Wenn Ihr täglicher Arbeitsablauf häufig den Austausch von E-Mails beinhaltet, die Ihre Tätigkeiten dokumentieren, ist eine Zusammenfassung dieser E-Mails über einen bestimmten Zeitraum unerlässlich. Jede E-Mail manuell zu öffnen und die Informationen für einen Bericht zusammenzustellen, ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Um diesem Bedarf gerecht zu werden, stellt Kutools für Outlook die KI-Zusammenfassung-Funktion vor: Mit KI-Unterstützung fasst dieses Tool mehrere E-Mails blitzschnell zusammen und erstellt direkt in Outlook einen detaillierten Bericht – effizienter und präziser.
Hauptmerkmale der KI-Zusammenfassung-Funktion:
Nutzen Sie fortschrittliche KI-Technologie, um den Inhalt von mehreren E-Mails schnell zusammenzufassen.
Wählen Sie je nach Bedarf verschiedene Zeiträume für E-Mail-Zusammenfassungen aus – beispielsweise heute, gestern, diese Woche, diesen Monat – oder passen Sie den Zeitbereich individuell an.
Bietet drei Zusammenfassungsstile: präzise, einfach und fokussiert auf Highlights – oder legen Sie Ihre eigenen Anforderungen fest.
Zusammenfassungsberichte können in 40 Sprachen übersetzt werden.
Unterstützt die gleichzeitige Erstellung mehrerer Zusammenfassungen – und Sie können die aktuelle Zusammenfassung jederzeit bearbeiten, um eine neue Version zu generieren, die Ihren Anforderungen noch besser gerecht wird.
Die erstellten Zusammenfassungen können kopiert, als Text- oder PDF-Dateien exportiert oder direkt als Nachrichtentext einer neuen E-Mail verwendet werden.
Diese Funktionen machen die Erstellung von E-Mail-Zusammenfassungen effizienter und flexibler.
Verwendung der KI-Zusammenfassung-Funktion
Sehen wir uns genauer an, wie Sie die KI-Zusammenfassungsfunktion effektiv nutzen können.
Schritt 1. Starten Sie Outlook.
Schritt 2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Kutools AI“ und wählen Sie die Funktion „KI-Zusammenfassung“.
Schritt 3. Im Schritt 1 des Arbeitszusammenfassung-Fensters:
Wählen Sie zunächst Ihren gewünschten E-Mail-Zusammenfassungszeitraum aus. Sie haben zwei Möglichkeiten, den Zeitraum festzulegen:Wählen Sie blitzschnell einen Zeitraum aus dem Dropdown-Menü.Passen Sie den Zeitraum ganz individuell an.
Hinweis: Wählen Sie zuerst „Benutzerdefiniert“ im Dropdown-Menü aus, um die Option für benutzerdefinierte Datumsangaben freizuschalten.
Wählen Sie als Nächstes die Ordner aus, aus denen die Zusammenfassungen generiert werden sollen.
Klicken Sie auf Weiter, um zu Schritt 2 des Arbeitszusammenfassungs-Fensters zu gelangen.
Schritt 4. Im Schritt 2 des Arbeitszusammenfassung-Fensters:
Wählen Sie zunächst die E-Mails aus, die Sie zusammenfassen möchten.
Wählen Sie anschließend den Zusammenfassungsstil und die Sprache aus.
Schritt 5. Zusammenfassung starten
Klicken Sie auf die Zusammenfassung starten-Schaltfläche , und die KI fasst die aufgelisteten E-Mails für Sie zusammen.
Falls Sie mit der aktuellen Zusammenfassung nicht zufrieden sind, klicken Sie einfach auf die Erneut zusammenfassen-Schaltfläche, um eine überarbeitete Version zu erhalten.
Alternativ können Sie die erste Zusammenfassung bearbeiten, indem Sie Inhalte hinzufügen oder entfernen, und anschließend auf „Erneut zusammenfassen“ klicken, um eine verbesserte Version basierend auf Ihren Änderungen zu generieren. So nehmen Sie so lange Anpassungen vor, bis Sie das gewünschte Ergebnis erreichen.
Schritt 6. Verwenden Sie die Zusammenfassung.
Klicken Sie auf die Kopieren-Schaltfläche , um die Zusammenfassung in die Zwischenablage zu kopieren, und fügen Sie sie anschließend an einer beliebigen Stelle ein.
Klicken Sie auf Exportieren und wählen Sie aus, ob Sie die aktuelle Zusammenfassung als Textdatei oder PDF-Datei in einen Ordner exportieren möchten.
Klicken Sie auf die Neue E-Mail-Schaltfläche , und es öffnet sich ein neues Nachrichtenfenster mit der Zusammenfassung im Nachrichtentext. Sie müssen lediglich Absender, Empfänger und Betreff anpassen und dann auf Senden klicken, um die zusammengefasste E-Mail zu versenden.
Hinweise
Klicken Sie auf die Zurück-Schaltfläche, um die Optionen des letzten Schritts zurückzusetzen.
Wenn Sie die KI-Funktionen zum ersten Mal verwenden, müssen Sie zunächst die AI-Einstellungen konfigurieren, bevor Sie die Zusammenfassungsfunktion nutzen können.
Falls die Registerkarte KUTOOLS AI geschlossen wird, finden Sie die Funktion KI-Zusammenfassung unter Kutools > KI-Dienstprogramme.
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Hinweis: Wählen Sie zuerst „Benutzerdefiniert“ im Dropdown-Menü aus, um die Option für benutzerdefinierte Datumsangaben freizuschalten.
, und die KI fasst die aufgelisteten E-Mails für Sie zusammen.
, um die Zusammenfassung in die Zwischenablage zu kopieren, und fügen Sie sie anschließend an einer beliebigen Stelle ein.
, und es öffnet sich ein neues Nachrichtenfenster mit der Zusammenfassung im Nachrichtentext. Sie müssen lediglich Absender, Empfänger und Betreff anpassen und dann auf Senden klicken, um die zusammengefasste E-Mail zu versenden.
, um die Zusammenfassung in die Zwischenablage zu kopieren, und fügen Sie sie anschließend an einer beliebigen Stelle ein.
, und es öffnet sich ein neues Nachrichtenfenster mit der Zusammenfassung im Nachrichtentext. Sie müssen lediglich Absender, Empfänger und Betreff anpassen und dann auf Senden klicken, um die zusammengefasste E-Mail zu versenden.
