Zusammenfassen mehrerer E-Mails und Erstellen eines Berichts in Outlook mit KI

Wenn Ihre täglichen Aufgaben oft den Austausch von E-Mails beinhalten, die Ihre Arbeit dokumentieren, kann das Zusammenfassen dieser E-Mails über einen bestimmten Zeitraum unerlässlich sein. Das manuelle Öffnen jeder E-Mail und das Kombinieren der Informationen für einen Bericht ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Um diese Notwendigkeit zu adressieren, führt Kutools für Outlook die KI-Zusammenfassungsfunktion ein. Dieses Tool optimiert Ihren Workflow, indem es KI verwendet, um schnell mehrere E-Mails zusammenzufassen und direkt innerhalb von Outlook einen detaillierten Bericht zu erstellen, wodurch die Aufgabe effizienter und genauer wird.

Hauptmerkmale der KI-Zusammenfassungsfunktion:

• Nutzen Sie fortschrittliche KI-Technologie, um den Inhalt mehrerer E-Mails schnell zusammenzufassen.
• Wählen Sie verschiedene Zeiträume für E-Mail-Zusammenfassungen entsprechend Ihren Bedürfnissen aus, wie heute, gestern, diese Woche, diesen Monat oder passen Sie den Zeitraum an.
• Bietet drei Zusammenfassungsstile: präzise, einfach und hervorgehoben-fokussiert. Außerdem können Sie individuelle Anforderungen festlegen.
• Zusammenfassungsberichte können in 40 Sprachen übersetzt werden.
• Unterstützt das gleichzeitige Generieren mehrerer Zusammenfassungen, und Sie können die aktuelle Zusammenfassung bearbeiten, um eine neue zu erstellen, die besser Ihren Anforderungen entspricht.
• Die generierten Zusammenfassungen können kopiert, als Text- oder PDF-Dateien exportiert oder direkt als Textkörper einer neuen E-Mail verwendet werden.

Diese Funktionen machen den E-Mail-Zusammenfassungsprozess effizienter und flexibler.

Die Verwendung der KI-Zusammenfassungsfunktion

Schauen wir uns genauer an, wie Sie die KI-Zusammenfassungsfunktion effektiv nutzen können.

Schritt 1. Aktivieren Sie Outlook.

Schritt 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Kutools KI und wählen Sie die Zusammenfassungsfunktion aus.

Schritt 3. Im ersten Schritt des Arbeitszusammenfassungsfensters:

1. Wählen Sie zunächst den gewünschten Zeitraum für die E-Mail-Zusammenfassung aus. Es gibt zwei Möglichkeiten, den Zeitraum festzulegen:

   Wählen Sie einen Zeitraum schnell aus dem Dropdown-Menü aus.

   

   Passen Sie den Zeitraum nach Bedarf an.

   Hinweis: Sie müssen zuerst "Benutzerdefiniert" aus dem Dropdown-Menü auswählen, um die benutzerdefinierte Datumsauswahl zu aktivieren.

   

2. Wählen Sie als Nächstes die Ordner aus, aus denen Sie die Zusammenfassungen erstellen möchten.

   

Klicken Sie auf Weiter, um zum zweiten Schritt des Arbeitszusammenfassungsfensters zu gelangen.

Schritt 4. Im zweiten Schritt des Arbeitszusammenfassungsfensters:

1. Wählen Sie zunächst die E-Mails aus, die Sie zusammenfassen möchten.

2. Wählen Sie dann den Zusammenfassungsstil und die Sprache aus.

   

Schritt 5. Starten Sie die Zusammenfassung.

Klicken Sie auf die Start Zusammenfassung Schaltfläche , und die KI wird die aufgelisteten E-Mails zusammenfassen.

Wenn Sie mit der aktuellen Zusammenfassung nicht zufrieden sind, können Sie auf die Schaltfläche Zusammenfassung erneut klicken, um eine überarbeitete Version zu erhalten.

Alternativ können Sie die erste Zusammenfassung bearbeiten, indem Sie Inhalte hinzufügen oder entfernen, und dann auf Zusammenfassung erneut klicken, um eine verbesserte Version basierend auf Ihren Änderungen zu generieren. Sie können weiterhin Anpassungen vornehmen, bis Sie die gewünschte Zusammenfassung erreichen.

Schritt 6. Nutzen Sie die Zusammenfassung.

• Klicken Sie auf Kopieren Schaltfläche  um die Zusammenfassung in die Zwischenablage zu kopieren und sie dann an beliebiger Stelle einzufügen.

• Klicken Sie auf Exportieren und geben Sie an, dass die aktuelle Zusammenfassung in einen Ordner als Textdatei oder PDF-Datei exportiert werden soll.

  

• Klicken Sie auf die Neue E-Mail Schaltfläche  , und ein neues Nachrichtenfenster wird geöffnet, in dem die Zusammenfassung im Textkörper vorausgefüllt ist. Sie müssen nur Absender, Empfänger und Betreff bearbeiten und dann auf Senden klicken, um die zusammengefasste E-Mail zu versenden.

  

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