Wie kann man (automatisch) Anhänge durch Links in Outlook ersetzen?

Anhänge können Ihre Outlook-Datendatei erheblich vergrößern, was zu langsamer Leistung führt und die Verwaltung von E-Mails erschwert. Während das Kompaktieren der Outlook-Datendatei hilft, ist eine bessere Lösung, Anhänge zu trennen und durch Links zu ersetzen, wodurch die Größe der E-Mail reduziert wird, während dennoch ein einfacher Zugriff auf die Dateien gewährleistet bleibt. Dieser Artikel stellt zwei effiziente Methoden zur Verwaltung von E-Mail-Anhängen vor. Beide Methoden nutzen Kutools für Outlook, ein leistungsstarkes Add-in, das die Anhangsverwaltung vereinfacht.

Stapelweise Anhänge für ausgewählte E-Mails durch Links ersetzen
- Manuelles Ersetzen von Anhängen in mehreren E-Mails gleichzeitig

Automatisches Ersetzen von Anhängen durch Links für eingehende E-Mails 👍
- Automatisieren Sie den Prozess für ein nahtloses, aufgeräumtes Postfach

Stapelweise Anhänge für ausgewählte E-Mails durch Links ersetzen

Wenn Sie schnell Speicherplatz freigeben müssen, ermöglicht Ihnen diese Methode, Anhänge aus mehreren E-Mails gleichzeitig zu trennen und durch Hyperlinks zu ersetzen.

Schritt 1: Wählen Sie mehrere E-Mails aus und öffnen Sie die Funktion „Alle abtrennen“

Wählen Sie in Outlook die E-Mails aus, in denen Sie Anhänge durch Links ersetzen möchten. Sobald sie ausgewählt sind, klicken Sie auf Kutools Plus > Anhangswerkzeuge > Alle abtrennen.

Schritt 2: Konfigurieren Sie die Einstellungen zum Abtrennen

1. In dem Alle abtrennen Dialogfeld klicken Sie auf das Symbol Durchsuchen um einen Zielordner zum Speichern der Anhänge auszuwählen.
2. (Optional) Passen Sie den Stil des Abtrennens an. (Für dieses Beispiel lassen Sie das Kontrollkästchen "Anhänge basierend auf folgendem Stil abtrennen" deaktiviert, um alle Anhänge direkt im Ordner zu speichern.)
3. (Optional) Aktivieren Sie die Option 'Anhangssymbol nach dem Ablösen der E-Mail beibehalten', um eine visuelle Referenz in den E-Mails zu behalten.
4. Klicken OK zum Bestätigen.
   

Schritt 3: Bestätigen und Ausführen des Abtrennens

Ein Bestätigungsdialogfeld für 'Alle abtrennen' wird angezeigt. Klicken Sie auf Ja, um fortzufahren.

Ergebnis

✅ Anhänge werden aus den ausgewählten E-Mails entfernt.

✅ Hyperlinks ersetzen die Anhänge in den Original-E-Mails und bieten einen einfachen Zugriff.

✅ Alle Dateien werden im vorgesehenen Ordner gespeichert, wodurch die Größe der Outlook-Datendatei reduziert wird, während die Anhänge weiterhin zugänglich bleiben.

Automatisches Ersetzen von Anhängen durch Links für eingehende E-Mails 👍

Für einen vollständig automatisierten und problemlosen Ansatz ermöglicht die Funktion 'Automatisch abtrennen' von Kutools für Outlook es Ihnen, Anhänge automatisch zu speichern und zu ersetzen, sobald sie eintreffen, wodurch ein aufgeräumtes Postfach sichergestellt wird.

Schritt 1: Aktivieren Sie die Funktion 'Automatisch abtrennen'

Klicken Sie auf Kutools Plus > Automatisch abtrennen > Aktivieren.

Schritt 2: Konfigurieren Sie die Einstellungen für das automatische Abtrennen

1. Wählen Sie im Dialogfeld 'Automatisch getrennte empfangene Anhänge' die Option 'Alle empfangenen Anhänge automatisch abtrennen'.
2. Klicken Durchsuchen um einen Zielordner für die getrennten Anhänge auszuwählen.
3. (Optional) Passen Sie den Stil des Abtrennens an. (In diesem Fall lassen Sie das Kontrollkästchen 'Anhänge basierend auf folgendem Stil abtrennen ' deaktiviert, um alle Anhänge direkt im Zielordner zu trennen.)
4. (Optional) Aktivieren Sie die Option 'Anhangssymbol nach dem Ablösen der E-Mail beibehalten', um eine visuelle Referenz in Outlook zu behalten.
5. Klicken OK.
   

Ergebnis:

✅ Alle eingehenden Anhänge werden automatisch entfernt und im ausgewählten Ordner gespeichert.

✅ Anhänge werden in den E-Mails durch Hyperlinks ersetzt, wodurch die Größe der E-Mails reduziert wird, während der Zugriff erleichtert wird.

✅ Kein manueller Aufwand erforderlich – der Prozess läuft im Hintergrund, sodass Ihr Postfach optimiert bleibt.

Demo: (Automatisch) Ersetzen von Anhängen durch Links in Outlook

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