Verwalten Sie doppelte Kontakte in Outlook: löschen, zusammenführen, verschieben, kategorisieren
Kutools für Outlook
Wenn Sie Kontakte aus einer Excel-Tabelle oder anderer Software in Outlook importieren, besteht die Möglichkeit, dass doppelte Einträge in Ihrem Kontaktordner erstellt werden. Solche Duplikate können Ihre Kontakte-Ordner überladen und unnötigen Speicherplatz in Outlook verbrauchen. Für eine optimierte Lösung empfehlen wir das Hilfsprogramm „Doppelte Kontakte“ von Kutools für Outlook. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, problemlos doppelte Kontakte in verschiedenen E-Mail-Konten innerhalb ausgewählter Kontakte-Ordner zu löschen, zusammenzufügen, zu verschieben und sogar zu kategorisieren.
Vorteile der Funktion „Doppelte Kontakte“ von Kutools für Outlook
- 🔄 Flexible Optionen zur Behandlung von Duplikaten: Kutools für Outlook hebt die Verwaltung doppelter Kontakte durch ein vielseitiges Set an Optionen hervor, die auf verschiedene Benutzerbedürfnisse und -präferenzen zugeschnitten sind:
- 🗑️ Vorübergehendes oder permanentes Löschen von Duplikaten: Benutzer können wählen, ob sie Duplikate vorübergehend in den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschieben (um sie bei Bedarf wiederherstellen zu können) oder sie dauerhaft löschen, um ihre Kontaktliste zu optimieren – ein Gleichgewicht zwischen dem Schutz von Kontakten und der Aufrechterhaltung einer sauberen Datenbank.
- 🔗 Zusammenführen von Informationen aus Duplikaten in einen einzigen Kontakt: Beim Zusammenführen von Duplikaten kombiniert Kutools Informationen aus allen ausgewählten doppelten Kontakten, sodass keine Daten verloren gehen.
- 📂 Flexibles Verschieben von Duplikaten: Benutzer können selektiv alle Duplikate, einschließlich des ersten Vorkommens, oder nur zusätzliche Duplikate in einen bestimmten Ordner verschieben. Diese Funktion ist besonders nützlich für Benutzer, die Duplikate später überprüfen möchten oder getrennte Listen für unterschiedliche Zwecke führen möchten.
- 🏷️ Kategorisieren von Duplikaten zur späteren einfachen Identifizierung: Indem Benutzer Duplikate kategorisieren können, erleichtert Kutools die bessere Verwaltung und Organisation von Kontakten. Diese Funktion ist besonders hilfreich bei der Verwaltung großer Kontakt-Datenbanken, wo effiziente Kategorisierung Zeit spart und den Workflow verbessert.
- 🌐 Duplikatverwaltung über mehrere Konten und Ordner: Kutools zeichnet sich durch seine Fähigkeit aus, Duplikate gleichzeitig über mehrere E-Mail-Konten und Kontaktordner hinweg zu verwalten. Diese Funktion optimiert einen ansonsten mühsamen und zeitaufwendigen Prozess mit Outlooks nativen Tools und bietet Benutzern einen einheitlichen Ansatz zur Bearbeitung von Kontaktduplikaten, unabhängig von ihrer Position innerhalb von Outlook.
- 🔍 Anpassbare Duplikaterkennung: Im Gegensatz zur einfachen Duplikaterkennung von Outlook ermöglicht Kutools eine detaillierte Anpassung beim Identifizieren von Duplikaten, indem Benutzer spezifische Kontaktfelder für den Vergleich auswählen können. Dies gewährleistet eine präzisere Erkennung von Duplikaten basierend auf Kriterien, die für den Benutzer am relevantesten sind.
- 🧭 Zeitsparendes erneutes Filtern: Kutools merkt sich frühere Einstellungen für ausgewählte Ordner und Kontaktfelder, sodass Benutzer Duplikate schnell erneut filtern können, ohne die Einstellungen neu konfigurieren zu müssen. Diese Funktion reduziert die Zeit, die für die Verwaltung von Duplikaten aufgewendet wird, insbesondere für Benutzer, die diese Aufgabe regelmäßig ausführen.
- 👥 Verwaltung von doppelten Kontaktgruppen: Das Hilfsprogramm erweitert die Duplikatverwaltung auf Kontaktgruppen und bietet Optionen zur Verwaltung doppelter Kontaktgruppen basierend auf Gruppennamen, Mitgliedsnamen oder der E-Mail-Adresse eines Mitglieds.
Schnelles Löschen, Zusammenführen, Verschieben oder Kategorisieren doppelter Kontakte in Outlook
So können Sie die Funktion „Doppelte Kontakte“ verwenden, um doppelte Kontakte in Outlook zu löschen, zusammenzuführen, zu verschieben oder zu kategorisieren.
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- Auf der Registerkarte Kutools Plus klicken Sie auf Doppelte Kontakte in der Gruppe Löschen.
- In dem Doppelte Kontakte – Schritt 1 (von 5): Datenquellendatei(en) angeben Assistenten wählen Sie die Datenquellen aus, in denen Sie doppelte Kontakte entfernen, zusammenführen, verschieben oder kategorisieren möchten. Sobald Sie diese ausgewählt haben, klicken Sie auf Nächster Schritt: Kontaktordner auswählen Schaltfläche.
Hinweis: Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten in Ihrem Outlook mit großen Kontakteordnern haben, wird ein Fenster zum Laden der Kontakteordner wie im folgenden Screenshot gezeigt aufpoppen. Sie können die Option Aktuell geladenes Postfach überspringen anklicken oder einfach warten, bis alle Kontakteordner vollständig geladen wurden.
- Sobald die Kontakteordner abgeschlossen geladen wurden, werden alle Kontakteordner im linken Feld des Assistenten Doppelte Kontakte – Schritt 2 (von 5) angezeigt. Wählen Sie die Kontakteordner aus, die die zu behandelnden doppelten Kontakte enthalten, und klicken Sie dann auf Weiter: Wählen Sie Kontaktfelder für Duplikatvergleich aus Schaltfläche.
Tipps:- Für schnelle Optionen wie Alle auswählen zur Auswahl von Ordnern klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Ordnerliste.
- Alle ausgewählten Ordner werden im rechten Feld angezeigt. Sie können diese nach Bedarf löschen oder sortieren. Die Kontakte aus den oben aufgelisteten Ordnern werden priorisiert beibehalten, wenn Duplikate bearbeitet werden.
- Wenn Sie dieses Tool bereits verwendet und Filterkriterien festgelegt haben, können Sie einfach auf die Schaltfläche Filterung starten klicken, um diese vorhandenen Kriterien anzuwenden und doppelte Kontakte herauszufiltern.
- Im Doppelte Kontakte – Schritt 3 (von 5) Assistenten wählen Sie bitte die Kontaktfelder zur Identifizierung von Duplikaten aus (Kontakte werden als Duplikate angesehen, wenn ihre Informationen in diesen Feldern genau übereinstimmen) im Bitte wählen Sie Kontaktefelder für Duplikatvergleich aus Feld, und klicken Sie dann auf die Weiter: Wählen Sie die Felder aus, die in den Ergebnissen aufgelistet werden sollen Schaltfläche.
Tipps:- Die in der Abbildung oben gezeigten ausgewählten Felder stellen die Standardeinstellungen dar, die von Kutools bereitgestellt werden. Sie können diese Standardwerte leicht auswählen, indem Sie auf die Schaltfläche Standardfelder klicken.
- Wenn Sie die Option In allen ausgewählten Kontakteordnern nach allen Duplikaten suchen aktivieren, sucht das Hilfsprogramm nach doppelten Kontakten in allen von Ihnen ausgewählten Ordnern. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, werden Duplikate in jedem einzelnen Kontakteordner separat gesucht.
- Im Doppelte Kontakte – Schritt 4 (von 5) Assistenten wählen Sie eine Option aus, um die Felder anzugeben, die in der Ergebnisbox aufgelistet werden sollen, und klicken Sie dann auf die Filterung starten Schaltfläche.
Tipps:- Standard: Diese Option wählt die voreingestellten Felder aus, nämlich Kontaktgruppenname (Kontaktgruppe), Mitgliedsname (Kontaktgruppe), Mitglieds-E-Mail-Adresse (Kontaktgruppe) und Vollständiger Name.
- Benutzerdefiniert: Diese Option aktiviert die Benutzerdefinierte Inhalte Schaltfläche, mit der Sie die Felder auswählen können, die Sie in den Ergebnissen anzeigen möchten.
- Ausgewählte Felder: Diese Option wählt die Felder aus, die Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben.
- Alle doppelten Kontakte erscheinen in der Kontaktliste/Doppelte Kontaktliste (linkes Feld) des Doppelte Kontakte – Schritt 5 (von 5) Assistenten und zeigen die Felder an, die Sie ausgewählt haben. In diesem Assistenten können Sie:
- Duplikate erweitern und einen Kontakt auswählen oder abwählen, um zu entscheiden, ob dieser in den Prozess der Bearbeitung von Duplikaten einbezogen werden soll oder nicht. Tipp: Sie können eine Gruppe erweitern, indem Sie darauf klicken. Dann wählen Sie einen doppelten Kontakt aus, um dessen Details in der Vorschau der Kontaktinformationen anzuzeigen.
- Wählen Sie aus der Wie möchten Sie mit den doppelten Kontakten verfahren? Dropdown-Liste eine Aktion aus, die auf die ausgewählten Duplikate angewendet werden soll.
- Löschen (In den Ordner „Gelöschte Elemente“ verschieben): Dies verschiebt die Duplikate in den Ordner „Gelöschte Elemente“, ohne sie endgültig zu löschen.
- Endgültig löschen: Dies entfernt alle ausgewählten Duplikate dauerhaft.
- Zusammenführen: Dies kombiniert alle ausgewählten doppelten Kontakte und vereint deren Informationen.
- Alle doppelten Kontakte verschieben (außer dem ersten): Dies verschiebt die Duplikate, ausgenommen deren erste Instanzen, in einen angegebenen Ordner.
- Alle doppelten Kontakte verschieben (einschließlich des ersten): Dies verschiebt alle Instanzen von Duplikaten in einen angegebenen Ordner.
- Kategorie hinzufügen: Dies kennzeichnet alle ausgewählten doppelten Kontakte mit einer bestimmten Kategorie zur einfacheren spätere Identifizierung.
- Klicken Sie auf Sofortige Ausführung, um die Duplikate gemäß Ihrer ausgewählten Aktion zu verarbeiten.
Nachdem der Vorgang abgeschlossen ist, werden alle behandelten doppelten Kontakte in der Kontaktliste/Doppelte Kontaktliste mit einem Durchstreichung angezeigt. Bitte schließen Sie den Assistenten „Doppelte Kontakte“, um den Vorgang abzuschließen.
Weitere Tipps zur Verwendung der Funktion „Doppelte Kontakte“ von Kutools für Outlook
- Behandeln eines bestimmten doppelten Kontakts Sie können einen einzelnen doppelten Kontakt kategorisieren, verschieben, löschen oder dauerhaft löschen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt klicken und die gewünschte Option aus dem Kontextmenü auswählen.
- Behandeln aller markierten Duplikate in einer Gruppe Sie können alle markierten doppelten Elemente in einer Gruppe kategorisieren, verschieben, zusammenführen, löschen oder dauerhaft löschen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe klicken und die benötigte Option aus dem Kontextmenü auswählen.
- Müheloses erneutes Filtern von doppelten Kontakten Das Hilfsprogramm „Doppelte Kontakte“ behält Ihre früheren Einstellungen bei, einschließlich ausgewählter Ordner und Kontaktfelder. Beim nächsten Mal, wenn Sie diese Funktion verwenden, drücken Sie einfach die Schaltfläche Filterung starten im Assistenten „Doppelte Kontakte – Schritt 2 (von 5)“. Dies filtert Duplikate direkt, ohne dass Sie die Kontaktfelder neu konfigurieren müssen.
- Was tun, wenn keine doppelten Kontakte gefunden wurden Wenn keine doppelten Kontakte gefunden wurden, können Sie Felder zur Identifizierung von Duplikaten neu auswählen oder den Vorgang je nach Bedarf beenden.
- Verwalten von doppelten KontaktgruppenWenn es doppelte Kontaktgruppen in Ihren ausgewählten Ordnern gibt, können Sie diese effizient bearbeiten. Im Assistenten „Doppelte Kontakte – Schritt 3 (von 5)“ wählen Sie einfach das gewünschte Kriterium aus – sei es der Kontaktgruppenname (Kontaktgruppe), der Mitgliedsname (Kontaktgruppe) oder die E-Mail-Adresse eines Mitglieds (Kontaktgruppe). Wählen Sie entsprechend Ihren Bedürfnissen, um diese doppelten Gruppen zu verwalten.
Demo: Löschen oder Verschieben von doppelten Kontakten in Outlook
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📨 E-Mail-Management: E-Mail zurückrufen/Betrugs-E-Mails nach Betreff und anderen Kriterien blockieren/Duplikate löschen/Erweiterte Suche/Ordner organisieren...
📁 Anhänge Pro:Stapel speichern/Stapel ablösen/Stapel komprimieren/Automatisch speichern/Automatisch abtrennen/Automatische Komprimierung...
🌟 Interface-Magie: 😊Mehr schöne und coole Emojis /Benachrichtigung bei wichtigen E-Mails/Outlook minimieren statt schließen...
👍 Ein-Klick-Genies: Allen mit Anhängen antworten /Anti-Phishing-E-Mails/🕘Zeitzone des Absenders anzeigen...
👩🏼🤝👩🏻 Kontakte & Kalender: Stapel Kontakt aus ausgewählten E-Mails hinzufügen/Kontaktgruppe in einzelne Gruppen aufteilen/Geburtstagserinnerung entfernen...
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