Word-Dokumente aufwerten: Inhalte verfeinern und Format beibehalten mit Kutools AI

In der heutigen schnelllebigen digitalen Welt ist es entscheidend, dass Ihre Word-Dokumente poliert und professionell präsentiert werden, was jedoch oft zeitaufwendig ist. Mit der Funktion 'Keep Format Polish' von Kutools AI können Sie Ihre Dokumente aufwerten, indem Sie Inhalte verfeinern und dabei mühelos das ursprüngliche Format beibehalten. Dieser Artikel untersucht, warum die 'Keep Format Polish'-Funktion ein Game-Changer ist, wie man sie aktiviert und wie man ihre Funktionen beherrscht, um Ihre Dokumentenworkflows zu verbessern.

Warum 'Keep Format Polish' verwenden?

• 🔍 Klarer Vergleich zwischen Original- und poliertem Inhalt
  
  Bietet einen klaren Vergleich zwischen dem Originaltext und dem polierten Text, sodass Sie die während des Polierprozesses vorgenommenen Änderungen sehen können!
• 🛠️ Praktische Symbolleiste für schnelle Aktionen
  
  Die bereitgestellte Symbolleiste ermöglicht es Ihnen, polierte Ergebnisse schnell im Originaltext zu ersetzen oder einzufügen und unzufriedenstellende Inhalte sofort erneut zu polieren!
• 📐 Erhalt der Formatierung
  
  Im Gegensatz zu anderen Polierwerkzeugen, die das Layout Ihres Dokuments möglicherweise stören könnten, stellt die Super Polish-Funktion sicher, dass alle Ihre Formatierungen erhalten bleiben. Ob fett gedruckte Überschriften, kursiv gestellte Zitate oder unterstrichene Schlüsselpunkte – die Integrität Ihres ursprünglichen Designs bleibt gewahrt.
• 🎨 Mehrere Schreibstiloptionen
  Diese Funktion ist nicht universell; sie bietet eine Vielzahl von Schreibstilen zur Auswahl. Ob Sie einen formellen Ton für Geschäftsunterlagen benötigen oder einen lockeren Stil für Blogs oder Artikel – Sie können die Option auswählen, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
• 🎯 Vielseitigkeit in der Anwendung
  Mit der Möglichkeit, bestimmte Bereiche Ihres Dokuments anzusprechen – sei es ausgewählter Text, der aktuelle Absatz, die gesamte Seite oder das gesamte Dokument – bietet diese Funktion uneingeschränkte Flexibilität. Diese gezielte Verfeinerung ermöglicht es Ihnen, Ihre Bemühungen genau dort zu konzentrieren, wo sie nötig sind, wodurch die Gesamtproduktivität gesteigert wird.
• 🖱️ Benutzerfreundliche Oberfläche
  Die Keep Format Polish Funktion zeichnet sich durch eine klare und einfache Oberfläche aus, die sie auch für technisch weniger versierte Benutzer zugänglich macht. Mit nur wenigen Klicks können Sie Ihr Dokument transformieren und Zeit und Mühe sparen.
• ✨ Verbesserung der Inhaltsqualität
  Durch die Verfeinerung und Polierung des Inhalts Ihres Dokuments hilft diese Funktion, Lesbarkeit und Wirkung zu verbessern. Die fortgeschrittenen Algorithmen können die Sprache und Struktur Ihres Textes aufwerten, sodass das Endergebnis sowohl beeindruckend als auch effektiv ist.
• ⏱️ Effizienz und Geschwindigkeit
  Ideal für beschäftigte Fachleute reduziert dieses Werkzeug die Zeit, die für manuelles Bearbeiten aufgewendet wird, erheblich. Sie können ein poliertes, professionell aussehendes Dokument in einem Bruchteil der normalerweise benötigten Zeit erstellen.

Aktivieren von 'Keep Format Polish' mit OpenAI API-Schlüssel

Um damit zu beginnen, Ihre Dokumente mit Kutools AI zu verbessern, erfordert die Aktivierung der 'Keep Format Polish'-Funktion einen OpenAI API-Schlüssel.

1. Gehen Sie zu der Kutools Registerkarte und wählen Sie Keep Format Polish Schaltfläche.
    Tipp: Sie können diese Funktion auch unter der KUTOOLS AI Registerkarte aktivieren.
   
2. Nach einer kurzen Einführung in diese Funktion gelangen Sie zum AI-Einstellungen Dialogfeld:
   1. Wählen Sie im Abschnitt AI-Anbieter KutoolsAI, OpenAI, GoogleAI, DeepSeek oder OtherAI (Andere Cloud-Modelle) je nach Bedarf aus.
   2. Kopieren und fügen Sie Ihren API-Schlüssel in das API-Schlüssel Textfeld ein.
       Tipps:

      • Um den ChatGPT-API-Schlüssel zu erhalten, gehen Sie bitte zu diesem Link: https://platform.openai.com/api-keys;
      • Um den GoogleAI-API-Schlüssel zu erhalten, gehen Sie bitte zu diesem Link: https://aistudio.google.com/app/apikey.
   3. Wählen Sie das gewünschte KI-Modell aus der Dropdown-Liste Modell aus.
   4. Klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen abzuschließen.
      

Beherrschung der 'Keep Format Polish'-Funktion

Die volle Nutzung der 'Keep Format Polish'-Funktion kann die Art und Weise, wie Sie die Dokumentbearbeitung handhaben, transformieren. Ob Sie einen einzelnen Absatz oder ein ganzes Dokument verbessern möchten – das Tool bietet verschiedene Anpassungsoptionen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Dieser Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie diese Funktion beherrschen, um Ihren Bearbeitungsprozess zu optimieren, Zeit zu sparen und gleichzeitig die Qualität Ihrer Dokumente zu verbessern.

1. Wählen Sie Kutools > Keep Format Polish, um diese Funktion zu aktivieren.
2. Im Keep Format Polish Dialogfeld müssen Sie folgendermaßen konfigurieren.
   1. Wählen Sie den gewünschten Schreibstil aus der Dropdown-Liste Schreibstil aus.
   2. Wählen Sie eine Option, die Sie im Abschnitt 'Welchen Inhalt möchten Sie polieren' benötigen.
   3. Klicken Sie auf OK um mit dem Polieren des Inhalts zu beginnen.
      
      Hinweise:

      • Ausgewählter Inhalt im Dokument: Nachdem Sie diese Option gewählt haben, wählen Sie manuell den Inhalt aus, den Sie polieren möchten.
      • Aktueller Absatzinhalt: Poliert automatisch den Absatz, in dem sich Ihr Cursor befindet.
      • Aktueller Seiteninhalt: Poliert automatisch den Inhalt auf der Seite, auf der sich Ihr Cursor befindet.
      • Gesamter Dokumentinhalt: Poliert das gesamte Dokument.
       Tipp: Wenn Sie zusätzliche Anforderungen an das Polieren des Inhalts haben, klicken Sie einfach auf die Mehr Schaltfläche, um Ihre Präferenzen anzupassen.
      
3. Nachdem der Inhalt poliert wurde, wird ein neues Dokument generiert und nebeneinander mit dem Originaldokument angezeigt, wie im folgenden Screenshot gezeigt. In dieser Ansicht können Sie leicht Zeile für Zeile den Originaltext und die polierte Version vergleichen.
   
4. Wenn Sie auf einen Absatz im polierten Dokument klicken, wird der entsprechende Absatz im Originaldokument automatisch hervorgehoben. Die kontextbezogene Symbolleiste bietet Optionen wie Ersetzen, Darunter einfügen, Stil ändern, Repolieren und als Erledigt markieren, was es einfach macht, Änderungen zu überprüfen und anzuwenden.
   
   Diese Symbolleiste ermöglicht es Ihnen:
   • Ersetzen: Ersetzen Sie den ursprünglichen Absatz durch den polierten Inhalt. Markieren Sie den Absatz und klicken Sie auf die Schaltfläche.
   • Darunter einfügen: Fügen Sie den polierten Inhalt unterhalb des ursprünglichen Absatzes ein. Markieren Sie den Absatz und klicken Sie auf die Schaltfläche.
   • Repolieren mit einem anderen Schreibstil: Repolieren Sie den Absatz mit einem anderen Schreibstil, der aus der Stildropdownliste ausgewählt wurde. Nachdem Sie einen neuen Schreibstil ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Repolieren.
   • Erledigt: Schließen Sie die Symbolleiste.
   • Anheften: Die Symbolleiste bewegt sich standardmäßig mit der Auswahl. Um sie an einer bestimmten Position zu fixieren, bewegen Sie die Symbolleiste dorthin und klicken Sie auf die Anheften-Schaltfläche.
   • Einstellung: Im Einstellungen Fenster können Sie auswählen, ob der Originaltext, der polierte Text oder beide auf der Symbolleiste angezeigt werden sollen.
     
5. Wenn Sie das Polieren abgeschlossen haben, schließen Sie das neu generierte Dokument oder speichern Sie es als Kopie, je nach Bedarf.

Kutools AI's 'Keep Format Polish'-Funktion zeichnet sich als wichtiges Werkzeug für jeden aus, der seine Word-Dokumente aufwerten möchte. Indem das ursprüngliche Format beibehalten und die Qualität des Textes verbessert wird, bietet es eine nahtlose Integration von KI-gestützter Effizienz in Ihre regelmäßigen Dokumentenverwaltungsaufgaben. Nutzen Sie diese Funktion, um Ihre Dokumente nicht nur professionell aussehen zu lassen, sondern auch klar und kommunikativ wirksam zu gestalten.