Wie lassen sich externe E-Mails in Outlook automatisch filtern?

Angenommen, Ihrem Unternehmen wurde ein geschäftliches E-Mail-Konto zugewiesen. Neben den dienstlichen Nachrichten Ihrer Kolleginnen und Kollegen erhalten Sie möglicherweise auch zahlreiche externe E-Mails. Für viele Outlook-Nutzer sind diese externen Nachrichten oft unerwünscht und daher ziemlich störend. Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie externe E-Mails automatisch in einen bestimmten Outlook-Ordner filtern können.

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Die folgende Methode beschreibt eine Regel zum Filtern aller externen E-Mails aus einem bestimmten Outlook-Ordner.

Schritt 1: Wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht, öffnen Sie den gewünschten E-Mail-Ordner und klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.

Hinweis: In Outlook 2007 klicken Sie auf „Extras“ > „Regeln und Benachrichtigungen“.

Schritt 2: Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf die Schaltfläche „Neue Regel“.

Schritt 3: Markieren Sie im Dialogfeld „Regel-Assistent“ die Option „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ (bzw. „Nachrichten beim Eintreffen prüfen“ in Outlook 2007) und klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 4: Im zweiten Dialogfeld Regel-Assistent,

(1) Aktivieren Sie die Option „mit bestimmten Wörtern in der Absenderadresse“;

(2) Klicken Sie auf „Bestimmte Wörter“, um das Dialogfeld Suchtext zu öffnen;

(3) Geben Sie im Dialogfeld „Suchtext“ das Zeichen „@“ in das erste Feld ein, klicken Sie auf „Hinzufügen“ und dann auf „OK“.

(4) Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 5: Im dritten Dialogfeld Regel-Assistent,

(1) Aktivieren Sie die Option „in den angegebenen Ordner verschieben“;

(2) Klicken Sie auf den Text „angegebenen“;

(3) Wählen Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ den Ordner aus, in den externe E-Mails verschoben werden sollen, und klicken Sie auf „OK“.

(4) Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 6: Im vierten Dialogfeld Regel-Assistent,

(1) Aktivieren Sie die Option „außer bei bestimmten Wörtern in der Absenderadresse“;

(2) Klicken Sie auf den Text „bestimmten Wörtern“;

(3) Geben Sie im Dialogfeld „Suchtext“ im ersten Feld „@yourdomain.com“ ein, klicken Sie auf „Hinzufügen“ und anschließend auf „OK“.

Hinweis: Ersetzen Sie „@yourdomain.com“ durch Ihre eigene E-Mail-Domain.

(4) Klicken Sie auf „Weiter“.

Schritt 7: Geben Sie im letzten Dialogfeld im Feld „Schritt 1“ einen Namen für diese Regel ein, aktivieren Sie die Option „Diese Regel jetzt auf bereits im Posteingang befindliche Nachrichten anwenden“ und klicken Sie auf „Fertig stellen“.

Hinweis: Sollte ein Dialogfeld erscheinen, das Sie darauf hinweist, dass es sich um eine clientseitige Regel handelt, klicken Sie einfach auf „OK“, um es zu schließen. Siehe untenstehender Screenshot.

Schritt 8: Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ zu schließen.