Schwärzt sensible Daten oder Texte in einem Word-Dokument stapelweise

Beim Erstellen von Dokumenten wie Finanzberichten, juristischen Gutachten oder Kooperationsverträgen in Word möchten Sie sensible Daten – etwa Firmennamen oder Zahlenwerte – vor der Weitergabe oder Online-Veröffentlichung zuverlässig schwärzen, um Datenlecks zu vermeiden. Das manuelle Aufspüren und Verbergen solcher Informationen ist jedoch zeitaufwendig und fehleranfällig. Abhilfe schafft die KI-gestützte Funktion „Daten-Schwärzung“ von Kutools für Word: Sie erkennt mithilfe künstlicher Intelligenz sensible Daten automatisch und schwärzt oder ersetzt sie im Batch – für effizienteren und sicheren Datenschutz.

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Was KI-Redaktion bewirkt:

• ✅ Erkennt und listet mit einem Klick automatisch sensible Datenarten wie Beträge, Kennnummern, Namen und Adressen auf.
• ✅ Ermöglicht die manuelle Hinzufügung benutzerdefinierter Kategorien für sensible Daten und listet Wörter entsprechend diesen Kategorien auf.
• ✅ Hebt ausgewählte sensible Wörter hervor – bei deren Abwahl wird das Dokument in Echtzeit aktualisiert, um die Überprüfung zu vereinfachen.
• ✅ Bietet mit einem Klick die Schwärzung aller ausgewählten Wörter an und erstellt dabei ein neues, geschwärztes Dokument – das Original bleibt vollständig erhalten.
• ✅ Bietet mehrere Farboptionen für die Schwärzung.

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So funktioniert KI-Redaktion:

Schritt 1. Öffnen Sie das Dokument, in dem Sie vertrauliche Informationen schützen möchten.

Schritt 2. Aktivieren Sie die KI-Redaktionsfunktion.

Klicken Sie auf die Registerkarte KUTOOLS AI oder auf die Registerkarte Kutools und wählen Sie KI-Redaktion.

Schritt 3. Nehmen Sie die KI-Einstellungen vor.

Wenn Sie die Funktion KI-Redaktion zum ersten Mal verwenden, öffnet sich nach der Auswahl von „KI-Redaktion“ das Fenster AI-Einstellungen, in dem Sie den AI-Anbieter auswählen, den API-Schlüssel eingeben und ein Modell festlegen können. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um den Bereich KI-Redaktion zu aktivieren.

Schritt 4. Verarbeitung bestätigen

Ein Dialogfeld erscheint, um die Übermittlung des Dokuments zur Schwärzung an die KI zu bestätigen. Klicken Sie auf „Ja“, um fortzufahren, oder auf „Nein“, um den Vorgang abzubrechen.

Schritt 5. Analysieren Sie sensible Daten.

Die KI-Redaktion erkennt automatisch Arten sensibler Daten sowie die dazugehörigen Informationen in Ihrem Dokument und listet sie übersichtlich auf.

Sie können außerdem:

• Neue Typen hinzufügen: Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche , um einen neuen Typ zu erstellen, und geben Sie dafür einen Namen ein.
• Typen entfernen: Wählen Sie einen unerwünschten Typ aus und klicken Sie auf die Minus-Schaltfläche , um ihn zu entfernen.
• Alle Typen erneut analysieren: Klicken Sie auf , um die sensiblen Typen erneut zu erkennen.
• Auswahltyp erneut extrahieren: Wenn Sie sensible Informationen nur für bestimmte oder neu hinzugefügte Typen benötigen, aktivieren Sie diese und klicken Sie auf . Die KI analysiert und listet dann ausschließlich die Informationen für die ausgewählten Typen auf.

Schritt 6. Daten zur Markierung auswählen

Wählen Sie die sensiblen Informationen aus, die Sie schützen möchten.

• Um alle Elemente auf einmal auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Typen auswählen.
• Um gezielt bestimmte Elemente auszuwählen, aktivieren Sie einfach die entsprechenden Kontrollkästchen.

Die ausgewählten Informationen werden in Ihrem Dokument visuell hervorgehoben.

Sie können außerdem die Symbolleisten-Schaltflächen zur manuellen Steuerung verwenden:

• Text manuell markieren: Klicken Sie auf die Schaltfläche , um das Dialogfeld Zu schwärzenden Text markierenzu öffnen, und wählen Sie anschließend den Text aus, den Sie als sensibel markieren möchten.

  

• Markierung aufheben: Klicken Sie auf die Schaltfläche , um das Dialogfeld Markierte Textstellen löschenzu öffnen, und wählen Sie anschließend den markierten Text aus, dessen Markierung Sie entfernen möchten.

  

• Alle Markierungen löschen: Klicken Sie auf die Schaltfläche , um alle sensiblen Markierungen im aktuellen Dokument zu entfernen.

Schritt 7. Markierung anwenden

Sobald Sie bereit sind, die Schwärzung durchzuführen:

1. Klicken Sie auf Übernehmen.
2. Es erscheint eine Meldung, die Sie darüber informiert, dass das Dokument gespeichert wird. Klicken Sie auf Ja.

   

3. Das Dialogfeld Farbe anwenden wird geöffnet. Wählen Sie eine Schwärzungsfarbe aus und klicken Sie auf OK.

   

4. Ein neues Dokument mit geschwärzten sensiblen Daten wird generiert. Prüfen Sie sowohl die Original- als auch die geschwärzte Version, um die Genauigkeit zu gewährleisten.

   

Schritt 8: Speichern Sie das neue Dokument

Wenn alles korrekt aussieht, speichern Sie das geschwärzte Dokument sicher ab.

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