Wie löscht man abgelaufene E-Mail-Einträge nach einer festgelegten Anzahl von Tagen?

Standardmäßig verbleiben alle empfangenen und gesendeten E-Mails in Ihren Outlook-Ordnern. Tag für Tag füllen sich die Outlook-Ordner zunehmend und arbeiten immer langsamer, wenn Sie nichts zur Bereinigung abgelaufener E-Mails unternehmen. Einige E-Mail-Nachrichten müssen lediglich einige Tage oder Wochen aufbewahrt werden. Wenn Sie sie nicht aus dem Posteingang löschen, bleiben sie sinnlos wie unnützer Abfall liegen. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie abgelaufene E-Mail-Einträge nach einer bestimmten Anzahl von Tagen löschen können, um Ihr Outlook sauber und schnell zu halten.

Abgelaufene E-Mail-Einträge nach einer bestimmten Anzahl von Tagen in Outlook löschen

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Abgelaufene E-Mail-Einträge nach einer bestimmten Anzahl von Tagen in Outlook löschen

Um abgelaufene E-Mail-Einträge nach einer bestimmten Anzahl von Tagen automatisch zu löschen, legen Sie zunächst ein Ablaufdatum für Ihre E-Mails fest.

Das Ablaufdatum für E-Mails festlegen

1. Öffnen Sie das Dialogfeld „Eigenschaften“ (in Outlook 2007 „Nachrichtenoptionen“ genannt):

In Outlook 2010 und 2013 doppelklicken Sie auf die E-Mail, für die Sie ein Ablaufdatum festlegen möchten, und klicken anschließend unter der Registerkarte „Nachricht“ im Bereich „Tags“ auf die Schaltfläche „Nachrichtenoptionen“.

2. Im Dialogfeld „Eigenschaften“ (in Outlook 2007 heißt es „Nachrichtenoptionen“) aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Läuft ab nach“ unter „Übermittlungsoptionen“. Wählen Sie anschließend ein Ablaufdatum und eine Uhrzeit aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf „Schließen“. Siehe Screenshot:

3. Speichern Sie anschließend Ihre Änderungen und schließen Sie die E-Mail – oder klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Schließen“. Danach öffnet sich ein Dialogfeld von „Microsoft Outlook“: Klicken Sie dort auf „Ja“, um Ihre Änderungen zu speichern.

Sobald Ihre E-Mails das von Ihnen angegebene Datum überschreiten, erscheinen Durchstreichungen bei den betreffenden E-Mail-Einträgen, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

AutoArchivierung zur Löschung abgelaufener E-Mail-Einträge konfigurieren

Nachdem Sie das Ablaufdatum für Ihre E-Mails festgelegt haben, können Sie die abgelaufenen E-Mail-Einträge gemäß der folgenden Schritte löschen:

1. Rufen Sie das Dialogfeld „AutoArchivierung“ auf. Klicken Sie in Outlook 2010 und 2013 auf „Datei“ > „Optionen“.

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Outlook-Optionen“ von Outlook 2010/2013 auf der linken Seite auf „Erweitert“ und dann rechts im Dialogfeld auf die Schaltfläche „AutoArchiv-Einstellungen“. Siehe Screenshot:

3. Sobald das Dialogfeld „AutoArchivierung“ erscheint, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „AutoArchivierung alle 14 Tage ausführen“, um die Autoarchivierungsfunktion vollständig zu aktivieren. Aktivieren Sie zudem das Kontrollkästchen „Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner)“ und klicken Sie anschließend auf „OK“. Siehe Screenshot:

4. Nachdem Sie die Optionen für die „AutoArchivierung“ eingerichtet haben, navigieren Sie im Navigationsbereich zu dem Ordner, in dem abgelaufene Nachrichten gelöscht werden sollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen im Kontextmenü „Eigenschaften“ aus. Siehe Screenshot:

5. Wechseln Sie im Dialogfeld „Posteingang-Eigenschaften“ (hier wurde der Posteingangsordner ausgewählt) zur Registerkarte „AutoArchivierung“, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Elemente in diesem Ordner archivieren mithilfe der Standard-Einstellungen“ und klicken Sie auf „OK“, um den Vorgang abzuschließen.

Nun sind alle Ihre Einstellungen abgeschlossen. Sobald Ihre E-Mails das Ende des Aufbewahrungszeitraums erreichen und das von Ihnen festgelegte Autoarchivierungsdatum eintritt, erhalten Sie eine Erinnerungsaufforderung, die Sie zum Löschen der abgelaufenen Nachrichten auffordert.

Klicken Sie anschließend auf „Ja“, und alle Ihre ablaufenden E-Mails werden umgehend gelöscht.

Hinweis:

Standardmäßig erfolgt die Autoarchivierung alle 14 Tage – passen Sie diesen Zeitraum ganz einfach Ihren individuellen Anforderungen an.