In der schnelllebigen Welt der digitalen Kommunikation ist Effizienz der Schlüssel, und die effektive Verwaltung Ihrer E-Mails kann Ihnen viel Zeit und Mühe sparen. Geben Sie Kutools KI für Outlook, ein leistungsstarkes Tool, das Ihr E-Mail-Erlebnis durch intelligente Funktionen verbessert, die Ihren Workflow optimieren. Egal, ob Sie E-Mails verfassen, Inhalte übersetzen oder schnell auf Nachrichten antworten, Kutools KI bietet eine Reihe von Funktionen, die Ihre Interaktion mit Ihrem Posteingang verändern können. In diesem Tutorial erfahren Sie mehr über Kutools KI für Outlook, warum es ein unverzichtbares Tool ist, wie man es einrichtet und wie man es für maximale Produktivität in Ihre tägliche E-Mail-Routine integriert.

• Lesetafel
  • E-Mail-Zusammenfassung
  • Schnelle Antwort
  • E-Mail übersetzen
• Schreibpanel
  • E-Mail-Entwurf
  • Polnische E-Mail
  • Weiter E-Mail schreiben
  • E-Mail übersetzen

Was ist Kutools AI für Outlook?

Kutools KI für Outlook ist eine erweiterte Funktion, entwickelt von ExtendOffice, nahtlose Integration von KI-Technologie aus führenden Modellen wie OpenAI und GoogleAI in Ihre tägliche E-Mail-Routine. Als Teil einer umfassenden Suite von über 100 Tools in Kutools für Outlook verändern die Art und Weise, wie Sie E-Mails verwalten und mit ihnen interagieren. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche, Kutools KI bietet sieben leistungsstarke Fähigkeiten in der Lesetafel (3 Fertigkeiten) und Schreibtafeln (4 Fähigkeiten), die Ihre Produktivität beim Lesen und Schreiben steigern:

Lesetafel

• E-Mail-Zusammenfassung: Erhalten Sie prägnante Zusammenfassungen, um die wichtigsten Punkte langer E-Mails schnell zu verstehen.
• Schnelle Antwort: Nutzen Sie KI-generierte Vorschläge für schnelle und effiziente Antworten auf E-Mails.
• E-Mail übersetzen: Übersetzen Sie eingehende E-Mails sofort in Ihre bevorzugte Sprache und sorgen Sie so für eine reibungslose Kommunikation.

Schreibpanel

• E-Mail-Entwurf: Nutzen Sie KI-Unterstützung, um den E-Mail-Erstellungsprozess mit maßgeschneiderten Vorschlägen zu beschleunigen.
• Polnische E-Mail: Verbessern Sie automatisch Grammatik, Ton und Stil Ihrer E-Mail-Entwürfe und sorgen Sie so für ein professionelles Finish.
• Weiter E-Mail schreiben: Lassen Sie sich von der KI kontextbasierte Vorschläge und Vervollständigungen bereitstellen, um Sie beim Weiterschreiben von Entwürfen zu unterstützen.
• E-Mail übersetzen: Übersetzen Sie Ihre E-Mail-Entwürfe einfach in andere Sprachen und bereiten Sie sie für ein globales Publikum vor.

Indem Sie diese Fähigkeiten in Ihre tägliche E-Mail-Routine integrieren, Kutools KI Optimiert nicht nur Ihren Arbeitsablauf, sondern bereichert auch Ihre Kommunikation und stellt sicher, dass jede E-Mail, die Sie senden oder empfangen, den höchsten Standards an Effizienz und Effektivität entspricht.

Warum sollten Sie Kutools AI für Ihr Outlook wählen?

In der heutigen schnelllebigen digitalen Welt ist effektive Kommunikation der Schlüssel. Kutools KI nutzt modernste KI-Technologie, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails nicht nur gelesen, sondern auch wahrgenommen, verstanden und geschätzt werden. Es geht darum, Ihre E-Mail-Leistung zu verbessern und jede Interaktion bedeutungsvoller und wirkungsvoller zu gestalten. Egal, ob Sie eine Flut täglicher E-Mails bewältigen oder sich auf diese eine wichtige Nachricht konzentrieren, Kutools KI ist Ihr strategischer Partner, der dafür sorgt, dass Sie im Kommunikationsspiel die Nase vorn haben. Hier sind einige der Hauptvorteile zur Verbesserung der Gesundheitsgerechtigkeit Kutools KI bietet:

🌓 Dual-Mode-Funktionalität: Die meisten Fähigkeiten von Kutools KI bieten zwei Modi - Manueller Modus und Auto-Modus. Im Auto-Modus werden Aufgaben wie E-Mail-Zusammenfassungen und Schnellantworten automatisch generiert, wenn mit E-Mails interagiert wird. Der Wechsel zwischen manuellem und Auto-Modus erfolgt nahtlos und mit einem einfachen Mausklick, sodass Sie das Tool an Ihre Workflow-Präferenzen anpassen können.

📧 Personalisierte E-Mail-Antworten: Durch die Nutzung von KI-Modellen wie GPT-4o, GPT-4o mini und Gemini erstellt es Antworten, die Ihren einzigartigen Stil und Ton widerspiegeln, sodass jede E-Mail sich anfühlt, als wäre sie von Ihnen persönlich geschrieben.

🔄 Adaptives Lernen: Lernt kontinuierlich aus Ihrem E-Mail-Verhalten und Ihren Präferenzen, um sich besser an Ihre Bedürfnisse anzupassen und die Unterstützung im Laufe der Zeit zu verbessern, sodass Sie bei der Nutzung des Schnelle Antwort Geschick in der Lesetafel of Kutools KI. Dieses System passt sich an, um die Präzision Ihrer Antworten basierend auf Ihren Interaktionsmustern zu verbessern. Dadurch wird sichergestellt, dass die Antworten präziser werden und auf Ihren Kommunikationsstil zugeschnitten sind, was letztendlich zu einem effizienteren und effektiveren E-Mail-Management-Erlebnis führt.

⏰ Zeitsparende Automatisierung: Automatisiert routinemäßige E-Mail-Aufgaben, wie z. B. E-Mail-Zusammenfassungen und Schnellantworten. So haben Sie mehr Zeit für wichtigere Aufgaben und Ihre Gesamtproduktivität steigt.

🌍 Sprachübersetzungsfunktionen: Überwindet Sprachbarrieren mit ausgefeilten Modellen für präzise Übersetzungen und ermöglicht so eine mühelose globale Kommunikation.

⚙️ Nahtlose Integration mit Outlook: Es wurde exklusiv für Outlook entwickelt und verbessert Ihr E-Mail-Erlebnis in der vertrauten Umgebung und sorgt für einen intuitiven und effizienten Arbeitsablauf.

️ Erhöhte Klarheit und Professionalität: Nutzt fortschrittliche Sprachmodelle zur Optimierung Ihrer E-Mails und garantiert Klarheit und Professionalität in jeder von Ihnen gesendeten Nachricht.

️ Benutzerfreundliches Bedienfeld: Verfügt über eine intuitive und einfach zu navigierende Benutzeroberfläche, die es Benutzern aller technischen Ebenen erleichtert, ihre E-Mail-Verwaltung und Kommunikation zu verbessern.

🔐 Verbesserte Privatsphäre und Sicherheit: Verwendet die neuesten Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokolle, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Daten geschützt sind, sodass Sie sich auf die Sicherheit Ihrer Kommunikation verlassen können.

Wie richte ich Kutools AI für eine verbesserte E-Mail-Effizienz ein?

Verändern Sie Ihr E-Mail-Erlebnis mit Kutools KI ist nur ein paar Schritte entfernt. Hier zeigen wir Ihnen die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung Kutools KI in Ihrem Outlook.

Schritt 1: Installieren Sie Kutools AI

Navigieren Sie zu der Download-Seite zum Herunterladen und Installieren Kutools for Outlook bekommen Kutools KI.

Schritt 2: Kutools AI aktivieren

1. Nach der Installation Kutools for Outlook, Auf dem Sprung Kutoolen Registerkarte, und klicken Sie auf AI.

2. Das Kutools KI-Handbuch Dialog erscheint. Es stellt die sechs Fähigkeiten vor, die Kutools AI bietet. Klicken Sie auf die Next um fortzufahren.

Note: Dieses Popup-Dialogfeld wird nur angezeigt, wenn Sie Kutools AI zum ersten Mal aktivieren. Wenn Sie in Zukunft erneut auf diesen Leitfaden zugreifen möchten, klicken Sie einfach auf Schaltfläche im Kutools AI-Bereich.

3. Das Nutzungsbedingungen wird auftauchen. Klicken Next.

4. Jetzt können Sie Kutools AI aktivieren, indem Sie ein KI-Anbieter und Eingabe der entsprechenden API-Schlüssel. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK.

Schritt 3: Konfigurieren Sie die Einstellungen der Skill Library-Verwaltung für die personalisierte Nutzung

Einmal aktiviert, wird die Kutools KI wird auf der rechten Seite des Outlook-Fensters angezeigt. Unten im Kutools KI Klicken Sie im AI-Bereich auf das Verwaltung der Kompetenzbibliothek Taste zum Öffnen der Verwaltung der Kompetenzbibliothek Dialogbox.

Im Verwaltung der Kompetenzbibliothek Im Dialogfeld können Sie die Einstellungen für sieben Fertigkeiten auf zwei Registerkarten konfigurieren: Lesetafel und Schreibpanel.

Unter dem Lesetafel können Sie drei Aspekte des E-Mail-Zusammenfassung, Schnelle Antwort und E-Mail übersetzen Fähigkeiten.
Ebenso in der Schreibpanel können Sie drei Aspekte des E-Mail-Entwurf, Polnische E-Mail, Weiter E-Mail schreiben und E-Mail übersetzen Fähigkeiten.

• Sprache: Geben Sie die zu verwendende Sprache aus der Dropdown-Liste „Sprache“ an.
• Rollenaufforderung: Eine Rollenaufforderung weist die KI an, ein bestimmtes Verhalten und einen bestimmten Stil anzunehmen, z. B. sich wie ein Kundendienstmitarbeiter zu verhalten, und stellt sicher, dass die Antworten auf diese Rolle zugeschnitten sind.
• Eingabeaufforderung: Eine Eingabeaufforderung weist die KI an, eine bestimmte Aufgabe auszuführen, z. B. das Schreiben einer freundlichen E-Mail-Antwort, und stellt sicher, dass die Ausgabe den gegebenen Anweisungen entspricht.

Beispiel für die Konfiguration der Skill Library Management

Um beispielsweise E-Mails beim Lesen in eine gewünschte Sprache zu übersetzen, können Sie wie folgt vorgehen:

1. Navigieren Sie zu der Lesetafel Registerkarte in der Verwaltung der Kompetenzbibliothek Dialogbox.
2. Von dem Sprache Wählen Sie im Dropdown-Menü die gewünschte Sprache aus.
3. Bearbeiten Sie den Inhalt in Rollenaufforderung und Befehl prompt Kartons, falls erforderlich.
4. Klicken Sie auf die Speichern .

Ergebnis

Nach der Konfiguration wird die Kutools KI ist einsatzbereit. Es verfügt über zwei Bedienfelder: das Lesepanel und der Schreibpanel. Standardmäßig ist der Lesetafel wird angezeigt. Sie können zwischen den beiden Bereichen wechseln, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken.

Lesetafel

Die Lesetafel beinhaltet drei Fähigkeiten: E-Mail-Zusammenfassung, Schnelle Antwort und E-Mail übersetzen, die jeweils zwei Modi bieten – manueller und automatischer Modus.

Standardmäßig ist die E-Mail-Zusammenfassung und Schnelle Antwort Fähigkeiten sind eingestellt auf Auto-Modus, die automatisch Ergebnisse generiert, wenn Sie auf eine E-Mail klicken. Die E-Mail übersetzen Geschicklichkeit ist jedoch zunächst in Manueller Modus, wobei Sie auf das Generieren Klicken Sie auf die Schaltfläche, um Ergebnisse zu erhalten. Um zwischen manuellem und automatischem Modus zu wechseln, klicken Sie einfach auf Schalter .

Schreibpanel

Die Schreibpanel umfasst vier Fähigkeiten: E-Mail-Entwurf, Polnische E-Mail, Weiter E-Mail schreiben und E-Mail übersetzen.

Die E-Mail-Entwurf und Polnische E-Mail Fähigkeiten funktionieren nur in Manueller Modus, wobei Sie auf das Generieren , um Ergebnisse zu erhalten. Die Weiter E-Mail schreiben und E-Mail übersetzen Fähigkeiten bieten sowohl Manuell und Auto-Modus, wobei die Standardeinstellung Manueller Modus. Um zwischen manuellem und automatischem Modus zu wechseln, klicken Sie einfach auf Schalter .

Verwenden Sie Kutools AI in Ihrem Workflow mit Beispielen

Nach der Konfiguration von Kutools KI, können Sie nun die sieben Schlüsselkompetenzen in den beiden Panels anwenden.

• Lesetafel
  • E-Mail-Zusammenfassung
  • Schnelle Antwort
  • E-Mail übersetzen
• Schreibpanel
  • E-Mail-Entwurf
  • Polnische E-Mail
  • Weiter E-Mail schreiben
  • E-Mail übersetzen

Lesetafel

Standardmäßig ist die Lesetafel wird im angezeigt Kutools KI Bereich. Es hilft Ihnen, eingehende E-Mails effizient zu verwalten, indem es schnelle Zusammenfassungen, sofortige Antworten und einfache Übersetzungen bietet. Klicken Sie auf das Lesetafel Taste können Sie auf die SchreibpanelUmgekehrt.

E-Mail-Zusammenfassung: Wichtige Punkte aus langen Nachrichten extrahieren

Sie haben gerade Ihren Posteingang geöffnet und eine lange E-Mail von einem Kunden gefunden, in der verschiedene Projektaktualisierungen und -anfragen aufgeführt sind. Anstatt sich durch den dichten Text zu kämpfen, können Sie sich auf Folgendes verlassen: Kutools KI's E-Mail-Zusammenfassung Fähigkeit. Wenn Sie die E-Mail öffnen, generiert die KI schnell eine prägnante Zusammenfassung, in der die wichtigsten Informationen hervorgehoben werden. So können Sie die wichtigsten Punkte schnell erfassen und Ihre nächsten Schritte priorisieren. Das spart wertvolle Zeit und stellt sicher, dass Sie keine wichtigen Details übersehen.

Im Lesetafel of Kutools KI, klicken Sie auf die E-Mail, die Sie zusammenfassen möchten. E-Mail-Zusammenfassung Skill generiert automatisch eine prägnante Zusammenfassung der wichtigsten Punkte der E-Mail.

Trinkgeld: Kopieren Schaltfläche: Um den gesamten Inhalt zu kopieren. Regenerieren Taste: Zum Regenerieren. Sie können den ausgewählten Text kopieren oder den gesamten Inhalt aus dem generierten Inhalt auswählen.

Quick Reply: Erstellen Sie sofortige, kontextbezogene Antworten

Angenommen, Sie bearbeiten mehrere E-Mails und erhalten plötzlich eine Anfrage nach einem Dokument von einem Kollegen. Anstatt Zeit damit zu verbringen, eine Antwort von Grund auf neu zu verfassen, Kutools KI's Schnelle Antwort Skill kommt Ihnen zu Hilfe. Die KI analysiert den Kontext der E-Mail und schlägt mehrere Antwortmöglichkeiten für eine ausführliche Antwort vor.

1. In dem Lesetafel of Kutools KI, klicken Sie auf die E-Mail, auf die Sie schnell eine Antwort erhalten möchten. Schnelle Antwort Skill generiert automatisch mehrere Antwortbasen.

2. Klicken Sie auf eine der oben stehenden Antwortgrundlagen, um eine ausführliche Antwort zu generieren.

3. Klicken Sie auf die antworten Schaltfläche. Die generierte Antwort wird sofort als Entwurf in den E-Mail-Text eingefügt.

E-Mail übersetzen: Sprachbarrieren mühelos überbrücken

Sie arbeiten mit einem internationalen Partner zusammen und erhalten eine E-Mail in einer Sprache, die Sie nicht verstehen. Anstatt den Text in ein separates Übersetzungstool zu kopieren, Kutools KI's E-Mail übersetzen Skill übersetzt den Inhalt sofort direkt in Outlook. Jetzt können Sie die Nachricht vollständig verstehen und angemessen reagieren, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen. So wird Ihre grenzüberschreitende Kommunikation reibungsloser und effizienter.

1. In dem Lesetafel of Kutools KI, Auf dem Sprung E-Mail übersetzen Wählen Sie die Sprache, in die Sie übersetzen möchten, aus dem Sprache Dropdown-Liste. Hier wähle ich beispielsweise Italienisch als Zielsprache aus.

2.Nachdem Sie die E-Mail oder den Text in der E-Mail ausgewählt haben, den Sie übersetzen möchten, klicken Sie auf Generieren .

Ergebnis

Trinkgeld: Kopieren Schaltfläche: Um den gesamten Inhalt zu kopieren. Regenerieren Taste: Zum Regenerieren. Sie können den ausgewählten Text kopieren oder den gesamten Inhalt aus dem generierten Inhalt auswählen.

Schreibpanel

Die Schreibpanel of Kutools KI unterstützt beim Verfassen und Verfeinern von E-Mails mit KI-gesteuerten Vorschlägen, Grammatikverbesserungen und Übersetzungsfähigkeiten. Klicken Sie auf Schreibpanel Taste können Sie auf die LesetafelUmgekehrt.

E-Mail-Entwurf: Erstellen erster Nachrichten mithilfe von KI

Sie müssen nach einem Meeting mit einem Kunden Kontakt aufnehmen, sind sich aber nicht sicher, wie Sie anfangen sollen. Kutools KI's E-Mail-Entwurf Die KI-Fähigkeit greift ein und bietet kontextbasierte Vorschläge, die Ihnen beim Verfassen Ihrer Nachricht helfen. Während Sie tippen, schlägt die KI auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Formulierungen und Strukturen vor, sodass Sie schnell eine professionelle und klare E-Mail verfassen können. Das spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass Ihre Kommunikation präzise und effektiv ist und Ihren professionellen Ton widerspiegelt.

1. Gehen Sie im neuen Nachrichtenfenster auf E-Mail-Entwurf Abschnitt in der Schreibpanel of Kutools KI. Geben Sie die wichtigsten Punkte in das Textfeld ein.

2. Klicken Sie auf die Generieren Schaltfläche, um den Entwurf zu erstellen.

3. Nachdem der Entwurf erstellt wurde, klicken Sie auf Insert Schaltfläche, um den Entwurf in den E-Mail-Text einzufügen.

Trinkgeld: Kopieren Schaltfläche: Um den gesamten Inhalt zu kopieren. Regenerieren Taste: Zum Regenerieren. Sie können den ausgewählten Text kopieren oder den gesamten Inhalt aus dem generierten Inhalt auswählen.

Polnische E-Mail: Grammatik, Ton und Stil perfektionieren

Nachdem Sie eine wichtige E-Mail an Ihren Vorgesetzten verfasst haben, möchten Sie sicherstellen, dass sie fehlerfrei ist, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Kutools KI's Polnische E-Mail Skill verbessert Ihren Entwurf, indem es die Grammatik überprüft, den Ton verbessert und den Stil verfeinert. Mit nur einem Klick wird Ihre E-Mail in ein geschliffenes, professionelles Kommunikationsmittel verwandelt. Dieses Tool ist besonders wertvoll bei der Kommunikation mit Vorgesetzten oder Kunden, da es sicherstellt, dass Ihre Nachricht nicht nur korrekt ist, sondern auch einen positiven Eindruck hinterlässt.

1. In dem Schreibpanel of Kutools KI, Auf dem Sprung Polnische E-Mail Abschnitt. Nachdem Sie den E-Mail-Entwurf oder den Text im E-Mail-Entwurf ausgewählt haben, den Sie umformulieren möchten, klicken Sie auf das Generieren .

2. Nachdem der fertige Entwurf erstellt wurde, klicken Sie auf Insert Klicken Sie auf die Schaltfläche, um es in den E-Mail-Text einzufügen.

Trinkgeld: Kopieren Schaltfläche: Um den gesamten Inhalt zu kopieren. Regenerieren Taste: Zum Regenerieren. Sie können den ausgewählten Text kopieren oder den gesamten Inhalt aus dem generierten Inhalt auswählen.

Weiter E-Mail schreiben

Sie haben mit dem Verfassen einer ausführlichen E-Mail begonnen, wurden aber mittendrin unterbrochen und mussten sie unvollendet lassen. Wenn Sie zurückkommen, Kutools KI's Weiter E-Mail schreiben Skill steht bereit, um Ihnen zu helfen, dort weiterzumachen, wo Sie aufgehört haben. Die KI überprüft den Kontext Ihres unvollständigen Entwurfs und macht Vorschläge zur Fortsetzung und Vervollständigung Ihrer Nachricht. So wird sichergestellt, dass Ihre E-Mail zusammenhängend und auf den Punkt bleibt, auch wenn Sie beim Schreiben eine Pause eingelegt haben.

Auto-Modus

Wenn Sie eine Antwort auf eine E-Mail in Ihrem Posteingang veranlassen, Lesetafel wechselt automatisch zum SchreibpanelWenn Sie mit dem Verfassen Ihrer Antwort beginnen, Weiter E-Mail schreiben Skill setzt den Entwurf automatisch für Sie fort. Sobald der Inhalt generiert ist, drücken Sie Strg + ~ um es schnell in Ihren Entwurf einzufügen.

Manueller Modus

1. In dem Schreibpanel of Kutools KI, Auf dem Sprung Weiter E-Mail schreiben Abschnitt. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Kutools AI im Entwurf weiterschreiben soll, und klicken Sie dann auf Generieren .

2. Nachdem der Inhalt generiert wurde, klicken Sie auf Insert Klicken Sie auf die Schaltfläche, um es in den E-Mail-Text einzufügen.

Trinkgeld: Kopieren Schaltfläche: Um den gesamten Inhalt zu kopieren. Regenerieren Taste: Zum Regenerieren. Sie können den ausgewählten Text kopieren oder den gesamten Inhalt aus dem generierten Inhalt auswählen.

E-Mail übersetzen: E-Mails für ein globales Publikum vorbereiten

Sie verfassen eine E-Mail an einen Kunden im Ausland und müssen sicherstellen, dass Ihre Nachricht korrekt in die Muttersprache des Kunden übersetzt wird. Anstatt sich auf externe Tools zu verlassen, Kutools KI's E-Mail übersetzen Mit dieser Fähigkeit können Sie Ihren Entwurf in Outlook übersetzen. Sie verfassen Ihre E-Mail wie gewohnt und sie wird dann mit einem einfachen Klick in die gewünschte Sprache übersetzt. Diese Fähigkeit stellt sicher, dass Ihre Kommunikation sowohl korrekt als auch kulturell angemessen ist, was die effektive Kommunikation mit internationalen Kunden erleichtert.

1. Wählen Sie im E-Mail-Entwurf den Text aus, den Sie übersetzen möchten.

2. In dem Schreibpanel of Kutools KI, Auf dem Sprung E-Mail übersetzen Wählen Sie dann die Sprache aus, in die Sie übersetzen möchten, aus dem Sprache Dropdown-Liste. Hier wähle ich beispielsweise Französisch als Zielsprache aus.

3. Klicken Sie auf die Generieren .

4. Sobald der Entwurf übersetzt ist, klicken Sie auf Insert Klicken Sie auf die Schaltfläche, um es in den E-Mail-Text einzufügen.

Trinkgeld: Kopieren Schaltfläche: Um den gesamten Inhalt zu kopieren. Regenerieren Taste: Zum Regenerieren. Sie können den ausgewählten Text kopieren oder den gesamten Inhalt aus dem generierten Inhalt auswählen.

Tipps zur Maximierung der Effizienz von Kutools AI