Wie druckt man Briefumschläge aus ausgewählten Outlook-Kontakten?

Mit der Outlook-Funktion „Serienbrief“ erstellen Sie mühelos Briefumschläge mit den Daten Ihrer ausgewählten Outlook-Kontakte und drucken sie anschließend bequem alle auf einmal über Word. Weitere Details finden Sie im folgenden Tutorial.

Briefumschläge aus ausgewählten Outlook-Kontakten drucken

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Briefumschläge aus ausgewählten Outlook-Kontakten drucken

1. Wechseln Sie zur Ansicht „Kontakte“, indem Sie in der Navigation auf „Kontakte“ klicken.

2. Um Kontakte noch einfacher auszuwählen, wechseln Sie in Outlook 2010 und 2013 zur Listenansicht – klicken Sie dazu auf „Ansicht“ > „Ansicht ändern“ > „Liste“.

3. Nachdem Sie Ihre Kontakte ausgewählt haben, klicken Sie in Outlook 2010 und 2013 auf „Serienbrief“ in der Gruppe „Aktionen“ unter der Registerkarte „Start“.

4. Im Dialogfeld „Serienbriefkontakte“ müssen Sie Folgendes tun:

A: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nur ausgewählte Kontakte“ unter „Kontakte“;

B: Wählen Sie in den „Optionen für Seriendruck“ unter „Dokumenttyp“ die Option „Briefumschläge“ und unter „Ziel des Seriendrucks“ die Option „Drucker“ aus der jeweiligen Dropdown-Liste aus, und klicken Sie anschließend auf „OK“.

Hinweise:

1. Sie können einen Briefumschlag in einem neuen oder einem vorhandenen Dokument erstellen – ganz wie unter „Dokumentdatei“ erforderlich.

2. Speichern Sie diese Kontaktdatei zur späteren Verwendung als „Kontaktdatendatei“.

5. Sollte ein Aufforderungsdialog erscheinen, klicken Sie bitte auf „OK“.

6. Klicken Sie im Dialogfeld „Assistent für Seriendruck“ auf die Schaltfläche „Einrichten“.

7. Konfigurieren Sie im Dialogfeld „Umschlagoptionen“ die Einstellungen für Umschlag und Drucker über die Registerkarten „Umschlagoptionen“ bzw. „Druckoptionen“. Klicken Sie anschließend auf „OK“. In diesem Beispiel belasse ich alle Optionen bei den Standardeinstellungen.

8. Schließen Sie anschließend das Dialogfeld „Assistent für Seriendruck“ – es erscheint ein leerer Briefumschlag. Klicken Sie in der Mitte unten auf die leere Seite, um ein Textfeld einzufügen.

Tipp: Tragen Sie im leeren Umschlag sowohl Ihre Absenderadresse als auch die Empfängeradresse ein.

9. Klicken Sie zunächst auf das leere Textfeld und dann auf „Adressblock“ unter der Registerkarte „Sendungen“.

10. Wählen Sie im Dialogfeld „Adressblock einfügen“ unter „Empfängernamen in folgendem Format einfügen“ das gewünschte Format für den Empfängernamen aus, und klicken Sie anschließend auf „OK“.

11. Anschließend sehen Sie das Textfeld, wie im folgenden Screenshot dargestellt.

12. Klicken Sie auf „Vorschau“ in der Gruppe „Vorschau“ unter der Registerkarte „Sendungen“. Danach können Sie auf die Schaltflächen und klicken, um alle Adressen in der Vorschau anzuzeigen.

Nachdem Sie auf „Vorschau“ geklickt haben, erkennen Sie den Unterschied wie folgt:

13. Klicken Sie anschließend unter der Registerkarte „Sendungen“ auf „Fertigstellen & Zusammenführen“ > „Dokumente drucken“.

14. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Am Drucker zusammenführen“ das Kontrollkästchen „Alle“ und klicken Sie anschließend auf „OK“.

15. Klicken Sie im folgenden „Drucken“-Dialogfeld auf „OK“, um den Druckvorgang zu starten. Ihre Briefumschläge mit den Daten der ausgewählten Kontakte werden nacheinander gedruckt.