Wie entfernt man ein Konto aus Outlook, behält aber dessen E-Mails bei?

Angenommen, Sie haben mehrere E-Mail-Konten in Microsoft Outlook eingerichtet, nutzen aber einige davon kaum. Möglicherweise überlegen Sie, diese weniger aktiven Konten zu entfernen. Normalerweise führt das Löschen eines E-Mail-Kontos aus Microsoft Outlook dazu, dass auch die zugehörigen E-Mails entfernt werden. Dieser Artikel zeigt Ihnen jedoch verschiedene Methoden, wie Sie E-Mail-Konten aus Microsoft Outlook löschen können – ohne dabei Ihre Nachrichten zu verlieren.

Ein Konto entfernen, aber dessen E-Mails durch Speichern der ursprünglichen Datendatei behalten

Mit dieser Methode entfernen Sie ein E-Mail-Konto aus Microsoft Outlook, behalten jedoch alle Elemente dieses Kontos in Microsoft Outlook bei.

1. Öffnen Sie das Dialogfeld „Kontoeinstellungen“, indem Sie nacheinander auf „Datei“ > „Info“ > „Kontoeinstellungen“ > „Kontoeinstellungen“ klicken.

   

2. Führen Sie im Dialogfeld „Kontoeinstellungen“ auf der Registerkarte „E-Mail“ die folgenden Schritte aus:
   1. Wählen Sie das E-Mail-Konto aus, das Sie entfernen möchten. Vergewissern Sie sich, dass das ausgewählte Konto mit einer .pst-Datendatei verknüpft ist. Ist es hingegen mit einer .ost-Datei verknüpft, kann das Entfernen des Kontos zum Verlust sämtlicher E-Mails führen.
   2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen“.
   3. Klicken Sie unten auf die Schaltfläche „Schließen“, um das Dialogfeld zu schließen.

      

3. Sie sind nun wieder in der Hauptoberfläche von Outlook. Klicken Sie auf „Datei“ > „Öffnen & Exportieren“ > „Outlook-Datendatei öffnen“.

   

4. Suchen Sie im erscheinenden Fenster „Outlook-Datendatei öffnen“ die gewünschte Datendatei, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf „Öffnen“. Tipp: Falls Ihre .pst-Datei an einem nicht standardmäßigen Speicherort abgelegt ist, navigieren Sie zu diesem Ordner, um die .pst-Datei zu öffnen.

   

Ergebnis

Das E-Mail-Konto wurde nun aus Ihrem Microsoft Outlook entfernt; die zugehörigen Ordner dieses Kontos bleiben jedoch in der Navigation sichtbar und zugänglich.

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Ein Konto entfernen, aber dessen E-Mails durch Kopieren und Einfügen behalten

Tatsächlich können Sie alle E-Mails eines Kontos vor dessen Entfernung aus Microsoft Outlook manuell sichern, indem Sie sie per Kopieren und Einfügen in andere Ordner verschieben. Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Anleitung dazu:

1. Öffnen Sie im Navigationsbereich den E-Mail-Ordner, der dem Konto zugeordnet ist, das Sie entfernen möchten und in dem sich die zu behaltenden E-Mails befinden.

   

2. Drücken Sie „Strg + A“, um alle E-Mails im Ordner „Geöffnet“ auszuwählen.
3. Drücken Sie „Strg + C“, um diese E-Mail-Nachrichten zu kopieren.
4. Navigieren Sie zu dem Ordner, in den Sie diese E-Mails verschieben möchten. In meinem Beispiel öffne ich den Posteingang eines anderen E-Mail-Kontos, wie unten dargestellt.

   

5. Drücken Sie „Strg + V“, um alle kopierten E-Mail-Nachrichten in diesen Ordner öffnen einzufügen.
   Tipps:

   • Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 5, um E-Mail-Nachrichten aus weiteren Ordnern des Kontos zu verschieben, das Sie entfernen möchten.
   • Diese Methode berücksichtigt keine Unterordner. Für E-Mails in Unterordnern müssen Sie die Schritte 1 bis 5 für jeden einzelnen Unterordner separat durchführen.
6. Öffnen Sie das Dialogfeld „Kontoeinstellungen“, indem Sie nacheinander auf „Datei“ > „Info“ > „Kontoeinstellungen“ > „Kontoeinstellungen“ klicken.

   

7. Führen Sie im Dialogfeld „Kontoeinstellungen“ auf der Registerkarte „E-Mail“ die folgenden Schritte aus:
   1. Wählen Sie das E-Mail-Konto aus, das Sie entfernen möchten.
   2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Entfernen“.
   3. Klicken Sie unten auf die Schaltfläche „Schließen“, um das Dialogfeld zu schließen.

      

E-Mails vor dem Entfernen des Kontos in eine PST-Datei exportieren

Um E-Mails eines zu entfernenden Kontos in Outlook zu behalten, bietet sich der Export als PST-Datei (Outlook-Datendatei) als zuverlässige Lösung an. So sichern Sie Ihre E-Mails und behalten auch nach dem Entfernen des Kontos jederzeit Zugriff darauf. So geht’s:

1. Öffnen Sie das Dialogfeld „Assistent zum Importieren und Exportieren“, indem Sie auf „Datei“ > „Öffnen & Exportieren“ > „Importieren/Exportieren“ klicken.
2. Wählen Sie im Assistenten „In eine Datei exportieren“ aus, und klicken Sie auf „Weiter“.

   

3. Wählen Sie im Dialogfeld „In eine Datei exportieren“ die Option „Outlook-Datendatei (.pst)“ und klicken Sie auf „Weiter“.

   

4. Wählen Sie im Dialogfeld „Outlook-Datendatei exportieren“ das E-Mail-Konto aus, dessen Daten Sie exportieren möchten, aktivieren Sie unbedingt die Option „Unterordner einbeziehen“ und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.

   

5. Legen Sie die Exportparameter wie folgt fest:
   1. Klicken Sie auf „Durchsuchen“, wählen Sie einen Ordner aus, um die PST-Datei zu speichern, und vergeben Sie einen Namen für die Datei.
   2. Wählen Sie die Option „Doppelte Elemente nicht exportieren“.
   3. Klicken Sie auf „Fertig stellen“.

      

6. Das Dialogfeld „Outlook-Datendatei erstellen“ wird angezeigt:
   • Geben Sie Ihr Passwort sowohl im Feld „Passwort“ als auch im Feld „Passwort bestätigen“ ein und klicken Sie anschließend auf „OK“, um es hinzuzufügen.
   • Um das Hinzufügen eines Passworts zu überspringen, klicken Sie einfach auf „Abbrechen“.

     

Nach Abschluss dieser Schritte können Sie gemäß der im ersten Verfahren beschriebenen Vorgehensweise ein bestehendes E-Mail-Konto löschen und gleichzeitig die ursprünglichen E-Mails beibehalten.

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