Wie kann man in Outlook Besprechungen nach deren Annahme automatisch einer Farbkategorie zuweisen?

In Ihrer täglichen Arbeit erhalten Sie möglicherweise zahlreiche Besprechungseinladungen per E-Mail in Outlook. Oft möchten Sie diesen beim Annehmen automatisch eine bestimmte Farbkategorie zuweisen. Zwar ist das manuell möglich – doch bei vielen einzelnen Terminen wird das schnell mühsam. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie diesen Vorgang in Outlook automatisieren können.

Automatische Zuweisung einer Farbkategorie zu Besprechungen nach deren Annahme mithilfe von VBA-Code

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Automatische Zuweisung einer Farbkategorie zu Besprechungen nach deren Annahme mithilfe von VBA-Code

1. Drücken Sie gleichzeitig die Tasten „ALT + F11“, um das Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ zu öffnen.

2. Doppelklicken Sie im Fenster „Microsoft Visual Basic for Applications“ unter „Projekt1 (VbaProject.OTM)“ auf „ThisOutlookSession“, um das Modul zu öffnen, und fügen Sie anschließend den folgenden Code in das leere Modul ein.

VBA-Code: Automatische Zuweisung einer Farbkategorie zu Besprechungen nach deren Annahme

Public WithEvents SentItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
    Set SentItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderSentMail).Items
End Sub
Private Sub SentItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
Dim xMeetingItem As Outlook.MeetingItem
Dim xMeetingItemAccepted As Outlook.MeetingItem
Dim xAppointmentItem As Outlook.AppointmentItem
On Error Resume Next
If TypeOf Item Is MeetingItem Then
    Set xMeetingItem = Item
    If InStr(xMeetingItem.Subject, "Accepted:") = 1 Then
        Set xMeetingItemAccepted = xMeetingItem
        Set xAppointmentItem = xMeetingItemAccepted.GetAssociatedAppointment(True)
        With xAppointmentItem
            .Categories = .Categories & "Red Category"
            .Save
        End With
    End If
End If
End Sub

Hinweis: Im obigen Code können Sie „Red Category“ durch den Namen Ihrer gewünschten Farbkategorie ersetzen.

3. Starten Sie Outlook anschließend neu, um das Makro zu aktivieren.

4. Nachdem Sie die Besprechungseinladung angenommen und auf „Antwort jetzt senden“ geklickt haben, wird der angenommenen Besprechung sofort die festgelegte Farbkategorie zugewiesen. Siehe Screenshot:

Hinweis: Dieser Code gilt ausschließlich für das Standard-Datenkonto.