E-Mails anhand des Nachrichteninhalts in Outlook einfach blockieren
Kutools für Outlook
Möglicherweise erhalten Sie ständig zahlreiche Junk-E-Mails, die bestimmte gemeinsame Texte oder Wörter im Nachrichtentext enthalten. Haben Sie jemals darüber nachgedacht, solche E-Mails anhand ihres Inhalts zu blockieren und automatisch in den Spam-Ordner zu verschieben? Mit den integrierten Funktionen von Outlook scheint es dafür keine Möglichkeit zu geben. Glücklicherweise können Sie mit dem Kutools für Outlook-Text blockieren-Tool E-Mails in Outlook problemlos anhand ihres Inhalts blockieren.
Text blockieren per Klick schnell
Text blockieren durch Erstellen einer Regel
Text blockieren per Klick schnell
Wenn Sie E-Mails in Outlook anhand ihres Inhalts blockieren möchten, geht das ganz einfach und schnell so:
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1. Wählen Sie eine E-Mail aus, deren Inhalt als Grundlage für das Blockieren weiterer E-Mails dienen soll.
2. Klicken Sie dann auf Kutools > Junk > Text blockieren.
3. Es öffnet sich ein Fenster, das den Nachrichteninhalt anzeigt. Sie können den Inhalt ganz nach Ihren Wünschen bearbeiten – etwa Teile entfernen oder neue Inhalte hinzufügen. Klicken Sie anschließend auf OK.
4. Anschließend öffnet sich ein Dialogfeld, das den Nachrichteninhalt auflistet, basierend auf dem Sie E-Mails blockieren möchten. Klicken Sie auf OK.
5. Klicken Sie im erscheinenden Kutools für Outlook-Dialogfeld auf Ja, um die automatische Junk-Funktion zu aktivieren.
Ab sofort werden eingehende E-Mails mit dem spezifischen Nachrichteninhalt automatisch in den Ordner „Junk-E-Mails“ gefiltert.
Die spezifischen Texte wurden nun zur Blockierliste hinzugefügt. Klicken Sie auf Kutools > Junk > Junk-E-Mail verwalten, um das Junk-Manager-Fenster zu öffnen. Sie sehen, dass ein Teil der Regelinformationen als Kommentar in der Liste angezeigt wird. Außerdem können Sie den Regelinhalt in der Regelinhalt-Box vorschauen oder auf den unterstrichenen Text klicken, um die Kriterien nach Bedarf zu bearbeiten.
- Sie können auch mit der rechten Maustaste auf die Nachricht klicken, basierend auf deren Inhalt Sie E-Mails blockieren möchten, und dann auf Junk-E-Mail (Kutools)>Text blockierenklicken.
- Stellen Sie sicher, dass die Junk-E-Mail-Blockierung aktiviert ist, damit die Regel „Text blockieren“ wirksam wird.
Text blockieren durch Erstellen einer Regel
Wenn Sie zusätzliche Inhaltskriterien zum Blockieren von E-Mails hinzufügen möchten – wobei jedes Kriterium als „ODER“-Bedingung gilt –, führen Sie die folgenden Schritte aus.
1. Klicken Sie auf Kutools > Junk > Junk-E-Mail verwalten. Siehe Screenshot:
2. Klicken Sie im Junk-Fenster auf Neu.
3. Behalten Sie im Neue Regel – Schritt 1 von 3 die Option Blockieren im Abschnitt Regeltyp ausgewählt und aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Nachrichtentext.
4. Klicken Sie im Text enthält-Dialogfeld auf Neu. Geben Sie im daraufhin erscheinenden Suchtext-Dialogfeld den gewünschten Inhalt ein, den Sie zum Blockieren verwenden möchten, klicken Sie auf „Hinzufügen“, um ihn zur Suchliste hinzuzufügen, und bestätigen Sie anschließend mit OK.
5. Wiederholen Sie den Vorgang ab Schritt 4, um weitere Texte hinzuzufügen. Sie werden feststellen, dass die Beziehung zwischen den einzelnen Texten auf „ODER“ eingestellt ist. Klicken Sie auf OK.
6. Kehren Sie nun zum Neue Regel – Schritt 1 von 3-Dialog zurück, und klicken Sie auf Weiter.
7. Geben Sie im Schritt 2 von 3 ggf. Ausnahmen an. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
8. Benennen Sie im letzten Schritt die Regel und legen Sie deren Optionen fest. Klicken Sie dann auf OK.
9. Die neu erstellte Regel wird nun im Junk-Fenster angezeigt. Um die Regel zu aktivieren, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen neben der Regel aktiviert ist, und klicken Sie auf „OK“.
- Stellen Sie sicher, dass die Junk-E-Mail-Blockierung aktiviert ist, damit die Regel „Text blockieren“ wirksam wird.
- Um eine Regel zu deaktivieren, navigieren Sie zu „Junk“ > „Junk-E-Mail verwalten“, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen der gewünschten Regel und klicken Sie auf „OK“.
- Um den Junk-Filter zu deaktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Junk“ unter der Registerkarte „Kutools“, um alle Filterregeln zu deaktivieren.
- Wenn der Regelinhalt zu lang ist, um in der Vorschau vollständig angezeigt zu werden, aktivieren Sie einfach die Option „Regelinhalt umbrechen“ im Dialogfeld „Junk-E-Mail-Blockierungs-Manager“.
- Das Dialogfeld „Junk-E-Mail blockieren-Manager“ lässt sich durch Ziehen des Fensterrahmens in der Größe anpassen.
- Wenn Sie mehrere Regeln im Junk-E-Mail-Blockierungs-Manager erstellt haben, werden diese von oben nach unten abgearbeitet. Erfüllt eine E-Mail beispielsweise die Bedingung der ersten Regel und wird in den Junk-Ordner verschoben, greifen für diese E-Mail keine nachfolgenden Regeln mehr. Sollte die erste Regel festlegen, dass ein Absender niemals blockiert wird, landen dessen E-Mails niemals im Spam – selbst dann nicht, wenn sie die Bedingungen einer späteren Regel erfüllen würden, die sie sonst in den Spam-Ordner verschieben würde.
- Wenn Sie beim Erstellen oder Bearbeiten – beispielsweise der zweiten Regel – die Option „Verarbeitung anderer Regeln stoppen“ aktivieren, werden alle nachfolgenden Regeln ab der dritten nicht mehr ausgeführt. Die erste Regel hingegen wird stets zuerst angewendet, da die Reihenfolge Vorrang hat.
- Ein Rechtsklickmenü ermöglicht die schnelle Auswahl von Regeln.
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