Wie richtet man Regeln ein, um empfangene E-Mails in Outlook automatisch als hohe Wichtigkeit zu kennzeichnen?

In Outlook gehen wichtige Nachrichten leicht unter, wenn Sie an einem Tag Hunderte oder gar Tausende E-Mails erhalten. In diesem Artikel zeige ich Ihnen praktische Tricks, wie Sie bestimmte E-Mails als besonders wichtig kennzeichnen – damit sie sich klar von der Masse abheben.

Erstellen einer Regel zum automatischen Festlegen von E-Mails als hohe Wichtigkeit

E-Mails als wichtig kennzeichnen mit Kutools für Outlook

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Erstellen einer Regel zum automatischen Festlegen von E-Mails als hohe Wichtigkeit

In Outlook hilft Ihnen die Regel-Funktion dabei, E-Mails als besonders wichtig zu kennzeichnen.

1. Klicken Sie auf „Start“ > „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ und anschließend im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf „Neue Regel“.
 

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Regel-Assistent“ unter „Mit einer leeren Regel beginnen“ die Option „Regel auf Nachrichten anwenden, die ich empfange“.

3. Klicken Sie auf „Weiter“, aktivieren Sie im Abschnitt „Schritt 1“ das Kontrollkästchen „mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text“ oder andere gewünschte Optionen, klicken Sie im Abschnitt „Schritt 2“ auf „bestimmte Wörter“ und fügen Sie diejenigen Wörter hinzu, anhand derer E-Mails als besonders wichtig markiert werden sollen.

4. Klicken Sie auf „OK“ > „Weiter“. Aktivieren Sie in diesem Fenster im Abschnitt „Schritt 1“ das Kontrollkästchen „Als wichtig markieren“, klicken Sie im Abschnitt „Schritt 2“ auf „Wichtigkeit“ und wählen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Wichtigkeit“ die Option „Hoch“ aus.

5. Klicken Sie auf „OK“ > „Weiter“ > „Weiter“. Es erscheint ein Dialogfeld, das Sie fragt, ob Sie fortfahren möchten – klicken Sie auf „Ja“.

6. Aktivieren Sie im letzten Fenster die Option „Diese Regel aktivieren“ und schließen Sie die Erstellung der Regel mit einem Klick auf „Fertig stellen“ > „OK“ ab.

Ab sofort werden eingehende Nachrichten, die den angegebenen Text im Betreff oder im Nachrichtentext enthalten, automatisch als besonders wichtig markiert.

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E-Mails als wichtig kennzeichnen mit Kutools für Outlook

Da die Regel-Funktion komplex ist, stelle ich Ihnen hier ein praktisches Tool vor: „Kutools für Outlook“. Mit der Funktion „Wichtige E-Mail-Benachrichtigung“ listet es automatisch alle wichtigen E-Mails auf, die bestimmte Texte enthalten.

Kostenlos installieren Kutools für Outlook, und führen Sie anschließend die folgenden Schritte aus:

1. Klicken Sie auf „KUTOOLS PLUS“ > „Wichtige E-Mail-Benachrichtigung“ > „Optionen für wichtige E-Mail-Benachrichtigung“.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Optionen für wichtige Nachrichtenerinnerungen“ auf der Registerkarte „Allgemein“ das Konto aus, für das Sie wichtige E-Mails überprüfen möchten.

3. Wechseln Sie zur Registerkarte „Regeln“ und klicken Sie auf „Neu“, um nacheinander die spezifischen Texte hinzuzufügen, anhand derer eine E-Mail als wichtig erkannt werden soll.

4. Klicken Sie auf „OK“ > „OK“, um die Dialogfelder zu schließen.

Klicken Sie auf „KUTOOLS PLUS“ > „Wichtige E-Mail-Benachrichtigung“ > „Wichtige E-Mail-Benachrichtigung“, um dieses praktische Hilfsprogramm zu aktivieren.

Ab sofort werden E-Mails, die die angegebenen Texte im Inhalt, Betreff oder in der Adresse enthalten, automatisch als wichtig erkannt und beim Eintreffen im Bereich „Wichtig“ aufgelistet.

  Erinnerungen für wichtige E-Mails