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Verwalten Sie doppelte Kontakte in Outlook: löschen, zusammenführen, verschieben, kategorisieren

Autor: Siluvia Letzte Änderung: 2024-06-21

Wenn Sie Kontakte aus einer Excel-Tabelle oder einer anderen Software in Outlook importieren, besteht die Möglichkeit, dass doppelte Einträge in Ihrem Kontaktordner erstellt werden. Solche Duplikate können Ihre Kontaktordner überladen und unnötigen Speicherplatz in Outlook beanspruchen. Für eine optimierte Lösung empfehlen wir die Doppelte Kontakte Nutzen von Kutools for Outlook. Mit dieser Funktion können Sie mühelos doppelte Kontakte über verschiedene E-Mail-Konten in ausgewählten Kontaktordnern löschen, zusammenführen, verschieben und sogar kategorisieren.


Vorteile von Kutools für die doppelten Kontakte von Outlook

    • 🔄 Flexible Optionen für die Duplikatbearbeitung: Kutools für Outlook verbessert die Verwaltung doppelter Kontakte, indem es eine vielseitige Suite von Optionen bietet, die auf verschiedene Benutzerbedürfnisse und -präferenzen zugeschnitten sind:
    • 🗑️ Duplikate vorübergehend oder dauerhaft löschen: Benutzer können Duplikate vorübergehend in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschieben, um bei Bedarf eine Wiederherstellung zu ermöglichen, oder sie dauerhaft löschen, um ihre Kontaktliste zu optimieren und so einen Ausgleich zwischen dem Schutz von Kontakten und der Aufrechterhaltung einer sauberen Datenbank zu schaffen.
    • 🔗 Informationen aus Duplikaten in einem einzigen Kontakt zusammenführen: Beim Zusammenführen von Duplikaten führt Kutools die Informationen aller ausgewählten doppelten Kontakte zusammen und stellt so sicher, dass keine Daten verloren gehen.
    • 📂 Duplikate flexibel verschieben: Benutzer können wahlweise alle Duplikate, einschließlich der ersten Instanz, oder nur die zusätzlichen Duplikate in einen bestimmten Ordner verschieben. Diese Funktion ist besonders nützlich für Benutzer, die Duplikate zu einem späteren Zeitpunkt überprüfen oder separate Listen für verschiedene Zwecke führen möchten.
    • 🏷️ Duplikate kategorisieren, um sie später leichter identifizieren zu können: Indem Kutools Benutzern ermöglicht, Duplikate zu kategorisieren, erleichtert es eine bessere Kontaktverwaltung und -organisation. Diese Funktion ist besonders nützlich für die Verwaltung großer Kontaktdatenbanken, wo eine effiziente Kategorisierung Zeit sparen und den Arbeitsablauf verbessern kann.
  • 🌐 Konto- und ordnerübergreifende Duplikatverwaltung: Kutools glänzt durch seine Fähigkeit, Duplikate über mehrere E-Mail-Konten und Kontaktordner hinweg gleichzeitig zu verwalten. Diese Funktion rationalisiert einen ansonsten umständlichen und zeitaufwändigen Prozess mit den nativen Tools von Outlook und bietet Benutzern einen einheitlichen Ansatz zur Beseitigung doppelter Kontakte, unabhängig von ihrem Speicherort in Outlook.
  • 🔍 Anpassbare Duplikaterkennung: Im Gegensatz zur grundlegenden Duplikaterkennung von Outlook ermöglicht Kutools eine detaillierte Anpassung bei der Identifizierung von Duplikaten, indem Benutzer bestimmte Kontaktfelder zum Vergleich auswählen können. Dies gewährleistet eine präzisere Erkennung von Duplikaten anhand der für den Benutzer relevantesten Kriterien.
  • 🧭 Zeitsparendes Nachfiltern: Kutools merkt sich frühere Einstellungen für ausgewählte Ordner und Kontaktfelder, sodass Benutzer Duplikate schnell erneut filtern können, ohne die Einstellungen neu konfigurieren zu müssen. Diese Funktion reduziert den Zeitaufwand für die Verwaltung von Duplikaten erheblich, insbesondere für Benutzer, die diese Aufgabe regelmäßig ausführen.
  • 👥 Verwaltung doppelter Kontaktgruppen: Das Dienstprogramm erweitert seine Duplikatverwaltung auf Kontaktgruppen und bietet Optionen zum Verwalten doppelter Kontaktgruppen basierend auf dem Gruppennamen, dem Mitgliedsnamen oder der E-Mail-Adresse des Mitglieds.

Löschen, führen, verschieben oder kategorisieren Sie doppelte Kontakte schnell in Outlook

Hier erfahren Sie, wie Sie das anwenden Doppelte Kontakte Funktion zum Löschen, Zusammenführen, Verschieben oder Kategorisieren doppelter Kontakte in Outlook.

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  1. Auf dem Kutoolen Plus Registerkarte, klicken Sie LöschenDoppelte Kontakte.

  2. Im Doppelte Kontakte - Schritt 1 (von 5): Geben Sie die Datendatei (en) an. Wählen Sie im Assistenten die Datendateien aus, in denen Sie doppelte Kontakte entfernen, zusammenführen, verschieben oder kategorisieren möchten. Klicken Sie nach der Auswahl auf Nächster Schritt: Geben Sie den Kontaktordner an .

    Hinweis: Wenn Sie in Ihrem Outlook mehrere E-Mail-Konten mit großen Kontaktordnern haben, wird ein Fenster zum Laden von Kontaktordnern angezeigt, wie im folgenden Screenshot gezeigt. Sie können auf klicken Überspringen Sie das aktuelle Lade-E-Mail-Konto Klicken Sie auf die Schaltfläche „Kontakte“, oder warten Sie einfach, bis alle Kontaktordner vollständig geladen sind.

  3. Sobald die Kontaktordner vollständig geladen sind, werden alle Kontaktordner im linken Feld des angezeigt Doppelte Kontakte – Schritt 2 (von 5) Fenster. Wählen Sie die Kontaktordner aus, die die doppelten Kontakte enthalten, die Sie ansprechen möchten, und klicken Sie dann auf Weiter: Wählen Sie Kontaktfelder für einen doppelten Vergleich aus .

    Tipps:
    • Für schnellere Optionen wie Alle überprüfen Um Ordner auszuwählen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Ordnerliste.
    • Alle ausgewählten Ordner werden im rechten Feld angezeigt. Sie können sie nach Bedarf löschen oder sortieren. Kontakte aus den oben aufgeführten Ordnern werden bei der Verwaltung von Duplikaten vorrangig beibehalten.
    • Wenn Sie dieses Tool bereits verwendet und Filterkriterien festgelegt haben, können Sie einfach auf klicken Starten Sie die Filterung Klicken Sie auf die Schaltfläche, um diese vorhandenen Kriterien anzuwenden, um doppelte Kontakte herauszufiltern.
  4. Im Doppelte Kontakte – Schritt 3 (von 5) Wählen Sie im Assistenten bitte Kontaktfelder zur Identifizierung von Duplikaten aus (Kontakte gelten als Duplikate, wenn ihre Informationen in diesen Feldern genau übereinstimmen). Bitte wählen Sie Kontaktfelder für einen doppelten Vergleich Feld, und klicken Sie dann auf Weiter: Wählen Sie die Felder aus, die in den Ergebnissen aufgeführt werden sollen .

    Tipps:
    1. Die im Bild oben gezeigten ausgewählten Felder stellen die von Kutools bereitgestellten Standardeinstellungen dar. Sie können diese Standardeinstellungen einfach auswählen, indem Sie auf klicken Standardfelder .
    2. Wenn Sie das überprüfen Durchsuchen Sie alle Duplikate in ausgewählten Kontaktordnern Option sucht das Dienstprogramm in allen von Ihnen ausgewählten Ordnern nach doppelten Kontakten. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, wird in jedem einzelnen Kontaktordner separat nach Duplikaten gesucht.
  5. Im Doppelte Kontakte – Schritt 4 (von 5) Wählen Sie im Assistenten eine Option aus, um die Felder anzugeben, die im Ergebnisfeld aufgelistet werden sollen, und klicken Sie dann auf Starten Sie die Filterung .

    Tipps:
    • Standard: Diese Option wählt die voreingestellten Felder aus Name der Kontaktgruppe (Kontaktgruppe), Mitgliedsname (Kontaktgruppe), E-Mail-Adresse des Mitglieds (Kontaktgruppe) und Name.
    • Maßgeschneidert: Diese Option aktiviert die Selbstdefinierter Inhalt Mit dieser Schaltfläche können Sie Felder auswählen, die in den Ergebnissen angezeigt werden sollen.
    • Ausgewählte Felder: Diese Option wählt die Felder aus, die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben.
  6. Alle doppelten Kontakte werden im angezeigt Kontaktliste/Liste doppelter Kontakte (linkes Feld) des Doppelte Kontakte – Schritt 5 (von 5) Assistent, der die Felder anzeigt, für deren Anzeige Sie sich entschieden haben. In diesem Assistenten können Sie:
    1. Erweitern Sie die Duplikate und wählen Sie einen Kontakt aus oder ab, um zu entscheiden, ob er in den Prozess der Duplikatbearbeitung einbezogen oder davon ausgeschlossen werden soll. Tipp: Sie können eine Gruppe erweitern, indem Sie darauf klicken. Wählen Sie dann einen doppelten Kontakt aus, um dessen Details im anzuzeigen Vorschau der Kontaktinformationen Box.
    2. Von dem Wie gehe ich mit doppelten Kontakten um? Wählen Sie in der Dropdown-Liste eine Aktion aus, die auf die ausgewählten Duplikate angewendet werden soll.
      • Löschen (In den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschieben): Dadurch werden die Duplikate in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschoben, ohne sie dauerhaft zu löschen.
      • Dauerhafte Löschung: Dadurch werden alle ausgewählten Duplikate dauerhaft entfernt.
      • Merge: Dadurch werden alle ausgewählten doppelten Kontakte zusammengefasst und ihre Informationen zusammengeführt.
      • Verschieben Sie alle doppelten Kontakte (außer dem ersten).: Dadurch werden Duplikate, mit Ausnahme ihrer ersten Instanzen, in einen angegebenen Ordner übertragen.
      • Verschieben Sie alle doppelten Kontakte (einschließlich des ersten): Dadurch werden alle Instanzen von Duplikaten in einen bestimmten Ordner verschoben.
      • Kategorie hinzufügen: Dadurch werden alle ausgewählten doppelten Kontakte mit einer bestimmten Kategorie versehen, um sie später leichter identifizieren zu können.
    3. Klicken Sie auf Kostenlos erhalten und dann auf Installieren. Jetzt bewerben um die Duplikate gemäß Ihrer ausgewählten Aktion zu verarbeiten.

Nach Abschluss des Vorgangs werden alle adressierten doppelten Kontakte durchgestrichen im angezeigt Kontaktliste/Liste doppelter Kontakte. Bitte schließen Sie die Doppelte Kontakte Assistent, um den Vorgang abzuschließen.


Zusätzliche Tipps zur Verwendung der Funktion „Kontakte duplizieren“ von Kutools für Outlook

  1. Behandeln Sie einen bestimmten doppelten Kontakt
    Sie können einen einzelnen doppelten Kontakt kategorisieren, verschieben, löschen oder dauerhaft löschen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt klicken und die gewünschte Option aus dem Kontextmenü auswählen.

  2. Behandeln Sie alle überprüften Duplikate in einer Gruppe
    Sie können alle aktivierten doppelten Elemente in einer Gruppe kategorisieren, verschieben, zusammenführen, löschen oder dauerhaft löschen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe klicken und die gewünschte Option aus dem Kontextmenü auswählen.

  3. Müheloses erneutes Filtern doppelter Kontakte
    Der Cavalon Sentinel ist das AutoGyro-Premiummodell mit nebeneinander angeordneten Sitzen, verfügbar mit dem neuen hochmodernen und kraftstoffsparenden Rotax XNUMX iS-Motor. Doppelte Kontakte Das Dienstprogramm behält Ihre vorherigen Einstellungen bei, einschließlich ausgewählter Ordner und Kontaktfelder. Wenn Sie diese Funktion das nächste Mal verwenden, drücken Sie einfach die Starten Sie die Filterung Knopf im Doppelte Kontakte – Schritt 2 (von 5) Magier. Dadurch werden Duplikate direkt herausgefiltert, ohne dass Sie die Kontaktfelder neu konfigurieren müssen.

  4. Was passiert, wenn keine doppelten Kontakte gefunden werden?
    Wenn keine doppelten Kontakte gefunden werden, können Sie die Felder zur Identifizierung von Duplikaten erneut auswählen oder den Vorgang nach Bedarf beenden.
  5. Verwalten Sie doppelte Kontaktgruppen
    Sollten in Ihren ausgewählten Ordnern doppelte Kontaktgruppen vorhanden sein, können Sie diese effizient ansprechen. Im Doppelte Kontakte – Schritt 3 (von 5) Wählen Sie im Assistenten einfach die gewünschten Kriterien aus – sei es das Name der Kontaktgruppe (Kontaktgruppe), Mitgliedsname (Kontaktgruppe) or E-Mail-Adresse des Mitglieds (Kontaktgruppe). Wählen Sie entsprechend Ihren Anforderungen die Verwaltung dieser doppelten Gruppen.


Demo: Löschen oder verschieben Sie doppelte Kontakte in Outlook

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👍 Wunder mit einem Klick: Allen mit eingehenden Anhängen antworten  /   Anti-Phishing-E-Mails  /  🕘Zeitzone des Absenders anzeigen ...

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