Outlook: E-Mails automatisch basierend auf dem Betreff weiterleiten
Angenommen, Sie erhalten immer wieder bestimmte Arten von Nachrichten, die alle an Ihre Kollegen weitergeleitet werden müssen. Es ist mühsam, diese Nachrichten einzeln weiterzuleiten, und es ist unmöglich, jede Nachricht sofort weiterzuleiten. Tatsächlich können Sie eine Regel erstellen, damit diese Art von Nachrichten automatisch an Ihre Kollegen weitergeleitet werden, sobald sie eintreffen.
E-Mails basierend auf dem Betreff mit Kutools für Outlook automatisch weiterleiten (Einfache Verwaltung)
E-Mails basierend auf dem Betreff automatisch weiterleiten, indem Sie eine Regel in Outlook erstellen
Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen, eine Regel zu erstellen, um E-Mails basierend auf den Betreffzeilen automatisch an bestimmte Personen weiterzuleiten.
Schritt 1: Öffnen Sie das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“:
- In Outlook 2010 und 2013 klicken Sie bitte auf „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ in der Gruppe „Verschieben“ auf der Registerkarte „Start“.
- In Outlook 2007 klicken Sie bitte auf „Extras“ > „Regeln und Benachrichtigungen“.
Schritt 2: Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf die Schaltfläche „Neue Regel“.
Schritt 3: Wählen Sie im Dialogfeld „Regel-Assistent“ die Option „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Siehe folgenden Screenshot:
Schritt 4: Wählen Sie Bedingungen für die neue Regel aus:
- Aktivieren Sie die Option „mit bestimmten Wörtern im Betreff“ im Feld „Schritt 1: Bedingung(en) auswählen“.
- Im Abschnitt „Schritt 2“ klicken Sie bitte auf „bestimmte Wörter“.
- Geben Sie im Feld „Text suchen“ die angegebenen Wörter in das erste Feld ein; klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ und abschließend auf die Schaltfläche „OK“. Siehe folgenden Screenshot:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
Schritt 5: Geben Sie die Aktionen für die zu erstellende Regel an:
- Aktivieren Sie die Option „an Personen oder öffentliche Gruppe weiterleiten“ im Feld „Schritt 1“;
- Klicken Sie auf „Personen oder öffentliche Gruppe“ im Feld „Schritt 2“;
- Wählen Sie im Dialogfeld „Regeladresse“ E-Mail-Adressen aus oder geben Sie diese in das Feld „An“ ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.
Schritt 6 (optional): Führen Sie diese neue Regel jetzt für Nachrichten aus, die sich bereits im Posteingang befinden.
Standardmäßig wird diese neue Regel zukünftig für neue eingehende E-Mail-Nachrichten gelten. Wenn Sie möchten, dass sie für vorhandene Nachrichten im Posteingang gilt, klicken Sie bitte so lange auf die Schaltfläche „Weiter“, bis Sie das folgende Dialogfeld sehen.
Aktivieren Sie die Option „Diese Regel jetzt für Nachrichten im Posteingang ausführen“.
Schritt 7: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertigstellen“.
Ab sofort werden alle neuen eingehenden Nachrichten mit dem angegebenen Text in den Betreffzeilen automatisch an die festgelegten Personen oder Personengruppen weitergeleitet.
Wenn Sie die Option „Diese Regel jetzt für Nachrichten im Posteingang ausführen“ aktiviert haben, werden auch die bereits im Posteingang vorhandenen Nachrichten, die den angegebenen Text in ihren Betreffzeilen enthalten, automatisch weitergeleitet.
E-Mails basierend auf dem Betreff mit Kutools für Outlook automatisch weiterleiten (Einfache Verwaltung)
Mit der Funktion „Automatische Weiterleitung“ von „Kutools für Outlook“ können Sie E-Mails in Outlook auch einfach basierend auf einem Betreff automatisch weiterleiten. Im Gegensatz zur nativen Regel-Funktion in Outlook, die unübersichtlich werden und es schwierig machen kann, spezifische Regeln zu finden, vereinfacht Kutools diesen Prozess. Alle automatischen Weiterleitungsregeln sind an einem zugänglichen Ort gruppiert, was sie leicht auffindbar und anpassbar macht. Dieser fokussierte Verwaltungsansatz hilft, das Durcheinander und die Verwirrung zu vermeiden, die normalerweise mit der Navigation durch ein gemischtes Regel-Array im nativen Outlook-System verbunden sind.
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Schritt 1. Aktivieren Sie die Funktion „Automatische Weiterleitung“ und beginnen Sie, eine neue Regel zu erstellen
1. Nachdem Sie Kutools für Outlook heruntergeladen und installiert haben, navigieren Sie zur Registerkarte „Kutools Plus“ und klicken Sie auf „Weiterleiten“ in der Gruppe Automatisch.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Auto Forward“-Einstellungen auf die Schaltfläche „Neu“.
Schritt 2: Richten Sie Bedingungen für die Regel ein
1. Wählen Sie im Dialogfeld „Regel-Assistent“ die Option „der Betreff enthält bestimmte Wörter“ für die Bedingung aus.
2. Klicken Sie auf den unterstrichenen Text „bestimmte Wörter“.
3. Klicken Sie im Dialogfeld „Text enthält“ auf die Schaltfläche „Neu“, geben Sie den Text in das Textfeld „Neues Suchwort“ im Dialogfeld „Text suchen“ ein, klicken Sie auf „Hinzufügen“ und dann auf „OK“.
4. Klicken Sie auf „OK“ > „Weiter“ > „Weiter“.
Schritt 3: Regel-Einrichtung abschließen
1. Geben Sie den Namen der Regel in das Textfeld „Regelname“ ein.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Empfänger“.
3. Wählen Sie im Dialogfeld „Mitglieder auswählen“ E-Mail-Adressen aus oder geben Sie diese in das Feld „An“ ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.
4. Klicken Sie auf „OK“ > „OK“ > „OK“. Und schließlich klicken Sie auf „Ja“, um die Funktion „Weiterleiten“ zu aktivieren.
Ergebnis
Ab sofort werden alle neuen eingehenden Nachrichten, die den angegebenen Text in der Betreffzeile enthalten, automatisch an die festgelegte Person oder Gruppe weitergeleitet. Darüber hinaus ist die Verwaltung dieser automatischen Weiterleitungsregeln unkompliziert, da Sie sie bei Bedarf leicht finden können.
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