Wie kann man Anhänge in E-Mails in Outlook (automatisch) komprimieren?

Author: Kelly Last Modified: 2025-08-06

Große Anhänge können zu Verzögerungen beim Senden und Empfangen führen, Outlook verlangsamen und die Größe des Postfachs erhöhen, was die E-Mail-Verwaltung frustrierend macht. Während das manuelle Löschen von Anhängen eine Option ist, ist es zeitaufwendig und kann zum Verlust wichtiger Dateien führen. Um diese Probleme zu vermeiden, ist das Komprimieren von Anhängen eine kluge Lösung. Es reduziert die Dateigröße, beschleunigt die E-Mail-Zustellung und hilft Outlook effizienter zu arbeiten. Dieser Leitfaden stellt drei Methoden vor, um Anhänge in Outlook zu komprimieren.

Anhänge manuell vor dem Senden komprimieren (Grundlegend & Zeitaufwendig)

Anhänge in ausgewählten E-Mails mit Kutools für Outlook im Batch komprimieren 👍 (Schnell & Effizient)

Anhänge in allen eingehenden E-Mails mit Kutools für Outlook automatisch komprimieren 👍 (Intelligent & Vollständig Automatisiert)

Anhänge manuell vor dem Senden komprimieren

Da Outlook keine integrierte Komprimierungsfunktion hat, können Sie Dateien manuell zippen, bevor Sie sie an E-Mails anhängen.

Schritt 1: Dateien vor dem Anhängen komprimieren

Suchen Sie die Dateien, die Sie per E-Mail senden möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Dateien und wählen Sie Senden an > ZIP-komprimierten Ordner.

the screenshot of step about sending compressed attachments with manually compressing files firstly 1

Schritt 2: Den komprimierten Dateianhang an eine E-Mail anhängen

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die komprimierte Datei und wählen Sie Senden an > E-Mail-Empfänger.

the screenshot of step about sending compressed attachments with manually compressing files firstly 2

2. Ein neues E-Mail-Fenster wird geöffnet, mit der zugehörigen ZIP-Datei.

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Einschränkungen:

❌ Manueller Prozess: Erfordert jedes Mal das manuelle Komprimieren von Dateien, bevor sie angehängt werden.
❌ Beschränkt auf ausgehende E-Mails: Hilft nur beim Versenden von Anhängen; reduziert nicht die Größe des Postfachs oder verwaltet empfangene E-Mails.
❌ Keine automatische Komprimierung: Wenn Sie vergessen, die Dateien zu komprimieren, werden sie in ihrer ursprünglichen großen Größe versendet.

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Anhänge in ausgewählten E-Mails mit Kutools für Outlook im Batch komprimieren 👍

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Schritt 1: Mehrere E-Mails auswählen

Wählen Sie im Posteingang die E-Mails aus, deren Anhänge Sie komprimieren möchten.

Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere nicht benachbarte E-Mails auszuwählen.
Halten Sie die Umschalttaste gedrückt, um einen Bereich benachbarter E-Mails auszuwählen.

Schritt 2: Batch-Komprimierung anwenden

1. Klicken Sie auf Kutools Plus > Anhangswerkzeuge > Alle komprimieren.

shot of the Compress All feature

2. Aktivieren Sie im Dialogfeld 'Komprimierungseinstellungen' die Option 'Alle Anhänge komprimieren', dann klicken Sie auf OK.

shot of the Compress Settings dialog

Schritt 3: Komprimierung bestätigen

1. Ein Bestätigungsdialogfeld für 'Alle komprimieren' wird angezeigt. Klicken Sie auf Ja, um fortzufahren.

shot of the Compress All confirmation dialog box

2. Eine Benachrichtigung von Kutools für Outlook zeigt die Anzahl der erfolgreich komprimierten Anhänge an.

shot of the Kutools for Outlook notification

Vorteile:

✅ Schnell & mühelos: Komprimiert mehrere Anhänge mit einem einzigen Klick.
✅ Reduziert die Größe des Outlook-Postfachs: Spart Speicherplatz, ohne Anhänge zu löschen.
✅ Verbessert die E-Mail-Leistung: Hilft Outlook schneller zu laufen und reduziert die Ladezeit.

Hinweis: Um das 'Alle komprimieren'-Tool von Kutools für Outlook anzuwenden, sollten Sie zuerst Kutools für Outlook herunterladen und installieren.

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Selbst nach der Reduzierung der Größe der ausgehenden Anhänge können große eingehende Anhänge Outlook verlangsamen und Ihr Postfach überfüllen. Kutools für Outlook bietet eine Funktion zur automatischen Komprimierung von Anhängen, die alle empfangenen Anhänge automatisch komprimiert und so manuelle Arbeit eliminiert.

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Schritt 1: Automatische Komprimierung aktivieren

Klicken Sie auf Kutools Plus > Auto-Komprimierung > Aktivieren.

shot of the Auto Compress feature

Schritt 2: Einstellungen für die automatische Komprimierung konfigurieren

1. Aktivieren Sie im Dialogfeld 'Automatische Komprimierung von Anhängen' die Option 'Alle empfangenen Anhänge automatisch komprimieren'.

2. Wählen Sie unter 'Erweiterung nach der Komprimierung' Ihr bevorzugtes Komprimierungsformat aus.

3. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu übernehmen.

shot of the Auto Compress Attachments dialog box

Ergebnis:

Ab sofort werden alle eingehenden Anhänge automatisch komprimiert, wodurch die Größe des Postfachs reduziert und die E-Mail-Leistung verbessert wird – ohne manuellen Aufwand.

Vorteile:

✅ Vollständig automatisiert: Komprimiert Anhänge in Echtzeit, ohne manuelles Zutun.
✅ Optimiert die Postfachspeicherung: Hält Outlook durch die Reduzierung der Dateigrößen flüssig.
✅ Funktioniert bei allen eingehenden E-Mails: Stellt sicher, dass Anhänge Ihren Posteingang nicht überfluten.

Hinweis: Um das 'Auto-Komprimierung'-Tool von Kutools für Outlook anzuwenden, sollten Sie zuerst Kutools für Outlook herunterladen und installieren.

Welche Methode sollten Sie wählen?

Hier ist ein Vergleich der drei Methoden, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welche am besten zu Ihren Bedürfnissen passt:

Methode	Am besten geeignet für	Benutzerfreundlichkeit	Effektivität	Automatisierung
Manuell vor dem Senden komprimieren	Gelegentliche Nutzer, die manuelle Schritte nicht aus dem Weg gehen	⭐⭐⭐	⭐	❌ Nein
Anhänge in ausgewählten E-Mails im Batch komprimieren	Nutzer, die häufig große Anhänge erhalten	⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐	❌ Nein
Eingehende Anhänge automatisch komprimieren	Nutzer, die eine vollständig automatisierte Lösung wünschen	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐	✅ Ja

Durch die Wahl der richtigen Methode können Sie die Leistung von Outlook verbessern, die E-Mail-Größe reduzieren und Ihr Postfach reibungslos betreiben! 🚀

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