Kutools für Outlook: Ein intelligentes und professionelles Add-In – jetzt mit einer kostenlosen Version

Sehen Sie, wie Kutools für Outlook Ihnen in Outlook 2024, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 und Office 365 Zeit spart.

Die Tools sind unten entsprechend der Menübandgruppen organisiert, in denen sie angezeigt werden.

Kutools-Tab

Best seller	Advanced Tools	Chat-Funktion	Suche

Über uns

Kutools Plus-Tab

Profil melden	Löschen	Anlagen	automatische	Kontakt	Ordner	Anzeigen	Print	Kalender

Kutoolen-Tab im Kompositionsfenster

Verwandte Gruppenfunktionen

Hinweis: Die Registerkarte „Kutools“ wird angezeigt, wenn Sie eine E-Mail im Outlook-Lesebereich öffnen.

Kutoolen-Tab im Lesefenster

Verwandte Gruppenfunktionen

Hinweis: Die Registerkarte „Kutools“ wird sichtbar, wenn eine E-Mail im Outlook-Lesebereich geöffnet wird.

Beliebte Gruppe:

KI-Mail-AssistentAI Mail Assistant nutzt modernste KI-Technologie, um Sie beim schnellen, präzisen und intelligenten Beantworten von E-Mails zu unterstützen. Darüber hinaus optimiert er E-Mail-Inhalte, fasst E-Mail-Nachrichten zusammen, übersetzt sie in verschiedene Sprachen, extrahiert wichtige Informationen und analysiert die E-Mails. Sie können außerdem neue Vorlagen erstellen, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen, beispielsweise zur Identifizierung von Vertragslücken.

KI-ZusammenfassungOptimieren Sie Ihren Workflow mit KI-gestützter Zusammenfassung. Fassen Sie mehrere E-Mails sofort zusammen und erstellen Sie detaillierte Berichte direkt in Outlook – so erledigen Sie Ihre Aufgaben schneller und präziser.

TIPP:  Wenn Sie keinen eigenen KI-Schlüssel haben, können Sie sich für einen Kutools-KI-Schlüssel registrieren, um alle KI-gestützten Funktionen 100-mal kostenlos nutzen zu können.

Intelligente Empfänger: Mit kontoübergreifendem Kontaktzugriff, erweiterter Suche, mühelosem Sortieren und Filtern, anpassbaren Anzeigeoptionen und intuitiven visuellen Indikatoren sorgt Smart Recipients dafür, dass Ihre E-Mail-Kommunikation nahtlos und effizient ist.

Intelligentes Adressbuch: Greifen Sie mühelos auf Kontakte aus allen Konten zu. Wechseln Sie schnell zwischen Konten, suchen Sie mit Vollfeldfiltern, zeigen Sie benutzerdefinierte Kontaktfelder an und sortieren Sie flexibel – alles in einem leistungsstarken Kontaktverwaltungstool.

Tab-Leiste: Aktivieren Sie die Registerkarten-Oberfläche in Outlook. Alle geöffneten Fenster – E-Mails, Kontakte, Aufgaben – werden in einer Registerkartenleiste angezeigt, sodass Sie schnell und einfach zwischen ihnen wechseln können.

Ressourcenbereich: Wenn diese Option aktiviert ist, wird auf der rechten Seite des Outlook-Fensters (im Lesebereich oder Popup) ein Bereich angezeigt. Von hier aus können Sie Emojis, AutoText-Einträge oder Lesezeichen in Ihre Nachrichten einfügen.

• emoji: Fügen Sie Ihrem Nachrichtentext eine große Auswahl an Emojis hinzu. Kompatibel mit allen Windows-Systemen. Erstellen Sie eigene Emoji-Gruppen für eine bessere Organisation.
• AutoText-Bereich: Speichern Sie häufig verwendete Texte, Bilder oder Formen als AutoText-Einträge zum schnellen Einfügen beim Verfassen von E-Mails.
• Lesezeichen: Genau wie in Word können Sie Ihrem E-Mail-Inhalt Lesezeichen zur einfacheren Navigation hinzufügen.

Schwebende Werkzeugleiste: Aktivieren Sie diese Option, um in Outlook eine schwebende Emoji-Symbolleiste anzuzeigen, mit der Sie beim Verfassen von Nachrichten schnell Emojis einfügen können.

Massenverarbeitung: Enthält eine Reihe von Tools für die Massenverarbeitung von E-Mails

• Auf ausgewählte E-Mails mit Vorlagen antworten: Beantworten Sie mithilfe einer vordefinierten Vorlage schnell mehrere E-Mails gleichzeitig – Sie müssen nicht einzeln antworten oder komplexe Regeln erstellen.
• Leiten Sie ausgewählte E-Mails einzeln in Form einer E-Mail weiter: Standardmäßig fügt Outlook ausgewählte E-Mails einer Nachricht an. Mit dieser Funktion können Sie jede ausgewählte E-Mail einzeln als separate E-Mail weiterleiten.
• Speichern Sie ausgewählte E-Mails als Dateien in verschiedenen Formaten wie PDF: Speichern Sie mehrere E-Mails in verschiedenen Formaten – HTML, TXT, Word, PDF, CSV und Excel – einzeln und in großen Mengen.

Zeige Info:

• Zeitzone des Absenders anzeigen: Zeigt sowohl die ursprüngliche Sendezeit als auch die aktuelle Zeit in der Zeitzone des Absenders an – ideal zum Planen von Antworten.
• Versteckte Informationen der E-Mail anzeigen: Zeigen Sie Kopfzeilendetails und Metadaten direkt im Outlook-Nachrichtenfenster an.

Kontakte hinzufügen:

• Absender und mehrere Empfänger der ausgewählten E-Mails zu den Kontakten hinzufügen: Fügen Sie alle Absender und Empfänger ausgewählter E-Mails sofort zu Ihrem Kontakteordner hinzu – keine Duplikate.
• Fügen Sie die Absender und mehrere Empfänger der ausgewählten E-Mails zu einer Kontaktgruppe hinzu: Fügen Sie mehrere Empfänger oder Absender ausgewählter E-Mails direkt zu einer bestimmten Kontaktgruppe hinzu.

Gruppe „Erweiterte Tools“:

Erweiterte Regeln: Bietet mehr Regeltypen und Anpassungsoptionen als die Standardeinstellungen von Outlook und gibt Ihnen so mehr Kontrolle über die Behandlung von E-Mails.

Anti-Phishing: Überprüfen Sie automatisch oder manuell versteckte Links in E-Mails und zeigen Sie die tatsächlichen URLs an. So vermeiden Sie Phishing-Betrug und bleiben online sicher.

Müll: Eine umfassende Gruppe von Tools zum Blockieren oder Entsperren bestimmter E-Mails und zur Reduzierung unerwünschter Nachrichten in Ihrem Posteingang.

• Absender blockieren: E-Mails eines bestimmten Absenders werden automatisch in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben. Wählen Sie einfach eine E-Mail des zu blockierenden Absenders aus und aktivieren Sie diese Funktion. Zukünftige E-Mails dieses Absenders werden dann herausgefiltert.
• Absenderdomänen blockieren: Blockieren Sie alle E-Mails einer bestimmten Domain (z. B. @gmail.com). Nach Auswahl einer E-Mail-Adresse und Aktivierung dieser Funktion werden alle zukünftigen E-Mails dieser Domain direkt in den Junk-E-Mail-Ordner verschoben.
• Betreff blockieren: Blockieren Sie automatisch E-Mails, deren Betreff bestimmte Schlüsselwörter oder Ausdrücke enthält. Nach der Aktivierung werden E-Mails mit dem blockierten Betreff in den Junk-Ordner verschoben.
• Körper blockieren: Filtern Sie E-Mails anhand bestimmter Wörter oder Ausdrücke im Text. Blockieren Sie beispielsweise E-Mails mit dem Inhalt „Rolex-Uhr“, um unerwünschte Werbeinhalte aus Ihrem Posteingang fernzuhalten.
• Blockieren Sie niemals Absender: Erhalten Sie immer E-Mails von bestimmten Absendern – unabhängig von anderen Spam- oder Blockierungsregeln. Fügen Sie Ihrer Positivliste eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinzu.
• Blockieren Sie niemals Absenderdomänen: Setzen Sie ganze Domänen auf die Whitelist (z. B. @company.com), damit E-Mails von diesen Domänen immer in Ihren Posteingang zugestellt werden.
• Blockieren Sie niemals das Motiv: Stellen Sie sicher, dass E-Mails mit bestimmten Betreffzeilen niemals als Junk markiert werden.
• Blockieren Sie niemals den Körper: Erlauben Sie E-Mails, die bestimmte Ausdrücke oder Schlüsselwörter im Text enthalten, auch wenn andere Regeln aktiv sind.
• Junk-E-Mail-Filter verwalten: Ein zentrales Dashboard, in dem Sie alle Junk-E-Mail-Regeln erstellen, bearbeiten, löschen, aktivieren oder deaktivieren können.
• Führen Sie jetzt Junk-Regeln aus: Wenden Sie alle konfigurierten Junk-E-Mail-Filter sofort manuell an – ideal, um Spam auf einmal zu löschen.

Nachrichtengruppe:

E-Mail planen: Passen Sie den Sendezeitpunkt Ihrer E-Mail an. Die Nachricht wird automatisch zum von Ihnen festgelegten Zeitpunkt zugestellt.

Wiederkehrende E-Mail: Passen Sie den Sendezeitpunkt Ihrer E-Mail an. Die Nachricht wird automatisch zum von Ihnen festgelegten Zeitpunkt zugestellt.

E-Mail verzögern: Verzögern Sie die Zustellung aller ausgehenden E-Mails um eine bestimmte Zeit. Während dieser Verzögerung können Sie die E-Mail vor dem eigentlichen Versand jederzeit abbrechen oder bearbeiten.

Separat senden: Senden Sie dieselbe E-Mail an mehrere Empfänger einzeln, jeweils mit einer persönlichen Begrüßung (z. B. „Lieber John“, „Liebe Sarah“) – ohne die Adressen anderer Empfänger preiszugeben.

Antworten Sie mit dem Originalanhang: Behalten Sie beim Beantworten einer E-Mail die Originalanhänge – Anhänge gehen beim Beantworten nicht verloren.

Allen mit Originalanhang antworten: Wenn Sie allen Empfängern antworten, stellt diese Funktion sicher, dass die ursprünglichen Anhänge in Ihrer Antwort erhalten bleiben.

Reagieren:

• Antwort ohne Geschichte: Antworten Sie dem Absender, ohne den ursprünglichen Nachrichteninhalt beizufügen.
• Allen ohne Geschichte antworten: Antworten Sie allen Empfängern einer E-Mail, mit Ausnahme des ursprünglichen Nachrichtentexts.
• Rückruf-E-Mail: Versuchen Sie, zuvor gesendete E-Mails mit der Rückruffunktion von Outlook zurückzurufen. Sie können eine einzelne Nachricht oder mehrere ausgewählte E-Mails gleichzeitig zurückrufen. Ein Statusfenster zeigt an, welche E-Mails einen Rückrufbefehl gesendet haben. Sie erhalten für jeden Empfänger eine Benachrichtigung, ob der Rückruf erfolgreich war oder nicht.
• E-Mail-Verlauf zurückrufen: Verfolgen Sie den Rückrufstatus Ihrer E-Mails – einschließlich erfolgreicher Rückrufe, fehlgeschlagener Versuche oder unbekannter Status.

Suchgruppe:

Advanced Search: Durchsuchen Sie E-Mails, Kontakte, Aufgaben, Termine und Besprechungen ganz einfach anhand einer oder mehrerer Bedingungen gleichzeitig. Sie können Ihre Sucheinstellungen als Szenarien zur Wiederverwendung speichern – das spart Zeit und steigert die Produktivität.

• Erweiterte Such-E-Mails: Nutzen Sie einen oder mehrere Filter (z. B. Absender, Betreff, Datum), um E-Mails gezielt zu finden. Speichern Sie Ihre Kriterien als wiederverwendbare Szenarien für zukünftige Suchen.
• Erweiterte Suchaufgaben: Finden Sie Aufgaben schnell, indem Sie mehrere Bedingungen kombinieren, und verwenden Sie dann dasselbe Setup mit gespeicherten Szenarien erneut.
• Erweiterte Suchkontakte: Filtern Sie Ihre Kontaktliste anhand mehrerer Kriterien wie Name, Unternehmen oder Kategorie – und speichern Sie Ihre Konfiguration für die zukünftige Verwendung.
• Erweiterte Suchtermine und Besprechungen: Finden Sie Kalendereinträge einfach anhand von Zeit, Ort, Teilnehmern oder Schlüsselwörtern – und speichern Sie die Suche zur späteren Wiederverwendung.

E-Mails nach Absender durchsuchen

• (Such-)E-Mails enthalten den Absender: Alle E-Mails finden, in denen die Adresse des ausgewählten Absenders erwähnt wird.
• (Suche) E-Mails des Absenders: Suche in allen Ordnern nach E-Mails, die direkt vom ausgewählten Absender gesendet wurden.
• (Suche) E-Mails an den Absender: Suchen Sie nach E-Mails, die Sie an den ausgewählten Absender gesendet haben.
• (Suche) Absenderdomäne: Suchen Sie alle E-Mails aus derselben Domäne (z. B. @company.com) wie der ausgewählte Absender.
• (Suchen) Dem aktuellen Absender antworten: Suchen Sie nach E-Mails, deren „Antwortadresse“ mit dem Absender der ausgewählten Nachricht übereinstimmt.

E-Mails nach Empfänger suchen:

• (Such-)E-Mails enthalten den Empfänger: Suchen Sie nach E-Mails, bei denen die Adresse des Empfängers irgendwo in der Nachricht erscheint.
• (Suche) E-Mails des Empfängers: Suche nach E-Mails, die vom Empfänger in der ausgewählten Nachricht gesendet wurden.
• (Suche) An den Empfänger gesendete E-Mails: Suchen Sie in Ihrem Postfach nach E-Mails, die an denselben Empfänger gesendet wurden.
• (Suche) E-Mails mit der Domäne des Empfängers: Suchen Sie alle E-Mails, die mit der Domäne des ausgewählten Empfängers verknüpft sind.
• (Suchen) Dem aktuellen Empfänger antworten: Suchen Sie nach Nachrichten, die auf eine Adresse antworten, die mit der E-Mail-Adresse des ausgewählten Empfängers übereinstimmt.

E-Mails nach aktueller Antwort suchen auf:

• (Suche) Nachricht enthält Antwort auf Adresse: Suchen Sie nach allen Nachrichten, die die Antwortadresse der ausgewählten Nachricht enthalten.
• (Suchen) Von aktueller Antwort an:Suchen Sie alle eingehenden Nachrichten von dieser Antwortadresse.
• (Suche) An Aktuelle Antwort an: Alle E-Mails suchen, die an diese Antwortadresse gesendet wurden.
• (Suchen) Aktuelle Antwort an Domain: Suche nach allen E-Mails, die die Domäne der ausgewählten Antwortadresse enthalten.
• (Suche) durch Antwort an: Suchen Sie nach E-Mails, bei denen das Antwortfeld mit dem der ausgewählten Nachricht übereinstimmt.

(Suchen) Dieser Kontakt: Finden Sie schnell alle E-Mails, die einen bestimmten Kontakt aus Ihrem Adressbuch enthalten.

Suchverlauf löschen: Entfernen Sie sofort den gesamten aktuellen Outlook-Suchverlauf mit einem einzigen Klick.

Über die Gruppe:

Fügen Sie beim Erstellen einer neuen E-Mail ein Datum zum Betreff hinzu: Beim Verfassen einer neuen E-Mail automatisch das aktuelle Datum in die Betreffzeile einfügen.

Fügen Sie beim Erstellen, Beantworten und Weiterleiten von E-Mails eine Signatur mit Datum hinzu: Fügen Sie beim Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten von E-Mails automatisch das aktuelle Datum in Ihre Signatur ein.

Antworten Sie immer mit dem Standardkonto: Stellen Sie sicher, dass alle Antworten von Ihrem Standard-E-Mail-Konto gesendet werden, unabhängig davon, welches Konto die Nachricht empfangen hat.

Fügen Sie eine Begrüßung hinzu, wenn Sie eine E-Mail erstellen, beantworten und weiterleiten: Fügen Sie beim Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten automatisch eine personalisierte Begrüßung in den E-Mail-Text ein.

Schließen Sie mich ein, wenn Sie alle antworten: Bei Verwendung von „Allen antworten“ die eigene Adresse automatisch in die Empfängerliste aufnehmen.

Warnung beim Antworten / Allen antworten: Beim Antworten auf eine Nachricht mit mehreren Empfängern eine Bestätigungsaufforderung anzeigen.

Ich werde benachrichtigt, wenn ich auf eine Nachricht mit „Allen antworten“ antworte und ich in Bcc stehe: Zeigen Sie einen Warndialog an, wenn Ihre Adresse im BCC-Feld einer E-Mail steht, auf die Sie allen antworten.

Standardkonto zum Weiterleiten verwenden: Beim Weiterleiten von E-Mails automatisch das Standardkonto verwenden.

Anzeigen: Es wird eine Benachrichtigung angezeigt, die Sie darüber informiert, was Kutools für Outlook für Sie getan hat. Es gibt 6 Optionen:

• 1. Eingabeaufforderungsfenster beim Auto-CC / BCC anzeigen.
• 2. Bei automatischer Weiterleitung das Eingabeaufforderungsfenster anzeigen.
• 3. Zeigen Sie das Eingabeaufforderungsfenster an, wenn Sie automatisch antworten.
• 4. Beim wiederholten Senden von E-Mails ein Eingabeaufforderungsfenster anzeigen.
• 5. Zeigen Sie ein Eingabefenster an, wenn Sie das Senden einer E-Mail planen oder verzögern.

Protokoll aktivieren: Führen Sie ein Protokoll aller erfolgreichen und fehlgeschlagenen automatisierten Aktionen, die von Kutools für Outlook ausgeführt werden.

Ändern Sie den Standard-Textzoom: Passen Sie die Standardzoomstufe zum Lesen, Verfassen, Beantworten und Weiterleiten von E-Mails an.

Aktivieren Sie den Abfrage-Generator: Aktivieren Sie schnell den versteckten Abfrage-Generator von Outlook für erweiterte Suchfunktionen.

Ändern Sie die maximale Anhangsgröße: Ändern Sie die Größenbeschränkung für Anhänge, um größere Dateien zu ermöglichen.

Konfigurieren Sie Anhangstypen: Entsperren oder erlauben Sie den Zugriff auf bestimmte Dateierweiterungen in E-Mail-Anhängen.

Ändern Sie den Standardordner zum Speichern von Anhängen: Geben Sie einen Standardordner zum Speichern von E-Mail-Anhängen an.

Nach Aktualisierungen suchen: Suchen Sie nach der neuesten Version von Kutools für Outlook und installieren Sie sie.

Lizenz ändern: Geben Sie Ihre Lizenzinformationen ein oder aktualisieren Sie sie, um die Pro-Version zu aktivieren.

Log: Es hilft, die erfolgreichen und fehlgeschlagenen Ergebnisse für die automatischen Operationen von Kutools for Outlook aufzuzeichnen.

Hilfe: Greifen Sie auf Tutorials, Spracheinstellungen, Registrierungsinformationen und Details zur Softwareversion zu.

Symbolleistenmodus: Wählen Sie Ihr bevorzugtes Layout oder den Anzeigemodus für die Kutools-Symbolleiste.

Über uns: Zeigen Sie Echtzeitinformationen zu Hintergrundprozessen an, die in Kutools für Outlook ausgeführt werden.

Berichtsgruppe:

Statistiken: Zählen Sie E-Mails in Outlook schnell anhand bestimmter Zeiträume oder Ordnerauswahlen. Optional können Sie die Ergebnisse in eine neue Datei, z. B. eine Excel-Arbeitsmappe, exportieren. Dieses Tool eignet sich ideal für die Gewinnung von Erkenntnissen zur E-Mail-Aktivität.

1. Zählen Sie die Gesamtzahl der pro Tag, Woche oder Monat gesendeten oder empfangenen E-Mails
2. Zählen Sie die Anzahl der ausgewählten E-Mails
3. Zählen Sie E-Mails in allen Ordnern und E-Mail-Konten gleichzeitig
4. Exportieren Sie die Ergebnisse zur Berichterstellung oder Analyse nach Excel

Profil melden:

• Kurzbericht: Exportieren Sie detaillierte Informationen zu allen Nachrichten in einem ausgewählten E-Mail-Ordner oder allen Aufgaben in einem ausgewählten Aufgabenordner direkt nach Excel. Sie können die im Bericht enthaltenen Felder Ihren Anforderungen entsprechend anpassen.
• Message Header Analyzer Analyze: Zeigen Sie die vollständigen Internet-Header einer E-Mail ganz einfach mit einem Klick an und analysieren Sie sie. Nützlich zur Diagnose von Zustellungsproblemen oder zur Identifizierung potenzieller Phishing-Versuche.
• Ausgewählte Elemente zählen: Dieses Dienstprogramm enthält zwei leistungsstarke Zähltools:
  • Zähler für ungelesene Elemente – Zeigen Sie sofort die Gesamtzahl der ungelesenen Elemente in allen Ordnern an
  • Zähler für alle Elemente – Zeigt die Gesamtzahl der gelesenen und ungelesenen Elemente in allen Outlook-Ordnern an

Gruppe löschen:

Doppelte E-Mails löschen: Scannen und löschen Sie schnell doppelte E-Mails aus ausgewählten Ordnern in einem oder mehreren Konten. Optional können Sie Duplikate in einen bestimmten Ordner verschieben, anstatt sie dauerhaft zu löschen.

• Entfernen Sie doppelte E-Mails aus ausgewählten: Identifizieren und löschen Sie Duplikate in ausgewählten E-Mails anhand von Betreff, Text und Anhangsnamen.
• Schnelles Scannen und Entfernen doppelter E-Mails: Scannen Sie einen oder mehrere Ordner und entfernen Sie doppelte E-Mails mit demselben Betreff, Text und denselben Anhangsnamen.
• Erweiterter Scan und Entfernung doppelter E-Mails: Verwenden Sie benutzerdefinierte Bedingungen, um doppelte E-Mails aus ausgewählten Ordnern zu erkennen und zu entfernen.

Doppelte Kontakte löschen: Löschen Sie doppelte Kontakte gleichzeitig aus einem oder mehreren Kontaktordnern. Sie können doppelte Kontakte auch in einen anderen Ordner verschieben, anstatt sie zu löschen.
Hinweis: Standardmäßig werden Duplikate als Kontakte mit demselben vollständigen Namen und derselben E-Mail-Adresse definiert. Sie können die Übereinstimmungskriterien anpassen.

Doppelte Kontakte zusammenführen: Führen Sie doppelte Kontakte in einem oder mehreren Ordnern mithilfe angegebener übereinstimmender Felder zusammen.
Hinweis: Standardmäßige Duplikatfelder sind „Vollständiger Name“ und „E-Mail-Adresse 1“, die angepasst werden können.

Doppelte Aufgaben löschen: Entfernen Sie schnell alle doppelten Aufgaben in einem einzelnen Ordner oder in mehreren Ordnern – und behalten Sie von jeder Aufgabe nur eine Kopie.

Betreffpräfix entfernen: Entfernen Sie automatisch gängige Antwort-/Weiterleitungspräfixe wie RE: oder FW: aus ausgewählten E-Mails oder ganzen Ordnern. Sie können auch benutzerdefinierte Präfixe definieren, die entfernt werden sollen.

Löschen:

• E-Mails löschen vom selben Absender: Löscht sofort alle E-Mails im aktuellen Ordner, die vom gleichen Absender wie die ausgewählte E-Mail gesendet wurden. Sie können einen Datumsbereichsfilter anwenden.
• E-Mails mit demselben Betreff löschen: Löscht alle E-Mails im aktuellen Ordner mit demselben Betreff wie die ausgewählte E-Mail, mit optionaler Filterung nach Datumsbereich.
• Blockierte Nachrichten entfernen: E-Mails bleiben manchmal aufgrund großer Anhänge oder Fehler im Postausgang hängen. Mit dieser Funktion können Sie alle hängengebliebenen Nachrichten mit einem Klick löschen.

Gruppe „Anhänge“:

AnlagenmanagerDer Anhangsmanager bietet eine zentrale Möglichkeit zur Verwaltung mehrerer Anhänge in mehreren E-Mails. Sie können Anhänge schnell und einfach speichern, löschen, komprimieren oder trennen. Er unterstützt auch die Automatisierung: Anhänge für eingehende und ausgehende E-Mails werden basierend auf Ihren Regeln automatisch getrennt oder komprimiert.

Anbaugeräte: Diese Gruppe sammelt einige nützliche Tools für die einfache Handhabung von Outlook-Anhängen:

• Alle Anhänge komprimieren: Komprimieren Sie alle Anhänge in einer oder mehreren ausgewählten E-Mails. Sie können auch Filter anwenden, um nur bestimmte Anhänge zu komprimieren.
• Dekomprimieren Sie alle Anhänge: Dekomprimieren Sie sofort alle komprimierten Anhänge aus einer oder mehreren ausgewählten E-Mails.
• Alle Anhänge abnehmen: Entfernt alle Anhänge aus ausgewählten E-Mails und speichert sie in einem angegebenen Ordner. Erweiterte Filter stehen zur Verfügung, um bestimmte Anhänge gezielt auszuwählen.
• Alle Anhänge wiederherstellen: Stellen Sie zuvor getrennte Anhänge wieder in ihren ursprünglichen E-Mails her.
• Alle Anhänge speichern: Speichern Sie alle oder bestimmte Anhänge aus ausgewählten E-Mails anhand erweiterter Kriterien in einem ausgewählten Ordner.
• Alle Anhänge umbenennen: Benennen Sie alle Anhänge einer ausgewählten E-Mail um, ohne sie speichern zu müssen. Funktioniert sowohl im Empfangs- als auch im Erstellungsfenster.
• Namen kopieren: Kopieren Sie die Namen ausgewählter oder aller Anhänge einer E-Mail mit einem Klick in Ihre Zwischenablage – und können Sie sie überall einfügen.
• Links reparieren: Wenn Anhänge nach dem Trennen verschoben wurden, kann dieses Tool defekte Links zwischen E-Mails und den entsprechenden getrennten Dateien stapelweise reparieren.

Anhänge automatisch speichern: Alle eingehenden Anhänge werden automatisch in einem bestimmten Ordner gespeichert. Es können Regeln festgelegt werden, um nur Anhänge zu speichern, die bestimmte Bedingungen erfüllen (z. B. Dateiname, Absender, Größe, Typ).

Anhänge automatisch entfernen: Alle Anhänge eingehender E-Mails automatisch trennen. Sie können Regeln konfigurieren, um zu steuern, welche Anhangstypen getrennt werden sollen.

Anhänge automatisch komprimieren: Automatische Komprimierung von Anhängen in eingehenden und ausgehenden E-Mails. Mit benutzerdefinierten Regeln können Sie Bedingungen für die Komprimierung festlegen.

Anhang Optionen: Klicken Sie in der Gruppe „Anhänge“ auf den Pfeil nach rechts, um die Anhangsoptionen zu öffnen. Hier finden Sie nützliche Einstellungen zum Speichern, Trennen und Komprimieren von Anhängen – so können Sie Ihren Workflow ganz einfach optimieren.

Automatische Gruppe:

Versorgungsunternehmen:

• E-Mail verzögern: Verzögern Sie ausgehende E-Mails automatisch für eine bestimmte Zeit, nachdem Sie auf „Senden“ geklickt haben. Während dieser Verzögerung können Sie die Nachricht vor der Zustellung jederzeit rückgängig machen oder überarbeiten.
• Antwortformatierung korrigierenOutlook verwendet beim Antworten das ursprüngliche Nachrichtenformat. Mit diesem Dienstprogramm können Sie ein Standardantwortformat definieren, das immer verwendet wird. Verfügbare Formate sind:
  1) HTML 2) Nur Text 3) RTF (Rich Text)
• Vorwärtsformatierung korrigierenOutlook leitet E-Mails im ursprünglichen Nachrichtenformat weiter. Mit diesem Tool können Sie ein Standard-Weiterleitungsformat festlegen. Zur Auswahl stehen:
  1) HTML 2) Nur Text 3) RTF (Rich Text)
• Erinnern Sie mich, wenn ich eine Nachricht sende, der Anhänge fehlen: Legen Sie eigene Schlüsselwörter fest, um eine Warnung bei fehlenden Anhängen auszulösen. Wenn der E-Mail-Text oder der Betreff bestimmte Schlüsselwörter enthält, aber keine Anhänge enthalten sind, wird vor dem Senden eine Erinnerung angezeigt.
• Als gelesen markierenGelöschte E-Mails bleiben oft als „ungelesen“ im Ordner „Gelöschte Objekte“ markiert. Dieses Tool markiert alle ungelesenen E-Mails im Ordner „Gelöschte Objekte“ (und seinen Unterordnern) mit einem Klick als „gelesen“.
• Feste Antwortadresse einrichten: Standardmäßig werden Antworten an das Konto des Absenders gesendet. Mit dieser Funktion können Sie eine feste Antwortadresse festlegen, sodass alle Antworten an ein bestimmtes Konto weitergeleitet werden, unabhängig davon, von welchem ​​Konto die ursprüngliche Nachricht stammt.

Automatische Antwort: Erstellen Sie ganz einfach Regeln für automatische Antworten für ein oder mehrere Konten. Passen Sie Betreff und Nachrichteninhalt an Ihre Abwesenheits- oder Beschäftigtseinszenarien an.

Automatische Weiterleitung: Leiten Sie eingehende E-Mails automatisch an bestimmte Empfänger weiter, basierend auf anpassbaren Regeln. Beispiele für Regeln:

1. Leiten Sie E-Mails von einem bestimmten Konto weiter.
2. Leiten Sie E-Mails mit Betreffzeilen weiter, die bestimmte Schlüsselwörter enthalten.
3. Leiten Sie E-Mails weiter, deren Anhangsnamen bestimmte Schlüsselwörter enthalten.
4. Leiten Sie E-Mails weiter, wenn der Text bestimmte Ausdrücke enthält.

Auto-CC / BCC: Fügen Sie beim Senden von E-Mails automatisch CC- oder BCC-Empfänger hinzu, basierend auf bestimmten Regeln. Beispielszenarien:

1. Automatisches CC/BCC beim Senden von einem bestimmten Konto.
2. Automatisches CC/BCC, wenn der Betreff Schlüsselwörter enthält.
3. Automatisches CC/BCC, wenn der Anhangsname Schlüsselwörter enthält.
4. Automatisches CC/BCC beim Senden an bestimmte Empfänger.

Kontaktgruppe:

Auf mehrere Kontaktgruppen aufteilen: Teilen Sie eine einzelne Kontaktgruppe (Verteilerliste) zur besseren Verwaltung schnell in zwei oder mehr kleinere Gruppen auf.

Kontaktgruppe unterbrechen: Konvertieren Sie alle Mitglieder einer Kontaktgruppe in einzelne Kontakteinträge in Ihrem Kontakteordner.

Ordnergruppe:

Mappe:

• Alle Ordner zeigen die Anzahl der ungelesenen Elemente an: Wenn aktiviert, zeigt Outlook neben allen Ordnern die Anzahl der ungelesenen Elemente an.
• Alle Ordner zeigen die Gesamtzahl der Elemente an: Wenn aktiviert, zeigt Outlook die Gesamtzahl der Elemente (gelesen + ungelesen) für alle Ordner an.
• Ordner konsolidieren: Kombinieren Sie Ordner desselben Typs (z. B. Posteingang, Gesendete Elemente) aus mehreren Konten in einem einheitlichen Ordner. Optional können Sie alle Elemente zusammenführen oder die Anzahl auf Elemente innerhalb eines bestimmten Zeitraums beschränken.
• Posteingänge zusammenführen: Kategorisieren und führen Sie E-Mails aus mehreren Posteingangsordnern verschiedener Konten zu einem zusammen. Sie können alle Nachrichten zusammenführen oder nach Zeitbereich filtern.
• Ordner in Datendatei zusammenführen: Ausgewählte Ordner aus mehreren Konten in einer einzigen Outlook-Datendatei (*.pst) zusammenführen. Wählen Sie, ob Sie alle Elemente zusammenführen oder nach Datumsbereich filtern möchten.
• Gehe zu Mappe: Suchen Sie sofort nach einem beliebigen Ordner anhand seines Namens und springen Sie in Outlook direkt dorthin.
• Temp Ordner: Öffnen Sie den sicheren temporären Ordner von Outlook mit einem einzigen Klick – für den Zugriff auf eingebettete Dateien oder zur Fehlerbehebung.

Gruppe anzeigen:

Nah am Minimieren: Minimieren Sie Outlook in die Taskleiste, anstatt es zu schließen, wenn Sie auf die Schaltfläche „Schließen“ (X) klicken. So können Sie Outlook im Hintergrund laufen lassen, ohne Ihre Taskleiste zu überladen.

NachrichtenerinnerungenRichten Sie benutzerdefinierte Regeln ein, um Benachrichtigungen zu erhalten, wenn wichtige E-Mails eintreffen. Wenn Sie beispielsweise das Schlüsselwort „Test“ als wichtig definieren, wird bei jeder E-Mail, die „Test“ im Betreff, Text, Absendernamen oder in der Absenderadresse enthält, eine Echtzeit-Popup-Erinnerung ausgelöst.

Druckgruppe:

Erweiterter Druck: Ein leistungsstarkes Drucktool, das flexible Druckoptionen für verschiedene Outlook-Elemente ermöglicht.

• Kontakte oder Kontaktgruppe drucken: Kontakte mit ihren Notizen drucken oder alle Mitglieder einer Kontaktgruppe auf einer einzigen Seite drucken.
• Besprechungen drucken: Drucken Sie die Teilnehmerliste und ihre Antworten für jedes ausgewählte Meeting.
• E-Mail drucken: Drucken Sie E-Mails mit oder ohne Kopfzeilen und schließen Sie beim Drucken gesendeter Nachrichten optional das BCC-Feld ein.

Auswahl drucken: Drucken Sie nur den ausgewählten Inhalt einer E-Mail – es ist nicht erforderlich, die gesamte Nachricht auszudrucken.

Kalendergruppe:

Geburtstagserinnerung entfernen: Deaktivieren Sie alle Geburtstagserinnerungen aus Ihrem Outlook-Kalender mit einem einzigen Klick.

Geburtstagserinnerung wiederherstellen: Aktivieren Sie alle zuvor deaktivierten Geburtstagserinnerungen in Ihrem Kalender ganz einfach wieder.

Beim Verfassen oder Beantworten einer Nachricht

Doppelte Namen: Entfernen Sie alle doppelten E-Mail-Adressen mit einem einzigen Klick aus den Feldern „An“, „Cc“ und „Bcc“.

Meine Namen: Entfernen Sie beim Verfassen einer Nachricht automatisch Ihre eigenen E-Mail-Adressen aus den Feldern „An“, „Cc“ und „Bcc“.

Verlaufsnachricht einfügen: Wenn Sie „Antworten ohne Verlauf“ oder „Allen ohne Verlauf antworten“ verwendet haben, klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den ursprünglichen Nachrichteninhalt wieder in Ihr aktuelles Antwortfenster einzufügen.

Separat senden: Senden Sie dieselbe E-Mail mit personalisierten Begrüßungen an mehrere Empfänger – ohne die Adressen anderer Empfänger preiszugeben.

Direkte Antwort an: Nachdem Sie eine Standard-Antwortadresse festgelegt haben, können Sie diese beim Verfassen mit dieser Option für einzelne E-Mails deaktivieren.

Überspringen Sie Auto CC / BB: Umgehen Sie vorübergehend die automatischen CC- oder BCC-Regeln für die aktuelle E-Mail, auch wenn sie den bestehenden Bedingungen entspricht.

Beim Lesen einer Nachricht

Verlassen Sie sich auf die Auswahl: Antworten Sie auf eine E-Mail, indem Sie nur den ausgewählten Textabschnitt verwenden – ideal zum Zitieren oder Referenzieren bestimmter Inhalte.

Unterschrift zum Kontakt: Wandeln Sie die Signatur des Absenders mit einem Klick in einen Kontakteintrag um.

Im Kontaktgruppenfenster

Reception: Zählen Sie schnell die Anzahl der Mitglieder einer Kontaktgruppe mit einem einzigen Klick.