Outlook: E-Mails automatisch basierend auf dem Betreff weiterleiten

Angenommen, Sie erhalten regelmäßig bestimmte Nachrichten, die stets an Ihre Kollegen weitergeleitet werden sollen. Es ist mühsam, jede einzelne Nachricht manuell weiterzuleiten – und praktisch unmöglich, dies stets rechtzeitig zu schaffen. Tatsächlich können Sie jedoch eine Regel einrichten, damit solche Nachrichten automatisch an Ihre Kollegen weitergeleitet werden, sobald sie eingehen.

Automatische Weiterleitung E-Mails basierend auf dem Betreff durch Erstellen einer Regel in Outlook

Automatische Weiterleitung E-Mails basierend auf dem Betreff mit Kutools für Outlook(Einfache Verwaltung)

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Automatische Weiterleitung E-Mails basierend auf dem Betreff durch Erstellen einer Regel in Outlook

Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung unterstützt Sie dabei, eine Regel zu erstellen, um E-Mails anhand ihres Betreffs automatisch an festgelegte Empfänger weiterzuleiten.

Schritt 1: Öffnen des Dialogfelds „Regeln und Benachrichtigungen“:

• Klicken Sie in Outlook 2010 und 2013 auf der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Verschieben“ auf „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
• Klicken Sie in Outlook 2007 auf „Extras“ > „Regeln und Benachrichtigungen“.

Schritt 2: Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf die Schaltfläche „Neue Regel“.

Schritt 3: Aktivieren Sie im Dialogfeld „Regel-Assistent“ die Option „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ und klicken Sie auf „Weiter“. Siehe folgender Screenshot:

Schritt 4: Wählen Sie Bedingungen für die neue Regel aus:

• Aktivieren Sie im Feld „Schritt 1: Bedingung(en) auswählen“ das Kontrollkästchen „Mit bestimmten Wörtern im Betreff“.
• Klicken Sie im Abschnitt „Schritt 2“ auf „Spezielle Wörter“.
• Geben Sie im Suchtext-Feld die angegebenen Wörter in das erste Feld ein, klicken Sie anschließend auf „Hinzufügen“ und dann auf „OK“. Siehe folgender Screenshot:
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.

Schritt 5: Legen Sie Aktionen für die zu erstellende Regel fest:

• Aktivieren Sie die Option „an Personen oder öffentliche Gruppe weiterleiten“ im Feld „Schritt 1“;
• Klicken Sie im Feld „Schritt 2“ auf „Personen oder öffentliche Gruppe“;
• Geben Sie im Dialogfeld „Adressregel“ eine E-Mail-Adresse in das Feld „An“ ein, oder wählen Sie eine aus, und klicken Sie auf „OK“.

Schritt 6 (optional): Wenden Sie diese neue Regel jetzt auf bereits vorhandene Nachrichten im Posteingangsordner an.

Standardmäßig gilt diese neue Regel künftig nur für neu eingehende E-Mails. Wenn Sie möchten, dass sie auch für bereits im Posteingang vorhandene Nachrichten angewendet wird, klicken Sie so lange auf „Weiter“, bis das folgende Dialogfeld erscheint.

Aktivieren Sie anschließend die Option „Diese Regel jetzt auf Nachrichten im Ordner ‚Posteingang‘ anwenden“.

Schritt 7: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertig stellen“.

Ab sofort werden alle neu eingehenden Nachrichten mit dem angegebenen Text im Betreff automatisch an die festgelegten Personen oder Personengruppen weitergeleitet.

Wenn Sie die Option „Diese Regel jetzt auf Nachrichten im Ordner ‚Posteingang‘ anwenden“ aktivieren, werden vorhandene Nachrichten im Posteingangsordner, deren Betreff den angegebenen Text enthält, automatisch weitergeleitet.

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Automatische Weiterleitung E-Mails basierend auf dem Betreff mit Kutools für Outlook (Einfache Verwaltung)

Mit der Funktion „Automatische Weiterleitung“ von Kutools für Outlook können Sie E-Mails in Outlook kinderleicht automatisch anhand ihres Betreffs weiterleiten. Im Gegensatz zur integrierten Regelfunktion von Outlook, die schnell unübersichtlich wird und das Auffinden bestimmter Regeln erschwert, sorgt Kutools für mehr Klarheit: Alle Auto-Weiterleitungsregeln sind zentral an einem Ort gebündelt – leicht auffindbar, einfach anpassbar und stets im Blick. So entgehen Sie dem typischen Durcheinander und der Verwirrung, die oft mit der Navigation durch eine bunte Mischung unterschiedlichster Regeln im nativen Outlook-System einhergehen.

Schritt 1. Aktivieren Sie die Funktion „Automatische Weiterleitung“ und legen Sie direkt los mit dem Erstellen einer neuen Regel.

1. Nachdem Sie Kutools für Outlook heruntergeladen und installiert haben, wechseln Sie zur Registerkarte „KUTOOLS PLUS“ und klicken Sie in der Gruppe „Automatisierung“ auf „Weiterleiten“.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Automatische Weiterleitung – Einstellungen“ auf die Schaltfläche „Neu“.

Schritt 2: Legen Sie Bedingungen für die Regel fest

1. Wählen Sie im Dialogfeld „Regel-Assistent“ unter der Bedingung die Option „Betreff enthält bestimmte Wörter“ aus.

2. Klicken Sie auf den unterstrichenen Text „bestimmte Wörter“.

3. Klicken Sie im Dialogfeld „Text enthält“ auf „Neu“, geben Sie den gewünschten Text in das Feld „Neues Suchschlüsselwort“ im Dialogfeld „Suchtext“ ein, klicken Sie auf „Hinzufügen“ und anschließend auf „OK“.

4. Klicken Sie auf „OK“ > „Weiter“ > „Weiter“.

Schritt 3: Regelkonfiguration abschließen

1. Geben Sie den Namen der Regel in das Textfeld „Regelname“ ein.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Empfänger“.

3. Geben Sie im Dialogfeld „Mitglieder auswählen“ die E-Mail-Adresse in das Feld „An“ ein oder wählen Sie sie aus, und klicken Sie anschließend auf „OK“.

4. Klicken Sie nacheinander auf „OK“ > „OK“ > „OK“ und abschließend auf „Ja“, um die Weiterleitungs-Funktion zu aktivieren.

Ergebnis

Ab sofort werden alle neu eingehenden Nachrichten, deren Betreffzeile den angegebenen Text enthält, automatisch an die festgelegte Person oder Gruppe weitergeleitet. Die Verwaltung dieser Auto-Weiterleitungsregeln ist zudem unkompliziert, da Sie sie bei Bedarf jederzeit leicht auffinden können.