Wie filtert man Meeting-Einladungen/Aktualisierungen/Antworten aus E-Mails in Outlook?
Angenommen, Sie müssen alle Meeting-Einladungen, Meeting-Antworten und Meeting-Aktualisierungen aus Hunderten von Nachrichten herausfinden – wie können Sie das schnell erledigen? Hier werde ich Ihnen drei Methoden vorstellen, um Meeting-Einladungen/Antworten/Aktualisierungen aus E-Mail-Nachrichten in Microsoft Outlook zu filtern.
Meeting-Einladungen/Antworten/Aktualisierungen mit einem benutzerdefinierten Suchordner filtern
Meeting-Einladungen/Aktualisierungen mit einer Regel filtern
Meeting-Einladungen/Antworten/Aktualisierungen mit der Filterfunktion filtern
Meeting-Einladungen/Antworten/Aktualisierungen mit einem benutzerdefinierten Suchordner filtern
Die Funktion „Suchordner“ ist in Microsoft Outlook sehr hilfreich und ermöglicht es Ihnen, automatisch alle Meeting-Einladungen, Antworten und Aktualisierungen aus einem bestimmten Posteingang einfach zu filtern.
Schritt 1: Wechseln Sie zur Ansicht „Mail“ und öffnen Sie einen Posteingang, aus dem Sie Meeting-Einladungen, Antworten und Aktualisierungen filtern möchten.
Schritt 2: Klicken Sie auf der Registerkarte „Ordner“ auf „Neuer Suchordner“ (oder „Datei“ > „Neu“ > „Suchordner“ in Outlook 2007).
Schritt 3: Markieren Sie im erscheinenden Dialogfeld „Neuer Suchordner“ die Option „Benutzerdefinierten Suchordner erstellen“ und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Auswählen“.
Schritt 4: Geben Sie im Dialogfeld „Benutzerdefinierter Suchordner“ einen Namen für den benutzerdefinierten Suchordner im Feld „Name“ ein und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Kriterien“.
Schritt 5: Nun befinden Sie sich im Dialogfeld „Kriterien für Suchordner“. Gehen Sie zum Reiter „Erweitert“ und:
(1) Klicken Sie auf „Feld“ > „Alle Terminfelder“ > „Dauer“;
(2) Klicken Sie auf das Feld „Bedingung“ und wählen Sie „existiert“ aus der Dropdown-Liste aus;
(3) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zur Liste hinzufügen“;
(4) Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, um dieses Dialogfeld zu schließen.
Schritt 6: Klicken Sie auf die beiden anderen „OK“-Schaltflächen, um beide Dialogfelder zu schließen.
Dann wird ein neuer Suchordner erstellt, der alle Meeting-Einladungen, Meeting-Aktualisierungen und Meeting-Antworten filtert. Darüber hinaus werden zukünftig empfangene Meeting-Einladungen/Aktualisierungen/Antworten automatisch in diesem Suchordner angezeigt.
Meeting-Einladungen/Aktualisierungen mit einer Regel filtern
Eine Regel kann Ihnen auch dabei helfen, alle Meeting-Einladungen und -Aktualisierungen aus einem bestimmten Posteingang automatisch in einen anderen Ordner in Microsoft Outlook zu filtern.
Schritt 1: Wechseln Sie zur Ansicht „Mail“ und öffnen Sie einen Posteingang, aus dem Sie Meeting-Einladungen und -Aktualisierungen filtern möchten.
Schritt 2: Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ (oder „Extras“ > „Regeln und Benachrichtigungen“ in Outlook 2007).
Schritt 3: Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf die Schaltfläche „Neue Regel“ auf dem Reiter „E-Mail-Regeln“.
Schritt 4: Markieren Sie im neuen Dialogfeld „Regel-Assistent“ die Option „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ (oder „Nachrichten beim Eintreffen überprüfen“ in Outlook 2007) und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Weiter“.
Schritt 5: Aktivieren Sie im zweiten Dialogfeld des Regel-Assistenten die Option „welche eine Meeting-Einladung oder -Aktualisierung ist“ und klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Weiter“.
Schritt 6: Im dritten Dialogfeld des Regel-Assistenten sehen Sie folgenden Screenshot:
(1) Aktivieren Sie die Option „Verschiebe sie in den angegebenen Ordner“;
(2) Klicken Sie auf den Text „angegeben“;
(3) Markieren Sie im erscheinenden Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ einen Posteingang, in den Sie Meeting-Einladungen und -Aktualisierungen verschieben möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.
(4) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“.
Schritt 7: Klicken Sie im nächsten Dialogfeld des Regel-Assistenten auf die Schaltfläche „Weiter“ und aktivieren Sie im letzten Dialogfeld des Regel-Assistenten die Option „Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits in 'Ihrem Ordnernamen' befinden“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertig stellen“.
Schritt 8: Schließen Sie das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“.
Nachdem Sie diese benutzerdefinierte Regel ausgeführt haben, werden alle Meeting-Einladungen und -Aktualisierungen im geöffneten Posteingang gefiltert und in Ihren angegebenen Ordner verschoben.
Meeting-Einladungen/Antworten/Aktualisierungen mit der Filterfunktion filtern
Tatsächlich können Sie die Filterfunktion direkt anwenden, um Meeting-Einladungen, Meeting-Antworten und Meeting-Aktualisierungen aus E-Mail-Nachrichten zu filtern.
Schritt 1: Wechseln Sie zur Ansicht „Mail“ und öffnen Sie einen Posteingang, aus dem Sie Meeting-Einladungen und -Aktualisierungen filtern möchten.
Schritt 2: Klicken Sie auf der Registerkarte „Ansicht“ auf die Schaltfläche „Ansichtseinstellungen“ (oder „Ansicht“ > „Aktuelle Ansicht“ > „Aktuelle Ansicht anpassen“ in Outlook 2007).
Schritt 3: Klicken Sie im Dialogfeld „Erweiterte Ansichtseinstellungen“ auf die Schaltfläche „Filter“.
Schritt 4: Gehen Sie im erscheinenden Filterdialogfeld zum Reiter „Erweitert“ und:
(1) Klicken Sie auf „Feld“ > „Alle Terminfelder“ > „Dauer“;
(2) Klicken Sie auf das Feld „Bedingung“ und wählen Sie „existiert“ aus der Dropdown-Liste aus;
(3) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zur Liste hinzufügen“;
(4) Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“, um dieses Dialogfeld zu schließen.
Schritt 5: Schließen Sie das Dialogfeld „Erweiterte Ansichtseinstellungen“ mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“.
Dann werden alle E-Mails mit Meeting-Einladungen, Meeting-Antworten und Meeting-Aktualisierungen gefiltert und automatisch im aktuellen E-Mail-Ordner aufgelistet.
Hinweis: Sie können diese benutzerdefinierte Ansicht mit Filter speichern, indem Sie auf der Registerkarte „Ansicht“ auf „Ansicht ändern“ > „Aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern“ klicken (in Outlook 2010 und 2013).
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