Kutools für Outlook: Ein intelligentes und professionelles Add-In

Sehen Sie, wie Kutools für Outlook Ihnen Zeit in Outlook 2024, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 und Office 365 spart.

Die Werkzeuge sind unten entsprechend den Menübandgruppen organisiert, in denen sie erscheinen.

Kutools-Registerkarte

Beliebt	Ansicht	E-Mails	Erweiterte Werkzeuge	Optionen

Hilfe

Kutools Plus-Registerkarte

Bericht	Löschen	Anhänge	Automatisch	Kontakt	Ordner	Suche	Drucken	Kalender

Kutools-Registerkarte im E-Mail-Fenster

Zugehörige Gruppenfunktionen

Hinweis: Die Kutools-Registerkarte wird angezeigt, wenn Sie eine E-Mail im Outlook-Lesebereich öffnen.

Kutools-Registerkarte im Lesebereich

Zugehörige Gruppenfunktionen

Hinweis: Die Kutools-Registerkarte wird sichtbar, wenn eine E-Mail im Outlook-Lesebereich geöffnet wird.

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Beliebte Gruppe:

AI Mail Assistant: Der AI Mail Assistant nutzt die fortschrittlichste KI-Technologie, um Sie beim schnellen, präzisen und intelligenten Beantworten von E-Mails zu unterstützen. Zusätzlich optimiert er E-Mail-Inhalte, fasst E-Mails zusammen, übersetzt sie in verschiedene Sprachen, extrahiert wichtige Informationen aus den E-Mail-Inhalten und analysiert die Nachrichten. Außerdem können Sie neue Vorlagen erstellen, die Ihren speziellen Bedürfnissen entsprechen – beispielsweise zur Identifizierung von Vertragslücken.

AI Utilities:

• AI Summary: Optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf mit KI-gestützter Zusammenfassung. Mehrere E-Mails lassen sich sofort zusammenfassen und ausführliche Berichte direkt in Outlook generieren – so erledigen Sie Ihre Aufgaben schneller und präziser.
• Kutools AI-Tab anzeigen: Falls Sie die Kutools AI-Tab ausgeblendet haben, klicken Sie hier, um sie wieder sichtbar zu machen.
• Alle KI-Funktionen von Kutools deaktivieren: Deaktivieren Sie alle KI-Funktionen und zeigen Sie diese künftig nicht mehr an.
• AI-Einstellungen: Konfigurieren Sie KI-Anbieter, API-Schlüssel und Modelle.

Tipp: Falls Sie keinen eigenen KI-Schlüssel besitzen, können Sie einen Kutools AI-Schlüssel registrieren und erhalten100 kostenlose Nutzungen für alle KI-Funktionen.

Super-Empfänger: Mit plattformübergreifendem Zugriff auf Kontakte, Erweiterte Suche, komfortabler Sortierung und Filterung, anpassbaren Anzeigeoptionen sowie intuitiven visuellen Hinweisen sorgt Smart Recipients für nahtlose und effiziente E-Mail-Kommunikation.

Intelligentes Adressbuch: Greifen Sie mühelos auf Kontakte aus verschiedenen Accounts zu. Wechseln Sie schnell zwischen Konten, suchen Sie mit flexiblen Filtern, zeigen Sie benutzerdefinierte Kontaktfelder an und sortieren Sie nach Ihren Bedürfnissen – alles in einem leistungsstarken Tool zur Kontaktverwaltung.

Massenverarbeitung: Enthält eine Sammlung von Werkzeugen für die Massenverarbeitung von E-Mails.

• Auf mehrere E-Mails gleichzeitig antworten: Antworten Sie mehreren E-Mails gleichzeitig mit einer vordefinierten Vorlage – kein mühsames Einzel-Antworten oder komplexe Regeln nötig. Anleitung...
• Mehrere E-Mails weiterleiten (Nicht als Anhänge): Standardmäßig fügt Outlook die ausgewählten E-Mails als Anhänge zu einer Nachricht hinzu. Mit dieser Funktion wird jede ausgewählte E-Mail einzeln als separate Nachricht weitergeleitet.
• E-Mails als PDF und andere Formate speichern: Speichern Sie mehrere E-Mails in verschiedenen Formaten – HTML, TXT, Word, PDF, CSV und Excel – einzeln oder in der Masse.

Kontakt hinzufügen:

• Von E-Mail hinzufügen: Fügen Sie alle Absender und Empfänger aus den ausgewählten E-Mails sofort Ihrem Kontakte-Ordner hinzu – doppelte Einträge werden automatisch vermieden.
• Zu Kontaktgruppe hinzufügen: Fügen Sie mehrere Empfänger oder Absender aus den ausgewählten E-Mails direkt in eine bestimmte Kontaktgruppe hinzu.

Gruppe anzeigen:

Tab-Leiste: Aktivieren Sie eine Registerkarten-Oberfläche in Outlook. Alle geöffneten Fenster – E-Mails, Kontakte, Aufgaben – werden in einer Tab-Leiste angezeigt und können einfach und schnell gewechselt werden.

Ressourcenbereich: Bei Aktivierung erscheint rechts in Ihrem Outlook-Fenster (im Lesebereich oder Pop-up) ein Bereich, aus dem Sie Emojis, AutoText-Einträge oder Lesezeichen in Ihre Nachrichten einfügen können.

• Emoji: Fügen Sie zahlreiche Emojis in den Nachrichten-Text ein. Funktioniert auf allen Windows-Systemen. Legen Sie eigene Emoji-Gruppen zur besseren Organisation an.
• AutoText-Bereich: Speichern Sie häufig verwendete Textabschnitte, Bilder oder Formen als AutoText-Einträge, um sie beim Verfassen von E-Mails blitzschnell einzufügen.
• Lesezeichen: Wie in Word können Sie Ihrer E-Mail-Inhalte Lesezeichen zufügen und so die Navigation erleichtern.

Schwebende Werkzeugleiste: Aktivieren Sie diese Funktion, um eine schwebende Emoji-Werkzeugleiste in Outlook anzuzeigen und Emojis beim Schreiben schnell einzufügen.

Mehr: Bei Aktivierung erscheint rechts in Ihrem Outlook-Fenster (im Lesebereich oder Pop-up) ein Bereich, aus dem Sie Emojis, AutoText-Einträge oder Lesezeichen in Ihre Nachrichten einfügen können.

• Beim Schließen minimieren: Outlook wird mit Klick auf das Schließen (X) Symbol statt beendet in die Systemleiste minimiert – so bleibt Outlook im Hintergrund aktiv, ohne die Taskleiste zu überladen.
• E-Mail-Erinnerungen: Legen Sie eigene Regeln fest, um Benachrichtigungen zu erhalten, sobald wichtige E-Mails eintreffen. Definieren Sie zum Beispiel das Stichwort "Test" als besonders wichtig, löst jedes E-Mail mit "Test" im Betreff, Text, Absendernamen oder Absenderadresse eine Echtzeit-Erinnerung aus.
• Absender-Zeitzone anzeigen: Zeigt sowohl die ursprüngliche Sendezeit als auch die aktuelle Zeit in der Zeitzone des Absenders an – ideal zur Planung von Antworten.
• Mail-Header-Informationen anzeigen: Zeigen Sie Kopfzeilen-Daten und Metadaten direkt im Outlook-Nachrichtenfenster an.

E-Mail-Gruppe:

Snooze: Legen Sie ausgewählte E-Mails vorübergehend im Snooze-Ordner ab, bis sie zu einem festgelegten Zeitpunkt wieder im Posteingang auftauchen.

Geplantes Senden: Legen Sie fest, wann Ihre E-Mail versendet werden soll. Die Nachricht wird zum gewünschten Zeitpunkt automatisch zugestellt.

Regelmäßiges Senden von Emails: Bestimmen Sie, wann Ihre E-Mail versendet wird. Die Nachricht wird automatisch zum vorgegebenen Zeitpunkt zugestellt.

Verzögertes Senden: Verzögern Sie die Zustellung aller ausgehenden E-Mails um eine festgelegte Zeit. Während dieser Verzögerung können Sie die E-Mail jederzeit abbrechen oder bearbeiten, bevor sie tatsächlich gesendet wird.

Getrennt senden: Senden Sie dieselbe E-Mail individuell an mehrere Empfänger, jeweils mit persönlicher Anrede (z.B. „Lieber John“, „Liebe Sarah“) – ohne die Adressen der anderen zu veröffentlichen. Anleitung...

Antworten mit Anhang: Beim Beantworten einer E-Mail bleiben die Originalanhänge erhalten – Anhänge werden während der Antwort nicht entfernt.

Allen antworten mit Anhang: Beim Antworten an alle Empfänger sorgt diese Funktion dafür, dass die Originalanhänge Ihrer Antwort erhalten bleiben.

Antworten mit

• Verlauf nicht in Antwort einfügen: Antworten Sie dem Absender, ohne den ursprünglichen Nachrichteninhalt einzufügen.
• Verlauf nicht in allen Antworten einfügen: Antworten Sie allen Empfängern einer E-Mail, ohne den ursprünglichen Nachrichtentext miteinzufügen.
• E-Mail zurückrufen: Versuchen Sie, bereits gesendete E-Mails mithilfe der Outlook-Rückruffunktion zurückzurufen. Sie können eine einzelne Nachricht oder mehrere ausgewählte E-Mails auf einmal zurückrufen. Ein Statusfenster zeigt an, für welche E-Mails ein Rückruf ausgelöst wurde und Sie erhalten für jeden Empfänger eine Rückmeldung, ob der Rückruf erfolgreich war.
• E-Mail-Rückrufprotokoll: Überwachen Sie den Rückrufstatus Ihrer E-Mails – einschließlich erfolgreicher Rückrufe, Fehlversuche oder unbekannter Status.

Erweiterte Werkzeuge Gruppe:

Erweiterte Regeln: Bietet mehr Regeltypen und Anpassungsmöglichkeiten als die Standard-Einstellungen von Outlook – für noch mehr Kontrolle über die Verarbeitung Ihrer E-Mails.

Anti-Phishing: Prüfen Sie automatisch oder manuell verborgene Links in E-Mails und zeigen Sie die tatsächlichen URLs an – so schützen Sie sich vor Phishing und bleiben online sicher.

Junk-E-Mail: Eine umfassende Sammlung von Tools zum Blockieren oder Freigeben bestimmter E-Mails, um unerwünschte Nachrichten im Posteingang zu reduzieren.

• Absender blockieren: Verschieben Sie automatisch E-Mails eines bestimmten Absenders in den Junk-E-Mail-Ordner. Wählen Sie einfach die E-Mail des gewünschten Absenders aus, aktivieren Sie diese Funktion, und alle zukünftigen E-Mails dieses Absenders werden aussortiert.
• Absenderdomäne blockieren: Blockieren Sie alle E-Mails von einer bestimmten Domäne (z.B. @gmail.com). Nachdem Sie eine E-Mail ausgewählt und diese Funktion aktiviert haben, landen alle künftigen E-Mails von dieser Domäne direkt im Junk-E-Mail-Ordner.
• Betreff blockieren: Blockieren Sie automatisch E-Mails, die bestimmte Stichwörter oder Phrasen im Betreff enthalten. Einmal aktiviert werden passende Nachrichten direkt als Junk markiert.
• Text blockieren: Filtern Sie E-Mails nach bestimmten Wörtern oder Phrasen im E-Mail-Text. Beispielsweise können Sie E-Mails mit „Rolex Uhr“ blockieren, um unerwünschte Werbung fernzuhalten.
• Absender nie blockieren: Empfangen Sie immer E-Mails von bestimmten Absendern – unabhängig von anderen Junk- oder Blockierregeln. Fügen Sie eine oder mehrere Adressen zur Allow-Liste hinzu.
• Absenderdomäne nie blockieren: Weißlisten Sie ganze Domänen (z.B. @company.com), damit alle E-Mails dieser Domänen immer in Ihrem Posteingang ankommen.
• Betreff nie blockieren: Stellen Sie sicher, dass E-Mails mit bestimmten Betreffzeilen nie als Junk-E-Mail eingestuft werden.
• Text nie blockieren: Erlauben Sie E-Mails, die bestimmte Phrasen oder Schlüsselwörter im Text enthalten, auch wenn andere Regeln aktiv sind.
• Junk-E-Mail verwalten: Zentrales Dashboard, in dem Sie alle Junk-E-Mail-Regeln erstellen, bearbeiten, löschen, aktivieren oder deaktivieren können.
• Junk-E-Mail-Regeln jetzt ausführen: Wenden Sie sofort alle konfigurierten Junk-Filter manuell an – ideal, um Spam mit einem Klick zu beseitigen.

Optionen-Gruppe:

Aktuelles Datum beim Erstellen einer neuen E-Mail in den Betreff einfügen: Das aktuelle Datum wird automatisch in die Betreffzeile eingefügt, wenn Sie eine neue E-Mail verfassen.

Signatur mit Datum beim Erstellen, Antworten und Weiterleiten einfügen: Ihre Signatur enthält beim Erstellen, Beantworten oder Weiterleiten einer E-Mail automatisch das aktuelle Datum.

Immer mit Standardkonto antworten: Stellen Sie sicher, dass alle Antworten stets von Ihrem Standard-E-Mail-Konto gesendet werden, unabhängig davon, mit welchem Konto die Nachricht empfangen wurde.

Begrüßung beim Erstellen, Beantworten und Weiterleiten automatisch einfügen: Eine persönliche Begrüßung wird automatisch in den E-Mail-Text eingefügt, sobald Sie Nachrichten verfassen, beantworten oder weiterleiten.

Beim Allen antworten mich selbst einfügen: Wird "Allen antworten" verwendet, wird Ihre eigene Adresse automatisch in die Empfängerliste aufgenommen.

Warnhinweis beim Antworten/Allen antworten: Zeigen Sie eine Bestätigungsabfrage, wenn Sie auf eine Nachricht mit mehreren Empfängern antworten.

Warnung, wenn Allen antworten an eine Nachricht, bei der ich im Bcc stehe: Zeigen Sie einen Warnhinweis an, falls Ihre Adresse im BCC-Feld einer E-Mail beim "Allen antworten" enthalten ist.

Standardkonto zum Weiterleiten verwenden: E-Mails werden beim Weiterleiten automatisch über das Standardkonto versendet.

Anzeigen: Es wird eine Benachrichtigung angezeigt, damit Sie sehen, was Kutools für Outlook für Sie erledigt hat. Es gibt6 Optionen:

• 1. Anzeigefenster anzeigen, wenn Auto CC/BCC.
• 2. Anzeigefenster anzeigen, wenn E-Mails automatisch weitergeleitet werden.
• 3. Anzeigefenster anzeigen, wenn E-Mails automatisch beantwortet werden.
• 4. Anzeigefenster anzeigen, wenn wiederkehrende E-Mails gesendet werden.
• 5. Sendehinweisfenster anzeigen

Protokolle aktivieren: Erfassen Sie alle erfolgreichen und fehlgeschlagenen automatischen Aktionen, die von Kutools für Outlook ausgeführt wurden.

Standardzoom für Text ändern: Passen Sie die Standard-Zoomstufe für das Lesen, Verfassen, Antworten und Weiterleiten von E-Mails an.

Abfrage-Generator aktivieren: Aktivieren Sie schnell den versteckten Outlook-Abfrage-Generator für erweiterte Suchfunktionen.

Maximale Anhangsgröße ändern: Passen Sie das Anhangsgrößenlimit an, um größere Dateien zu ermöglichen.

Anhangstypen konfigurieren: Entsperren oder erlauben Sie spezifische Dateiendungen bei E-Mail-Anhängen.

Standard-Ordner zum Speichern von Anhängen ändern: Bestimmen Sie einen Standard-Ordner zum Speichern von E-Mail-Anhängen.

Hilfe-Gruppe:

Protokolle: Es werden erfolgreiche und fehlgeschlagene Ergebnisse für die automatischen Aktionen von Kutools für Outlook aufgezeichnet.

Nach Updates suchen: Prüfen und installieren Sie die aktuelle Version von Kutools für Outlook.

Hilfe:

• Feedback: Vorschlag einreichen / Fehler melden.
• Lizenz ändern: Geben Sie Ihre Lizenzdaten ein oder aktualisieren Sie diese, um die Pro-Version zu aktivieren.
• Einstellungscenter: Legen Sie fest, ob KI-Funktionen aktiviert sind und wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache aus.
• Symbolleistenmodus: Wählen Sie Ihr bevorzugtes Layout oder Anzeigeformat für die Kutools-Symbolleiste.
• Teilen: E-Mails an Freunde / Teilen auf Facebook / Teilen auf Twitter / Teilen auf LinkedIn / Teilen auf Weibo.
• Über: Sehen Sie Echtzeit-Informationen zu Hintergrundprozessen von Kutools für Outlook.

Berichtsgruppe:

Statistik: Zählen Sie E-Mails in Outlook schnell nach Zeiträumen oder Ordnerausschnitten. Optional können Sie die Ergebnisse in eine neue Datei wie eine Excel-Arbeitsmappe exportieren. Dieses Tool ist ideal zur Analyse der E-Mail-Aktivität.

1. Zählen Sie die Gesamtzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails pro Tag, Woche oder Monat.
2. Zählen Sie die Anzahl der ausgewählten E-Mails.
3. E-Mails in allen Ordnern und E-Mail-Konten gleichzeitig zählen.
4. Exportieren Sie die Ergebnisse nach Excel für Berichte oder Analysen.

Bericht:

• Schnellbericht: Exportieren Sie Detailinformationen zu allen Nachrichten in einem ausgewählten E-Mail-Ordner oder zu allen Aufgaben in einem ausgewählten Aufgabenordner direkt nach Excel. Sie können festlegen, welche Felder im Bericht enthalten sein sollen, um optimale Ergebnisse für Ihre Anforderungen zu erreichen.
• E-Mail-Header analysieren: Sehen und analysieren Sie die vollständigen Internet-Header einer E-Mail mit einem Klick. Nützlich zur Diagnose von Zustellproblemen oder zur Erkennung potenzieller Phishing-Versuche.
• Ausgewählte Elemente zählenDiese Funktion umfasst zwei leistungsstarke Zähltools:
  • Anzeige der Gesamtzahl der ungelesenen Elemente über alle Ordner mit dem Unread Items Counter.
  • Anzeige der Gesamtzahl aller gelesenen und ungelesenen Elemente in allen Outlook-Ordnern mit dem All Items Counter.

Löschgruppe:

Duplikate E-Mails löschen: Scannen und löschen Sie doppelte E-Mails schnell aus ausgewählten Ordnern in einem oder mehreren Konten. Alternativ können Duplikate statt endgültigem Löschen auch in einen bestimmten Ordner verschoben werden.

• Duplikate E-Mails löschen: Finden und löschen Sie doppelte E-Mails aus der Auswahl anhand von Betreff, Text und Anhangsnamen.
• Erweiterte Duplikate löschen: Scannen Sie ein oder mehrere Ordner und entfernen Sie E-Mails mit identischem Betreff, Nachrichtentext und Anhangsname.
• Erweiterte Duplikate löschen: Nutzen Sie eigene Bedingungen, um doppelte E-Mails in ausgewählten Ordnern zu erkennen und zu entfernen.

Doppelte Kontakte löschenEntfernen Sie doppelte Kontakte aus einem oder mehreren Kontaktordnern auf einmal. Alternativ können Sie Duplikate auch in einen anderen Ordner verschieben statt endgültig zu löschen.
Hinweis: Standardmäßig gelten Kontakte mit identischem Vollständigen Namen und E-Mail-Adresse1 als Duplikate. Diese Kriterien können Sie selbst festlegen.

Doppelte Kontaktdaten zusammenführenFühren Sie doppelte Kontakte in einem oder mehreren Ordnern anhand definierter Felder zusammen.
HinweisStandardmäßig sind die Felder Vollständiger Name und E-Mail-Adresse1 voreingestellt und können angepasst werden.

Aufgaben löschen: Entfernen Sie blitzschnell alle doppelten Aufgaben in einem Ordner oder in mehreren Ordnern – behalten Sie nur eine Kopie jeder Aufgabe.

Betreffpräfix entfernen: Entfernen Sie typische Antwort-/Weiterleitungspräfixe wie RE: oder FW: aus ausgewählten E-Mails oder kompletten Ordnern automatisch. Sie können auch eigene Präfixe zum Entfernen festlegen.

Löschen:

• E-Mails löschen von gleichem Absender: Entfernen Sie sofort alle E-Mails im aktuellen Ordner, die vom gleichen Absender wie die ausgewählte E-Mail stammen. Sie können optional einen Datumsfilter anwenden.
• E-Mails mit gleichem Betreff löschen: Entfernen Sie blitzschnell alle E-Mails im aktuellen Ordner mit dem gleichen Betreff wie die ausgewählte Nachricht und wenden Sie optional einen Datumsfilter an.
• Steckengebliebene Nachrichten entfernen: Gelegentlich hängen E-Mails im Postausgang fest – durch große Anhänge oder Fehler. Entfernen Sie mit einem Klick alle blockierten E-Mails.

Anhänge-Gruppe:

Anlagen-Manager: Der Anlagen-Manager bietet eine zentrale Möglichkeit, Anhänge aus mehreren E-Mails zusammen zu verwalten. Sie können Anhänge blitzschnell speichern, löschen, komprimieren oder abtrennen – auch automatisiert. Anhänge werden dabei gemäß Ihrer Regeln bei eingehenden und ausgehenden E-Mails verarbeitet – etwa automatisch abgetrennt oder komprimiert.

Anhangswerkzeuge: Diese Gruppe umfasst praktische Tools für das einfache Handling von Outlook-Anhängen:

• Anhänge komprimieren: Komprimieren Sie alle Anhänge in ausgewählten E-Mails – ob einzeln oder mehrfach. Mit Filtern können auch ganz gezielt bestimmte Anhänge komprimiert werden.
• Alle extrahieren: Entpacken Sie mit einem Klick alle ZIP-Anhänge aus ausgewählten E-Mails.
• Anlagen abtrennen: Entfernen Sie alle Anhänge aus ausgewählten E-Mails und speichern Sie diese in einem frei bestimmbaren Ordner. Mit erweiterten Filtern lassen sich gezielt bestimmte Anhänge abtrennen.
• Alle wiederherstellen: Stellen Sie zuvor abgetrennte Anhänge wieder in ihren Ursprungs-E-Mails her.
• Anlagen speichern: Speichern Sie alle oder bestimmte Anhänge aus ausgewählten E-Mails in einem Zielordner – unter Anwendung fortgeschrittener Kriterien.
• Alle umbenennen: Benennen Sie sämtliche Anhänge in einer ausgewählten E-Mail um, ohne sie auf die Festplatte speichern zu müssen. Funktioniert sowohl für empfangene als auch für verfasste Nachrichten.
• Namen kopieren: Übernehmen Sie mit einem Klick die Namen aller oder ausgewählter Anhänge in eine E-Mail in die Zwischenablage und fügen Sie sie an beliebiger Stelle ein.
• Links reparieren: Falls Anhänge nach dem Abtrennen verschoben wurden, kann dieses Tool die fehlerhaften Links zwischen E-Mails und den separat gespeicherten Dateien stapelweise reparieren.

Automatisch speichern: Speichern Sie alle eingehenden Anhänge automatisch in einem bestimmten Ordner. Legen Sie Regeln fest, um nur Anhänge mit bestimmten Bedingungen (z.B. Dateiname, Absender, Größe, Typ) zu speichern.

Automatisch abtrennen: Trennen Sie alle Anhänge aus eingehenden E-Mails automatisch ab. Regeln bestimmen, welche Anhangsarten abgetrennt werden.

Automatische Komprimierung: Komprimieren Sie Anhänge in eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch. Individuelle Regeln steuern genau, wann eine Komprimierung erfolgt.

Anhangsoptionen: Klicken Sie auf den Rechts-Pfeil im Bereich Anhänge, um die Optionen zu öffnen. Hier finden Sie Einstellungen für das Speichern, Abtrennen und Komprimieren von Anhängen – für ein perfekt abgestimmtes Workflow.

Automatik-Gruppe:

Mehrfachbereich:

• Verzögertes Senden: Senden Sie ausgehende E-Mails automatisch verzögert – nach Klick auf "Senden". Während der Verzögerung können Sie Ihre Nachricht problemlos zurücknehmen oder überarbeiten.
• Antwortformat korrigierenOutlook verwendet beim Antworten das Originalformat der Nachricht. Mit dieser Funktion legen Sie ein Standard-Format für Antworten fest. Verfügbare Formate sind:
  1) HTML2) Klartext3) RTF (Rich Text)
• Weiterleitungsformat korrigierenOutlook verwendet beim Weiterleiten das Originalformat der Nachricht. Mit diesem Tool legen Sie ein Standard-Weiterleitungsformat fest. Wählbar sind:
  1) HTML2) Klartext3) RTF (Rich Text)
• Anhänge prüfen vor Versand: Definieren Sie eigene Schlüsselwörter, um vor dem Versand einer E-Mail eine Warnung bei fehlendem Anhang anzuzeigen. Enthält der Betreff oder Text bestimmte Begriffe, jedoch keinen Anhang, geht vor dem Versand ein Hinweisfenster auf.
• Als gelesen markieren: Gelöschte E-Mails werden im Ordner "Gelöschte Elemente" häufig noch als "ungelesen" angezeigt. Dieses Tool markiert alle ungelesenen E-Mails im Ordner "Gelöschte Elemente" (und deren Unterordner) mit einem Klick als "gelesen".
• Antwortadresse festlegen: Standardmäßig gehen Antworten an das Konto des Absenders. Mit dieser Funktion können Sie eine feste Antwortadresse bestimmen, an die sämtliche Antworten gehen – ganz gleich, von welchem Konto die Originalnachricht gesendet wurde.

Automatische Antwort: Erstellen Sie blitzschnell Regeln für automatische Antworten in einem oder mehreren Konten. Passen Sie Betreff und Nachrichtentext individuell für Abwesenheits- oder Beschäftigt-Szenarien an.

Automatische Weiterleitung: Leiten Sie E-Mails empfängergesteuert und nach eigenen Regeln weiter. Beispielregeln:

1. Leiten Sie E-Mails aus einem bestimmten Konto weiter.
2. Leiten Sie E-Mails weiter, deren Betreff bestimmte Schlüsselwörter enthält.
3. Leiten Sie E-Mails weiter, wenn der Anhangsname bestimmte Begriffe enthält.
4. Leiten Sie E-Mails weiter, sofern der Nachrichtentext bestimmte Phrasen enthält.

Auto CC/BCC: Fügen Sie beim Versand von E-Mails automatisch Empfänger im CC oder BCC hinzu, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Beispiel-Szenarien:

1. Auto CC/BCC, wenn Sie von einem bestimmten Konto senden.
2. Auto CC/BCC, wenn der Betreff Schlüsselbegriffe enthält.
3. Auto CC/BCC, wenn der Anhangsname Schlüsselbegriffe enthält.
4. Auto CC/BCC, wenn Sie an bestimmte Empfänger senden.

Kontaktgruppe:

In eine neue Kontaktgruppe aufteilen: Teilen Sie eine Kontaktgruppe (Verteilerliste) blitzschnell in zwei oder mehrere kleinere Gruppen – für bessere Übersicht und Verwaltung.

Trennen: Wandeln Sie alle Mitglieder einer Kontaktgruppe in einzelne Kontakte im Kontakte-Ordner um.

Ordner-Gruppe:

Ordner:

• Anzahl der ungelesenen Elemente für alle Ordner anzeigen: Aktiviert, zeigt Outlook die Anzahl der ungelesenen Objekte neben jedem Ordner an.
• Anzahl der Elemente für alle Ordner anzeigen: Aktiviert, zeigt Outlook die Gesamtzahl aller Elemente (gelesen + ungelesen) für sämtliche Ordner an.
• Ordner organisieren: Kombinieren Sie Ordner gleichen Typs (z.B. Posteingang, Gesendete Elemente) aus mehreren Konten zu einem gemeinsamen Ordner. Wählen Sie, ob alle Elemente oder lediglich solche eines bestimmten Zeitraums übernommen werden.
• Posteingang organisieren: Ordnen und kategorisieren Sie E-Mails aus mehreren Posteingang-Ordnern verschiedener Konten in einem zentralen Ordner. Wählen Sie, ob alle Nachrichten oder nur solche eines Zeitraums übernommen werden.
• Ordner in Datendatei organisieren: Kombinieren Sie ausgewählte Ordner aus mehreren Konten in einer einzigen Outlook-Datendatei (*.pst). Lassen Sie alle Elemente oder gefiltert nach Datum zusammenführen.
• Bestimmten Outlook-Ordner öffnen: Suchen Sie blitzschnell jeden Ordner nach Name und springen Sie direkt dorthin.
• Temporärer Ordner: Öffnen Sie mit einem Klick den sicheren temporären Outlook-Ordner – ideal zum Zugriff auf eingebettete Dateien oder zur Fehlerdiagnose.

Suchgruppe:

Erweiterte Suche: Suchen Sie komfortabel in E-Mails, Kontakten, Aufgaben, Terminen und Besprechungen mit mehreren Bedingungen gleichzeitig. Speichern Sie Ihre Suchvorgaben als Szenarien für die Wiederverwendung – und steigern Sie Ihre Produktivität.

• Erweiterte E-Mail-Suche: Finden Sie E-Mails gezielt mit einem oder mehreren Filtern (z.B. Absender, Betreff, Datum). Speichern Sie Ihre Suchkriterien als Szenarien zur späteren Nutzung.
• Erweiterte Aufgaben-Suche: Finden Sie Aufgaben blitzschnell durch Kombination mehrerer Bedingungen und nutzen Sie abgespeicherte Szenarien für wiederholte Anwendung.
• Erweiterte Suche Kontakte: Filtern Sie Ihre Kontaktliste nach mehreren Kriterien wie Name, Firma oder Kategorie und sichern Sie Ihr Setup für künftigen Gebrauch.
• Erweiterte Suche Termine und Besprechungen: Finden Sie Kalendereinträge nach Zeit, Ort, Teilnehmern oder Stichwörtern und speichern Sie Ihre Suche für spätere Wiederverwendung.

E-Mails nach Absender durchsuchen

• E-Mails enthalten den Absender: Finden Sie alle E-Mails, die die Adresse des ausgewählten Absenders erwähnen.
• Von Absender-E-Mail: Suchen Sie E-Mails, die direkt vom gewählten Absender in allen Ordnern gesendet wurden.
• An Absender-E-Mail: Suchen Sie E-Mails, die Sie an den gewählten Absender gesendet haben.
• Nach Absender-E-Mail-Domain filtern: Finden Sie sämtliche E-Mails aus der gleichen Domain (z.B. @firma.com) wie der ausgewählte Absender.
• Antwort an ist Absender-E-Mail: Finden Sie E-Mails, deren "Antwort-an"-Adresse mit der des ausgewählten Absenders übereinstimmt.

E-Mails nach Empfänger durchsuchen:

• Enthält Empfänger-E-Mail: Finden Sie E-Mails, in denen die Adresse des Empfängers irgendwo im Nachrichtentext auftaucht.
• Von Empfänger-E-Mail: Suchen Sie E-Mails, die vom Empfänger der ausgewählten Nachricht gesendet wurden.
• Gesendete E-Mails an: Finden Sie E-Mails, die Sie an denselben Empfänger gesendet haben.
• E-Mails mit Empfänger-Domain: Finden Sie sämtliche E-Mails zur Domain des gewählten Empfängers.
• Antwort an ist Empfänger-E-Mail: Finden Sie Nachrichten, die auf eine Adresse antworten, die dem ausgewählten Empfänger entspricht.

E-Mails nach aktueller Antwortadresse durchsuchen:

• Enthält Antwort-an-E-Mail: Finden Sie alle Nachrichten, die die Antwortadresse der ausgewählten Nachricht enthalten.
• Von Antwort-an-E-Mail: Finden Sie alle eingehenden Nachrichten von dieser Antwortadresse.
• An Antwort-an-E-Mail: Finden Sie alle E-Mails, die an diese Antwortadresse gesendet wurden.
• Nach Antwort-an-E-Mail-Domain filtern: Finden Sie alle E-Mails mit der Domain der ausgewählten Antwortadresse.
• Nach Antwort an filtern: Suchen Sie E-Mails, deren Antwort-an-Feld dem der ausgewählten Nachricht entspricht.

Nach Kontakt-E-Mail filtern: Finden Sie alle E-Mails, die einen bestimmten Kontakt aus dem Adressbuch enthalten.

Suchverlauf löschen: Entfernen Sie mit einem Klick den gesamten jüngsten Outlook-Suchverlauf.

Drucken-Gruppe:

Erweitertes Drucken: Leistungsstarkes Tool mit vielseitigen Druckoptionen für verschiedene Outlook-Elemente.

• Kontakte oder Kontaktgruppe drucken: Drucken Sie Kontakte mit Notiz, oder drucken Sie alle Mitglieder einer Kontaktgruppe auf einer Seite.
• Besprechungen drucken: Drucken Sie die Liste aller Teilnehmer und deren Rückmeldungen zu einer markierten Besprechung.
• E-Mail drucken: Drucken Sie E-Mails mit oder ohne Kopfzeile – und wählen Sie, ob das BCC-Feld beim Versand angezeigt werden soll.

Auswahl drucken: Drucken Sie nur den ausgewählten Inhalt einer E-Mail – der Druck des gesamten Nachrichtentextes ist nicht notwendig.

Kalendergruppe:

Geburtstagserinnerungen entfernen: Schalten Sie alle Geburtstagserinnerungen in Ihrem Outlook-Kalender mit einem Klick aus.

Geburtstagserinnerungen wiederherstellen: Aktivieren Sie zuvor deaktivierte Geburtstagserinnerungen in Ihrem Kalender mit Leichtigkeit wieder.

Beim Erstellen oder Beantworten einer Nachricht

Doppelte Namen entfernen: Entfernen Sie alle doppelten E-Mail-Adressen aus den Feldern An, CC und BCC mit einem Klick.

Meinen Namen entfernen: Entfernen Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse beim Erstellen einer Nachricht automatisch aus den Feldern An, CC und BCC.

Nachrichtenverlauf einfügen: Haben Sie die Funktion „Verlauf nicht in Antwort einfügen“ oder „Verlauf nicht in allen Antworten einfügen“ verwendet, können Sie hiermit den Original-Nachrichtentext ins Antwortfenster zurückholen.

Getrennt senden: Senden Sie die gleiche E-Mail mit persönlicher Anrede individuell an mehrere Empfänger – ohne, dass andere Empfänger sichtbar sind.

Antworten an: Nachdem Sie eine feste Antwortadresse eingestellt haben, können Sie diese beim Verfassen einzelner E-Mails über diese Option deaktivieren.

Auto CC/BCC überspringen: Überspringen Sie für die aktuelle E-Mail die automatische CC- oder BCC-Regel, auch wenn Bedingungen eigentlich erfüllt sind.

Beim Lesen einer Nachricht

Antworten auf Auswahl: Antworten Sie auf eine E-Mail, indem Sie ausschließlich den markierten Textabschnitt versenden – perfekt zum Zitieren oder Herausstellen spezifischer Inhalte.

Signatur in Kontakt umwandeln: Wandeln Sie die Signatur eines Absenders mit nur einem Klick in einen Kontakteintrag um.

Im Kontaktgruppen-Fenster

Informationen: Zählen Sie die Anzahl der Mitglieder einer Kontaktgruppe mit nur einem Klick.