen und Strukturen vor, sodass Sie rasch eine professionelle und verständliche E-Mail verfassen.

1. Stellen Sie im Kutools AI-Bereich sicher, dass Sie sich im Schreibbereich befinden.
2. Geben Sie im Verfassen-Feld die Schlüsselpunkte ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Generieren.
3. Klicken Sie auf Einfügen, um den generierten Entwurf in den E-Mail-Text einzufügen.

Weiter schreiben bei E-Mails: Genau an Ihrem letzten Stand anknüpfen

Sie haben begonnen, eine ausführliche E-Mail zu verfassen, wurden aber unterbrochen und mussten diese unvollendet lassen. Nach Ihrer Rückkehr hilft Ihnen die Continue-Writing-Funktion von Kutools AI dabei, genau dort wieder einzusteigen. Die KI analysiert den Inhalt Ihres Entwurfs und liefert gezielte Vorschläge für die Fortsetzung und den Abschluss Ihrer Nachricht.

Die Continue-Writing-Funktion funktioniert folgendermaßen: Wenn Sie auf eine E-Mail in Ihrem Posteingang antworten, wechselt der Lesebereich automatisch zum Schreibbereich. Sobald Sie mit Ihrer Antwort beginnen, setzt die Continue-Writing-Funktion den Entwurf automatisch fort. Ist der Inhalt generiert, klicken Sie auf die Einfügen-Schaltfläche, um ihn rasch in Ihren Entwurf zu übernehmen.

Verwandeln Sie Kutools AI in Ihren persönlichen Assistenten

Durch das Hinzufügen und Individualisieren von Fähigkeiten sowie die Möglichkeit, die KI aus Ihrer E-Mail-Historie lernen zu lassen, optimieren Sie Kutools AI als Ihren persönlichen Assistenten. So erhalten Sie gezieltere, kontextbezogene Antworten und können die KI auf Ihre individuellen Anforderungen zuschneiden.

• Individuelle Anpassung und Hinzufügen von Fähigkeiten für den persönlichen Einsatz
• Antworten mit Einblicken aus der E-Mail-Historie personalisieren
• Manuellen/automatischen Modus steuern und Anzeige-Präferenzen anpassen

Individuelle Anpassung und Hinzufügen von Fähigkeiten für den persönlichen Einsatz

Unten im Kutools AI-Bereich befindet sich die Skill-Bibliothek-Verwaltung. Ein Klick darauf öffnet den Skill-Bibliothek-Verwalten-Dialog.

Im Skill-Bibliothek-Verwalten-Dialog können Sie Funktionen für den Lesebereich und den Schreibbereich konfigurieren:

1. Wählen Sie Lesebereich oder Schreibbereich, um die Funktionen in diesem Bereich zu verwalten.
2. Aktivieren Sie die Checkbox neben einer Funktion, um sie im Kutools AI-Bereich anzuzeigen. Deaktivieren Sie die Checkbox, um die Funktion auszublenden.
3. Wählen Sie eine Funktion aus, um deren Einstellungen individuell zu gestalten, wie z. B.:
   • Rollen-Vorgabe: Lässt die KI ein spezifisches Verhalten und einen bestimmten Stil annehmen.
   • Befehls-Vorgabe: Gibt der KI eine konkrete Aufgabe.
   • Zusätzliche Optionen: Ermöglicht erweiterte Einstellungen, einschließlich der Option, mit der Schaltfläche Optionen hinzufügen weitere Einstellungen vorzunehmen.
4. Fügen Sie eine neue Funktion hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche Funktion hinzufügen klicken und sie individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Antworten mithilfe von Erkenntnissen aus Ihrer E-Mail-Historie individuell anpassen

Antwortfunktionen in Kutools AI unterstützen das Lernen aus früheren E-Mail-Konversationen. Dazu wird eine lokale Datenbank angelegt, die alte E-Mails speichert. Die KI kann frühere Kommunikation analysieren und damit die Genauigkeit und Kontextrelevanz ihrer Antworten verbessern – so werden Ihre Rückmeldungen präziser und kontextbezogen.

Sie können E-Mails manuell zur E-Mail-Lernfunktion hinzufügen oder die automatische Hinzufügung aktivieren , damit E-Mails nach dem Versand sofort zum E-Mail-Lernen hinzugefügt werden. So lernt und passt sich das KI-System optimal an.

Manuell hinzufügen

1. Klicken Sie im Antwort- oder Quick-Reply-Bereich im Kutools AI-Bereich auf die Schaltfläche E-Mail-Lernen.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Manuell hinzufügen.

3. Im erscheinenden Manuell hinzufügen-Dialog wählen Sie die E-Mails aus, die übernommen werden sollen, und klicken dann auf OK.

• Um alle E-Mails eines Kontos auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Konto.
• Um einzelne E-Mails auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor der jeweiligen E-Mail.
• Um E-Mails des letzten Monats auszuwählen, klicken Sie auf den Link E-Mails des letzten Monats .
• Um E-Mails des letzten Jahres auszuwählen, klicken Sie auf den Link E-Mails des letzten Jahres .

4. Ein Dialog erscheint, der Sie über die Anzahl der zu lernenden E-Mails informiert. Klicken Sie auf Ja.

5. Ein weiterer Dialog erscheint, der Sie über die erfolgreich gelernten E-Mails informiert. Klicken Sie auf OK.

Automatisch hinzufügen

Klicken Sie im Antwort- oder Quick-Reply-Bereich im Kutools AI-Bereich auf die Schaltfläche E-Mail-Lernen und verfahren Sie anschließend wie folgt.

1. Aktivieren Sie die Checkbox Automatisch hinzufügen .
2. Wählen Sie die E-Mail-Konten durch Markieren des Kontrollkästchens neben jeder Adresse aus. E-Mails, die von diesen Konten gesendet werden, werden dann automatisch zu E-Mail-Lernen hinzugefügt.
3. Klicken Sie auf die Speichern-Schaltfläche.

Manuellen/automatischen Modus steuern und Anzeige-Präferenzen individuell anpassen

Kutools AI bietet Ihnen die Möglichkeit, sowohl die Bedienung als auch die Darstellung nach Ihren persönlichen Vorlieben und Ihrem Workflow zu gestalten:

• Einige Funktionen sind von Anfang an auf Automatischen Modusgesetzt, andere laufen im Manuellen Modus. Wechseln Sie zwischen manuellem und automatischem Modus für eine bestimmte Funktion einfach durch Klicken auf die Umschalt-Schaltfläche oben rechts im Funktionsfeld.
  

  Hier unterscheiden sich die Automatisierungsfunktionen im Lesebereich und im Schreibbereich:

  • Lesebereich: Funktionen, die auf Automatischen Modus stehen, werden automatisch ausgeführt, wenn eine neue E-Mail ausgewählt wird.
  • Schreibbereich: Funktionen im Automatischen Modus werden automatisch angewandt, wenn sich die Auswahl im Entwurfändert. Die Funktion „Weiter schreiben“ wird jedoch nur dann ausgeführt, wenn der Inhalt selbst verändert wird.
  Hinweise:

  Nach Wechsel in den manuellen Modus klicken Sie auf Generieren, um Ergebnisse zu erhalten. Ist Text in der E-Mail ausgewählt, wird nur dieser Bereich verarbeitet, andernfalls die komplette E-Mail. Im Automatischen Modus wird nach der Auswahl die vollständige E-Mail verarbeitet. Möchten Sie nur einen Teil bearbeiten, markieren Sie den gewünschten Abschnitt und klicken auf das Regenerieren-Symbol unten links.

• Die Darstellung lässt sich individuell anpassen, indem Sie entweder Einzelseiten-Ansicht wählen, um alle Funktionen im Kutools AI Bereich auf einmal zu sehen, oder Registerkarten-Ansicht um die Funktionen in separaten Tabs zu organisieren.
  

Tipps zur Maximierung der Effizienz von Kutools AI

Hier finden Sie hilfreiche Tipps und Tricks zur Nutzung von Kutools AI in Outlook:

Was Sie im Kutools AI-Bereich schnell steuern und erreichen können

Zum Wechsel zwischen Lesebereich und Schreibbereich einfach auf die Schaltfläche Lesebereich/Schreibbereich klicken. Zwischen Einzelseiten-Ansicht und Registerkarten-Ansicht wechseln Sie über die Schaltfläche Einzelseiten-/Registerkarten-Ansicht. Um bequem zwischen verschiedenen KI-Anbietern und Modellen im Kutools AI-Bereich zu wechseln, nutzen Sie das Dropdown-Menü „verwendetes KI-Modell“ und wählen Ihre bevorzugte Option. Zwischen manuellem und automatischem Modus für eine bestimmte Funktion wechseln Sie einfach mit der Umschalt-Schaltfläche in der jeweiligen Funktion. Bei Bedarf klicken Sie auf die Schaltfläche Inhalt erweitern, um das gesamte Ergebnis anzeigen zu lassen. Die von einer Funktion verwendete Sprache stimmt standardmäßig mit Ihren Outlook-Einstellungen überein. Sie können dies ändern, indem Sie im Funktionsfeld das Dropdown „Sprache“ wählen. Durch Aufklappen der „Zusätzliche Optionen“ können Sie gezielte Vorgaben machen und die KI zu spezifischeren Ergebnissen führen. Die von der KI generierten Inhalte können fehlerhaft sein – überprüfen Sie daher wichtige Informationen im Zweifelsfall.

Was Sie mit dem generierten Inhalt in einer Funktionsbox tun können