Begeben Sie sich auf eine transformative Reise mit Kutoolen' KI-Mail-Assistent, wo Ihr Outlook nicht nur zu einem E-Mail-Client wird, sondern zu einem Leuchtturm der Effizienz, Klarheit und Einsicht. Dieses bahnbrechende Tool geht über die herkömmliche E-Mail-Verwaltung hinaus und bietet eine Mischung aus Raffinesse und Einfachheit, die Ihre Kommunikation neu definiert. Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit fortschrittlicher KI-Modelle wie GPT-3.5 und GPT-4 verbessert der AI Mail Assistant jeden Aspekt Ihres E-Mail-Erlebnisses. Es bringt vier Hauptmerkmale in den Vordergrund: Auf E-Mails antworten, mit Antworten, die so differenziert sind, dass es sich anfühlt, als hätten Sie sie persönlich erstellt; E-Mails optimieren, Verfeinerung Ihrer Botschaft für maximale Wirkung; E-Mail-Zusammenfassung, komplexe Themen in prägnante Übersichten zusammenfassen; Und E-Mails übersetzen, Sprachbarrieren mühelos abbauen. Dies ist nicht nur eine Verbesserung Ihrer E-Mail-Routine; Es ist eine komplette Überarbeitung.

Was ist der AI Mail Assistant in Kutools für Outlook?

Warum sollten Sie den AI Mail Assistant für Ihr Outlook wählen?

Wie richte ich den AI Mail Assistant für eine verbesserte E-Mail-Effizienz ein?

• Schritt 1: Installieren Sie den AI Mail Assistant
• Schritt 2: Aktivieren Sie die AI Mail Assistant-Funktion
• Schritt 3: Konfigurieren Sie die AI Mail Assistant-Einstellungen für die personalisierte Nutzung
  • Einstellungen für die AI-Konfiguration
  • Einstellungen für Aktion
  • Einstellungen für Wissen

Nutzen Sie den AI Mail Assistant anhand von Beispielen in Ihrem Workflow

• Auf E-Mails antworten: Erstellen einer Antwort durch Analyse früherer E-Mail-Kommunikationen
• E-Mails optimieren: Eine E-Mail aus Gründen der Klarheit umformulieren
• E-Mail-Zusammenfassung: Zusammenfassung eines langen E-Mail-Threads zum schnellen Verständnis
• E-Mails übersetzen: Eine E-Mail von einem ausländischen Kunden in Ihre bevorzugte Sprache übersetzen

Tipps zur Maximierung der Effizienz von AI Mail Assistant

Was ist der AI Mail Assistant in Kutools für Outlook?

Kutoolen' KI-Mail-Assistent, ein herausragender unter den 100+ Erweiterte Funktionen von Kutools for Outlook, ist ein Meisterwerk von ExtendOffice. Es stellt den Höhepunkt der E-Mail-Innovation dar und vereint die Fähigkeiten von KI-Modellen wie GPT-3.5 und GPT-4 mit den alltäglichen Bedürfnissen von Outlook-Benutzern. Der KI-Mail-Assistent transformiert Ihr Outlook-Erlebnis mit vier Schlüsselfunktionen:

• Auf E-Mails antworten: Erstellen Sie Antworten, die Ihren persönlichen Stil und Tonfall widerspiegeln, sodass jede Antwort dank der Deep-Learning-Funktionen so aussieht, als käme sie direkt von Ihnen.
• E-Mails optimieren: Verbessern Sie Ihre E-Mails, um Klarheit und Professionalität zu gewährleisten, indem Sie fortschrittliche Sprachmodelle anwenden, um Ihre Nachricht zu verfeinern und zu verfeinern.
• E-Mail-Zusammenfassung: Bieten Sie prägnante Zusammenfassungen langer E-Mail-Threads und nutzen Sie die Verarbeitung natürlicher Sprache, um die wichtigsten Punkte zu extrahieren und zu präsentieren. So sparen Sie Zeit und Mühe.
• E-Mails übersetzen: Beseitigen Sie Sprachbarrieren, indem Sie E-Mails in mehrere Sprachen übersetzen und ausgefeilte Sprachmodelle für genaue und kontextrelevante Übersetzungen verwenden.

Durch die Integration dieser Funktionen in Ihre tägliche E-Mail-Routine wird die KI-Mail-Assistent Optimiert nicht nur Ihren Arbeitsablauf, sondern bereichert auch Ihre Kommunikation und stellt sicher, dass jede E-Mail, die Sie senden oder empfangen, den höchsten Standards an Effizienz und Effektivität entspricht.

Warum sollten Sie den AI Mail Assistant für Ihr Outlook wählen?

In der heutigen schnelllebigen digitalen Welt ist effektive Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Der KI-Mail-Assistent nutzt modernste KI-Technologie, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails nicht nur gelesen, sondern auch wahrgenommen, verstanden und geschätzt werden. Es geht darum, Ihr E-Mail-Erlebnis zu verbessern und jede Interaktion bedeutungsvoller und wirkungsvoller zu gestalten. Ganz gleich, ob Sie eine Flut täglicher E-Mails verwalten oder sich auf eine einzige wichtige Nachricht konzentrieren, der AI Mail Assistant ist Ihr strategischer Partner, der dafür sorgt, dass Sie im Kommunikationsspiel die Nase vorn haben. Hier sind einige davon Hauptvorteile Diese Funktion bietet:

⚙️ Nahtlose Integration mit Outlook: Es wurde exklusiv für Outlook entwickelt und verbessert Ihr E-Mail-Erlebnis in der vertrauten Umgebung und sorgt für einen intuitiven und effizienten Arbeitsablauf.

📧 Personalisierte E-Mail-Antworten: Mithilfe von KI-Modellen wie GPT-3.5, GPT-4 und Gemini erstellt es Antworten, die Ihren einzigartigen Stil und Ton widerspiegeln, sodass sich jede E-Mail so anfühlt, als ob Sie sie persönlich geschrieben hätten.

️ Erhöhte Klarheit und Professionalität: Nutzt fortschrittliche Sprachmodelle zur Optimierung Ihrer E-Mails und garantiert Klarheit und Professionalität in jeder von Ihnen gesendeten Nachricht.

📄 Effiziente E-Mail-Zusammenfassung: Nutzt die Verarbeitung natürlicher Sprache, um prägnante Zusammenfassungen langer E-Mail-Threads bereitzustellen und nur die wesentlichen Informationen zu extrahieren und darzustellen.

🌍 Sprachübersetzungsfunktionen: Überwindet Sprachbarrieren mit ausgefeilten Modellen für präzise Übersetzungen und ermöglicht so eine mühelose globale Kommunikation.

🔄 Adaptives Lernen: Lernt kontinuierlich aus Ihrem E-Mail-Verhalten und Ihren Präferenzen, um sich besser an Ihre Bedürfnisse anzupassen, und verbessert die Unterstützung im Laufe der Zeit für noch persönlicheren Support bei Verwendung der Funktion „Auf E-Mails antworten“. Dieses System passt sich an, um die Präzision Ihrer Antworten basierend auf Ihren Interaktionsmustern zu verbessern und sicherzustellen, dass die Antworten präziser und auf Ihren Kommunikationsstil zugeschnitten sind, was letztendlich zu einer effizienteren und effektiveren E-Mail-Verwaltung führt.

⏰ Zeitsparende Automatisierung: Automatisiert routinemäßige E-Mail-Aufgaben wie das Organisieren von E-Mails und das Planen von Nachfassanfragen, sodass Sie mehr Zeit für wichtigere Aufgaben haben und Ihre Gesamtproduktivität steigern.

️ Benutzerfreundliches Bedienfeld: Verfügt über eine intuitive und einfach zu navigierende Benutzeroberfläche, die es Benutzern aller technischen Ebenen erleichtert, ihre E-Mail-Verwaltung und Kommunikation zu verbessern.

🔐 Verbesserte Privatsphäre und Sicherheit: Verwendet die neuesten Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokolle, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Daten geschützt sind, sodass Sie sich auf die Sicherheit Ihrer Kommunikation verlassen können.

Wie richte ich den AI Mail Assistant für eine verbesserte E-Mail-Effizienz ein?

Verwandeln Sie Ihr E-Mail-Erlebnis mit dem KI-Mail-Assistent ist nur ein paar Schritte entfernt. Hier zeigen wir Ihnen die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung KI-Mail-Assistent in Ihrem Outlook.

Schritt 1: Installieren Sie den AI Mail Assistant

Navigieren Sie zu der Download-Seite zum Herunterladen und Installieren Kutools for Outlook.

Schritt 2: Aktivieren Sie die AI Mail Assistant-Funktion

1. Nach der Installation Kutools for Outlook, Auf dem Sprung Kutoolen Registerkarte, und klicken Sie auf KI-Mail-Assistent.

2. Das KI-Mail-Assistent Der Bereich wird rechts im Outlook-Fenster angezeigt.

3. Und gleichzeitig die AI Mail Assistant-Leitfaden Dialog erscheint. Es stellt die vier Funktionen vor, die der AI Mail Assistant bietet. Drücke den Weiter um fortzufahren.

Note: Dieses Popup-Dialogfeld wird nur angezeigt, wenn Sie den AI Mail Assistant zum ersten Mal aktivieren. Wenn Sie in Zukunft erneut auf diesen Leitfaden zugreifen möchten, klicken Sie einfach auf .

4. Ein anderer AI Mail Assistant-Leitfaden Dialog erscheint. Es stellt die vor Nutzungsbedingungen dieses Tools. Klicken OK um den Dialog zu schließen. Oder klicken Sie Zurück um zum vorherigen AI Mail Assistant Guide-Dialogfeld zurückzukehren.

Schritt 3: Konfigurieren Sie die AI Mail Assistant-Einstellungen für die personalisierte Nutzung

Klicken Sie im AI Mail Assistant-Bereich bitte auf KI-Konfiguration Symbol zum Öffnen der AI-Einstellungen Dialogbox. Sie können die Einstellungen in drei Aspekten konfigurieren: KI-Konfiguration, Action und Wissen.

Einstellungen für die AI-Konfiguration

Gehen Sie zum KI-Konfiguration Registerkarte in der AI-Einstellungen Dialogfeld aus und befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:

1. Wählen Sie den KI-Anbieter aus (OpenAI, GoogleAI, oder AzureAI) Aus dem KI-Anbieter Dropdown-Liste.

2. Kopieren Sie Ihren API-Schlüssel und fügen Sie ihn in das ein API-Schlüssel Textfeld.

3. Wählen Sie das Modell aus (gpt-3.5-turbo, gpt-4-turbo-vorschau, oder gpt-4) Aus dem Modell Dropdown-Liste.

4. Klicken Sie abschließend auf Speichern .

Einstellungen für Aktion

Nachdem die Informationen zum KI-Anbieter konfiguriert wurden, gehen Sie zu Action Klicken Sie auf die Registerkarte, um die Rolle des Modells zu definieren und die Aufgaben anzugeben, die es innerhalb dieser Rolle ausführen soll.

Im Action Abschnitt gibt es vier Registerkarten: Auf E-Mails antworten, E-Mails optimieren, E-Mail-Zusammenfassung und E-Mails übersetzen. Navigieren Sie zu den einzelnen Registerkarten, um sie anzupassen Rollenaufforderung und Eingabeaufforderung nach Ihren Wünschen.

Beispiel für die Aktionskonfiguration

Ich möchte die E-Mail beispielsweise ins Französische übersetzen. Sie können wie folgt vorgehen:

1. Navigieren Sie zu der E-Mails übersetzen der Action .
2. ändern Sie die Eingabeaufforderung im Textfeld.
   Ändern Sie hier den Text „Bitte übersetzen Sie den folgenden Inhalt in Chinesisch:” zum Text „Bitte übersetzen Sie den folgenden Inhalt in Frankreich:".
3. Klicken Sie auf die Speichern .

Note: Wenn Sie die Standardeinstellung verwenden möchten Rollenaufforderung und Eingabeaufforderung Klicken Sie erneut auf zurücksetzen .

Einstellungen für Wissen

Um die Genauigkeit und Kontextrelevanz der Antworten von AI zu verbessern, gehen Sie zu Wissen Klicken Sie auf die Registerkarte, um historische E-Mails hinzuzufügen.

Welche Rolle spielt das Wissen?

Das Wissen fungiert als zentralisierte lokale Datenbank und speichert historische E-Mail-Daten. Es verbessert die Präzision und Kontextrelevanz von Al-Antworten durch die Analyse und das Lernen aus vergangenen E-Mail-Kommunikationen.

Nutzung von Wissen

Du kannst dich Fügen Sie historische E-Mails manuell zum Wissen hinzu. Oder Aktivieren Sie die Funktion zum automatischen Hinzufügen So werden E-Mails nach dem Senden sofort zum Knowledge hinzugefügt, wodurch das Al-System besser lernen und sich anpassen kann.

Manuell hinzufügen

1. Klicken Sie auf die Manuell hinzufügen .

2. Im Popup-Fenster Manuell hinzufügen Wählen Sie im Dialogfeld die E-Mails aus, die Sie lernen möchten, und klicken Sie auf OK.

• Auswählen alle E-Mails eines Kontos, aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Konto
• Auswählen E-Mails einzeln, aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor einer E-Mail.
• Auswählen E-Mails des letzten Monats, drücke den Aktuelle E-Mails eines Monats Verknüpfung;
  Oder zur Auswahl E-Mails des letzten Jahres, drücke den Aktuelle E-Mails eines Jahres Link.

3. Es erscheint ein Dialog, der Sie an die Anzahl der E-Mails erinnert, die gelernt werden müssen. Klicken Ja.

4. Es erscheint ein weiterer Dialog, der Sie an die Anzahl der erfolgreich gelernten E-Mails erinnert. Klicken OK.

Automatisch hinzufügen

1. Prüfen Sie die Automatisch hinzufügen Kontrollkästchen.
2. Wählen Sie die E-Mail-Adressen aus, deren E-Mails Sie hinzufügen möchten, indem Sie das Kontrollkästchen neben jeder Adresse aktivieren.
3. Klicken Sie auf die Speichern .

Nutzen Sie den AI Mail Assistant anhand von Beispielen in Ihrem Workflow

Nach der Konfiguration des KI-Mail-Assistentkönnen Sie jetzt die vier Hauptfunktionen von AI Mail Assistant nutzen.

• Auf E-Mails antworten
• E-Mails optimieren
• E-Mail-Zusammenfassung
• E-Mails übersetzen

Auf E-Mails antworten: Erstellen Sie eine Antwort, indem Sie frühere E-Mail-Kommunikationen analysieren

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine E-Mail von einem Kunden erhalten, in der er um detaillierte Informationen zu einem Projekt bittet, das Sie vor Wochen besprochen haben. Anstatt Ihre E-Mails manuell zu durchsuchen, verwenden Sie die KI-Mail-Assistent's Auf E-Mails antworten Besonderheit. Durch die Analyse Ihrer vergangenen E-Mail-Kommunikation erstellt die KI eine umfassende und kohärente Antwort, die alle notwendigen Details zum Projekt erfasst, Ihren persönlichen Ton widerspiegelt und die Kontinuität Ihrer Kommunikation gewährleistet.

1. Nachdem Sie die E-Mail oder den Text in der E-Mail ausgewählt haben, auf die Sie antworten möchten, klicken Sie auf Auf E-Mails antworten Symbol in der KI-Mail-Assistent Feld.

2. Klicken Sie auf die Generieren .

3. Sie können sehen, dass die generierte Antwort automatisch als Entwurf in den E-Mail-Text eingefügt wird.

E-Mails optimieren: Eine E-Mail aus Gründen der Klarheit umformulieren

Bevor Sie eine wichtige E-Mail versenden, beschließen Sie, deren Inhalt zu verfeinern, um mehr Klarheit und Wirkung zu erzielen. Indem Sie Ihren Entwurf auswählen und auf klicken E-Mails optimieren Symbol, das KI-Mail-Assistent formuliert Ihre Botschaft neu und macht sie prägnanter, überzeugender und professioneller. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Vorschlag nicht nur gut angenommen, sondern auch vollständig verstanden wird, was Ihre Chancen auf eine positive Antwort erhöht.

1. Nachdem Sie den E-Mail-Entwurf oder den Text im E-Mail-Entwurf ausgewählt haben, den Sie umformulieren möchten, klicken Sie auf E-Mails optimieren Symbol in der KI-Mail-Assistent Feld.

2. Klicken Sie auf die Generieren .

3. Nachdem der optimierte Inhalt generiert wurde, klicken Sie auf Insert Klicken Sie auf die Schaltfläche, um es in den E-Mail-Text einzufügen.

E-Mail-Zusammenfassung: Zusammenfassung eines langen E-Mail-Threads zum schnellen Verständnis

Konfrontiert mit einem langen E-Mail-Thread, der verschiedene Teilnehmer und besprochene Punkte enthält, wenden Sie sich an die KI-Mail-Assistent's E-Mail-Zusammenfassung Besonderheit. Mit einem einzigen Klick fasst das Tool den Thread in eine prägnante Zusammenfassung zusammen und hebt wichtige Entscheidungen und Aktionspunkte hervor. Diese Zusammenfassung ermöglicht es Ihnen, den Kern der Diskussion schnell zu erfassen, ohne die ganze lange E-Mail durchforsten zu müssen.

1. Nachdem Sie die E-Mail oder den Text in der E-Mail ausgewählt haben, den Sie zusammenfassen möchten, klicken Sie auf E-Mail-Zusammenfassung Symbol in der KI-Mail-Assistent Feld.

2. Klicken Sie auf die Generieren .

3. Sie können sehen, dass die Zusammenfassung der E-Mail erfolgreich generiert wurde.

E-Mails übersetzen: Übersetzen Sie eine E-Mail eines ausländischen Kunden in Ihre bevorzugte Sprache

Wenn Sie eine wichtige E-Mail von einem ausländischen Kunden in einer Sprache erhalten, die Sie nicht vollständig verstehen, nutzen Sie die E-Mails übersetzen Merkmal der KI-Mail-Assistent. Durch die Auswahl des Textes und die Einleitung der Übersetzung liefert die KI eine genaue und kontextrelevante Übersetzung in Ihre bevorzugte Sprache. Dadurch werden nicht nur Sprachbarrieren abgebaut, sondern auch sichergestellt, dass Sie angemessen reagieren und eine reibungslose Kommunikation aufrechterhalten können.

1. Nachdem Sie die E-Mail oder den Text in der E-Mail ausgewählt haben, den Sie übersetzen möchten, klicken Sie auf E-Mails übersetzen Symbol in der KI-Mail-Assistent Feld.

2. Klicken Sie auf die Generieren .

3. Sie können sehen, dass der übersetzte Inhalt erfolgreich generiert wurde.

Tipps zur Maximierung der Effizienz von AI Mail Assistant