Wie verschiebt man E-Mails unbekannter Absender automatisch in einen bestimmten Ordner in Outlook?

In Ihrer täglichen Arbeit erhalten Sie möglicherweise zahlreiche E-Mails von unbekannten Absendern, die nicht in Ihrem Kontakteordner gespeichert sind – oft handelt es sich dabei um Junk- oder schädliche Nachrichten. In solchen Fällen möchten Sie diese E-Mails automatisch in einen bestimmten Ordner verschieben lassen, statt sie im Posteingang zu belassen. Wie können Sie diese Aufgabe in Outlook lösen?

Verschieben von E-Mails unbekannter Absender in einen bestimmten Ordner durch Erstellen einer Regel

Verschieben von E-Mails unbekannter Absender in einen bestimmten Ordner durch Anwenden von VBA-Code

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Verschieben von E-Mails unbekannter Absender in einen bestimmten Ordner durch Erstellen einer Regel

Tatsächlich können Sie eine Regel erstellen, um E-Mails von unbekannten Absendern automatisch in einen bestimmten Ordner zu verschieben. So geht’s:

1. Erstellen Sie einen neuen Ordner unter dem Posteingangsordner, in dem die E-Mails von unbekannten Absendern abgelegt werden sollen, wie im folgenden Screenshot gezeigt:

2. Klicken Sie dann auf Start > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten, siehe Screenshot:

3. Klicken Sie im Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen auf Neue Regel unter der Registerkarte E-Mail-Regeln, siehe Screenshot:

4. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK, um zum Regel-Assistenten zu gelangen. Wählen Sie dort im Bereich Leere Regel erstellen die Option Regel auf empfangene Nachrichten anwenden aus – siehe Screenshot:

5. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Weiter. Wählen Sie in diesem Schritt keine Option aus, sondern klicken Sie direkt auf die Schaltfläche Weiter. Es erscheint ein Warnhinweis – klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Ja (siehe Screenshot):

6. Aktivieren Sie im nächsten Dialogfeld in der Liste Schritt 1: Aktion(en) auswählen die Option in den angegebenen Ordner verschieben, und klicken Sie anschließend auf den verknüpften Text angegebenen. Wählen Sie im geöffneten Dialogfeld Regeln und Benachrichtigungen den Ordner aus, in den die E-Mails verschoben werden sollen – siehe Screenshot:

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK und anschließend erneut auf die Schaltfläche Weiter. Im Dialogfeld Gibt es Ausnahmen? aktivieren Sie in der Liste Schritt 1: Ausnahme(n) auswählen die Option außer wenn der Absender im angegebenen Adressbuch enthalten ist, und klicken Sie dann auf den verknüpften Text angegebenen. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld Adressliste hinzufügen. Wählen Sie einen Kontakteordner aus, der die Kontakte enthält, die ausgenommen werden sollen – siehe Screenshot:

8. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen und anschließend auf Weiter, um zum letzten Assistenten-Dialog zu gelangen. Geben Sie im Textfeld Schritt 1: Geben Sie einen Namen für diese Regel an einen Regelnamen ein, und aktivieren Sie im Bereich Schritt 2: Regel einrichten die Option Diese Regel aktivieren. Siehe Screenshot:

9. Klicken Sie anschließend auf die Schaltflächen Fertig stellen und OK, um die Dialogfelder zu schließen. Ab sofort werden eingehende E-Mails von unbekannten Absendern automatisch in den festgelegten Ordner verschoben.

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Verschieben von E-Mails unbekannter Absender in einen bestimmten Ordner durch Anwenden von VBA-Code

Die oben beschriebene Methode mag Ihnen umständlich erscheinen – als Alternative können Sie einen Code verwenden, um die Aufgabe so schnell wie möglich zu erledigen.

1. Halten Sie die Tasten ALT + F11 gedrückt, um das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen zu öffnen.

2. Doppelklicken Sie im Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen im Bereich Projekt1 (VbaProject.OTM) auf ThisOutlookSession, um das Modul zu öffnen, und fügen Sie anschließend den folgenden Code in das leere Modul ein.

VBA-Code: Automatisches Verschieben von E-Mails unbekannter Absender in einen bestimmten Ordner:

Public WithEvents MailItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
    Set MailItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub
Private Sub MailItems_ItemAdd(ByVal item As Object)
Dim xSenderEmailAddress As String
Dim xContactItems As Outlook.Items
Dim xContactItem As ContactItem
Dim I As Long
Dim xFilter As String
Dim xTargetFolder As Folder
Dim xContactFolder As Folder
Dim xStore As Store
Dim xInboxFlds As Folders
Dim xSubFolder As Folder
Dim xFound As Boolean
On Error Resume Next
If item.Class = olMail Then
    xSenderEmailAddress = item.SenderEmailAddress
End If
For Each xStore In Outlook.Application.Session.Stores
    Set xContactItems = xStore.GetDefaultFolder(olFolderContacts).Items
    For I = 3 To 1 Step -1
        xFilter = "[Email" & I & "Address] = " & xSenderEmailAddress
        Set xContactItem = xContactItems.Find(xFilter)
        If TypeName(xContactItem) <> "Nothing" Then Exit For
    Next
Next
If xContactItem Is Nothing Then
    Set xInboxFlds = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Folders
    xFound = False
    For Each xSubFolder In xInboxFlds
        If xSubFolder.Name = "Unknown" Then
            xFound = True
            Set xTargetFolder = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Folders("Unknown")
            Exit For
        End If
    Next
    If xFound = False Then
        Set xTargetFolder = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Folders.Add("Unknown")
    End If
    item.Move xTargetFolder
End If
End Sub

3. Speichern Sie anschließend den Code und schließen Sie das Code-Fenster. Starten Sie Outlook neu, damit der Code wirksam wird. Ab sofort werden E-Mails von unbekannten Absendern automatisch in den Ordner „Unbekannt“ verschoben – siehe Screenshot:

Hinweis: Der Ordner Unbekannt wird automatisch erstellt, sobald E-Mails von unbekannten Absendern eingehen. Sie können den Namen „Unbekannt“ im Skript anpassen.