Wie löscht man abgelaufene E-Mail-Elemente nach einer bestimmten Anzahl von Tagen?
Standardmäßig bleiben alle empfangenen und gesendeten E-Mails in Ihren Outlook-Ordnern. Tag für Tag werden die Outlook-Ordner überfüllt und immer langsamer, wenn Sie nichts unternehmen, um die abgelaufenen E-Mails zu bereinigen. Für einige E-Mail-Nachrichten müssen diese nur für ein paar Tage oder Wochen aufbewahrt werden. Wenn Sie sie nicht aus dem Posteingang löschen, verbleiben sie sinnlos als Müll. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie abgelaufene E-Mail-Elemente nach einer bestimmten Anzahl von Tagen löschen können, um Ihr Outlook sauber und schnell zu halten.
Löschen abgelaufener E-Mail-Elemente nach einer bestimmten Anzahl von Tagen in Outlook
Löschen abgelaufener E-Mail-Elemente nach einer bestimmten Anzahl von Tagen in Outlook
Um abgelaufene E-Mail-Elemente nach einer bestimmten Anzahl von Tagen zu löschen, müssen Sie zunächst ein Ablaufdatum für Ihre E-Mails festlegen.
Festlegen des Ablaufdatums für E-Mails
1. Öffnen Sie das Dialogfeld „Eigenschaften“ („Nachrichtenoptionen“-Dialogfeld in Outlook 2007):
In Outlook 2010 und 2013 doppelklicken Sie, um die E-Mail zu öffnen, für die Sie ein Ablaufdatum festlegen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Nachrichtenoptionen“ in der Gruppe „Tags“ unter dem Reiter „Nachricht“.
2. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Eigenschaften“ (im Outlook 2007 ist es das Dialogfeld „Nachrichtenoptionen“) das Kontrollkästchen „Läuft ab am“ unter „Übergabeoptionen“. Wählen Sie dann ein Ablaufdatum und eine Uhrzeit aus den Dropdown-Listen aus. Klicken Sie anschließend auf „Schließen“. Siehe Screenshot:
3. Speichern Sie dann die Änderungen und schließen Sie die E-Mail. Oder Sie können auf die Schaltfläche „Schließen“ klicken, um sie zu schließen. Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Schließen“ geklickt haben, erscheint ein „Microsoft Outlook“-Dialogfeld. Klicken Sie bitte auf „Ja“, um die Änderungen zu speichern.
Sobald Ihre E-Mails das von Ihnen angegebene Datum überschritten haben, erscheinen Durchstreichungen in den E-Mail-Elementen, wie im folgenden Screenshot gezeigt:
Konfigurieren Sie AutoArchiv, um abgelaufene E-Mail-Elemente zu löschen
Nachdem Sie das Ablaufdatum für Ihre E-Mails festgelegt haben, können Sie die abgelaufenen E-Mail-Elemente wie folgt löschen:
1. Gehen Sie in das Dialogfeld „AutoArchiv“. In Outlook 2010 und 2013 klicken Sie auf „Datei“ > „Optionen“.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Outlook-Optionen“ von Outlook 2010/2013 auf „Erweitert“ im linken Bereich und dann auf die Schaltfläche „AutoArchiv-Einstellungen“ im rechten Bereich des Dialogfelds. Siehe Screenshot:
3. Wenn das Dialogfeld „AutoArchiv“ erscheint, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „AutoArchiv alle 14 Tage ausführen“, um die gesamte automatische Archivierungsfunktion zu aktivieren. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen „Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner)“. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „OK“. Siehe Screenshot:
4. Nachdem Sie die „AutoArchiv“-Optionen festgelegt haben, gehen Sie zum Ordner, in dem Sie die abgelaufenen Nachrichten im „Navigationsbereich“ löschen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Eigenschaften“ aus dem Kontextmenü. Siehe Screenshot:
5. Im Dialogfeld „Posteingangseigenschaften“ (hier habe ich den Posteingangsordner ausgewählt), gehen Sie zum Reiter „AutoArchiv“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Elemente in diesem Ordner mit den Standardeinstellungen archivieren“. Klicken Sie auf „OK“, um den Vorgang abzuschließen.
Jetzt sind alle Ihre Einstellungen abgeschlossen. Wenn Ihre E-Mails das Ende der Altersperiode erreichen und das von Ihnen erstellte automatische Archivdatum erreichen, erscheint eine Eingabeaufforderung, die Sie daran erinnert, die abgelaufenen Nachrichten zu löschen.
Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Ja“, und alle Ihre ablaufenden E-Mails werden auf einmal gelöscht.
Hinweis:
Standardmäßig wird das automatische Archiv alle 14 Tage ausgeführt. Sie können die Tage nach Bedarf ändern.
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