Die Zukunft der E-Mail entfesseln: Effizienzsteigerung in Outlook mit Kutools AI

In der schnelllebigen Welt der digitalen Kommunikation ist Effizienz entscheidend, und eine effektive Verwaltung Ihrer E-Mails kann Ihnen erheblich Zeit und Mühe sparen. Hier kommt Kutools AI für Outlook ins Spiel – ein leistungsstarkes Tool, das Ihre E-Mail-Erfahrung durch intelligente Funktionen verbessert und Ihren Arbeitsablauf optimiert. Egal, ob Sie E-Mails verfassen, Inhalte übersetzen oder auf Nachrichten antworten, Kutools AI bietet eine Vielzahl von Funktionen, die verändern können, wie Sie mit E-Mails interagieren. In diesem Tutorial erfahren Sie mehr über Kutools AI für Outlook, warum es ein unverzichtbares Tool ist, wie Sie es einrichten und wie Sie es in Ihre tägliche E-Mail-Routine integrieren, um maximale Produktivität zu erreichen.

• Beispiele für die Verwendung von Kutools AI in eingehend E-Mails:
  • E-Mail-Zusammenfassung
  • Schnellantwort
• Beispiele für die Verwendung von Kutools AI in ausgehend E-Mails:
  • E-Mail-Verfassen
  • Weiter schreiben

• Benutzerdefinierte Skills hinzufügen für eine personalisierte Nutzung
• Antworten mit Erkenntnissen aus der E-Mail-Historie anpassen
• Manuelle/Automatische Modi steuern und Anzeigeeinstellungen anpassen

• Schnelle Steuerung und Zugriff im Kutools AI-Bereich
• Verwaltung generierter Inhalte in einem Skill-Box
• Beste Praktiken für die Verwendung von Kutools AI

Was ist Kutools AI für Outlook?

Kutools AI für Outlook ist eine fortschrittliche Funktion, die von ExtendOffice entwickelt wurde und nahtlos KI-Technologie von führenden Modellen wie OpenAI und GoogleAI in Ihre tägliche E-Mail-Routine integriert. Als Teil einer umfassenden Suite mit über 100 Tools in Kutools für Outlook verändert es die Art und Weise, wie Sie E-Mails verwalten und damit interagieren. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche bietet Kutools AI leistungsstarke Funktionen, um Ihre Produktivität beim Lesen und Schreiben von E-Mails zu steigern.

Fähigkeiten im Lesefenster (Zur Analyse und Beantwortung empfangener E-Mails)

• Zusammenfassung: Erhalten Sie prägnante Zusammenfassungen, um schnell die wesentlichen Punkte langer E-Mails zu verstehen.
• Antwort: Nutzen Sie KI für effiziente und detaillierte Antworten auf E-Mails. (Unterstützt das Zeichnen auf gesendeten E-Mails für relevante Informationen.)
• Schnellantwort: Bietet verschiedene Antwortoptionen und erstellt eine Antwort basierend auf Ihrer gewählten Ausrichtung. (Unterstützt das Zeichnen auf gesendeten E-Mails für relevante Informationen.)
• Dankesschreiben: Erstellen Sie einen prägnanten Dankesbrief, um Ihre Dankbarkeit schnell auszudrücken.
• Übersetzen: Eingehende E-Mails werden sofort in Ihre bevorzugte Sprache übersetzt, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten.
• Analysieren: Analysieren Sie die emotionale Tendenz des E-Mail-Inhalts, um Ihnen zu helfen, festzustellen, ob die Stimmung positiv, negativ oder neutral ist.
• Extrahieren: Extrahieren Sie strukturierte Informationen wie Namen, Orte, Daten und Beträge aus der E-Mail, um Ihnen zu helfen, schnell Schlüsseldaten im Inhalt zu verstehen.
• Benutzerdefinierte Fähigkeiten: Erstellen Sie Ihre eigenen Fähigkeiten, indem Sie Rollenprompts, Befehlsaufforderungen anpassen und zusätzliche Optionen hinzufügen, um Ihren individuellen E-Mail-Verwaltungsanforderungen gerecht zu werden.

Fähigkeiten im Schreibpanel (Zum Verfassen und Überarbeiten von ausgehenden E-Mails)

• Verfassen: Nutzen Sie die KI-Hilfe, um den E-Mail-Entwurfsprozess mit personalisierten Vorschlägen zu beschleunigen.
• Polnisch: Automatisch Ihre E-Mail-Entwürfe in Bezug auf Grammatik, Ton und Stil verbessern und so einen professionellen Schliff gewährleisten.
• Weiter schreiben: Lassen Sie die KI kontextbasierte Vorschläge und Vervollständigungen bereitstellen, um Ihnen beim Fortsetzen Ihrer Entwürfe zu helfen.
• Übersetzen: Übersetzen Sie Ihre E-Mail-Entwürfe ganz einfach in andere Sprachen und bereiten Sie sie so für ein globales Publikum vor.
• Überprüfen: Überprüfen und korrigieren Sie Rechtschreib- und Grammatikfehler in der E-Mail, um sprachliche Genauigkeit zu gewährleisten.
• Erweitern: Erweitern Sie die wichtigsten Informationen der E-Mail und geben Sie detaillierte Erklärungen für einen umfassenderen Inhalt.
• Vorschlagen: Bieten Sie Vorschläge für logische Verbesserungen oder sensible Inhalte durch logische Analyse oder Inhaltsprüfung an.
• Benutzerdefinierte Fähigkeiten: Erstellen Sie Ihre eigenen Fähigkeiten, indem Sie Rollenanweisungen und Befehlsanweisungen anpassen und zusätzliche Optionen hinzufügen, um Ihren individuellen E-Mail-Verwaltungsbedarf zu erfüllen.

Warum Kutools AI für Ihr Outlook wählen?

In der heutigen schnelllebigen digitalen Welt ist effektive Kommunikation entscheidend. Kutools AI nutzt modernste KI-Technologie, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails nicht nur gelesen, sondern auch gefühlt, verstanden und geschätzt werden. Es geht darum, Ihr E-Mail-Spiel zu verbessern und jede Interaktion sinnvoller und wirkungsvoller zu gestalten. Ob Sie einen Fluss täglicher E-Mails verwalten oder sich auf diese eine kritische Nachricht konzentrieren, Kutools AI ist Ihr strategischer Partner, der sicherstellt, dass Sie in puncto Kommunikation immer einen Schritt voraus sind. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die Kutools AI bietet:

⏰ Zeitersparende Automatisierung: Automatisiert Routine-E-Mail-Aufgaben, wie E-Mail-Zusammenfassungen und Schnellantworten, sodass Sie mehr Zeit für wichtigere Aufgaben haben und Ihre Gesamtproduktivität steigt.

🌐 Vielseitige KI-Integration: Kutools AI unterstützt eine Vielzahl von KI-Plattformen, darunter OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI und SenseNovaAI, sodass Sie die Flexibilität haben, das beste KI-Modell für eine präzise und effiziente E-Mail-Verwaltung auszuwählen.

🖥️ Benutzerfreundliche Oberfläche: Eine intuitive und leicht zu navigierende Oberfläche, die es Benutzern aller technischen Kenntnisstufen einfach macht, ihre E-Mail-Verwaltung und Kommunikation zu verbessern.

🌓 Dual-Modus-Funktionalität: Kutools AI bietet den manuellen Modus und den automatischen Modus. Im Automatikmodus werden Aufgaben wie E-Mail-Zusammenfassungen und Schnellantworten automatisch generiert. Das Umschalten zwischen den Modi erfolgt nahtlos mit einem einzigen Klick, sodass Sie das Tool an Ihren Arbeitsablauf anpassen können.

💡 Benutzerdefinierte Fähigkeiten: Passen Sie Kutools AI an Ihre spezifischen E-Mail-Management-Anforderungen an, indem Sie eigene Fähigkeiten erstellen. Passen Sie Rollenanweisungen, Befehlsanweisungen und zusätzliche Optionen an, um sicherzustellen, dass die KI genau so funktioniert, wie Sie es wünschen, was maximale Flexibilität und Effizienz bei der Verwaltung Ihrer E-Mails ermöglicht.

📚 E-Mail-Verlaufslernen: Bei der Erstellung von Antworten nutzt Kutools AI Ihre früheren E-Mail-Interaktionen (nachdem Sie Verlaufs-E-Mails hinzugefügt haben), um kontextbezogene Antworten zu liefern. Dadurch werden präzise Antworten basierend auf vorherigen Diskussionen angeboten. Im Laufe der Zeit werden die Antworten genauer und besser an Ihren Kommunikationsstil angepasst, was zu personalisierten Interaktionen führt.

🌍 Sprachübersetzungs-Funktionen: Überwindet sprachliche Barrieren mit ausgefeilten Modellen für präzise Übersetzungen und macht die globale Kommunikation mühelos.

⚙️ Nahtlose Integration mit Outlook: Exklusiv für Outlook entwickelt, verbessert es Ihre E-Mail-Erfahrung in der vertrauten Umgebung und sorgt so für einen intuitiven und effizienten Arbeitsablauf.

✏️ Verbesserte Klarheit und Professionalität: Nutzt fortschrittliche linguistische Modelle, um Ihre E-Mails zu optimieren und so in jeder Nachricht Klarheit und Professionalität zu gewährleisten.

🔐 Erhöhte Privatsphäre und Sicherheit: Nutzt die neuesten Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokolle, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Daten geschützt sind und Sie sich über die Sicherheit Ihrer Kommunikation keine Sorgen machen müssen.

Wie richte ich Kutools AI für Outlook ein, um die E-Mail-Effizienz zu steigern?

Die Transformation Ihrer E-Mail-Erfahrung mit Kutools AI ist nur wenige Schritte entfernt. Hier zeigen wir Ihnen die Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie Kutools AI in Ihrem Outlook einrichten.

Schritt 1: Installieren Sie Kutools AI

Navigieren Sie zur Downloadseite, um Kutools für Outlook herunterzuladen und zu installieren und so Kutools AI zu erhalten.

Schritt 2: Kutools AI aktivieren

1. Nach der Installation von Kutools für Outlook gehen Sie zum Kutools-Tab und klicken Sie auf AI.

2. Das Dialogfeld Kutools AI Guide wird angezeigt. Es stellt die Fähigkeiten vor, die Kutools AI bietet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, um fortzufahren.

3. Die Nutzungsbedingungen werden angezeigt. Klicken Sie auf Weiter.

4. Jetzt können Sie Kutools AI aktivieren, indem Sie einen KI-Anbieter auswählen und den entsprechenden API-Schlüssel eingeben. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

Nachdem Sie auf OK geklickt haben, erscheint der Kutools AI-Bereich auf der rechten Seite des Outlook-Fensters, wie unten gezeigt. Lesen Sie weiter, um Beispiele zu erfahren, wie Sie ihn verwenden können!

Kutools AI in Ihren Workflow integrieren – mit Beispielen

E-Mail-Zusammenfassung: Extrahieren von Schlüsselpunkten aus langen Nachrichten

Sie haben gerade Ihren Posteingang geöffnet und finden eine lange E-Mail von einem Kunden, die verschiedene Projektaktualisierungen und Anfragen auflistet. Anstatt sich durch den dichten Text zu kämpfen, können Sie sich auf die Kutools AI verlassen. Während Sie die E-Mail öffnen, erstellt die KI schnell eine prägnante Zusammenfassung, die die wichtigsten Informationen hervorhebt. Dies ermöglicht es Ihnen, schnell die wesentlichen Punkte zu erfassen und Ihre nächsten Schritte zu priorisieren, wertvolle Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass Ihnen keine wichtigen Details entgehen.

1. Stellen Sie im Kutools AI-Bereich sicher, dass Sie sich im Lesepanel befinden.
2. Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie zusammenfassen möchten.

Das Zusammenfassungsfeld generiert automatisch eine prägnante Zusammenfassung der wichtigsten Punkte der E-Mail, wie unten gezeigt:

Schnelle Antwort: Sofortige, kontextbezogene Antworten generieren

Anstatt Zeit damit zu verbringen, eine Antwort von Grund auf neu zu verfassen, hilft Ihnen die Schnellantwort-Funktion von Kutools AI dabei, den Kontext der E-Mail zu analysieren und schlägt mehrere Antwortgrundlagen für eine detaillierte Antwort vor.

1. Stellen Sie im Kutools AI-Bereich sicher, dass Sie sich im Lesepanel befinden.
2. Wählen Sie die E-Mail aus, auf die Sie antworten möchten. Die Schnellantwort Fähigkeit wird automatisch mehrere Antwortgrundlagen generieren, wie unten gezeigt.

   

   Hinweis:

   • Wenn Sie Text in einer E-Mail auswählen, wird die Antwort auf den ausgewählten Inhalt erfolgen. Andernfalls wird die gesamte E-Mail beantwortet.
   • Wenn keine der Antwortgrundlagen geeignet ist, können Sie auf den Link "Nicht geeignet?" klicken und Ihre eigene gewünschte Grundlage eingeben.

3. Wählen Sie eine der Antwortoptionen, um eine Antwort zu generieren.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Antworten. Die Antwort wird in den E-Mail-Entwurf eingefügt und steht zur Überprüfung, Bearbeitung und zum Senden bereit.

   

E-Mail-Verfassen: Erstellung von Anfangsnachrichten mit KI-Unterstützung

Wenn Sie nach einem Meeting einen Kunden kontaktieren müssen, aber nicht sicher sind, wie Sie beginnen sollen, kommt die Funktion „Verfassen“ von Kutools AI zum Einsatz und bietet kontextbezogene Vorschläge, um Ihnen bei der Erstellung Ihrer Nachricht zu helfen. Sobald Sie Kutools AI die wichtigsten Punkte mitteilen, schlägt es Phrasen und Strukturen vor, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, sodass Sie schnell eine professionelle und klare E-Mail entwerfen können.

1. Stellen Sie im Kutools AI-Bereich sicher, dass Sie sich im Schreibpanel befinden.
2. Geben Sie im Verfassen-Feld die wichtigsten Punkte ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Generieren.
3. Klicken Sie auf Einfügen, um den generierten Entwurf in den E-Mail-Text einzufügen.

E-Mail fortsetzen: Dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben

Sie haben begonnen, eine detaillierte E-Mail zu verfassen, wurden jedoch auf halbem Weg unterbrochen und mussten sie unvollendet lassen. Wenn Sie zurückkehren, steht Ihnen die Funktion Fortsetzen der Texteingabe von Kutools AI zur Verfügung, um dort weiterzumachen, wo Sie aufgehört haben. Die KI analysiert den Kontext Ihres unvollendeten Entwurfs und gibt Vorschläge, wie Sie Ihre Nachricht fortsetzen und abschließen können.

Die Funktion 'Weiter schreiben' funktioniert wie folgt: Wenn Sie eine Antwort auf eine E-Mail in Ihrem Posteingang beginnen, wechselt der Lesebereich automatisch zum Schreibbereich. Während Sie mit dem Verfassen Ihrer Antwort beginnen, setzt die Funktion 'Weiter schreiben' den Entwurf automatisch für Sie fort. Sobald der Inhalt generiert ist, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Einfügen', um ihn schnell in Ihren Entwurf einzufügen.

Kutools AI in Ihren persönlichen Assistenten verwandeln

Von der Hinzufügung und Personalisierung von Fähigkeiten bis hin zum Aktivieren der KI, um aus Ihrer E-Mail-Historie zu lernen, können Sie Kutools AI so optimieren, dass es zu Ihrem persönlichen Assistenten wird. Mit diesen Funktionen erhalten Sie präzisere, kontextbezogene Antworten und haben die Möglichkeit, die Fähigkeiten der KI fein abzustimmen, um Ihren spezifischen Anforderungen gerecht zu werden.

• Benutzerdefinierte und hinzugefügte Fähigkeiten für die personalisierte Nutzung
• Antworten mit Einblicken aus der E-Mail-Historie anpassen
• Manuelle/Automatische Modi steuern und Anzeigeeinstellungen anpassen

Benutzerdefinierte und hinzugefügte Fähigkeiten für die personalisierte Nutzung

Am unteren Rand des Kutools AI-Bereichs befindet sich eine Schaltfläche für die Verwaltung der Skill-Bibliothek, die beim Klicken das Dialogfeld zur Verwaltung der Skill-Bibliothek öffnet.

Im Dialogfeld Skill-Bibliothek Verwaltung können Sie Fähigkeiten sowohl für das Lesepanel als auch für das Schreibpanel konfigurieren:

1. Wählen Sie den Lesepanel oder den Schreibpanel, um die Fähigkeiten in diesem Panel zu verwalten.
2. Aktivieren Sie ein Fachgebiet, indem Sie das Kästchen daneben ankreuzen, um es im Kutools AI-Bereich anzuzeigen. Deaktivieren Sie das Fachgebiet, indem Sie das Kästchen deaktivieren, um es aus dem Bereich auszublenden.
3. Wählen Sie eine Fähigkeit aus, um ihre Einstellungen anzupassen, einschließlich:
   • Rollenprompt: Weist die KI an, ein bestimmtes Verhalten und Stil anzunehmen.
   • Eingabeaufforderung: Weist die KI an, eine bestimmte Aufgabe auszuführen.
   • Zusätzliche Optionen: Ermöglicht weitere Anpassungen, mit der Möglichkeit, über die Schaltfläche Optionen hinzufügen weitere Einstellungen vorzunehmen.
4. Fügen Sie eine neue Fähigkeit hinzu, indem Sie auf die Schaltfläche 'Fähigkeit hinzufügen' klicken, um eine zu erstellen, die auf Ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Antworten mit Erkenntnissen aus der E-Mail-Historie anpassen

Die Antwortfähigkeiten in Kutools AI unterstützen das Lernen aus historischen E-Mail-Konversationen. Durch die Erstellung einer lokalen Datenbank, die frühere E-Mail-Daten speichert, kann die KI frühere Kommunikation analysieren, wodurch die Genauigkeit und der kontextuelle Bezug ihrer Antworten für präzisere, kontextbezogene Antworten verbessert werden.

Sie können manuell historische E-Mails zu Email Learning hinzufügen. Oder Sie aktivieren die Funktion zur automatischen Hinzufügung , sodass E-Mails unmittelbar nach dem Senden zu Email Learning hinzugefügt werden, um dem KI-System zu helfen, besser zu lernen und sich anzupassen.

Manuell hinzufügen

1. Klicken Sie in der Kutools AI-Leiste im Antwort- oder Schnellantwort-Fenster auf die Schaltfläche E-Mail-Lernen.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Manuelles Hinzufügen.

3. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld 'Manuell hinzufügen' die E-Mails aus, die Sie lernen möchten, und klicken Sie auf 'OK'.

• Um alle E-Mails eines Kontos auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Konto.
• Um E-Mails einzeln auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor einer E-Mail.
• Um E-Mails des letzten Monats auszuwählen, klicken Sie auf den Link E-Mails vom letzten Monat .
• Um E-Mails des vergangenen Jahres auszuwählen, klicken Sie auf den Link E-Mails vom letzten Jahr .

4. Ein Dialogfenster erscheint, um Sie an die Anzahl der E-Mails zu erinnern, die gelernt werden müssen. Klicken Sie auf Ja.

5. Ein weiterer Dialog erscheint, der Sie an die Anzahl der erfolgreich erlernten E-Mails erinnert. Klicken Sie auf OK.

Automatisch hinzufügen

Klicken Sie in der Kutools AI-Leiste im Antwort- oder Schnellantwort-Fenster auf die Schaltfläche „Email Learning“ und gehen Sie wie folgt vor.

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für automatisches Hinzufügen .
2. Wählen Sie die E-Mail-Konten aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben jeder Adresse markieren, damit E-Mails, die von ihnen gesendet werden, automatisch zu E-Mail Learning hinzugefügt werden.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Manuelle/Automatische Modi steuern und Anzeigeeinstellungen anpassen

Kutools AI ermöglicht es Ihnen, seinen Betrieb und das visuelle Interface an Ihre individuellen Vorlieben und Arbeitsabläufe anzupassen:

• Einige Fähigkeiten sind zunächst eingestellt auf Automatikmodus, während andere in Manueller Modus. Um zwischen manuellem und automatischem Modus für eine bestimmte Fähigkeit zu wechseln, klicken Sie einfach auf die Umschalten Schaltfläche in der oberen rechten Ecke des Skill-Feldes.
  

  Hier ist ein Unterschied zwischen den Automatisierungsfähigkeiten im Lesefenster und im Schreibfenster:

  • Lesebereich: Fähigkeiten, die auf Automatischen Modus eingestellt sind, werden jedes Mal automatisch ausgeführt, wenn eine neue E-Mail geöffnet wird.
  • Schreibbereich: Fähigkeiten im Automatikmodus werden automatisch ausgeführt, wenn sich die Auswahl im Entwurf ändert, mit Ausnahme der Fähigkeit „Weiterschreiben“, die nur ausgeführt wird, wenn sich der Inhalt selbst ändert.
  Hinweis:

  Nachdem Sie einen Skill in den Manuellen Modus geschaltet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Generieren, um Ergebnisse zu erhalten. Wenn Text in einer E-Mail ausgewählt ist, verarbeitet der Skill nur den ausgewählten Inhalt; andernfalls verarbeitet er die gesamte E-Mail. Im Automatikmodus verarbeiten die Fähigkeiten die gesamte E-Mail, nachdem Sie sie ausgewählt haben. Wenn Sie nur einen Teil der E-Mail verarbeiten möchten, markieren Sie den gewünschten Abschnitt und klicken Sie dann auf das Symbol „Regenerieren“ in der unteren linken Ecke.

• Sie können die Anzeige personalisieren, indem Sie entweder Einzelne Seitenansicht um alle Fähigkeiten in der Kutools AI Bereich auf einmal, oder Tabellenansicht um Fähigkeiten in separate Tabs zu organisieren.
  

Tipps zur Maximierung der Effizienz von Kutools AI

Hier sind einige Tipps und Tricks zur Verwendung von Kutools AI in Outlook:

Was Sie im Kutools AI-Bereich schnell steuern und aufrufen können

Um zwischen dem Lesefenster und dem Schreibfenster zu wechseln, schalten Sie den Button für das Lesefenster/Schreibfenster um. Um zwischen der Einzelseitenansicht und der Registerkartenansicht zu wechseln, schalten Sie den Button für Einzelseiten-/Registerkartenansicht um. Um zwischen verschiedenen KI-Anbietern und Modellen im Kutools AI-Bereich einfach zu wechseln, klicken Sie auf das Dropdown-Menü 'Verwendetes KI-Modell' und wählen Sie Ihre bevorzugte Option aus der Liste. Um zwischen dem manuellen und automatischen Modus für eine bestimmte Fähigkeit zu wechseln, klicken Sie einfach auf die Umschalten Schaltfläche in diesem Skill-Feld. Falls nötig, klicken Sie auf die Schaltfläche Inhalt ausklappen, um den vollständigen Inhalt des Ergebnisses anzuzeigen. Die Sprache, die eine Fähigkeit verwendet, stimmt standardmäßig mit Ihren Outlook-Einstellungen überein. Sie können sie ändern, indem Sie im Feld der Fähigkeit das Dropdown-Menü für Sprache auswählen. Durch das Aufklappen des Dropdown-Menüs 'Zusätzliche Optionen' können Sie eine Option auswählen, um die KI bei der Erstellung spezifischerer Ergebnisse zu leiten. Der von KI generierte Inhalt kann falsch sein. Bitte überprüfen Sie wichtige Informationen.

Was Sie mit generiertem Inhalt in einem Skill-Box tun können