Kutools für Outlook: Ein intelligentes und professionelles Add-in

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Beliebte Gruppe:

KI-E-Mail-Assistent: Der KI-E-Mail-Assistent nutzt modernste KI-Technologie, um Ihnen beim schnellen, präzisen und intelligenten Beantworten von E-Mails zu helfen. Er optimiert Ihren E-Mail-Inhalt, fasst Nachrichten zusammen, übersetzt sie in verschiedene Sprachen, extrahiert wichtige Informationen und analysiert Ihre E-Mails – ganz automatisch. Außerdem erstellen Sie im Handumdrehen maßgeschneiderte Vorlagen, um spezifische Anforderungen zu erfüllen, etwa Vertragslücken zu identifizieren.

KI-Dienstprogramme:

• KI-Zusammenfassung: Optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf mit KI-gestützter Zusammenfassung. Fassen Sie mehrere E-Mails sofort zusammen und erstellen Sie direkt in Outlook detaillierte Berichte – für eine schnellere und präzisere Aufgabenbearbeitung.
• KUTOOLS KI-Registerkarte anzeigen: Falls Sie die KUTOOLS KI-Registerkarte ausgeblendet haben, klicken Sie hier, um sie wieder einzublenden.
• Alle KI-Funktionen von Kutools deaktivieren: Deaktiviert sämtliche KI-Funktionen und blendet sie künftig nicht mehr ein.
• AI-Einstellungen: Richten Sie Ihren AI-Anbieter, API-Schlüssel und die gewünschten Modelle ein.

Tipp:  Wenn Sie noch keinen eigenen KI-Schlüssel haben, registrieren Sie sich einfach für einen KUTOOLS AI-Schlüssel und erhalten Sie 100 kostenlose Nutzungsmöglichkeiten für alle KI-gestützten Funktionen!

Super-Empfänger: Dank kontoübergreifendem Kontaktzugriff, erweiterter Suche, mühelosem Sortieren und Filtern, anpassbaren Anzeigeoptionen und intuitiven visuellen Indikatoren sorgt Super-Empfänger für eine nahtlose und effiziente E-Mail-Kommunikation.

Intelligentes Adressbuch: Greifen Sie mühelos auf Kontakte aller Konten zu. Wechseln Sie blitzschnell zwischen Konten, suchen Sie mit Volltextfiltern, zeigen Sie benutzerdefinierte Kontaktfelder an und sortieren Sie flexibel – alles in einem leistungsstarken Kontaktverwaltungstool.

Massenverarbeitung: Enthält eine Reihe von Tools zum Massenverarbeitung von E-Mails

• Auf mehrere E-Mails gleichzeitig antworten: Senden Sie schnell Auf mehrere E-Mails gleichzeitig antworten mithilfe einer vorgegebenen Vorlage – ohne einzeln zu antworten oder komplexe Regeln zu erstellen.Tutorial...
• Mehrere E-Mails weiterleiten (Nicht als Anhänge): Standardmäßig fügt Outlook ausgewählte E-Mails einer Nachricht als Anhänge hinzu. Mit dieser Funktion können Sie jede ausgewählte E-Mail stattdessen einzeln als separate Nachricht weiterleiten.
• E-Mails als PDF und in anderen Formaten speichern: Speichern Sie mehrere E-Mails einzeln oder im Batch – wahlweise als HTML, TXT, Word, PDF, CSV oder Excel.

Kontakt hinzufügen:

• Von E-Mail hinzufügen: Fügen Sie im Handumdrehen alle Absender und Empfänger ausgewählter E-Mails Ihrem Kontakteordner hinzu – ohne Duplikate.
• Zu Kontaktgruppe hinzufügen: Fügen Sie mehrere Empfänger oder Absender ausgewählter E-Mails direkt einer bestimmten Kontaktgruppe hinzu.

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Ansichtsgruppe:

Tab-Leiste: Aktivieren Sie eine tabbasierte Oberfläche in Outlook – alle geöffneten Fenster wie E-Mails, Kontakte und Aufgaben werden übersichtlich in einer Tab-Leiste angezeigt, sodass Sie mühelos und blitzschnell zwischen ihnen wechseln können.

Ressourcenbereich: Wenn aktiviert, wird rechts im Outlook-Fenster (im Lesebereich oder im Popup) ein Bereich angezeigt. Von hier aus können Sie ganz einfach Emojis, AutoText-Einträge oder Lesezeichen in Ihre Nachrichten einfügen.

• Emoji: Fügen Sie Ihren Nachrichten eine Vielzahl von Emojis hinzu – kompatibel mit allen Windows-Systemen. Erstellen Sie eigene Emojigruppen für eine bessere Organisation.
• Symbol: Ermöglicht das schnelle Einfügen häufig verwendeter Symbole, Sonderzeichen und Icons in Ihre E-Mails – ohne mühsames Suchen in mehreren Menüs.
• Vorlage: Erstellen, speichern und mit einem Klick wiederverwendbare E-Mail-Inhalte für Ihre tägliche Kommunikation einfügen – sparen Sie Zeit beim Tippen und sorgen Sie mühelos für konsistente, professionelle Nachrichten.
• Lesezeichen: Genau wie in Word können Sie Lesezeichen direkt in Ihren E-Mail-Inhalt einfügen – für eine noch einfachere Navigation.

Symbolleiste: Aktivieren Sie diese Option, um eine schwebende Emoji-Symbolleiste in Outlook anzuzeigen – so fügen Sie beim Verfassen von Nachrichten im Handumdrehen Emojis ein.

Dienstprogramme: Wenn aktiviert, erscheint rechts im Outlook-Fenster (im Lesebereich oder im Popup) ein Bereich, über den Sie Emojis, AutoText-Einträge oder Lesezeichen direkt in Ihre Nachrichten einfügen können.

• Beim Schließen minimieren: Minimiert Outlook in den Infobereich, anstatt es zu schließen, sobald Sie auf die Schaltfläche „Schließen“ (X) klicken – so bleibt Outlook im Hintergrund aktiv, ohne Ihre Taskleiste zu überladen.
• Nachrichtenerinnerungen: Richten Sie benutzerdefinierte Regeln ein, um bei wichtigen eingehenden E-Mails sofort benachrichtigt zu werden. Legen Sie beispielsweise das Stichwort „Test“ als wichtig fest – dann löst jede E-Mail mit „Test“ im Betreff, im Nachrichtentext, im Absendernamen oder in der Absenderadresse eine Echtzeit-Popup-Erinnerung aus.
• Zeitzone des Aktuelle Uhrzeit des Absenders anzeigen: Zeigt sowohl die ursprüngliche Sendezeit als auch die aktuelle Zeit in der Zeitzone des Absenders an – ideal für die Planung Ihrer Antworten.
• Mail-Header-Informationen anzeigen: Zeigt Header-Details und Metadaten direkt im Outlook-Nachrichtenfenster an.

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Nachrichtengruppe:

Schlummern: Verschieben Sie ausgewählte E-Mails vorübergehend in den Schlummerordner, damit sie zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch wieder in Ihren Posteingang zurückkehren.

Oben anheften: Eine Funktion, mit der Sie ausgewählte E-Mails am oberen Rand eines Nachrichtenordners fixieren können – damit sie stets sichtbar bleiben, selbst wenn neue Nachrichten eingehen.

Geplantes Senden: Legen Sie fest, wann Ihre E-Mail versendet werden soll – sie wird automatisch zum gewählten Zeitpunkt zugestellt.

Regelmäßiges Senden: Legen Sie fest, wann Ihre E-Mail versendet werden soll – sie wird automatisch zum von Ihnen gewählten Zeitpunkt zugestellt.

Verzögertes Senden: Verzögern Sie den Versand aller ausgehenden E-Mails um eine festgelegte Zeit – und behalten Sie so die volle Kontrolle. Während dieser Frist können Sie die E-Mail jederzeit abbrechen oder bearbeiten, bevor sie tatsächlich versendet wird.

Getrennt senden: Senden Sie dieselbe E-Mail einzeln an mehrere Empfänger – jeweils mit einer personalisierten Anrede wie „Sehr geehrter Herr Müller“ oder „Liebe Sarah“ –, ohne die Adressen der anderen Empfänger preiszugeben.Anleitung...

Mit Anlagen antworten: Behalten Sie beim Antworten auf eine E-Mail die ursprünglichen Anhänge – sie gehen so nicht verloren.

Mit Anlagen allen antworten: Beim Antworten an alle Empfänger sorgt diese Funktion dafür, dass die ursprünglichen Anhänge in Ihrer Antwort erhalten bleiben.

Antworten:

• Verlauf nicht in Antwort einfügen: Antworten Sie dem Absender, ohne den ursprünglichen Nachrichteninhalt mit einzuschließen.
• Verlauf nicht in allen Antworten einfügen: An alle Empfänger einer E-Mail antworten – ohne den ursprünglichen Nachrichtentext.
• E-Mail zurückrufen: Rufen Sie zuvor gesendete E-Mails ganz einfach mit der Rückruffunktion von Outlook zurück – einzeln oder mehrere gleichzeitig! Ein Statusfenster zeigt Ihnen sofort an, für welche Nachrichten der Rückrufbefehl gesendet wurde, und Sie erhalten pro Empfänger eine klare Benachrichtigung, ob der Rückruf erfolgreich war oder nicht.
• E-Mail-Rückrufprotokoll: Verfolgen Sie den Status Ihrer E-Mail-Rückrufe – ob erfolgreich, fehlgeschlagen oder mit unbekanntem Ergebnis.

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Erweiterte Werkzeuge-Gruppe:

Erweiterte Regeln: Bieten mehr Regeltypen und Anpassungsoptionen als die Standard-Einstellungen von Outlook – und geben Ihnen so mehr Kontrolle darüber, wie E-Mails verarbeitet werden.

Anti-Phishing: Prüfen Sie versteckte Links in E-Mails automatisch oder manuell und lassen Sie sich die tatsächlichen URLs anzeigen – so schützen Sie sich zuverlässig vor Phishing-Betrug und surfen sicher online.

Unerwünscht: Eine umfassende Sammlung von Werkzeugen, mit denen Sie bestimmte E-Mails blockieren oder freigeben und unerwünschte Nachrichten in Ihrem Posteingang effektiv reduzieren können.

• Absender blockieren: E-Mails eines bestimmten Absenders werden automatisch in den Ordner „Junk-E-Mail“ verschoben. Wählen Sie einfach eine E-Mail des gewünschten Absenders aus, aktivieren Sie diese Funktion – und alle zukünftigen Nachrichten dieses Absenders landen direkt im Spam-Ordner.
• Absenderdomäne blockieren: Blockieren Sie alle E-Mails einer bestimmten Domain (z. B. @gmail.com). Sobald Sie eine E-Mail ausgewählt und diese Funktion aktiviert haben, landen alle zukünftigen Nachrichten dieser Domain direkt im Ordner „Junk-E-Mail“.
• Betreff blockieren: Blockieren Sie E-Mails automatisch, die bestimmte Schlüsselwörter oder Phrasen in der Betreffzeile enthalten. Sobald diese Funktion aktiviert ist, werden alle E-Mails, deren Betreffzeile Ihren Blockierkriterien entspricht, direkt in den Junk-Ordner verschoben.
• Text blockieren: Filtern Sie E-Mails anhand bestimmter Wörter oder Phrasen im Nachrichtentext. Blockieren Sie beispielsweise Nachrichten mit dem Inhalt „Rolex watch“, um unerwünschte Werbung aus Ihrem Posteingang fernzuhalten.
• Absender nie blockieren: Stellen Sie sicher, dass E-Mails bestimmter Absender immer ankommen – unabhängig von anderen Junk- oder Sperrregeln. Fügen Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen zu Ihrer Positivliste hinzu.
• Absenderdomäne nie blockieren: Tragen Sie ganze Domains (z. B. @company.com) auf Ihre Positivliste ein, damit E-Mails von diesen Domains stets in Ihrem Posteingang landen.
• Betreff nie blockieren: Stellen Sie sicher, dass E-Mails mit bestimmten Betreffzeilen niemals als Junk erkannt werden.
• Text nie blockieren: E-Mails zulassen, die bestimmte Phrasen oder Schlüsselwörter im Nachrichtentext enthalten – selbst wenn andere Regeln aktiv sind.
• Junk-E-Mail verwalten: Ein zentrales Dashboard, über das Sie alle Junk-E-Mail-Regeln erstellen, bearbeiten, löschen, aktivieren oder deaktivieren können.
• Junk-E-Mail-Regeln jetzt ausführen: Sofort alle konfigurierten Junk-E-Mail-Blockierregeln manuell anwenden – ideal, um Spam auf einen Schlag zu bereinigen.

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Optionen-Gruppe:

Datum zum Betreff hinzufügen beim Verfassen einer neuen E-Mail: Fügt beim Verfassen einer neuen E-Mail automatisch das aktuelle Datum in die Betreffzeile ein.

Datumssignatur hinzufügen beim Verfassen, Antworten oder Weiterleiten von E-Mails: Fügt beim Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten einer E-Mail automatisch das aktuelle Datum in Ihre Signatur ein.

Standardkonto zum Antworten auf E-Mails verwenden: Stellt sicher, dass alle Antworten – unabhängig davon, welches Konto die Nachricht empfangen hat – stets von Ihrem Standard-E-Mail-Konto gesendet werden.

Automatisch Begrüßung hinzufügen beim Verfassen, Antworten oder Weiterleiten von E-Mails: Fügt beim Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten automatisch eine personalisierte Anrede in den E-Mail-Text ein.

Mich selbst einschließen, wenn die Funktion ‚Allen antworten' verwendet wirdMich selbst einschließen, wenn die Funktion „Allen antworten“ verwendet wird: Fügt Ihre eigene Adresse automatisch zur Empfängerliste hinzu, sobald Sie „Allen antworten“ verwenden.

Warnung beim Antworten / Allen antworten: Zeigt eine Bestätigungsabfrage an, wenn Sie auf eine Nachricht mit mehreren Empfängern antworten.

Erinnern Sie mich, wenn ich in ‚Allen antworten'-E-Mails im BCC-Feld stehe: Zeigt einen Warnhinweis an, falls Ihre Adresse im BCC-Feld einer E-Mail steht, auf die Sie mit „Allen antworten“ reagieren möchten.

Verwenden Sie Standardkonto zum Weiterleiten: Leitet E-Mails automatisch über Ihr Standardkonto weiter.

Anzeigen: Es erscheint eine Benachrichtigung, die Ihnen mitteilt, was Kutools für Outlook gerade für Sie erledigt hat. Dabei stehen Ihnen 6 Optionen zur Verfügung:

• 1. Eingabeaufforderungsfenster bei automatischem CC/BCC anzeigen.
• 2. Anzeigefenster anzeigen, sobald E-Mails automatisch weitergeleitet werden.
• 3. Anzeigefenster anzeigen, wenn E-Mails automatisch beantwortet werden.
• 4. Anzeigefenster beim Versand wiederkehrender E-Mails einblenden.
• 5. Sendehinweisfenster anzeigen.

Protokollierung aktivieren: Erstellt ein Protokoll aller erfolgreichen und fehlgeschlagenen automatisierten Aktionen von Kutools für Outlook.

Standard-Zoomfaktor für Text ändern: Stellen Sie den Standard-Zoomfaktor beim Lesen, Verfassen, Beantworten und Weiterleiten von E-Mails individuell ein.

Abfrage-Generator aktivieren: Aktiviert blitzschnell den versteckten Abfrage-Generator von Outlook für die erweiterte Suche-Funktionalität.

Maximale Anhangsgröße ist ändern: Erhöhen Sie das Anhangsgrößenlimit, um größere Dateien zu versenden.

Anhangstyp ist konfigurieren: Hebt die Sperrung bestimmter Dateierweiterungen in E-Mail-Anhängen auf oder erlaubt den Zugriff darauf.

Standardordner zum Speichern von Anlagen ändern: Legen Sie einen Standardordner für das Speichern von E-Mail-Anlagen fest.

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Hilfe-Gruppe:

Protokoll: Es zeichnet die erfolgreichen und fehlgeschlagenen Ergebnisse der automatischen Vorgänge von Kutools für Outlook auf.

Nach Updates suchen: Sucht nach der neuesten Version von Kutools für Outlook und installiert sie.

Hilfe:

• Feedback: Vorschlag einreichen oder Fehler melden.
• Lizenz ändern: Geben Sie Ihre Lizenzinformationen ein oder aktualisieren Sie sie, um die Pro-Version zu aktivieren.
• Einstellungszentrum: Legen Sie fest, ob KI-Funktionen aktiviert werden sollen, und wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache.
• Symbolleistenmodus: Wählen Sie Ihr bevorzugtes Layout oder Ihren bevorzugten Anzeigemodus für die Kutools-Symbolleiste.
• Teilen: Klicken Sie hier, um diese Funktion per E-Mail mit Freunden zu teilen / Klicken Sie hier, um diese Funktion auf Facebook zu teilen / Klicken Sie hier, um diese Funktion auf Twitter zu teilen / Klicken Sie hier, um diese Funktion auf
• LinkedIn
zu teilen / Klicken Sie hier, um diese Funktion auf Weibozu teilen.
• Über: Zeigt Echtzeitinformationen zu Hintergrundprozessen an, die in Kutools für Outlook ausgeführt werden.

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Bericht-Gruppe:

Statistik: Zählt E-Mails in Outlook blitzschnell basierend auf bestimmten Zeiträumen oder Ordnerauswahlen. Optional können Sie die Ergebnisse in eine generierte Datei – beispielsweise eine Excel-Arbeitsmappe – exportieren. Dieses Tool eignet sich ideal, um wertvolle Einblicke in Ihre E-Mail-Aktivität zu gewinnen.

1. Gesamtzahl der pro Tag, Woche oder Monat gesendeten oder empfangenen E-Mail-Anzahl zählen
2. Anzahl der ausgewählten E-Mails zählen
3. E-Mails gleichzeitig in allen Ordnern und E-Mail-Konten zählen
4. Ergebnisse zur Berichterstellung oder Analyse nach Excel exportieren

Bericht:

• Schnellbericht: Exportieren Sie detaillierte Informationen zu allen Nachrichten in einem ausgewählten E-Mail-Ordner oder zu allen Aufgaben in einem ausgewählten Aufgabenordner direkt nach Excel. Passen Sie ganz einfach an, welche Felder im Bericht enthalten sein sollen – genau nach Ihren Anforderungen.
• E-Mail-Header analysieren: Zeigen und analysieren Sie mit einem Klick die vollständigen Internet-Header einer E-Mail – ideal zur Diagnose von Zustellproblemen oder zur Identifizierung potenzieller Phishing-Versuche.
• Ausgewählte Elemente zählen: Dieses Hilfsprogramm enthält zwei leistungsstarke Zählwerkzeuge:
  • Anzahl der ungelesenen Elemente-Zähler – Zeigt sofort die Gesamtanzahl der Anzahl der ungelesenen Elemente in allen Ordnern an
  • Alle-Elemente-Zähler – Zeigt die Gesamtanzahl sowohl gelesener als auch Anzahl der ungelesenen Elemente Elemente in allen Outlook-Ordnern an

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Löschen-Gruppe:

Duplizierte E-Mails löschen: Durchsucht ausgewählte Ordner schnell – auch über mehrere Konten hinweg – nach doppelten E-Mails und entfernt diese. Optional können Duplikate stattdessen in einen bestimmten Ordner verschoben werden.

• Duplikate E-Mails löschen aus Auswahl: Identifizieren und entfernen Sie Duplikate anhand von Betreff, Nachrichtentext und Anhangsnamen.
• E-Mails in Ordnern duplizieren: Einen oder mehrere Ordner scannen und doppelte E-Mails löschen, die denselben Betreff, denselben Nachrichtentext und denselben Anhangsnamen aufweisen.
• Erweiterte Duplikate löschen: Nutzen Sie benutzerdefinierte Bedingungen, um doppelte E-Mails in ausgewählten Ordnern zu erkennen und zu entfernen.

Doppelte Kontakte löschen: Löschen Sie doppelte Kontakte aus einem oder mehreren Kontaktordnern gleichzeitig. Alternativ können Sie Duplikate auch in einen anderen Ordner verschieben, anstatt sie zu löschen.
Hinweis: Standardmäßig werden Duplikate als Kontakte mit identischem vollständigen Namen und identischer E-Mail-1-Adresse definiert. Sie können die Abgleichskriterien anpassen.

Doppelte Kontaktdaten zusammenführen: Führen Sie doppelte Kontaktdaten in einem oder mehreren Ordnern anhand festgelegter Abgleichsfelder zusammen.
Hinweis: Die standardmäßigen Duplikatfelder sind „Vollständiger Name“ und „E-Mail-1-Adresse“ – diese können Sie bei Bedarf anpassen.

Duplikate löschen: Entfernt schnell alle doppelten Aufgaben in einem einzelnen Ordner oder über mehrere Ordner hinweg – wobei jeweils nur eine Kopie erhalten bleibt.

Betreffpräfix entfernen: Entfernt automatisch gängige Antwort- und Weiterleitungspräfixe wie „AW:“ oder „WG:“ aus ausgewählten E-Mails oder ganzen Ordnern. Sie können zudem eigene Präfixe zum Entfernen festlegen.

Löschen:

• E-Mails löschenE-Mails löschen vom gleichen Absender: Löschen Sie sofort alle E-Mails im aktuellen Ordner, die vom selben Absender wie die ausgewählte E-Mail stammen. Sie können einen Datumsbereich-Filter anwenden.
• E-Mails mit gleichem Betreff löschen: Löschen Sie alle E-Mails im aktuellen Ordner, die denselben Betreff wie die ausgewählte E-Mail haben – optional mit Filterung nach Datumsbereich.
• Hängende Nachrichten entfernen: Manchmal bleiben E-Mails aufgrund großer Anhänge oder Fehler im Postausgang hängen. Mit dieser Funktion löschen Sie alle hängenden Nachrichten mit nur einem Klick.

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Anlagen-Gruppe:

Anlagen-Manager: Der Anlagen-Manager bietet eine zentrale Lösung, um mehrere Anhänge über verschiedene E-Mails hinweg effizient zu verwalten. Speichern, löschen, komprimieren oder abtrennen – alles geht schnell und unkompliziert. Dank Automatisierung werden Anhänge bei eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch gemäß Ihrer Regeln abgetrennt oder komprimiert.

Anhangswerkzeuge: Diese Gruppe enthält nützliche Werkzeuge zur einfachen Handhabung von Outlook-Anlagen:

• Alle Anhänge komprimieren: Komprimieren Sie alle Anhänge in einer oder mehreren ausgewählten E-Mails. Sie können zudem Filter anwenden, um nur bestimmte Anhänge zu komprimieren.
• Alle Anhänge entpacken: Entpacken Sie sofort alle gezippten Anhänge aus einer oder mehreren ausgewählten E-Mails.
• Alle Anhänge abtrennen: Entfernen Sie alle Anhänge aus den ausgewählten E-Mails und speichern Sie sie in einem festgelegten Ordner. Mit erweiterten Filtern können Sie gezielt bestimmte Anhänge auswählen.
• Alle Anhänge wiederherstellen: Fügen Sie zuvor abgetrennte Anhänge wieder in ihre ursprünglichen E-Mails ein.
• Alle Anhänge speichern: Speichern Sie alle oder gezielt ausgewählte Anhänge aus Ihren E-Mails mithilfe erweiterter Filterkriterien in einem Ordner Ihrer Wahl.
• Alle Anhänge umbenennen: Benennen Sie alle Anhänge in einer ausgewählten E-Mail direkt um – ohne sie vorher auf Ihre Festplatte speichern zu müssen. Funktioniert sowohl in empfangenen als auch in verfassten E-Mail-Fenstern.
• Namen kopieren: Mit einem Klick die Namen der ausgewählten oder aller E-Mail-Anhänge in die Zwischenablage kopieren – sofort zum Einfügen bereit.
• Repariere abgetrennte Links: Falls Anhänge nach dem Abtrennen verschoben wurden, repariert dieses Tool beschädigte Verknüpfungen zwischen E-Mails und den zugehörigen abgetrennten Dateien automatisch und stapelweise.

Anhänge automatisch speichern: Speichert alle eingehenden Anhänge automatisch in einem festgelegten Ordner. Sie können Regeln definieren, um nur Anhänge zu speichern, die bestimmte Kriterien erfüllen – etwa nach Dateiname, Absender, Größe oder Dateityp.

Anhänge automatisch abtrennen: Trennt automatisch alle Anhänge von eingehenden E-Mails ab. Sie können Regeln festlegen, um zu bestimmen, welche Arten von Anhängen abgetrennt werden sollen.

Anhänge automatisch komprimieren: Komprimiert Anhänge in eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch. Mit benutzerdefinierten Regeln legen Sie genau fest, wann eine Komprimierung erfolgen soll.

Anhangsoptionen: Klicken Sie auf die Pfeil-nach-rechts-Schaltfläche in der Anlagen-Gruppe, um die Anhangsoptionen zu öffnen. Hier finden Sie nützliche Einstellungen zum Speichern, Abtrennen und Komprimieren von Anhängen – so optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf ganz leicht.

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Automatisch-Gruppe:

Werkzeuge-Gruppe:

• Verzögertes Senden: Verzögern Sie ausgehende E-Mails automatisch um eine festgelegte Zeit, nachdem Sie auf „Senden“ geklickt haben. Während dieser Verzögerung können Sie die Nachricht jederzeit rückgängig machen oder bearbeiten, bevor sie zugestellt wird.
• Antwortformat korrigieren: Outlook übernimmt beim Antworten standardmäßig das Format der ursprünglichen Nachricht. Mit diesem Hilfsprogramm legen Sie ein festes Antwortformat fest, das immer verwendet wird. Verfügbare Formate:
  1) HTML  2) Klartext  3) RTF (Rich Text)
• Weiterleitungsformat korrigieren: Outlook leitet E-Mails standardmäßig im Format der ursprünglichen Nachricht weiter. Mit diesem Tool legen Sie ein einheitliches Weiterleitungsformat fest – wählen Sie einfach aus:
  1) HTML  2) Klartext  3) RTF (Rich Text)
• Mich daran erinnern, wenn ich eine Nachricht ohne Anhänge sende: Legen Sie eigene Schlüsselwörter fest, um eine Warnung bei fehlenden Anhängen auszulösen. Wenn der Nachrichtentext oder der Betreff bestimmte Schlüsselwörter enthält, aber keine Anhänge vorhanden sind, erscheint vor dem Senden eine Erinnerung.
• Als gelesen markieren: Gelöschte E-Mails verbleiben oft im Ordner „Gelöschte Elemente“ mit dem Status „ungelesen“. Mit nur einem Klick markiert dieses Tool alle ungelesenen E-Mails im Ordner „Gelöschte Elemente“ – inklusive seiner Unterordner – automatisch als „gelesen“.
• Feste Antwortadresse einrichten: Standardmäßig gehen Antworten an das Konto des Absenders. Mit dieser Funktion legen Sie eine feste Antwortadresse fest, sodass alle Antworten – unabhängig vom ursprünglich verwendeten Konto – an ein bestimmtes Konto gesendet werden.

Automatische Antwort: Erstellen Sie ganz einfach Auto-Antwort-Regeln für ein oder mehrere Konten und passen Sie Betreff sowie Nachrichteninhalt perfekt an Ihre Abwesenheits- oder Beschäftigtheitsszenarien an.

Automatische Weiterleitung: Leitet eingehende E-Mails automatisch an festgelegte Empfänger weiter – basierend auf individuell anpassbaren Regeln. Beispielsweise:

1. E-Mails von einem bestimmten Konto weiterleiten.
2. E-Mails weiterleiten, deren Betreffzeilen bestimmte Schlüsselwörter enthalten.
3. E-Mails mit Anhangsname, die bestimmte Schlüsselwörter enthalten, weiterleiten.
4. E-Mails weiterleiten, wenn der Nachrichtentext bestimmte Phrasen enthält.

Automatisches CC / BCC: Fügt beim Versand von E-Mails automatisch CC- oder BCC-Empfänger basierend auf festgelegten Regeln hinzu. Typische Anwendungsfälle sind:

1. Automatische CC/BCC, wenn die E-Mail von einem bestimmten Konto gesendet wird.
2. Automatische CC/BCC, wenn die Betreff enthält Schlüsselwörter enthält.
3. Automatische CC/BCC, wenn die Anhangsname enthält Schlüsselwörter enthält.
4. Automatische CC/BCC, wenn an bestimmte Empfänger gesendet wird.

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Kontaktgruppe:

In eine neue Kontaktgruppe aufteilen: Teilt eine einzelne Kontaktgruppe (Verteilerliste) schnell in zwei oder mehr kleinere Gruppen – für eine bessere Übersicht und Verwaltung.

Trennen: Wandelt alle Mitglieder einer Kontaktgruppe in einzelne Kontakteinträge in Ihrem Kontakteordner um.

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Ordner-Gruppe:

Ordner:

• Anzahl der ungelesenen Elemente für alle Ordner anzeigen: Wenn aktiviert, zeigt Outlook die Anzahl der ungelesenen Elemente neben allen Ordnern an.
• Anzahl der Elemente für alle Ordner anzeigen: Wenn aktiviert, zeigt Outlook die Gesamtanzahl aller Elemente (gelesen und ungelesen) in jedem Ordner an.
• Ordner organisieren: Fassen Sie Ordner desselben Typs (z. B. Posteingang, Gesendete Elemente) aus mehreren Konten in einem einheitlichen Ordner zusammen. Optional können Sie alle Elemente zusammenführen oder die Zusammenführung auf Elemente innerhalb eines festgelegten Zeitraums beschränken.
• Posteingang organisieren: Fassen Sie E-Mails aus mehreren Posteingangsordnern verschiedener Konten in einem zentralen Posteingang zusammen – entweder alle Nachrichten auf einen Blick oder gezielt nach Zeitraum gefiltert.
• Ordnen Sie Ordner in einer Datendatei: Fassen Sie ausgewählte Ordner mehrerer Konten in einer einzigen Outlook-Datendatei (*.pst) zusammen. Wählen Sie, ob alle Elemente integriert oder nach einem bestimmten Datumsbereich gefiltert werden sollen.
• Gehe zu Ordner: Suchen Sie sofort nach einem beliebigen Ordner anhand seines Namens und springen Sie direkt in Outlook dorthin.
• Temporärer Ordner: Öffnen Sie mit nur einem Klick den sicheren temporären Ordner von Outlook – um auf eingebettete Dateien zuzugreifen oder Probleme zu beheben.

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Suchgruppe:

Erweiterte Suche: Durchsuchen Sie E-Mails, Kontakte, Aufgaben, Termine und Besprechungen mühelos gleichzeitig anhand einer oder mehrerer Bedingungen. Speichern und wiederverwenden Sie Ihre Suchoptionen als Szenarien – für maximale Zeitersparnis und höhere Produktivität.

• Erweiterte Suche-E-Mails: Nutzen Sie einen oder mehrere Filter – etwa Absender, Betreff oder Datum –, um E-Mails gezielt zu finden. Speichern Sie Ihre Suchkriterien als wiederverwendbare Szenarien für zukünftige Abfragen.
• Erweiterte Suche-Aufgaben: Finden Sie Aufgaben im Handumdrehen, indem Sie mehrere Kriterien kombinieren – und nutzen Sie Ihre Konfiguration jederzeit wieder mit gespeicherten Szenarien.
• Erweiterte Suche-Kontakte: Filtern Sie Ihre Kontaktliste ganz einfach anhand mehrerer Kriterien wie Name, Unternehmen oder Kategorie – und speichern Sie Ihre individuelle Konfiguration für die zukünftige Nutzung.
• Erweiterte Suche: Besprechung: Finden Sie Kalendereinträge ganz einfach anhand von Zeit, Ort, Teilnehmern oder Stichwörtern – und speichern Sie Ihre Suche für die spätere Wiederverwendung.

E-Mails nach Absender suchen

• (Suche) E-Mails enthalten den Absender: Finden Sie alle E-Mails, in denen die Adresse des ausgewählten Absenders erwähnt wird.
• (Suche) Von Absender-E-Mail: Durchsuchen Sie alle Ordner nach E-Mails, die direkt vom ausgewählten Absender gesendet wurden.
• (Suche) An Absender-E-Mail: Finden Sie E-Mails, die Sie an den ausgewählten Empfänger gesendet haben.
• (Suche) Nach Absender-E-Mail-Domain filtern: Finden Sie alle E-Mails aus derselben Domain (z. B. @company.com) wie der ausgewählte Absender.
• (Suche) Antwort an ist Absender-E-Mail: Finden Sie E-Mails, bei denen die „Antwortadresse“ mit dem Absender der ausgewählten Nachricht übereinstimmt.

E-Mails nach Empfänger suchen:

• (Suche) Enthält Empfänger-E-Mail: Finden Sie E-Mails, in denen die Empfängeradresse irgendwo in der Nachricht enthalten ist.
• (Suche) Von Empfänger-E-Mail: Finden Sie E-Mails, die vom Empfänger der ausgewählten Nachricht gesendet wurden.
• (Suche) An Empfänger-E-Mail: Finden Sie alle gesendeten E-Mails an denselben Empfänger im gesamten Postfach.
• (Suche) Nach Empfänger-E-Mail-Domain filtern: Finden Sie alle E-Mails, die mit der Domain des Empfängers verknüpft sind.
• (Suche) Antwort an ist Empfänger-E-Mail: Suchen Sie nach Nachrichten, die an eine Antwortadresse gesendet wurden, die mit der E-Mail-Adresse des ausgewählten Empfängers übereinstimmt.

E-Mails nach aktueller Antwortadresse suchen

• (Suche) Enthält Antwort-an-E-Mail: Finden Sie alle Nachrichten, die die Antwortadresse der ausgewählten E-Mail enthalten.
• (Suche) Von Antwort-an-E-Mail: Finden Sie alle eingehenden Nachrichten von dieser Antwortadresse.
• (Suche) An Antwort-an-E-Mail: Finden Sie alle gesendeten E-Mails an die Antwortadresse.
• (Suche) Nach Antwort-an-E-Mail-Domain filtern: Finden Sie alle E-Mails, die die Domain der ausgewählten Antwortadresse enthalten.
• (Suche) Nach Antwortadresse:Finden Sie E-Mails, deren „Antwortadresse“ mit der der ausgewählten Nachricht übereinstimmt.

(Suche) Dieser Kontakt: Finden Sie im Handumdrehen alle E-Mails, die einen bestimmten Kontakt aus Ihrem Adressbuch enthalten.

Suchverlauf löschen: Mit einem einzigen Klick sofort den gesamten aktuellen Outlook-Suchverlauf entfernen.

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Drucken-Gruppe:

Erweitertes Drucken: Ein leistungsstarkes Druck-Tool mit flexiblen Druckoptionen für alle Outlook-Elemente.

• Kontakte oder Kontaktgruppe drucken: Drucken Sie Kontakte samt ihren Notizen oder alle Mitglieder einer Kontaktgruppe auf einer einzigen Seite.
• Besprechungen drucken: Drucken Sie die Teilnehmerliste samt deren Antworten für jede ausgewählte Besprechung.
• E-Mail drucken: Drucken Sie E-Mails mit oder ohne Header – und fügen Sie beim Drucken gesendeter Nachrichten optional das BCC-Feld hinzu.

Auswahl drucken: Drucken Sie nur den markierten Inhalt einer E-Mail – ganz ohne die gesamte Nachricht auszudrucken.

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Kalendergruppe:

Geburtstagserinnerung entfernen: Deaktivieren Sie mit einem einzigen Klick alle Geburtstagserinnerungen in Ihrem Outlook-Kalender.

Geburtstagserinnerung wiederherstellen: Aktivieren Sie ganz einfach alle zuvor deaktivierten Geburtstagserinnerungen in Ihrem Kalender erneut.

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Beim Verfassen oder Beantworten einer Nachricht

Doppelte Namen entfernen: Entfernen Sie mit einem einzigen Klick alle doppelten E-Mail-Adressen aus den Feldern „An“, „Cc“ und „Bcc“.

Meine Namen: Entfernen Sie automatisch Ihre eigene E-Mail-Adresse aus den Feldern „An“, „Cc“ und „Bcc“, sobald Sie eine Nachricht verfassen.

Nachrichtenverlauf einfügen: Wenn Sie weder „Verlauf nicht in Antwort einfügen“ noch „Verlauf nicht in allen Antworten einfügen“ verwendet haben, klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den ursprünglichen Nachrichteninhalt erneut in Ihr aktuelles Antwortfenster einzufügen.

Getrennt senden: Senden Sie dieselbe E-Mail an mehrere Empfänger mit personalisierten Anreden – ohne die Adressen der anderen preiszugeben.

Antworten an: Nachdem Sie eine Standard-Antwortadresse festgelegt haben, können Sie diese beim Verfassen einzelner E-Mails mit dieser Option deaktivieren.

Automatisches CC / BCC überspringen: Umgehen Sie vorübergehend die Regeln für automatisches CC oder BCC bei der aktuellen E-Mail – selbst wenn diese die festgelegten Bedingungen erfüllt.

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Beim Lesen einer Nachricht

Antwort auf Auswahl: Beantworten Sie eine E-Mail ausschließlich basierend auf dem markierten Textabschnitt – ideal, um direkt auf bestimmte Inhalte zu verweisen oder sie zu zitieren.

Signatur in Kontakt umwandeln: Wandeln Sie mit einem Klick die Absendersignatur in einen Kontakteintrag um.

Komprimieren: Komprimieren Sie die ausgewählten Anhänge mit nur einem Klick.

Dekomprimieren: Dekomprimieren Sie die ausgewählten Anhänge mit nur einem Klick.

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Im Kontaktgruppe-Fenster

Information: Zählen Sie mit nur einem Klick blitzschnell die Anzahl der Mitglieder in einer Kontaktgruppe.