Wie filtert man Meeting-Einladungen, -Aktualisierungen und -Antworten aus E-Mails in Outlook heraus?

Angenommen, Sie müssen aus Hunderten von E-Mails sämtliche Meeting-Einladungen, -Antworten und -Aktualisierungen identifizieren – wie gelingt Ihnen das am schnellsten? Im Folgenden stelle ich drei effiziente Methoden vor, um Meeting-Einladungen, -Antworten und -Aktualisierungen in Microsoft Outlook gezielt zu filtern.

Meeting-Einladungen/-Antworten/-Aktualisierungen mit einem benutzerdefinierten Suchordner filtern

Meeting-Einladungen/-Aktualisierungen mithilfe einer Regel filtern

Meeting-Einladungen/-Antworten/-Aktualisierungen mit der Filterfunktion filtern

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Meeting-Einladungen/-Antworten/-Aktualisierungen mit einem benutzerdefinierten Suchordner filtern

Die Funktion „Suchordner“ in Microsoft Outlook ist äußerst hilfreich und ermöglicht es Ihnen, automatisch alle Meeting-Einladungen, -Antworten und -Aktualisierungen aus einem bestimmten Postordner auf einfache Weise zu filtern.

Schritt 1: Wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht und öffnen Sie den Postordner, aus dem Sie Meeting-Einladungen, -Antworten und -Aktualisierungen herausfiltern möchten.

Schritt 2: Klicken Sie auf der Registerkarte „Ordner“ auf „Neuer Suchordner“ (oder wählen Sie in Outlook 2007 „Datei“ > „Neu")> „Suchordner“).

Schritt 3: Markieren Sie im erscheinenden Dialogfeld „Neuer Suchordner“ die Option „Benutzerdefinierten Suchordner erstellen“ und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Auswählen“.

Schritt 4: Geben Sie im daraufhin erscheinenden Dialogfeld „Benutzerdefinierter Suchordner“ einen Namen für den benutzerdefinierten Suchordner in das Feld „Name“ ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Kriterien“.

Schritt 5: Sie befinden sich nun im Dialogfeld „Suchordner-Kriterien“. Wechseln Sie zur Registerkarte „Erweitert“ und:

(1) Klicken Sie auf „Feld“ > „Alle Terminfelder“ > „Dauer";

(2) Klicken Sie in das Feld „Bedingung“ (oder „Kondition“) und wählen Sie „vorhanden“ aus der Dropdown-Liste aus;

(3) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zur Liste hinzufügen";

(4) Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Schritt 6: Klicken Sie auf die beiden weiteren „OK“-Schaltflächen , um beide Dialogfelder zu schließen.

Anschließend wird ein neuer Suchordner erstellt, der automatisch alle Meeting-Einladungen, -Aktualisierungen und -Antworten herausfiltert – einschließlich zukünftig empfangener Nachrichten dieser Art, die ab sofort direkt darin angezeigt werden.

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Meeting-Einladungen/-Aktualisierungen mithilfe einer Regel filtern

Mit einer Regel können Sie in Microsoft Outlook automatisch alle Meeting-Einladungen und -Aktualisierungen aus einem bestimmten Ordner in einen anderen verschieben.

Schritt 1: Wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht und öffnen Sie den Postordner, aus dem Sie Meeting-Einladungen und -Aktualisierungen herausfiltern möchten.

Schritt 2: Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ (bzw. in Outlook 2007 über „Extras“ > „Regeln und Benachrichtigungen“).

Schritt 3: Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf der Registerkarte „E-Mail-Regeln“ auf die Schaltfläche „Neue Regel“.

Schritt 4: Markieren Sie im neuen Regel-Assistent-Dialogfeld die Option „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ (oder „Nachrichten bei Eingang prüfen“ in Outlook 2007) und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Weiter".

Schritt 5: Aktivieren Sie im zweiten Regel-Assistent-Dialogfeld die Option „die eine Meeting-Einladung oder -Aktualisierung ist“ und klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 6: Im dritten Assistenten-Dialogfeld (siehe Screenshot unten):

(1) Aktivieren Sie die Option „in den angegebenen Ordner verschieben";

(2) Klicken Sie auf den Text „angegebenen";

(3) Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ den Postordner aus, in den Meeting-Einladungen und -Aktualisierungen verschoben werden sollen, und klicken Sie auf „OK“.

(4) Klicken Sie auf die „Weiter“-Schaltfläche.

Schritt 7: Klicken Sie im nächsten Regel-Assistent-Dialogfeld auf „Weiter“. Aktivieren Sie anschließend im letzten Assistenten-Dialogfeld die Option „Diese Regel jetzt auf bereits vorhandene Nachrichten in ‚Ihr Ordnername‘ ausführen“ und klicken Sie auf „Fertig stellen“.

Schritt 8: Schließen Sie das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“, indem Sie auf „OK“ klicken.

Nach Ausführung dieser benutzerdefinierten Regel werden alle Meeting-Einladungen und -Aktualisierungen aus dem geöffneten Postordner herausgefiltert und in den von Ihnen festgelegten Ordner verschoben.

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Meeting-Einladungen/-Antworten/-Aktualisierungen mit der Filterfunktion filtern

Tatsächlich können Sie auch direkt die Filterfunktion nutzen, um Meeting-Einladungen, -Antworten und -Aktualisierungen aus Ihren E-Mail-Nachrichten herauszufiltern.

Schritt 1: Wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht und öffnen Sie den Postordner, aus dem Sie Meeting-Einladungen und -Aktualisierungen filtern möchten.

Schritt 2: Klicken Sie auf der Registerkarte „Ansicht“ auf „Ansichtseinstellungen“ (bzw. in Outlook 2007 auf „Ansicht“ > „Aktuelle Ansicht“ > „Aktuelle Ansicht anpassen“).

Schritt 3: Klicken Sie im Dialogfeld „Erweiterte Ansichtseinstellungen“ auf die Schaltfläche „Filter“.

Schritt 4: Wechseln Sie im erscheinenden Dialogfeld „Filter“ zur Registerkarte „Erweitert“ und:

(1) Klicken Sie auf „Feld“ > „Alle Terminfelder“ > „Dauer";

(2) Klicken Sie in das Feld „Bedingung“ (oder „Kondition“) und wählen Sie „vorhanden“ aus der Dropdown-Liste aus;

(3) Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zur Liste hinzufügen";

(4) Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld zu schließen.

Schritt 5: Schließen Sie das Dialogfeld „Erweiterte Ansichtseinstellungen“, indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken.

Anschließend werden automatisch alle E-Mails mit Meeting-Einladungen, -Antworten und -Aktualisierungen herausgefiltert und im aktuellen E-Mail-Ordner angezeigt.

Hinweis: Sie können diese benutzerdefinierte Ansicht mit Filter speichern, indem Sie auf der Registerkarte „Ansicht“ auf „Ansicht ändern“ > „Aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern“ klicken (Outlook 2010 und 2013).