So schwärzen oder verbergen Sie vertrauliche Informationen in Word

Das Schwärzen vertraulicher Informationen in Word-Dokumenten kann eine mühsame und fehleranfällige Aufgabe sein – besonders bei umfangreichen Dokumenten. Egal, ob Sie als Jurist, Compliance-Beauftragter oder als Person mit Zugriff auf sensible Daten tätig sind: Es ist entscheidend, dass private Daten gründlich geschwärzt werden.

Kutools für Word bietet mit seiner neu eingeführten Funktion Wichtige Informationen abdecken eine effiziente und benutzerfreundliche Lösung. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie diese leistungsstarke Funktion nutzen, um Ihre Dokumente effektiv zu schützen.

Warum Sie das Wichtige Informationen abdecken benötigen

Aktivieren Sie das Wichtige Informationen abdecken

Texte zur Schwärzung markieren

Markierungen löschen

Schwärzungen anwenden

Symbolleiste für Schwärzung schließen

Warum Sie das Wichtige Informationen abdecken benötigen

Das manuelle Schwärzen von Text in Word ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch riskant: Möglicherweise übersehen Sie einzelne Vorkommen oder machen Fehler, durch die vertrauliche Informationen sichtbar bleiben. Mit der Funktion Wichtige Informationen abdecken in Kutools für Word wird dieser Prozess kinderleicht – setzen, löschen und schwärzen Sie mit nur wenigen Klicks im gesamten Dokument.

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Aktivieren Sie das Wichtige Informationen abdecken

Klicken Sie auf der Registerkarte Kutools auf die Schaltfläche Wichtige Informationen abdecken. Daraufhin wird eine Symbolleiste angezeigt.

Tipp: Beim ersten Öffnen des Wichtige Informationen abdecken sehen Sie ein Hilfefenster, das die Anwendungsszenarien des Tools beschreibt und einen Überblick über seine Funktionen bietet. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Schließen.

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Texte zur Schwärzung markieren

1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Markieren, um den Bereich „Zu schwärzenden Text markieren“ zu öffnen.

2. Wählen Sie den Text aus, den Sie unkenntlich machen möchten.

3. Alle Sätze, die den ausgewählten Text enthalten, werden im Bereich „Zu schwärzenden Text markieren“ aufgeführt.

   

4. Wählen Sie den Bereich aus, in dem Sie den Text markieren möchten, oder klicken Sie auf Alle sensiblen Informationen auswählen, um alle Vorkommen zu markieren.

   Das Tool erkennt und markiert automatisch jedes Vorkommen des ausgewählten Textes im gesamten Dokument.

   

Um weitere vertrauliche Inhalte zu kennzeichnen, positionieren Sie den Cursor an einer beliebigen Stelle auf der Seite und wiederholen Sie die Schritte 2 bis 4.

✨Hinweis: Platzieren Sie den Cursor für optimale Ergebnisse in einem leeren Bereich der Seite (ohne bestehenden Text zu markieren), bevor Sie den nächsten vertraulichen Text zur Schwärzung auswählen.

Demo:

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Markierungen löschen

• Entfernen Sie alle Markierungen im gesamten Dokument:

  Klicken Sie in der Symbolleiste auf Alle löschen, um sämtliche markierten Textstellen im Dokument zu entfernen.

  

• Um bestimmte Markierungen zu entfernen, die versehentlich hinzugefügt wurden, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  ✨Hinweis: Stellen Sie sicher, dass sich Ihr Cursor in einem leeren Bereich der Seite befindet oder dass Sie den Markierungsmodus verlassen haben, bevor Sie fortfahren.

  1. Wählen Sie den Text aus, den Sie entmarkieren möchten, oder den Satz, der den markierten Text enthält.

  2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Löschen, um den Bereich „Markierten Text löschen“ zu öffnen.

  3. Deaktivieren Sie im Bereich das Kontrollkästchen für den Text, den Sie nicht mehr hervorheben möchten. Um alle Hervorhebungen aufzuheben, deaktivieren Sie einfach „Alle sensiblen Informationen auswählen“.

     

Das Tool hebt die Markierung bei allen Vorkommen dieses Textes im gesamten Dokument auf.

Demo:

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Schwärzungen anwenden

1. Sobald Sie den gesamten erforderlichen Text markiert haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Anwenden.

   

2. Es wird ein Einstellungen-Dialogfeld angezeigt, in dem Sie die Hintergrundfarbe für die Schwärzung auswählen können. Klicken Sie nach der Farbauswahl auf OK, um fortzufahren.

   

3. Anschließend erscheint ein Bestätigungsdialog:

   • Klicken Sie auf Ja, um das Dokument mit dem markierten Text zu speichern und die Schwärzung anzuwenden.
   • Klicken Sie auf Nein, um den Schwärzungsprozess abzubrechen.

   

   Wenn Sie auf Ja klicken, wird ein neues Dokument generiert, in dem sämtlicher markierter Text vollständig geschwärzt ist. Das Original- und das geschwärzte Dokument werden nebeneinander geöffnet, damit Sie sie leicht vergleichen können.

   

✨Hinweis: Das neu erstellte Dokument mit den Markierungen wurde gleichzeitig am selben Speicherort wie die Originaldatei gespeichert – mit dem Zusatz „-Redacted“ im ursprünglichen Dateinamen.

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Symbolleiste für Schwärzung schließen

Wenn Sie die Symbolleiste Schwärzung vorübergehend schließen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen.

Alle von Ihnen vorgenommenen Markierungen bleiben erhalten, bis Sie die Schaltflächen Löschen oder Alle löschen verwenden – so können Sie die Symbolleiste ausblenden, ohne Ihre Arbeit zu verlieren.

Oben finden Sie alle relevanten Inhalte zur Abdeckung wichtiger Informationen zu Kutools für Word. Wir hoffen, dass Sie dieses Tutorial hilfreich finden! Wenn Sie weitere Word-Funktionen von Kutools kennenlernen möchten,besuchen Sie bitte die Produktseite, um auf unsere umfangreiche Sammlung an Funktionstutorials zuzugreifen.

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