Wie entfernt oder führt man doppelte Kontaktdaten in Outlook zusammen?
Die Verwaltung von Kontakten in Outlook kann herausfordernd sein – besonders, wenn doppelte Einträge Ihr Adressbuch überladen. Solche Duplikate machen Ihre Kontaktliste unübersichtlich und erschweren die Navigation. Glücklicherweise gibt es mehrere effiziente Methoden, um doppelte Kontakte in Outlook zu löschen. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen verschiedene Techniken vor, mit denen Sie Ihre Kontakte einfach und gründlich bereinigen können.
Doppelte Kontakte löschen mit Sortierfunktion
Löschen oder Doppelte Kontaktdaten zusammenführen mit Kutools für Outlook
Löschen und Doppelte Kontaktdaten zusammenführen mit Import-/Export-Funktion
Doppelte Kontakte löschen mit Sortierfunktion
Mithilfe dieser Sortierfunktion können Sie nach „Vollständiger Name“ oder „E-Mail-Adresse“ sortieren und anschließend alle doppelten Kontakte auswählen, die Sie entfernen möchten.
1. Wechseln Sie zum Element „Kontakte“ und wählen Sie den Kontaktordner aus, der doppelte Kontakte enthält.
2. Klicken Sie auf „Ansicht“ > „Ansicht ändern“ > „Telefon“, um Ihre Kontakte als übersichtliche Liste anzuzeigen – so erkennen und prüfen Sie Duplikate im Handumdrehen.
3. Klicken Sie anschließend auf die Spalte „Vollständiger Name“, um Ihre Kontaktinformationen alphabetisch nach Namen zu sortieren – so werden doppelte Kontakte automatisch gruppiert. Siehe Screenshot:
4. Halten Sie anschließend die „Strg“-Taste gedrückt und wählen Sie jeden doppelten Kontakt einzeln aus. Sobald Sie die zu entfernenden Kontakte markiert haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen im Kontextmenü „Löschen“ (alternativ drücken Sie einfach die „Entf“-Taste auf Ihrer Tastatur, um die ausgewählten Kontakte zu entfernen). Siehe Screenshot:
5. Anschließend werden alle ausgewählten doppelten Kontakte gelöscht.
Löschen oder Doppelte Kontaktdaten zusammenführen mit Kutools für Outlook
Bei der ersten Methode müssen Sie doppelte Kontakte einzeln auswählen – und riskieren dabei, einige zu übersehen, wenn Sie nicht besonders sorgfältig nach Dubletten suchen. Mit „Kutools für Outlook“ hingegen entfernen oder zusammenführen Sie doppelte Kontakte mühelos mithilfe der Funktion „Doppelte Kontakte löschen“.
Schritt 1. Nach der Installation von Kutools für Outlook klicken Sie auf die Registerkarte „KUTOOLS PLUS“ und wählen „Duplikate Kontakte“ aus.
Schritt 2. Wählen Sie anschließend die Datendatei aus, aus der Sie Duplikate entfernen oder doppelte Kontaktdaten zusammenführen möchten, und klicken Sie auf „Weiter“.
Schritt 3. Aktivieren Sie im linken Bereich die Ordner, in denen nach doppelten Kontakten gesucht werden soll. Im rechten Bereich passen Sie mithilfe der Auf- und Abwärtspfeile die Suchreihenfolge an. Klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren.
Schritt 4. Wählen Sie die Kriterien aus, nach denen doppelte Einträge markiert werden sollen, und klicken Sie auf „Weiter“.
Schritt 5. Wählen Sie die Informationen aus, die in den Ergebnissen angezeigt werden sollen – beispielsweise Dateipfad oder Adresse – und klicken Sie anschließend auf „Filterung starten“.
Alle doppelten Kontakte werden nun als Gruppen angezeigt. Sie können jede Gruppe erweitern und auf die einzelnen Einträge klicken, um weitere Details anzuzeigen.
Schritt 6. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben „Wie sollen die doppelten Kontakte behandelt werden?“, um die gewünschte Aktion auszuwählen – löschen, zusammenführen oder verschieben. In diesem Fall wähle ich „Löschen“. Anschließend klicken Sie auf „Jetzt anwenden“.
Anschließend sehen Sie, dass in jeder Gruppe die doppelten Kontakte entfernt wurden und jeweils nur das erste Element erhalten bleibt.
Demo: Doppelte Kontakte löschen in Outlook
Löschen und Doppelte Kontaktdaten zusammenführen mit Import-/Export-Funktion
Wenn Sie Hunderte von Kontakten verwalten und nach Duplikaten suchen möchten, nutzen Sie einfach die Import-/Export-Funktion von Outlook.
1. Wechseln Sie zum Bereich „Personen“.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren aktuellen „Kontakte“-Ordner, wählen Sie „Neuer Ordner“ aus und vergeben Sie einen Namen dafür.
3. Kehren Sie zu Ihrem Hauptkontaktordner zurück, aus dem Sie Duplikate entfernen möchten, und drücken Sie „Strg“ + „A“, um alle Kontakte auszuwählen.
4. Ziehen Sie anschließend per Drag & Drop die ausgewählten Kontakte in Ihren neuen Ordner (Duplikate), oder drücken Sie „Strg“ + „Umschalt“ + „V“, um den Dialog „In Ordner verschieben“ zu öffnen, und wählen Sie Ihren neuen Ordner (Duplikate) aus.
Nun wurden alle Kontakte in den neuen Ordner verschoben, und Ihr primärer Kontaktordner ist leer.
5. Wählen Sie „Datei“ > „Öffnen & Exportieren“ > „Import/Export“.
6. Wählen Sie „In eine Datei exportieren“ und klicken Sie auf „Weiter“.
7. Wählen Sie „Durch Kommas getrennte Werte“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
8. Wählen Sie den neuen Ordner aus, den Sie in Schritt 2 erstellt haben, und klicken Sie auf „Weiter“.
9. Klicken Sie auf „Durchsuchen“, um den Speicherort für das exportierte Element festzulegen, und anschließend auf „Weiter“ > „Fertig stellen“.
Nun starten wir mit dem Import Ihrer Kontakte.
10. Klicken Sie auf „Datei“ > „Öffnen & Exportieren“ > „Import/Export“.
11. Wählen Sie „Aus einer anderen Programm- oder Datei importieren“ und klicken Sie auf „Weiter“.
12. Wählen Sie „Durch Kommas getrennte Werte“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
13. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“, um das soeben exportierte Element auszuwählen, aktivieren Sie die Option „Doppelte Elemente nicht importieren“ und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
14. Wählen Sie Ihren Hauptkontaktordner (den leeren Ordner) als Zielordner aus und klicken Sie auf „Weiter“ > „Fertig stellen“.
Nun befinden sich keine doppelten Kontakte mehr in Ihrem Hauptkontaktordner.
15. Wenn Sie doppelte Elemente zusammenführen möchten, um Informationen zu aktualisieren, wechseln Sie in den Ordner „Duplikate“ und drücken Sie „Strg“ + „A“, um alle Kontakte auszuwählen.
16. Ziehen Sie diese anschließend per Drag & Drop in Ihren Hauptkontaktordner. Es erscheint ein Dialogfeld – wählen Sie dort die Option „Informationen des ausgewählten Kontakts aktualisieren“ und klicken Sie auf „Alle aktualisieren“.
Nach Abschluss des Vorgangs „In Ordner verschieben“ können Sie den nun leeren „Duplikate“-Ordner löschen.
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