Verwalten Sie doppelte Kontakte in Outlook: löschen, zusammenführen, verschieben, kategorisieren

Wenn Sie Kontakte aus einer Excel-Tabelle oder anderer Software in Outlook importieren, besteht die Möglichkeit, dass doppelte Einträge in Ihrem Kontaktordner erstellt werden. Solche Duplikate können Ihre Kontakte-Ordner überladen und unnötigen Speicherplatz in Outlook verbrauchen. Für eine optimierte Lösung empfehlen wir das Hilfsprogramm „Doppelte Kontakte“ von Kutools für Outlook. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen mühelos, doppelte Kontakte in verschiedenen E-Mail-Konten innerhalb ausgewählter Kontakte-Ordner zu löschen, zusammenzuführen, zu verschieben und sogar zu kategorisieren.

Schnelles Löschen, Zusammenführen, Verschieben oder Kategorisieren doppelter Kontakte in Outlook

Hier erfahren Sie, wie Sie die Funktion „Doppelte Kontakte“ anwenden, um doppelte Kontakte in Outlook zu löschen, zusammenzuführen, zu verschieben oder zu kategorisieren.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Kutools Plus auf Löschen > Doppelte Kontakte.

   

2. In dem Doppelte Kontakte - Schritt 1 (von 5): Geben Sie die Datendatei(en) an Assistenten wählen Sie die Datendateien aus, in denen Sie doppelte Kontakte entfernen, zusammenführen, verschieben oder kategorisieren möchten. Sobald Sie diese ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Nächster Schritt: Kontaktordner angeben .

   

   Hinweis: Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten in Ihrem Outlook mit großen Kontaktordnern haben, wird ein Fenster zum Laden der Kontaktordner wie im folgenden Screenshot gezeigt angezeigt. Sie können die Schaltfläche Aktuell geladenes Postfach überspringen anklicken oder einfach warten, bis alle Kontaktordner vollständig geladen sind.

   

3. Sobald die Kontaktordner vollständig geladen wurden, werden alle Kontaktordner im linken Feld des Doppelte Kontakte – Schritt 2 (von 5) Fensters angezeigt. Wählen Sie die Kontaktordner aus, die die doppelten Kontakte enthalten, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter: Wählen Sie Kontaktfelder für den Duplikatvergleich aus .

   

   Tipps:

   • Für schnellere Optionen wie Alle auswählen zum Auswählen von Ordnern klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Ordnerliste.
   • Alle ausgewählten Ordner werden im rechten Feld angezeigt. Sie können sie bei Bedarf löschen oder sortieren. Kontakte aus den oben aufgelisteten Ordnern werden priorisiert beibehalten, wenn Duplikate verwaltet werden.
   • Wenn Sie dieses Tool bereits verwendet und Filterkriterien festgelegt haben, können Sie einfach auf die Schaltfläche Filterung starten klicken, um diese vorhandenen Kriterien anzuwenden und doppelte Kontakte herauszufiltern.
4. In dem Doppelte Kontakte – Schritt 3 (von 5) Assistenten wählen Sie bitte die Kontaktfelder zur Identifizierung von Duplikaten aus (Kontakte gelten als Duplikate, wenn ihre Informationen in diesen Feldern exakt übereinstimmen) im Bitte wählen Sie die Bedingungen für die Duplikaterkennung aus Feld aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter: Wählen Sie die Felder aus, die in den Ergebnissen aufgeführt werden sollen .

   

   Tipps:

   1. Die in der Abbildung oben gezeigten ausgewählten Felder stellen die Standard-Einstellungen dar, die von Kutools bereitgestellt werden. Sie können diese Standards leicht auswählen, indem Sie auf die Schaltfläche Standardfelder klicken.
   2. Wenn Sie die Option In allen ausgewählten Kontakten-Ordnern nach Duplikaten suchen aktivieren, sucht das Hilfsprogramm nach doppelten Kontakten in allen ausgewählten Ordnern. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, werden Duplikate in jedem einzelnen Kontaktordner separat gesucht.
5. In dem Doppelte Kontakte – Schritt 4 (von 5) Assistenten wählen Sie eine Option aus, um die Felder anzugeben, die im Ergebnisfeld aufgeführt werden sollen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Filterung starten .

   

   Tipps:

   • Standard: Diese Option wählt die voreingestellten Felder aus, die Kontaktnamen (Kontaktgruppe), Mitgliedsname (Kontaktgruppe), E-Mail-Adresse des Mitglieds (Kontaktgruppe) und Vollständiger Name sind.
   • Benutzerdefiniert: Diese Option aktiviert die Benutzerdefinierte Inhalte Schaltfläche, mit der Sie die Felder auswählen können, die Sie in den Ergebnissen anzeigen möchten.
   • Ausgewählte Felder: Diese Option wählt die Felder aus, die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben.
6. Alle doppelten Kontakte werden im Kontaktliste/Duplikatkontaktliste (linkes Feld) des Doppelte Kontakte – Schritt 5 (von 5) Assistenten angezeigt, wobei die Felder angezeigt werden, die Sie ausgewählt haben. In diesem Assistenten können Sie:
   1. Duplikate erweitern und einen Kontakt auswählen oder abwählen, um zu entscheiden, ob er in den Prozess der Behandlung von Duplikaten einbezogen werden soll oder nicht. Tipp: Sie können eine Gruppe erweitern, indem Sie darauf klicken. Dann wählen Sie einen doppelten Kontakt aus, um seine Details im Vorschaufenster für Kontaktinformationen anzuzeigen.
   2. Wählen Sie aus der Vorgehensweise bei Duplikatkontakten? Dropdown-Liste eine Aktion aus, die Sie auf die ausgewählten Duplikate anwenden möchten.
      • Löschen (Verschieben in den Ordner „Gelöschte Elemente“): Dies verschiebt die Duplikate in den Ordner „Gelöschte Elemente“, ohne sie dauerhaft zu löschen.
      • Endgültiges Löschen: Dies entfernt alle ausgewählten Duplikate dauerhaft.
      • Zusammenführen: Dies kombiniert alle ausgewählten doppelten Kontakte und fasst ihre Informationen zusammen.
      • Verschieben aller doppelten Kontakte (außer dem ersten): Dies verschiebt Duplikate, mit Ausnahme ihrer ersten Instanzen, in einen bestimmten Ordner.
      • Verschieben aller doppelten Kontakte (einschließlich des ersten): Dies verschiebt alle Instanzen von Duplikaten in einen bestimmten Ordner.
      • Kategorie hinzufügen: Dies kennzeichnet alle ausgewählten doppelten Kontakte mit einer bestimmten Kategorie zur späteren einfacheren Identifizierung.
   3. Klicken Sie auf Sofortige Ausführung, um die Duplikate gemäß Ihrer ausgewählten Aktion zu verarbeiten.

      

Nachdem der Vorgang abgeschlossen ist, werden alle behandelten doppelten Kontakte mit einem Durchstreichung in der Kontaktliste/Duplikatkontaktliste angezeigt. Bitte schließen Sie den Assistenten „Doppelte Kontakte“, um den Vorgang abzuschließen.

Zusätzliche Tipps zur Verwendung der Funktion „Doppelte Kontakte“ von Kutools für Outlook

1. Behandeln eines bestimmten doppelten Kontakts
   Sie können einen einzelnen doppelten Kontakt kategorisieren, verschieben, löschen oder dauerhaft löschen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt klicken und die benötigte Option aus dem Kontextmenü auswählen.

   

2. Behandeln aller markierten Duplikate in einer Gruppe
   Sie können alle markierten doppelten Elemente in einer Gruppe kategorisieren, verschieben, zusammenführen, löschen oder dauerhaft löschen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe klicken und die benötigte Option aus dem Kontextmenü auswählen.

   

3. Müheloses Neufiltern von doppelten Kontakten
   Das Hilfsprogramm „Doppelte Kontakte“ behält Ihre vorherigen Einstellungen bei, einschließlich der ausgewählten Ordner und Kontaktfelder. Wenn Sie diese Funktion das nächste Mal verwenden, drücken Sie einfach die Schaltfläche Filterung starten im Assistenten „Doppelte Kontakte – Schritt 2 (von 5)“. Dadurch werden Duplikate direkt gefiltert, ohne dass Sie die Kontaktfelder erneut konfigurieren müssen.

   

4. Was tun, wenn keine doppelten Kontakte gefunden werden?
   Wenn keine doppelten Kontakte gefunden werden, können Sie Felder zur Identifizierung von Duplikaten erneut auswählen oder den Vorgang je nach Bedarf beenden.
5. Verwalten doppelter Kontaktgruppen
   Falls sich doppelte Kontaktgruppen in Ihren ausgewählten Ordnern befinden, können Sie diese effizient bearbeiten. Wählen Sie im Assistenten „Doppelte Kontakte – Schritt 3 (von 5)“ einfach das gewünschte Kriterium aus – sei es der Kontaktgruppenname (Kontaktgruppe), der Mitgliedsname (Kontaktgruppe) oder die E-Mail-Adresse des Mitglieds (Kontaktgruppe). Wählen Sie entsprechend Ihren Bedürfnissen, um diese doppelten Gruppen zu verwalten.

   

Demo: Löschen oder Verschieben doppelter Kontakte in Outlook

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