E-Mails in Outlook optimal planen: Effortlos zur perfekten Zeit senden

📅 Flexible Planung mit Zeitzonenunterstützung

Wählen Sie aus stunden- oder tagbasierten voreingestellten Optionen (z. B. „In 1 Stunde“, „Morgen“) oder legen Sie manuell ein benutzerdefiniertes Datum, eine Uhrzeit und eine Zeitzone fest. Die Handhabung der Zeitzone ist transparent – Kutools zeigt sowohl die ausgewählte als auch die lokale Zeit an, um eine genaue Zustellung über verschiedene Regionen hinweg sicherzustellen.

🧠 Intelligente Zeitinterpretation

Voreingestellte Zeiten werden intelligent basierend auf Ihrer lokalen Zeit oder Ihrer ausgewählten Zeitzone berechnet, je nachdem, welche Option Sie wählen. Ob Sie eine relative Zeit („In 3 Stunden“) oder einen festen Tag und eine feste Uhrzeit („Nächsten Montag um 9 Uhr“) auswählen, Kutools zeigt klar an, wie Ihre E-Mail geplant wird.

⚙️ Gespeicherte und wiederverwendbare Sendetermine

Benutzerdefinierte geplante Zeiten, die Sie erstellen, werden gespeichert und können schnell wiederverwendet werden. Sie können sie ganz einfach organisieren – nach oben verschieben, nach unten verschieben oder löschen – mit nur wenigen Klicks.

🔔 Sofortige Sendebestätigung mit Aktionsmöglichkeiten

Nachdem Sie auf Senden geklickt haben, bietet eine Benachrichtigungsleiste drei Optionen: Rückgängig machen, Sofort senden oder Ich habe verstanden. Dies gibt Ihnen eine letzte Chance, Änderungen vorzunehmen oder Ihre Absicht zu bestätigen, bevor die E-Mail geplant wird.

🖱️ Nahtlose Integration mit verzögertem Versand

Kutools integriert sich nahtlos in die integrierte Funktion „Verzögerte Zustellung“ von Outlook. Die beiden Funktionen synchronisieren sich automatisch miteinander – jede Zeit, die Sie mit einem Tool einstellen, wird sofort im anderen widergespiegelt, was eine konsistente und vorhersehbare Planung gewährleistet.

Hinweise:

• Wenn Sie eine andere Zeitzone als „Lokale Zeitzone“ auswählen (z. B. „(UTC-12:00) Internationale Datumsgrenze West“), zeigt das Dialogfeld sowohl den geplanten Sendetermin in Ihrer ausgewählten Zeitzone als auch die entsprechende Zeit in Ihrer lokalen Computer-Zeitzone an.
  ❗ Wichtig: Die E-Mail wird immer basierend auf der lokalen Computerzeit gesendet. Die ausgewählte Zeitzone dient nur zur Orientierung und beeinflusst das tatsächliche Sendeverhalten nicht.
  
• Wenn Sie eine nicht lokale Zeitzone auswählen, „Benutzerdefiniert“ wählen und ein Datum und eine Uhrzeit manuell angeben, interpretiert das System dieses Datum und diese Uhrzeit als in der ausgewählten Zeitzone und konvertiert es dann in Ihre lokale Zeitzone. Beide Zeiten – das benutzerdefinierte Datum und die Uhrzeit in der ausgewählten Zeitzone und deren Entsprechung in Ihrer lokalen Zeit – werden angezeigt.
• Wenn Sie eine der stundenbasierten Voreinstellungen auswählen – „In 1 Stunde“, „In 3 Stunden“, „In 6 Stunden“, „In 12 Stunden“ oder „In 24 Stunden“ – mit einer nicht lokalen Zeitzone, wird die Zeit zunächst basierend auf Ihrer lokalen Zeit berechnet und dann für die Anzeige in der ausgewählten Zeitzone konvertiert.
• Bei der Verwendung einer tagbasierten Voreinstellung – wie „Morgen“, „Übermorgen“, „In 3 Tagen“, „Nächster Samstag nach heute“, „Nächster Sonntag nach heute“ oder „Nächster Montag nach heute“ – können Sie die Sendzeit mit dem Feld „Uhrzeit“ angeben. Der tatsächliche Tag wird automatisch basierend auf dem aktuellen Datum in Ihrer ausgewählten Zeitzone berechnet, nicht auf Ihrer lokalen Zeit. Die endgültige geplante Sendzeit wird für diesen Tag und diese Uhrzeit in der ausgewählten Zeitzone sowie die entsprechende Zeit in Ihrer lokalen Zeitzone angezeigt.

🕒 Beispiele für Zeitzonenkonvertierung

📋 Verwaltung geplanter Zeiten

Sobald Sie benutzerdefinierte Sendetermine erstellt haben, erscheinen sie in der Liste der geplanten Zeiten zur schnellen Wiederverwendung. Sie können diese Einträge nach Bedarf frei löschen, nach oben oder nach unten verschieben.

⚙️ Aktivieren der Schaltfläche „Planen“ unterhalb von „Senden“

1. Gehen Sie zu „Kutools“ > „Geplante E-Mail“ > „Schaltfläche für geplante E-Mail unter der Senden-Schaltfläche anzeigen“.

2. Nachdem Sie diese Option aktiviert haben, erscheint jedes Mal, wenn Sie eine neue E-Mail erstellen, antworten oder weiterleiten, eine „Planen“-Schaltfläche direkt unter der „Senden“-Schaltfläche. Klicken Sie auf den Pfeil daneben, um auf die folgenden 3 Optionen im Dropdown-Menü zuzugreifen:

• Geplante E-Mail: Öffnet das Dialogfeld „Geplante E-Mail“, in dem Sie einen geplanten Sendetermin für die aktuelle E-Mail festlegen können.
• Schaltfläche für geplante E-Mail für diese Outlook-Sitzung nicht anzeigen: Blendet die Schaltfläche „Planen“ für die aktuelle Sitzung vorübergehend aus. Sie wird beim nächsten Neustart von Outlook wieder angezeigt.
• Schaltfläche für geplante E-Mail unter der Senden-Schaltfläche anzeigen: Öffnet einen Bestätigungsdialog. Klicken Sie auf „OK“, um die Schaltfläche „Planen“ auszublenden, oder auf „Abbrechen“, um sie beizubehalten.
  

💡 Tipp: Wenn Sie die Option „Schaltfläche für geplante E-Mail unter der Senden-Schaltfläche anzeigen“ nicht aktiviert haben, wird die Schaltfläche „Planen“ nicht unter „Senden“ angezeigt, während Sie eine E-Mail verfassen. Sie können jedoch jederzeit auf die Funktion „Geplante E-Mail“ zugreifen, indem Sie im Menüband auf „Kutools“ > „Geplante E-Mail“ klicken.

📩 Kompatibilität mit der Funktion „Verzögerte Zustellung“ von Outlook

Die Funktion „Geplante E-Mail“ in „Kutools für Outlook“ ist vollständig kompatibel mit der integrierten Funktion „Verzögerte Zustellung“ von Outlook. Sie arbeiten nahtlos zusammen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails zur beabsichtigten Zeit gesendet werden.

• Beim Verfassen, Antworten oder Weiterleiten einer E-Mail gilt Folgendes, wenn eines der folgenden zutrifft:
  • Die Schaltfläche „Planen“ ist unter der Schaltfläche „Senden“ sichtbar.
  • Das Dialogfeld „Geplante E-Mail“ wurde während dieser Sitzung einmal geöffnet.

  Dann erscheint, wenn Sie die Funktion „Verzögerte Zustellung“ verwenden, bevor Sie die E-Mail senden, eine „Kutools-Benachrichtigungsleiste“ in der unteren rechten Ecke des Outlook-Fensters, nachdem Sie auf „Senden“ geklickt haben. Diese Leiste bestätigt, dass „Geplante E-Mail“ den Sendetermin aktiv überwacht.

  

• Wenn Sie zuerst eine „Nicht vor“-Zeit mit der Funktion „Verzögerte Zustellung“ von Outlook festlegen und dann das Dialogfeld „Geplante E-Mail“ öffnen, wird diese Zeit automatisch in der Liste der geplanten Zeiten angezeigt.
• Wenn Sie zuerst einen geplanten Sendetermin mit dem Dialogfeld „Geplante E-Mail“ festlegen und dann das Dialogfeld „Verzögerte Zustellung“ öffnen, spiegelt das Feld „Nicht vor“ diesen geplanten Termin automatisch wider.

Diese bidirektionale Synchronisation stellt ein konsistentes Sendeverhalten sicher, unabhängig davon, welche Funktion Sie zuerst konfigurieren.

Um sicherzustellen, dass geplante E-Mails zur richtigen Zeit gesendet werden, muss Outlook geöffnet bleiben. Wenn Outlook zum geplanten Sendetermin geschlossen ist, wird die E-Mail sofort gesendet, sobald Outlook das nächste Mal geöffnet wird.