Wie kann man in Outlook gleichzeitig auf mehrere oder alle E-Mails massenhaft antworten?

Sie können eine Regel festlegen, um auf alle E-Mails in einem bestimmten Ordner gleichzeitig zu antworten.

Teil 1: Erstellen einer neuen E-Mail-Nachricht und Speichern als Outlook-Vorlage

1. Zuerst müssen Sie einen neuen Ordner erstellen und alle E-Mails, die Sie mit demselben Inhalt massenhaft beantworten möchten, dorthin verschieben.

2. Erstellen Sie eine neue E-Mail mit dem Inhalt, den Sie beantworten möchten. (Hinweis: Sie müssen den Betreff der E-Mail eingeben, aber das Feld „An“ leer lassen). Siehe Screenshot:

3. Nachdem Sie die neue E-Mail verfasst haben, klicken Sie bitte auf „Datei“ > „Speichern unter“.

4. Geben Sie im Dialogfeld „Speichern unter“ Ihren Dateinamen im Feld „Dateiname“ ein. Standardmäßig wird der Dateiname nach dem E-Mail-Betreff benannt. Wählen Sie dann „Outlook-Vorlage“ aus dem Dropdown-Menü „Speichern als Typ“ aus. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „Speichern“.

Hinweis: Wenn Sie „Outlook-Vorlage“ aus dem Dropdown-Menü „Speichern als Typ“ auswählen, wird die Datei automatisch im Ordner „Vorlagen“ gespeichert. Bitte ändern Sie den Zielordner nicht.

5. Wenn es zum Fenster „Nachricht“ zurückkehrt, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Schließen“, um es zu schließen.

6. Wenn ein Outlook-Popup-Fenster erscheint, klicken Sie auf die Schaltfläche „Nein“. Siehe Screenshot:

Teil 2: Neue Regel für die Vorlage erstellen

Jetzt müssen Sie eine neue Regel für diese Vorlage erstellen.

7. Gehen Sie in das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“.
A. In Outlook 2007 klicken Sie auf „Extras“ > „Regeln und Benachrichtigungen“.
B. In Outlook 2010 und 2013 klicken Sie bitte unter der Registerkarte „Start“ auf „Regeln“ > „Regeln verwalten & Benachrichtigungen“. Siehe Screenshot:

8. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ unter dem Reiter „E-Mail-Regeln“ auf die Schaltfläche „Neue Regel“.

9. Wenn das Dialogfeld „Regel-Assistent“ erscheint, gehen Sie zum Abschnitt „Beginnen Sie mit einer leeren Regel“ und wählen Sie „Regel auf Nachrichten anwenden, die ich empfange“. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Weiter“.

10. Im nächsten Dialogfeld „Regel-Assistent“ klicken Sie auf „Weiter“, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Wenn ein Popup-Fenster erscheint, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Ja“.

11. Aktivieren Sie im nächsten Dialogfeld in Schritt 1 das Kontrollkästchen „Antworten mit einer bestimmten Vorlage“. Klicken Sie dann im Schritt 2 auf den Text „eine bestimmte Vorlage“. Siehe Screenshot:

12. Wählen Sie im Dialogfeld „Antwortvorlage auswählen“ Folgendes aus: (1) Wählen Sie „Benutzervorlagen im Dateisystem“ aus der Dropdown-Liste „Suchen in“; (2) Wählen Sie die zuvor gespeicherte Vorlage aus; (3) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Öffnen“. Siehe Screenshot:

13. Wenn Sie zum vorherigen Dialogfeld zurückkehren, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Weiter“.

14. Klicken Sie weiterhin auf die Schaltfläche „Weiter“, bis das letzte Dialogfeld des „Regel-Assistenten“ erscheint. Geben Sie in diesem Dialogfeld einen Namen für diese neue Regel in Schritt 1 ein, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Diese Regel aktivieren“ in Schritt 2 und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Fertig stellen“. Siehe Screenshot:

Hinweis: Sie können die Regel umbenennen, indem Sie den alten Namen entfernen und einen neuen Namen im Textfeld „Geben Sie einen Namen für diese Regel an“ eingeben.

15. Klicken Sie im folgenden Bestätigungsdialogfeld auf die Schaltfläche „OK“.

16. Wenn Sie zum Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ zurückkehren, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „OK“, um die gesamte Konfiguration abzuschließen.

Teil 3: Ausführen der Regel für den spezifischen Ordner

17. Starten Sie die Outlook-Anwendung neu.

18. Gehen Sie erneut in das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“. Wählen Sie die zuvor erstellte Regel aus und klicken Sie dann unter dem Reiter „E-Mail-Regeln“ auf die Schaltfläche „Regeln jetzt ausführen“. Siehe Screenshot:

19. Im Dialogfeld „Regeln jetzt ausführen“ müssen Sie folgendes tun (siehe rechten Screenshot):
(1) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen der Regel, die Sie später ausführen möchten, unter „Regeln zum Ausführen auswählen“;
(2) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Durchsuchen“, um den Ordner auszuwählen, in dem Sie auf alle E-Mails massenhaft antworten möchten.
(3) Wählen Sie „Alle Nachrichten“ aus der Dropdown-Liste „Regeln anwenden auf“ aus.
(4) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Jetzt ausführen“.

Hinweis: Wenn Sie Unterordner im ausgewählten Ordner haben, aktivieren Sie bitte das Kontrollkästchen „Unterordner einbeziehen“.

20. Schließen Sie die Dialogfelder.

Jetzt wurden alle E-Mails im spezifischen Ordner auf einmal mit demselben Inhalt beantwortet.

Wie Sie sehen, gibt es bei der oben genannten Methode mehrere Schritte, die Sie ausführen müssen. Aber mit dem Dienstprogramm „Massenantwort“ von „Kutools für Outlook“ können Sie ganz einfach auf mehrere E-Mails gleichzeitig antworten.

1. Gehen Sie zum E-Mail-Ordner mit den E-Mails, auf die Sie massenhaft antworten möchten, und wählen Sie sie aus, und klicken Sie auf „Kutools“ > „Massenverarbeitung“ > „Auf ausgewählte E-Mails mit Vorlage antworten“ > „Erstellen & Verwalten Antwortvorlage“. Siehe Screenshot:

2. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld „Erstellen & Verwalten Antwortvorlage“ bitte auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ um eine neue Antwortvorlage hinzuzufügen, (2) behalten Sie die neue Vorlage ausgewählt und geben Sie den Vorlageninhalt in das Bearbeitungsfeld unten ein, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Antworten“. Siehe Screenshot:

Jetzt wurden alle ausgewählten E-Mails mit der neuen Antwortvorlage beantwortet.

Hinweise:
(1) Wenn Sie auf alle empfangenen E-Mails in einem bestimmten Ordner antworten möchten, öffnen Sie den Ordner und drücken Sie dann die Tasten „Strg“ + „A“ auf der Tastatur, um alle E-Mails auf einmal auszuwählen.
(2) Wenn Sie Antwortvorlagen hinzugefügt haben, können Sie nach der Auswahl von E-Mails alle direkt durch Klicken auf die vorhandene Vorlage in der Dropdown-Liste „Mehrere Nachrichten beantworten“ beantworten.