Schnelles Erstellen von Automatische Antwort, wenn Abwesend in Outlook
Kutools für Outlook
Gelegentlich müssen Sie das Büro verlassen oder sind im Urlaub – trotzdem erreichen Sie während Ihrer Abwesenheit weiterhin E-Mails über Outlook. Als höfliche Geste sollten eingehende Nachrichten zeitnah beantwortet werden. Daher ist es ratsam, eine automatische Abwesenheitsnotiz in Outlook einzurichten. Doch die manuelle Einrichtung der automatischen Antwort in Outlook ist oft kompliziert und umständlich. Mit der Kutools für Outlook-Funktion Automatisch Antworten erstellen Sie mühelos individuelle automatische Antwortvorlagen für jedes Konto – ganz einfach, während Sie außer Haus sind.
Erstellen von Automatische Antwort, wenn Abwesend in Outlook
Erstellen von Automatische Antwort ohne Exchange-Server, wenn Sie außer Haus sind, in Outlook
So richten Sie ganz einfach eine automatische Abwesenheitsnachricht in Outlook ein:
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1. Bitte aktivieren Sie die Automatische Antwort-Funktion, indem Sie auf Kutools Plus > Antworten > Automatische Antwort aktivieren klicken. Siehe Screenshot:
2. Konfigurieren Sie im erscheinenden Automatische Antwort-Fenster die folgenden Aktionen:
- Klicken Sie im Konten auswählen-Bereich auf ein Konto, für das Sie Automatische Antwort einrichten möchten;
- Geben Sie den Text zum Entfernen des Betreffpräfix in das Entfernen Sie den Betreffpräfix-Textfeld ein. Dieser Text wird vor dem Betreff der Antwortnachricht eingefügt.
- Verfassen Sie den E-Mail-Inhalt im Text-Bearbeitungsfeld. (Standardmäßig ist bereits eine automatische Antwortnachricht im)Text-Bearbeitungsfeld hinterlegt – Sie können aber bei Bedarf Ihre eigene Nachricht erstellen.)
- Klicken Sie abschließend auf Übernehmen, um diese Vorlage zu speichern.
3. Die E-Mail-Vorlage wurde erfolgreich für das angegebene Konto erstellt.
4. Falls weitere E-Mail-Konten in Ihrem Outlook eine automatische Antwort benötigen, folgen Sie bitte Schritt 2, um E-Mail-Vorlagen für diese Konten einzurichten.
- Alle auswählen: Wählen Sie alle Konten in Ihrem Outlook aus.
- Alle abwählen: Hebt die Auswahl aller Konten in Ihrem Outlook auf.
- Umkehren: Kehrt den Status der aktuellen Auswahl um. Wenn beispielsweise ein Konto aktuell markiert ist, wird es durch einen Klick auf „Umkehren“ abgewählt – und alle anderen Konten stattdessen ausgewählt.
- Nach oben auswählen: Wählen Sie alle Konten oberhalb des aktuell markierten Kontos – einschließlich des aktuellen Kontos – aus.
- Nach unten auswählen: Wählen Sie alle Konten ab dem aktuell ausgewählten Konto nach unten aus (einschließlich des aktuellen Kontos).
5. Nachdem Sie die E-Mail-Vorlagen für jedes Konto eingerichtet haben, klicken Sie auf OK. Anschließend erscheint ein Hinweisfenster. Klicken Sie bitte auf die Ja-Schaltfläche, um die Automatische Antwort-Funktion zu aktivieren.
Sobald ein Konto mit aktivierter automatischer Antwort eine E-Mail erhält, sendet es umgehend eine Antwort basierend auf seiner voreingestellten Vorlage.
Vorlage importieren:
Wenn Sie eine weitere E-Mail-Vorlage in das Vorlage-Feld importieren möchten, wählen Sie zunächst ein Konto aus und klicken Sie anschließend im oberen Bereich auf Wichtige Vorlage
im Vorlage-Abschnitt. Wählen Sie im Datei auswählen-Fenster die gewünschte E-Mail-Vorlage aus und klicken Sie dann auf die Öffnen-Schaltfläche. Siehe Screenshot:
Die von Ihnen angegebene E-Mail-Vorlage – inklusive Entfernen des Betreffpräfixes und des Nachrichtentexts – wurde erfolgreich in das ausgewählte Konto importiert. Siehe Screenshot:
Vorlage exportieren:
Um Vorlagen für die zukünftige Verwendung zu exportieren und zu speichern, können Sie diese jederzeit exportieren. Klicken Sie dazu im Vorlage-Abschnitt auf Vorlage exportieren
. Wählen Sie im Datei auswählen-Fenster einen Speicherort für die exportierte E-Mail-Vorlage, geben Sie im Dateiname-Textfeld einen Namen ein und klicken Sie anschließend auf die Speichern-Schaltfläche, um die aktuelle E-Mail-Vorlage zu sichern. Siehe Screenshot:
Anschließend erscheint ein Hinweisfenster, das Sie darüber informiert, dass der Vorlagen-Export abgeschlossen wurde. Möchten Sie den Ordner mit der exportierten Vorlage öffnen, klicken Sie auf OK; andernfalls klicken Sie auf Abbrechen. Siehe Screenshot:
Anwenden auf:
Wenn Sie die aktuelle E-Mail-Vorlage auf andere Konten anwenden möchten, klicken Sie im Abschnitt Vorlage auf Anwenden auf
. Markieren Sie im Dialogfeld Anwenden auf diejenigen E-Mail-Konten, auf die die Vorlage angewendet werden soll, und bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK. Siehe Screenshot:
Ein Hinweisfenster informiert Sie, dass die aktuelle Vorlage erfolgreich auf andere Konten angewendet wurde. Siehe Screenshot:
- Wenn Ihnen jemand mehrere E-Mails am selben Tag zusendet, antwortet die Antworten-Funktion von Kutools für Outlook nur auf die erste E-Mail. Das bedeutet: Unabhängig davon, wie viele E-Mails Sie von dieser Person erhalten, erhält sie an diesem Tag nur eine einzige automatische Antwort.
- Wenn Sie die Funktion Automatisch Antworten deaktivieren möchten, klicken Sie bitte auf Kutools Plus > Antworten > Automatische Antwort aktivieren. Es erscheint ein Hinweisfenster, das Sie darüber informiert, dass die Funktion deaktiviert wird. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Ja. Siehe Screenshot:
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