Wie kann ich mehrere oder alle E-Mails in Outlook gleichzeitig beantworten?

Richten Sie eine Regel ein, um alle E-Mails in einem bestimmten Ordner automatisch zu beantworten.

Teil 1: Erstellen einer Neue Email-Nachricht und Speichern als Outlook-Vorlage

1. Erstellen Sie zunächst einen neuen Ordner und legen Sie darin alle E-Mails ab, die Sie mit identischem Inhalt massenhaft beantworten möchten.

2. Erstellen Sie eine neue E-Mail mit dem gewünschten Antwortinhalt. (Hinweis: Geben Sie den Betreff ein, lassen Sie das Feld „An“ jedoch leer.) Siehe Screenshot:

3. Nachdem Sie die neue E-Mail verfasst haben, klicken Sie auf „Datei“ > „Speichern unter“.

4. Geben Sie im Dialogfeld „Speichern unter“ im Feld „Dateiname“ einen Namen für Ihre Datei ein. Standardmäßig wird der Dateiname aus dem Betreff der E-Mail generiert. Wählen Sie anschließend im Dropdown-Menü „Speichern im Format“ die Option „Outlook-Vorlage“ aus und klicken Sie abschließend auf „Speichern“.

Hinweis: Sobald Sie im Dropdown-Menü „Speichern im Format“ die Option „Outlook-Vorlage“ auswählen, speichert Outlook die Datei automatisch im Ordner „Vorlagen“. Bitte ändern Sie den Zielordner nicht.

5. Sobald Sie wieder im Nachrichtenfenster sind, klicken Sie auf „Schließen“, um das Fenster zu verlassen.

6. Wenn eine Outlook-Aufforderung erscheint, klicken Sie auf „Nein“. Siehe Screenshot:

Teil 2: Neue Regel für die Vorlage

Nun müssen Sie eine neue Regel für diese Vorlage erstellen.

7. Öffnen Sie das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“.
A. Klicken Sie in Outlook 2007 auf „Extras“ > „Regeln und Benachrichtigungen“.
B. Klicken Sie in Outlook 2010 und 2013 unter der Registerkarte „Start“ auf „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“. Siehe Screenshot:

8. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf der Registerkarte „E-Mail-Regeln“ auf die Schaltfläche „Neue Regel“.

9. Wenn das Dialogfeld „Regel-Assistent“ erscheint, wechseln Sie zum Abschnitt „Leere Regel erstellen“, wählen Sie „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.

10. Klicken Sie im nächsten Dialogfeld „Regel-Assistent“ auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Sollte eine Aufforderung erscheinen, klicken Sie auf „Ja“.

11. Aktivieren Sie im nächsten Dialogfeld in Schritt 1 das Kontrollkästchen „Antworten mit einer bestimmten Vorlage“. Klicken Sie anschließend in Schritt 2 auf den Text „eine bestimmte Vorlage“. Siehe Screenshot:

12. Im Dialogfeld „Wählen Sie eine Antwortvorlage aus“ führen Sie Folgendes durch: (1) Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Suchen in“ die Option „Benutzervorlagen im Dateisystem“ aus; (2) wählen Sie die zuvor gespeicherte Vorlage aus; (3) klicken Sie auf „Öffnen“. Siehe Screenshot:

13. Sobald Sie zum vorherigen Dialogfeld zurückgekehrt sind, klicken Sie auf „Weiter“.

14. Klicken Sie wiederholt auf „Weiter“, bis das letzte Dialogfeld „Regel-Assistent“ angezeigt wird. Geben Sie in diesem Dialog in Schritt 1 einen Namen für die neue Regel ein, deaktivieren Sie in Schritt 2 das Kontrollkästchen „Diese Regel aktivieren“ und klicken Sie anschließend auf „Fertig stellen“. Siehe Screenshot:

Hinweis: Sie können die Regel umbenennen, indem Sie den alten Namen löschen und einen neuen Namen in das Textfeld „Geben Sie einen Namen für diese Regel an“ eingeben.

15. Klicken Sie im folgenden Bestätigungsdialog auf „OK“.

16. Sobald Sie zum Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ zurückkehren, klicken Sie auf „OK“, um die Einrichtung abzuschließen.

Teil 3: Ausführen der Regel für den bestimmten Ordner

17. Starten Sie die Outlook-Anwendung neu.

18. Öffnen Sie erneut das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“, wählen Sie die zuvor erstellte Regel aus und klicken Sie anschließend unter der Registerkarte „E-Mail-Regeln“ auf „Regeln jetzt ausführen“. Siehe Screenshot:

19. Im Dialogfeld „Regeln jetzt ausführen“ gehen Sie wie folgt vor (siehe rechter Screenshot):
(1) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Regel, die Sie später unter „Auszuwählende Regeln“ anwenden möchten;
(2) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“, um den Ordner auszuwählen, dessen E-Mails Sie alle gleichzeitig beantworten möchten;
(3) Wählen Sie in der Dropdown-Liste „Regeln anwenden auf“ die Option „Alle Nachrichten“ aus;
(4) Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „Jetzt ausführen“.

Hinweis: Sollten sich im ausgewählten Ordner Unterordner befinden, aktivieren Sie bitte das Kontrollkästchen „Unterordner einbeziehen“.

20. Schließen Sie alle Dialogfelder.

Alle E-Mails im angegebenen Ordner werden nun gleichzeitig mit identischem Inhalt beantwortet.

Wie Sie sehen, erfordert die oben beschriebene Methode mehrere Schritte. Mit dem „Massenantwort“-Tool von „Kutools für Outlook“ können Sie jedoch problemlos gleichzeitig auf mehrere E-Mails antworten.

1. Navigieren Sie zum E-Mail-Ordner mit den gewünschten Nachrichten, wählen Sie diese aus und klicken Sie auf „Kutools“ > „Massenverarbeitung“ > „Auf eine oder mehrere ausgewählte E-Mails mithilfe einer Vorlage antworten“ > „Antwortvorlage erstellen & verwalten“. Siehe Screenshot:

2. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld „Antwortvorlage erstellen & verwalten“ (1) auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, um eine neue Antwortvorlage hinzuzufügen, (2) lassen Sie die neue Vorlage ausgewählt, geben Sie den Vorlageninhalt im darunterliegenden Bearbeitungsfeld ein und klicken Sie anschließend (3) auf die Schaltfläche „Antworten“. Siehe Screenshot:

Jetzt werden alle ausgewählten E-Mails automatisch mit der neuen Antwortvorlage beantwortet.

Hinweise:
(1) Wenn Sie alle E-Mails in einem bestimmten Ordner beantworten möchten, öffnen Sie den Ordner und drücken Sie „Strg“ + „A“ auf Ihrer Tastatur, um alle Nachrichten gleichzeitig auszuwählen.
(2) Sobald Sie Antwortvorlagen hinzugefügt haben, können Sie nach der Auswahl der E-Mails alle auf einmal beantworten – einfach durch Klicken auf die gewünschte Vorlage im Dropdown-Menü „Mehrere Nachrichten beantworten“.