Wie erstellt man Regeln, um empfangene E-Mails automatisch als wichtig zu markieren in Outlook?
In Outlook können wichtige Nachrichten übersehen werden, wenn Sie hunderte oder tausende E-Mails pro Tag erhalten. In diesem Artikel stelle ich einige Tricks vor, um bestimmte E-Mails als wichtig zu markieren, damit sie in der Flut von Nachrichten hervorstechen.
Erstellen Sie eine Regel, um E-Mails automatisch als wichtig zu markieren
E-Mails mit Kutools für Outlook als wichtig markieren
Erstellen Sie eine Regel, um E-Mails automatisch als wichtig zu markieren
In Outlook kann die Funktion „Regeln“ Ihnen helfen, E-Mails als wichtig zu markieren.
1. Klicken Sie auf „Start“ > „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“, klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf „Neue Regel“.
2. Wählen Sie im Dialogfeld „Regel-Assistent“ die Option „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ im Abschnitt „Von einer leeren Regel beginnen“ aus.
3. Klicken Sie auf „Weiter“, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text“ oder andere Kontrollkästchen je nach Bedarf im Abschnitt „Schritt 1“. Klicken Sie im Abschnitt „Schritt 2“ auf „bestimmte Wörter“ und fügen Sie dann die Wörter hinzu, die Sie zur Kennzeichnung von E-Mails als wichtig verwenden möchten.
4. Klicken Sie auf „OK“ > „Weiter“. Aktivieren Sie in diesem Fenster das Kontrollkästchen „als wichtig markieren“ im Abschnitt „Schritt 1“. Klicken Sie im Abschnitt „Schritt 2“ auf „Wichtigkeit“ und wählen Sie „Hoch“ im Dialogfeld „Wichtigkeit“ aus.
5. Klicken Sie auf „OK“ > „Weiter“ > „Weiter“. Ein Dialogfenster erscheint, um Sie zu fragen, ob Sie fortfahren möchten. Klicken Sie auf „Ja“.
6. Im letzten Fenster sollte „Diese Regel aktivieren“ ausgewählt bleiben. Klicken Sie auf „Fertig stellen“ > „OK“, um die Erstellung dieser Regel abzuschließen.
Ab jetzt werden die empfangenen Nachrichten, die den spezifischen Text im Betreff oder im Textkörper enthalten, automatisch als wichtig markiert.
E-Mails mit Kutools für Outlook als wichtig markieren
Da die Funktion „Regeln“ komplex ist, möchte ich hier ein praktisches Tool vorstellen – „Kutools für Outlook“. Die Funktion „Wichtige E-Mail-Benachrichtigung“ kann alle wichtigen E-Mails auflisten, die bestimmte Texte enthalten.
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Installieren Sie Kutools für Outlook kostenlos und folgen Sie dann den unten aufgeführten Schritten:
1. Klicken Sie auf „Kutools Plus“ > „Wichtige E-Mail-Benachrichtigung“ > „Optionen für wichtige E-Mail-Benachrichtigung“.
2. Wählen Sie im Dialogfeld „Optionen für wichtige E-Mail-Benachrichtigung“ unter dem Tab „Allgemein“ das Konto aus, für das Sie wichtige E-Mails überprüfen möchten.
3. Klicken Sie auf den Tab „Regeln“ und dann auf „Neu“, um den spezifischen Text hinzuzufügen, mit dem Sie prüfen möchten, ob es sich bei einer E-Mail um eine wichtige Nachricht handelt.
4. Klicken Sie auf „OK“ > „OK“, um die Dialogfelder zu schließen.
5. Klicken Sie auf „Kutools Plus“ > „Wichtige E-Mail-Benachrichtigung“ > „Wichtige E-Mail-Benachrichtigung“, um dieses Hilfsprogramm zu aktivieren.
Nun werden E-Mails, die bestimmte Texte im Textkörper, im Betreff oder in der Adresse enthalten, als wichtige E-Mails betrachtet und im Bereich „Wichtig“ aufgelistet, sobald sie eintreffen.
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📨 E-Mail-Management: E-Mail zurückrufen/Betrugs-E-Mails nach Betreff und anderen Kriterien blockieren/Duplikate löschen/Erweiterte Suche/Ordner organisieren...
📁 Anhänge Pro:Stapel speichern/Stapel ablösen/Stapel komprimieren/Automatisch speichern/Automatisch abtrennen/Automatische Komprimierung...
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