Wie wandelt man in Outlook einen Termin in eine Besprechung um – und umgekehrt?

Einen Termin in Outlook in eine Besprechung umwandeln

Besprechungen in Outlook in Termine umwandeln

Diese Methode führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, Teilnehmer zu einem Termin einzuladen und diesen anschließend in eine Outlook-Besprechung umzuwandeln.

1. Wechseln Sie zur Kalenderansicht, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin, den Sie im Kalender in eine Besprechung umwandeln möchten, und wählen Sie im Kontextmenü „Teilnehmer einladen“. Siehe Screenshot:

2. Nun öffnet sich ein Besprechungsfenster mit dem Inhalt des ausgewählten Termins. Klicken Sie auf die Schaltfläche „An“. Siehe Screenshot:

3. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Teilnehmer und Ressourcen auswählen“ die gewünschten Kontakte aus, die Sie als Teilnehmer einladen möchten, klicken Sie je nach Bedarf auf die Schaltfläche „Erforderlich“, „Optional“ oder „Ressourcen“ und anschließend auf „OK“. Siehe obigen Screenshot:

Hinweis: Halten Sie die „Strg“-Taste gedrückt, um mehrere nicht benachbarte Kontakte durch Anklicken auszuwählen; halten Sie die „Umschalt“-Taste gedrückt, um mehrere benachbarte Kontakte auszuwählen, indem Sie auf die erste und dann auf die letzte Zelle klicken.

4. Kehren Sie nun zum Besprechungsfenster zurück, bearbeiten Sie den Inhalt der Besprechung und klicken Sie auf „Senden“.

Bis hierhin haben wir den ausgewählten Termin erfolgreich in eine Besprechung umgewandelt und diese bereits an die angegebenen Teilnehmer versendet.

Diese Methode stellt ein VBA-Skript vor, mit dem Sie ausgewählte Besprechungen in Outlook ganz einfach in Termine umwandeln können. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wechseln Sie zur Kalenderansicht und klicken Sie auf die Besprechungen, die Sie im Kalender in einen Termin umwandeln möchten, um sie auszuwählen.

2. Drücken Sie gleichzeitig die Tasten „Alt“ + „F11“, um das Fenster „Microsoft Visual Basic für Applikationen“ zu öffnen.

3. Klicken Sie auf „Einfügen“ > „Modul“ und fügen Sie den unten stehenden VBA-Code anschließend in das neue Modulfenster ein.

VBA: Besprechung in Outlook in Termine umwandeln

Sub Meetings2Appointments()
Dim sWindowType As String
Dim oItem As Object

sWindowType = TypeName(Application.ActiveWindow)
Select Case sWindowType
Case "Explorer"
If Application.ActiveExplorer.Selection.Count > 0 Then
For Each oItem In Application.ActiveExplorer.Selection
Debug.Print oItem.Class
If oItem.Class = olAppointment Then
If oItem.MeetingStatus <> olNonMeeting Then
Call Meeting2Appointment(oItem)
End If
End If
Next
End If
Case "Inspector"
Set oItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
If oItem.Class = olAppointment Then
If oItem.MeetingStatus <> olNonMeeting Then
Call Meeting2Appointment(oItem)
End If
End If
End Select
Set oItem = Nothing
End Sub

Sub Meeting2Appointment(oMeeting As Outlook.AppointmentItem)
With oMeeting
' remove all recipients
Do Until .Recipients.Count = 0
.Recipients.Remove 1
Loop
' reset meeting status
.MeetingStatus = olNonMeeting
.Save
End With
End Sub

4. Drücken Sie die Taste „F5“ oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Ausführen“, um das VBA-Skript zu starten.

Alle ausgewählten Besprechungen wurden erfolgreich in Outlook-Termine umgewandelt.

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