E-Mail-Signatur aus einer Vorlage in Outlook erstellen (Schritt-für-Schritt-Anleitung)

Microsoft Word bietet eine Reihe integrierter E-Mail-Signaturvorlagen, die Sie mühelos anpassen und direkt in Outlook übernehmen können.

Schritt 1: Zugriff auf die Signatur-Galerie über Word

1. Starten Sie Microsoft Word. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Neu. Geben Sie in die Suchleiste oben den Begriff Signatur ein und drücken Sie Enter. Wählen Sie die Vorlage E-Mail-Signatur-Galerie aus (siehe Screenshot):
   
2. Klicken Sie anschließend im Pop-up-Fenster auf Erstellen.

Schritt 2: Wählen und kopieren Sie Ihr bevorzugtes Design

Nun öffnet sich ein Dokument mit mehreren Signaturvorlagen. Wählen Sie Ihre gewünschte Vorlage aus, bewegen Sie den Mauszeiger darüber, klicken Sie am linken Rand, um alle Elemente auszuwählen, und drücken Sie Strg + C, um sie zu kopieren.

Schritt 3: In Outlook importieren

1. Wechseln Sie zu Outlook. Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ auf Neue E-Mail.
2. Wechseln Sie im neuen Nachrichtenfenster zur Registerkarte Einfügen, klicken Sie auf Signatur und wählen Sie im Dropdown-Menü Signaturen... aus.
   
3. Klicken Sie im Dialogfeld Signaturen und Briefpapier auf die Schaltfläche Neu unter der Registerkarte E-Mail-Signatur. Geben Sie Ihrer Signatur einen aussagekräftigen Namen und klicken Sie auf OK.
   

Schritt 4: Einfügen und personalisieren

1. Klicken Sie in das Feld „Signatur bearbeiten“ und drücken Sie Strg + V, um die Vorlage einzufügen. Anschließend sollten Sie Folgendes tun:
   • Aktualisieren Sie die Angaben mit Ihren persönlichen Daten wie Name, Berufsbezeichnung und Telefonnummer.
   • Foto aktualisieren: Klicken Sie auf das Platzhalterbild und wählen Sie das Symbol Bild, um Ihr eigenes Porträtfoto oder Firmenlogo hochzuladen.
   • Verknüpfungen aktualisieren: Wählen Sie beliebige Social-Media-Symbole oder Website-Texte aus, klicken Sie auf das Symbol Link und fügen Sie Ihre individuellen URLs ein.
     
2. Klicken Sie auf OK, um den Vorgang abzuschließen.

Die Signatur wurde erfolgreich aus der Word-Vorlage erstellt. Schließen Sie das E-Mail-Fenster, ohne zu speichern.

Sobald Ihre Signatur erstellt ist, legen Sie fest, wie sie in Ihren Nachrichten erscheinen soll.

Automatische Einfügung:

Die automatische Einfügung ist ideal, wenn Sie hauptsächlich eine Signatur für ein bestimmtes Konto nutzen – so vergessen Sie nie, Ihre Kontaktdaten oder Markenelemente einzufügen.

1. Klicken Sie auf Start > Neue E-Mail, um eine neue E-Mail zu erstellen. Klicken Sie im neuen Nachrichtenfenster auf Einfügen > Signatur > Signaturen, um das Dialogfeld Signaturen und Briefpapier zu öffnen.
2. Wechseln Sie im Dialogfeld Signaturen und Briefpapierzum Abschnitt Standard-Signatur festlegen：
   • Wählen Sie Ihr Konto aus: Wählen Sie das gewünschte E-Mail-Konto aus dem Dropdown-Menü „E-Mail-Konto“ aus.
   • Festlegen für neue E-Mails: Wählen Sie im Dropdown-Menü „Neue Nachrichten“ die Signatur aus, die automatisch in allen neuen Entwürfen erscheinen soll.
   • Festlegen für Antworten & Weiterleitungen: Wählen Sie im Dropdown-Menü „Antworten/Weiterleitungen“ eine Signatur (oder „Keine“) für alle eingehenden Nachrichtenkonversationen aus.
     
3. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu übernehmen. Ab sofort wird Ihre Signatur automatisch eingefügt, sobald Sie eine neue Nachricht verfassen oder eine bestehende weiterleiten.

Manuelle Einfügung:

Die manuelle Einfügung eignet sich ideal für Benutzer, die „mehrere Hüte tragen“ – etwa jemand, der sowohl im Vertrieb als auch im Support tätig ist – oder für Personen, die unterschiedliche Signaturen für interne und externe Empfänger nutzen.

1. Öffnen Sie eine neue E-Mail, oder klicken Sie auf „Antworten“. Wechseln Sie im Nachrichtenfenster zur Registerkarte „Einfügen“.
2. Klicken Sie auf das Symbol Signatur. Es erscheint eine Dropdown-Liste mit allen gespeicherten Signaturen. Wählen Sie einfach die gewünschte Signatur aus – sie wird sofort an der Cursorposition eingefügt.
   

📌 Profi-Tipp:

Wenn eine Signatur automatisch eingefügt wird, Sie diese aber für eine bestimmte E-Mail ändern möchten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die vorhandene Signatur in Ihrem Entwurf. Daraufhin erscheint eine Galerie Ihrer weiteren Signaturen, aus der Sie schnell wechseln können!

Die Verwaltung verschiedener E-Mail-Signaturen in Outlook ist oft umständlich: Manuelle Neuerstellung von Layouts kostet Zeit und führt zu unprofessionellen Formatierungsinkonsistenzen. Kutools für Outlook bietet Dutzende sofort einsatzbereiter Signaturvorlagen – und ermöglicht Ihnen zudem, professionelle E-Mail-Signaturen mühelos zu erstellen, zu speichern, zu verwalten und wiederverwendbar zu machen.

Führen Sie nach der Installation von Kutools für Outlook Folgendes aus:

1. Öffnen Sie eine neue E-Mail, oder klicken Sie auf „Antworten“. Klicken Sie anschließend auf Kutools > Vorlage, um den Bereich Ressourcenbibliothek zu öffnen.
2. Wechseln Sie unter der Registerkarte Vorlage zur Option Signatur. Kutools bietet hier mehrere professionell gestaltete und ansprechende E-Mail-Signaturen.
   
3. Wählen Sie einen gewünschten Signaturstil aus und bewegen Sie den Mauszeiger darüber. Sobald der Aufklapp-Pfeil erscheint, klicken Sie darauf und wählen Sie Bearbeiten.
   
4. Aktualisieren Sie im Dialogfeld Vorlage die Signaturinformationen mit Ihren eigenen Daten.
   
5. Klicken Sie nach Abschluss auf OK, um die neuen Informationen zu speichern.

Wann immer Sie diese Signatur benötigen, klicken Sie einfach auf den entsprechenden Eintrag im Bereich – und schon wird sie an der Cursorposition in Ihre E-Mail eingefügt. Ideal für Benutzer, die mehrere Signaturen für verschiedene Abteilungen nutzen!