E-Mail-Zeitplanung in Outlook meistern: Senden Sie E-Mails mühelos zum perfekten Zeitpunkt

📅 Flexible Planung mit klarer Zeitzonenorientierung

Wählen Sie aus stunden- oder tagbasierten Voreinstellungen (z. B. „In 1 Stunde“, „Morgen“) oder legen Sie ein konkretes Datum und eine Uhrzeit fest. Berücksichtigen Sie Zeitzonen, zeigt Kutools sowohl die ausgewählte als auch die entsprechende lokale Zeit klar an – so wissen Sie genau, wann die E-Mail gesendet wird.

🧠 Intelligente Zeitvorschau zur Fehlervermeidung

Das Dialogfeld zeigt die aktuelle Uhrzeit der ausgewählten Zeitzone an und bietet eine Vorschau des endgültigen geplanten Sendezeitpunkts – sowohl in der ausgewählten als auch in der lokalen Zeitzone. So wird die Planung über mehrere Regionen hinweg transparenter und versehentliche zu frühe oder zu späte Sendungen werden zuverlässig vermieden.

⚙️ Beliebte Zeiten + Zuletzt verwendet für schnellere Auswahl

Wählen Sie blitzschnell aus zwei intelligenten Listen: Beliebte Zeiten und Zuletzt verwendet. Passen Sie „Beliebte Zeiten“ ganz einfach an Ihren Arbeitsablauf an, während „Zuletzt verwendet“ automatisch Ihre neuesten Planungsgewohnheiten widerspiegelt.

🔔 Sofortige Sende­bestätigung mit Aktions­optionen

Nach dem Klicken auf „Senden“ bietet eine Benachrichtigungsleiste drei Optionen: Rückgängig, Sofort senden oder „Verstanden“ – so haben Sie einen letzten Prüfpunkt, um Ihre Planungsentscheidung anzupassen oder zu bestätigen.

🖱️ Funktioniert nahtlos mit der integrierten Planungsfunktion von Outlook

Kutools bietet ein intuitiver geführtes und effizienteres Planungserlebnis – und fügt sich dabei nahtlos in Ihren Outlook-Workflow ein. Sollten Sie es vorziehen, können Sie alternativ auch die integrierte „Zustellung verzögern“-Funktion von Outlook für spezielle Szenarien nutzen.

Hinweise:

• Wenn Sie eine andere Zeitzone als die „Lokale Zeitzone“ (z. B. „(UTC-12:00) Internationale Datumsgrenze West“) auswählen, zeigt das Dialogfeld sowohl die geplante Sendezeit in Ihrer ausgewählten Zeitzone als auch die entsprechende Uhrzeit in der lokalen Zeitzone Ihres Computers an.
  ❗ Wichtig: Die E-Mail wird stets basierend auf der lokalen Systemzeit Ihres Computers versendet. Die ausgewählte Zeitzone dient nur als Referenz und hat keinen Einfluss auf das tatsächliche Sende­verhalten.
  
• Wenn Sie eine nicht-lokale Zeitzone auswählen, „Benutzerdefiniert“ wählen und Datum sowie Uhrzeit manuell eingeben, interpretiert das System diesen Zeitpunkt als in der ausgewählten Zeitzone liegend und konvertiert ihn anschließend in Ihre lokale Zeitzone. Es werden beide Zeiten angezeigt: der benutzerdefinierte Zeitpunkt in der ausgewählten Zeitzone und sein Gegenstück in Ihrer lokalen Zeit.
• Wenn Sie eine stundenbasierte Voreinstellung –„In 1 Stunde“, „In 3 Stunden“, „In 6 Stunden“, „In 12 Stunden“ oder „In 24 Stunden“– auswählen und gleichzeitig eine nicht-lokale Zeitzone festlegen, wird die Zeit zunächst auf Basis Ihrer lokalen Uhrzeit berechnet und anschließend für die Anzeige in die gewählte Zeitzone umgerechnet.
• Wenn Sie eine tagbasierte Voreinstellung verwenden – wie z. B. „Morgen“, „Übermorgen“, „In 3 Tagen“, „Nächster Samstag nach heute“, „Nächster Sonntag nach heute“ oder „Nächster Montag nach heute“ – legen Sie die Sendezeit über das Zeit-Feld fest. Der tatsächliche Tag wird automatisch basierend auf dem aktuellen Datum in Ihrer ausgewählten Zeitzone (nicht Ihrer lokalen Zeit) berechnet. Die endgültige geplante Sendezeit wird für diesen Tag und diese Uhrzeit in der ausgewählten Zeitzone sowie die entsprechende Zeit in Ihrer lokalen Zeitzone angezeigt.

🕒 Beispiele zur Zeitzonenkonvertierung

📋 Verwalten geplanter Zeiten

Der Bereich für geplante Zeiten enthält nun zwei Arten von Einträgen: Beliebte Zeiten und Zuletzt verwendet. So können Sie jede bereits festgelegte Zeit blitzschnell wiederverwenden – ganz ohne sie erneut erstellen zu müssen.

Um Ihre Vorschläge zu personalisieren, klicken Sie auf „Liste der beliebten Zeiten bearbeiten“. In diesem Dialogfeld können Sie neue Zeiten hinzufügen, vorhandene löschen, Elemente neu anordnen sowie Einträge aktivieren oder deaktivieren – so steuern Sie, welche Zeiten im „Geplantes Senden“-Dialog angezeigt werden. Die Liste der Zuletzt verwendet wird automatisch basierend auf Ihren neuesten Planungsaktionen aktualisiert.

⚙️ Aktivieren der Schaltfläche „Planen“ unterhalb von „Senden“

1. Gehen Sie zu „Kutools“ > „Geplantes Senden“ und aktivieren Sie die Option „Schaltfläche ‚Geplantes Senden‘ unterhalb der Schaltfläche ‚Senden‘ anzeigen“.

2. Nachdem Sie diese Option aktiviert haben, erscheint beim Verfassen einer neuen E-Mail sowie beim Beantworten oder Weiterleiten einer Nachricht direkt unter der Schaltfläche „Senden“ die Schaltfläche „Planen“. Klicken Sie auf den danebenstehenden Pfeil, um über das Dropdown-Menü auf die folgenden drei Optionen zuzugreifen:

• Geplantes Senden: Öffnet das Dialogfeld „Geplantes Senden“, in dem Sie eine geplante Sendezeit für Ihre aktuelle E-Mail festlegen können.
• Schaltfläche „Geplantes Senden“ für diese Outlook-Sitzung nicht anzeigen: Blendet die Schaltfläche „Planen“ temporär in der aktuellen Sitzung aus. Sie ist beim nächsten Neustart von Outlook wieder sichtbar.
• Schaltfläche „Geplantes Senden“ unterhalb der „Senden“-Schaltfläche anzeigen: Öffnet ein Bestätigungsdialogfeld. Klicken Sie auf „OK“, um die Schaltfläche „Planen“ auszublenden, oder auf „Abbrechen“, um sie beizubehalten.
  

💡 Tipp: Wenn Sie die Option „Schaltfläche ‚Geplantes Senden‘ unterhalb der Schaltfläche ‚Senden‘ anzeigen“ nicht aktiviert haben, erscheint die Schaltfläche „Planen“ beim Verfassen einer E-Mail nicht unter „Senden“. Sie können die Funktion „Geplante E-Mail“ jedoch jederzeit über das Menüband unter „Kutools“ > „Geplante E-Mail“ aufrufen.

📩 Kompatibilität mit der Outlook-Funktion „Zustellung verzögern“

Die Funktion „Geplantes Senden“ in „Kutools für Outlook“ ist vollständig mit der integrierten Outlook-Funktion „Zustellung verzögern“ kompatibel – beide arbeiten nahtlos zusammen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails exakt zum vorgesehenen Zeitpunkt versendet werden.

• Beim Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten einer E-Mail gilt Folgendes, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
  • Die Schaltfläche „Planen“ befindet sich direkt unter der Schaltfläche „Senden“ und ist somit gut sichtbar.
  • Das Dialogfeld „Geplantes Senden“ wurde in dieser Sitzung bereits geöffnet.

  Wenn Sie anschließend vor dem Senden der E-Mail die Funktion „Zustellung verzögern“ nutzen, erscheint nach einem Klick auf „Senden“ in der unteren rechten Ecke des Outlook-Fensters die „Kutools-Benachrichtigungsleiste“. Diese bestätigt, dass „Geplantes Senden“ den Sendezeitplan aktiv überwacht.

  

• Wenn Sie zunächst eine „Nicht vor“-Zeit mithilfe der Outlook-Funktion „Zustellung verzögern“ festlegen und danach das Dialogfeld „Geplantes Senden“ öffnen, wird diese Zeit automatisch in der Liste der geplanten Zeiten angezeigt.
• Wenn Sie zunächst im Dialogfeld „Geplantes Senden“ eine geplante Sendezeit festlegen und anschließend das Dialogfeld „Zustellung verzögern“ öffnen, wird das Feld „Nicht vor“ automatisch auf diese geplante Zeit voreingestellt.

Diese bidirektionale Synchronisation sorgt für ein konsistentes Sendeverhalten – egal, welche Funktion Sie zuerst einrichten.

Damit Geplante Email zum richtigen Zeitpunkt gesendet werden, muss Outlook geöffnet bleiben. Sollte Outlook zum geplanten Sendezeit geschlossen sein, wird die E-Mail sofort beim nächsten Öffnen von Outlook versendet.