E-Mail-Zeitplanung in Outlook beherrschen: E-Mails mühelos zur optimalen Zeit senden

📅 Flexible Planung mit Zeitzonenunterstützung

Wählen Sie aus stunden- oder tagbasierten voreingestellten Optionen (z. B. „In 1 Stunde“, „Morgen“) oder legen Sie manuell ein benutzerdefiniertes Datum, Uhrzeit und Zeitzone fest. Die Behandlung der Zeitzone ist transparent – Kutools zeigt sowohl Ihre ausgewählte als auch die lokale Zeit an, um eine genaue Zustellung über verschiedene Regionen hinweg sicherzustellen.

🧠 Intelligente Zeitinterpretation

Voreingestellte Zeiten werden intelligent basierend auf Ihrer lokalen Zeit oder Ihrer ausgewählten Zeitzone berechnet, abhängig von der Option, die Sie wählen. Ob Sie eine relative Zeit („In 3 Stunden“) oder einen festen Tag und eine feste Uhrzeit („Nächster Montag um 9 Uhr“) auswählen, Kutools zeigt klar an, wie Ihre E-Mail geplant wird.

⚙️ Gespeicherte und wiederverwendbare Sendetermine

Benutzerdefinierte geplante Zeiten, die Sie erstellen, werden gespeichert und können schnell wieder verwendet werden. Sie können sie ganz einfach organisieren – nach oben verschieben, nach unten verschieben oder löschen – mit nur wenigen Klicks.

🔔 Sofortige Sendebestätigung mit Aktionsmöglichkeiten

Nachdem Sie auf Senden klicken, bietet Ihnen eine Benachrichtigungsleiste drei Optionen: Rückgängig machen, Sofort senden oder Ich habe verstanden. Dies gibt Ihnen eine letzte Chance, Änderungen vorzunehmen oder Ihre Absicht zu bestätigen, bevor die E-Mail geplant wird.

🖱️ Nahtlose Integration mit verzögertem Versand

Kutools integriert sich reibungslos mit der integrierten Funktion „Verzögerte Zustellung“ von Outlook. Beide Funktionen synchronisieren sich automatisch miteinander – jede Zeit, die Sie mit einem Tool einstellen, wird sofort im anderen reflektiert, um eine konsistente und vorhersehbare Planung sicherzustellen.

Hinweise:

• Wenn Sie eine andere Zeitzone als „Lokale Zeitzone“ auswählen (z. B. „(UTC-12:00) Internationale Datumsgrenze West“), zeigt das Dialogfeld sowohl den geplanten Sendetermin in Ihrer ausgewählten Zeitzone als auch die entsprechende Zeit in Ihrer lokalen Computerzeitzone an.
  ❗ Wichtig: Die E-Mail wird immer basierend auf der lokalen Computerzeit gesendet. Die ausgewählte Zeitzone dient nur zur Orientierung und beeinflusst das tatsächliche Sendeverhalten nicht.
  
• Wenn Sie eine nicht lokale Zeitzone auswählen, „Benutzerdefiniert“ wählen und manuell ein Datum und eine Uhrzeit angeben, interpretiert das System dieses Datum/Uhrzeit als in der ausgewählten Zeitzone liegend und konvertiert es dann in Ihre lokale Zeitzone. Beide Zeiten – das benutzerdefinierte Datum/Uhrzeit in der ausgewählten Zeitzone und deren Äquivalent in Ihrer lokalen Zeit – werden angezeigt.
• Wenn Sie eine der stundenbasierten Voreinstellungen auswählen – „In 1 Stunde“, „In 3 Stunden“, „In 6 Stunden“, „In 12 Stunden“ oder „In 24 Stunden“ – mit einer nicht lokalen Zeitzone, wird die Zeit zuerst basierend auf Ihrer lokalen Zeit berechnet und dann für die Anzeige in der ausgewählten Zeitzone konvertiert.
• Bei der Verwendung einer tagebasierten Voreinstellung – wie „Morgen“, „Übermorgen“, „In 3 Tagen“, „Nächster Samstag nach heute“, „Nächster Sonntag nach heute“ oder „Nächster Montag nach heute“ – können Sie die Sendezeit im Feld „Uhrzeit“ angeben. Der tatsächliche Tag wird automatisch basierend auf dem aktuellen Datum in Ihrer ausgewählten Zeitzone berechnet, nicht Ihrer lokalen Zeit. Die endgültige geplante Sendezeit wird für diesen Tag und diese Uhrzeit in der ausgewählten Zeitzone sowie die entsprechende Zeit in Ihrer lokalen Zeitzone angezeigt.

🕒 Beispiele für Zeitzonenkonvertierung

📋 Verwaltung geplanter Zeiten

Sobald Sie benutzerdefinierte Sendetermine erstellt haben, erscheinen sie in der Liste der geplanten Zeiten zur schnellen Wiederverwendung. Sie können diese Einträge nach Bedarf frei löschen, nach oben oder nach unten verschieben.

⚙️ Aktivierung der Schaltfläche „Planen“ unter „Senden“

1. Gehen Sie zu „Kutools“ > „Geplantes Senden“ > „Schaltfläche für Geplantes Senden unter der Senden-Schaltfläche anzeigen“.

2. Nachdem Sie diese Option aktiviert haben, erscheint jedes Mal, wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, antworten oder weiterleiten, eine „Planen“-Schaltfläche direkt unter der „Senden“-Schaltfläche. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten daneben, um auf die folgenden 3 Optionen im Dropdown-Menü zuzugreifen:

• Geplantes Senden: Öffnet das Dialogfeld „Geplantes Senden“, in dem Sie einen geplanten Sendetermin für die aktuelle E-Mail festlegen können.
• Die Schaltfläche für Geplantes Senden für diese Outlook-Sitzung nicht anzeigen: Blendet die Schaltfläche temporär für die aktuelle Sitzung aus. Sie erscheint beim nächsten Neustart von Outlook erneut.
• Schaltfläche für Geplantes Senden unter der Senden-Schaltfläche anzeigen: Öffnet einen Bestätigungsdialog. Klicken Sie auf „OK“, um die Schaltfläche auszublenden oder auf „Abbrechen“, um sie beizubehalten.
  

💡 Tipp: Wenn Sie die Option „Schaltfläche für Geplantes Senden unter der Senden-Schaltfläche anzeigen“ nicht aktiviert haben, erscheint die Schaltfläche „Planen“ nicht unter „Senden“, während Sie eine E-Mail verfassen. Sie können jedoch jederzeit auf die Funktion „Geplante E-Mail“ zugreifen, indem Sie auf „Kutools“ > „Geplante E-Mail“ in der Multifunktionsleiste klicken.

📩 Kompatibilität mit der Outlook-Funktion „Verzögerte Zustellung“

Die Funktion „Geplantes Senden“ in „Kutools für Outlook“ ist vollständig kompatibel mit der integrierten Funktion „Verzögerte Zustellung“ von Outlook. Sie arbeiten nahtlos zusammen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails zur beabsichtigten Zeit gesendet werden.

• Beim Verfassen, Antworten oder Weiterleiten einer E-Mail gilt Folgendes, wenn eines der folgenden zutrifft:
  • Die Schaltfläche „Planen“ ist unter der Schaltfläche „Senden“ sichtbar.
  • Der Dialog „Geplantes Senden“ wurde während dieser Sitzung einmal geöffnet.

  Dann erscheint, wenn Sie die Funktion „Verzögerte Zustellung“ verwenden, bevor Sie die E-Mail senden, eine „Kutools-Benachrichtigungsleiste“ in der unteren rechten Ecke des Outlook-Fensters, nachdem Sie auf „Senden“ geklickt haben. Diese Leiste bestätigt, dass „Geplantes Senden“ den Sendetermin aktiv überwacht.

  

• Wenn Sie zuerst eine „Nicht vor“-Zeit mit der Outlook-Funktion „Verzögerte Zustellung“ festlegen und dann den Dialog „Geplantes Senden“ öffnen, wird diese Zeit automatisch in der Liste der geplanten Zeiten angezeigt.
• Wenn Sie zuerst einen geplanten Sendetermin mit dem Dialog „Geplantes Senden“ festlegen und dann den Dialog „Verzögerte Zustellung“ öffnen, spiegelt das Feld „Nicht vor“ diesen geplanten Termin automatisch wider.

Diese bidirektionale Synchronisation stellt ein konsistentes Sendeverhalten sicher, unabhängig davon, welche Funktion Sie zuerst konfigurieren.

Um sicherzustellen, dass geplante E-Mails zur richtigen Zeit gesendet werden, muss Outlook geöffnet bleiben. Wenn Outlook zum geplanten Sendetermin geschlossen ist, wird die E-Mail sofort beim nächsten Öffnen von Outlook gesendet.