Wie lassen sich nicht arbeitsrelevante Stunden im Outlook-Kalender ausblenden?

Wie Ihnen bekannt ist, zeigt Microsoft Outlook im Tagesansichtsmodus des Kalenders den gesamten Tag von 00:00 Uhr bis 23:59 Uhr an – selbst wenn Arbeitszeiten definiert wurden. Die nicht arbeitsrelevanten Zeiten nehmen dabei unnötig viel Platz ein und erschweren es Benutzern, ihre tatsächlichen Arbeitszeiten auf einen Blick zu erkennen. Leider bietet Outlook keine Funktion, um diese außerhalb der Geschäftszeiten liegenden Stunden auszublenden. In diesem Artikel stelle ich eine praktische Umgehungslösung vor, mit der Sie den nicht arbeitsrelevanten Bereich im Microsoft Outlook-Kalender farblich überdecken können.

 

---

Da sich die nicht arbeitsrelevante Zeit im Kalender nicht direkt ausblenden lässt, zeigen wir Ihnen als praktische Umgehungslösung, wie Sie durch einen täglich wiederkehrenden Termin den Nicht-Arbeitsbereich farblich überdecken. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Schritt 1: Wechseln Sie zur Kalenderansicht und öffnen Sie den Kalender, in dem Sie nicht arbeitsrelevante Stunden ausblenden möchten.

Schritt 2: Zeigen Sie den Kalender in der „Tagesansicht“ an, indem Sie nacheinander auf „Ansicht ändern“ > „Kalender“ und anschließend auf die Schaltfläche „Tag“ auf der Registerkarte „Ansicht“ klicken.tab.

Hinweis: In Outlook 2007 klicken Sie auf „Ansicht“ > „Aktuelle Ansicht“ > „Tag/Woche/Monat“ und anschließend auf die Schaltfläche „Tag“ oberhalb des Kalenders.

Schritt 3: Erstellen Sie einen Termin mit:

1. Klicken Sie in Outlook 2010 und neueren Versionen auf die Schaltfläche „Termin“ auf der Registerkarte „Start“.tab;
2. Klicken Sie in Outlook 2007 auf „Datei“ > „Neu“ > „Termin“.

Schritt 4: Geben Sie im neu geöffneten Terminfenster Betreff und Ort ein, und klicken Sie anschließend auf der Registerkarte „Termin“ auf die Schaltfläche „Wiederholung“.

Schritt 5: Im Dialogfeld „Wiederkehrender Termin“

(1) Geben Sie im Feld „Beginn“ die Zeit ein, zu der Sie Ihre Arbeit täglich beenden, beispielsweise 18:00 Uhr;

(2) Geben Sie im Feld „Ende“ die Zeit ein, zu der Sie Ihre Arbeit täglich beginnen, beispielsweise 09:00 Uhr;

(3) Aktivieren Sie die Option „Täglich“ im Abschnitt „Wiederholungsmuster“;

(4) Aktivieren Sie „Kein Enddatum“ im Abschnitt „Wiederholungsbereich“;

(5) Klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“.

Schritt 6: Kehren Sie nun zum Terminfenster zurück, klicken Sie auf das Feld „Als verfügbar anzeigen“ auf der Registerkarte „Termin“ und wählen Sie aus der Dropdown-Liste „Abwesend“. Siehe untenstehenden Screenshot:

Schritt 7: Bestätigen Sie diesen Termin und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern und schließen“.

Anschließend sehen Sie, dass ab dem zweiten Tag des Wiederholungszeitraums alle nicht arbeitsrelevanten Stunden in der Tagesansicht des Kalenders farblich überdeckt sind.