Wie sucht man in Outlook E-Mails und schließt dabei Unterordner mit ein?

In Microsoft Outlook besteht das Standardverhalten beim Starten einer Sofortsuche darin, nur innerhalb des aktuell ausgewählten Ordners nach E-Mails zu suchen. Viele Benutzer organisieren ihre E-Mails jedoch mithilfe von Unterordnern und müssen häufig Suchvorgänge durchführen, die sowohl einen übergeordneten Ordner als auch alle seine Unterordner umfassen. Wenn Sie bei Ihrer Suche nicht Unterordner einbeziehen, könnten wichtige E-Mails in verschachtelten Verzeichnissen übersehen werden. In diesem Tutorial erhalten Sie schrittweise Anleitungen für mehrere effektive Methoden, um in Outlook E-Mails sowohl in Ordnern als auch in deren Unterordnern zu suchen, sodass Sie keine Ergebnisse übersehen und Ihre Arbeitseffizienz steigern können.

E-Mails suchen, die Unterordner einbeziehen in Outlook 2010 und neueren Versionen

E-Mails suchen, die Unterordner einbeziehen in Outlook 2007

VBA: Erweiterte Batch-Suche über Ordner und Unterordner hinweg

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E-Mails suchen, die Unterordner einbeziehen in Outlook 2010 und neueren Versionen

Wenn Sie Outlook 2010 oder eine neuere Version verwenden, können Sie Ihre Suche problemlos so erweitern, dass sowohl der Aktueller Ordner als auch alle seine Unterordner einbezogen werden. Dies ist besonders hilfreich, wenn Ihre E-Mail-Organisationsstruktur stark auf verschachtelte Ordner setzt. Diese Funktion vereinfacht Suchvorgänge, da Sie nicht manuell separate Suchen in jedem einzelnen Unterordner durchführen müssen.

1. Navigieren Sie zunächst zu dem E-Mail-Ordner, in dem Sie suchen möchten. Sofern Sie die passende Option auswählen, werden alle Unterordner dieses Ordners in die Suchergebnisse einbezogen.

2. Klicken Sie in das Feld „Sofortsuche“ oben in Ihrer Nachrichtenliste, um die Registerkarte „Suchtools“ zu aktivieren, geben Sie dort Ihren Suchbegriff oder Ihre Suchbedingungen ein und wählen Sie anschließend in der Gruppe „Bereich“ auf der Registerkarte „Suche“ die Option „Alle Unterordner“. Siehe folgender Screenshot:

Nach Abschluss dieser Schritte zeigt Outlook in einer einzigen, zusammengefassten Nachrichtenliste alle E-Mails an, die Ihren Suchkriterien im ausgewählten Ordner sowie in allen darunterliegenden Unterordnern entsprechen. So verringern Sie das Risiko, E-Mails zu übersehen, und sparen im Vergleich zur manuellen Suche in einzelnen Ordnern nacheinander wertvolle Zeit.

Tipp: Um den ursprünglichen Speicherort jeder gefilterten E-Mail in den Suchergebnissen leichter zu erkennen, lassen Sie einfach die Spalte „Ordner“ anzeigen. Klicken Sie dazu auf eine der Spaltenüberschriften in der E-Mail-Liste (z. B. „Von“ oder „Empfangen“) und aktivieren Sie die Option „Ordner“. So sehen Sie auf einen Blick, wo sich jede übereinstimmende E-Mail in Ihrer Ordnerstruktur befindet.

Hinweis: Falls Ihnen auffällt, dass nicht alle Unterordner durchsucht werden, überprüfen Sie Ihre Ordnerauswahl und stellen Sie sicher, dass „Alle Unterordner“ in der Gruppe „Bereich“ hervorgehoben ist. Sollten die Suchergebnisse unvollständig erscheinen, prüfen Sie außerdem Ihre Outlook-Indizierungseinstellungen.

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E-Mails suchen, die Unterordner einbeziehen in Outlook 2007

In Outlook 2007 unterstützt die integrierte Sofortsuche über die Hauptoberfläche keine direkte Durchsuchung von Unterordnern. Stattdessen müssen Sie hierfür einen Suchordner verwenden. Ein Suchordner fasst E-Mails aus mehreren Ordnern – einschließlich deren Unterordnern – in einer virtuellen, durchsuchbaren Ansicht zusammen und ist besonders wertvoll, wenn Ihre E-Mails über eine komplexe Ordnerhierarchie verteilt sind. Der große Vorteil dieses Ansatzes: Sie können individuelle Suchkriterien flexibel und wiederholt nutzen.

1. Klicken Sie oben in Outlook auf das Menü „Datei“, wählen Sie „Neu“ und anschließend „Suchordner“. Siehe Screenshot:

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Neuer Suchordner“ im Abschnitt „Benutzerdefiniert“ die Option „Benutzerdefinierten Suchordner erstellen“ aus und klicken Sie auf „Auswählen“, um Ihre Suchkriterien festzulegen.

3. Geben Sie im Dialogfeld „Benutzerdefinierter Suchordner“ Ihrem neuen Suchordner einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Posteingang und Unterordner durchsuchen“) und klicken Sie auf „Durchsuchen“, um die Ordner auszuwählen, die in den Suchbereich einbezogen werden sollen.

4. Führen Sie im Fenster „Ordner auswählen“ die folgenden Schritte aus:

1). Aktivieren Sie das Kontrollkästchen des übergeordneten Ordners, den Sie durchsuchen möchten – zum Beispiel „Posteingang“.

(2.) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Unterordner durchsuchen“, um sicherzustellen, dass alle Unterordner berücksichtigt werden.

3). Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Auswahl zu bestätigen. Siehe Screenshot:

5. Klicken Sie im Dialogfeld „Benutzerdefinierter Suchordner“ auf „OK“, um Ihre Einstellungen für den benutzerdefinierten Suchordner zu speichern.

6. Falls ein Bestätigungsdialog erscheint und Sie gefragt werden, ob Sie Ihre Sucheinstellungen anwenden möchten, klicken Sie auf „Ja“, um fortzufahren.

7. Klicken Sie abschließend im Dialogfeld „Neuer Suchordner“ erneut auf „OK“, um die Einrichtung abzuschließen.

8. Ihr benutzerdefinierter Suchordner ist jetzt erstellt und zeigt E-Mails sowohl aus dem Posteingang (oder einem anderen von Ihnen ausgewählten Ordner) als auch aus allen dessen Unterordnern an. Geben Sie einfach Ihre gewünschten Suchbegriffe in das Suchfeld am oberen Rand des Suchordners ein – Outlook liefert Ihnen sofort passende E-Mails aus dem gesamten von Ihnen festgelegten Bereich. Das ist besonders praktisch für regelmäßige oder komplexe Ordnersuchen, denn Sie können Ihren benutzerdefinierten Suchordner jederzeit erneut aufrufen, ohne die Einstellungen erneut vornehmen zu müssen.

Tipp: Wenn Sie den Bereich oder die Kriterien Ihres Suchordners anpassen möchten, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Diesen Suchordner anpassen“. Nehmen Sie anschließend die gewünschten Änderungen vor.

Einschränkung: Suchordner sind virtuelle Ansichten und verschieben Ihre E-Mails nicht physisch – sie zeigen lediglich aggregierte Ergebnisse an. Bei großen Postfächern oder umfangreichen Suchkriterien kann dies zu einer langsameren Suchleistung sowie zu einem erhöhten CPU- und Arbeitsspeicherverbrauch führen.

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