Wie speichert man eine empfangene Verteilerliste oder Kontaktgruppe in Outlook?
Beim Arbeiten in Microsoft Outlook erhalten Sie möglicherweise eine Verteilerliste (Kontaktgruppe) als Anhang von Kollegen oder Teams. Outlook behandelt Kontaktgruppen jedoch nicht wie normale Dateianhänge. Stattdessen erscheinen sie als Outlook-Element (.MSG) Dateien, was bedeutet, dass sie ordnungsgemäß gespeichert werden müssen, bevor Sie sie nutzen können. Dieser Leitfaden erklärt zwei einfache Möglichkeiten, eine empfangene Outlook-Kontaktgruppe (.MSG-Anhang) direkt in Ihre Kontakte für die spätere Verwendung zu speichern:
Methode 1: Speichern einer Verteilerliste mit Kopieren & Einfügen (Besser organisiert)
Methode 2: Speichern einer Verteilerliste per Drag-and-Drop (Schnell & intuitiv)
Methode 1: Speichern einer Verteilerliste mit Kopieren & Einfügen
Bei dieser Methode können Sie die empfangene Kontaktgruppe kopieren und in einen bestimmten Kontakteordner in Outlook einfügen.
1. Öffnen Sie den Posteingang und wählen Sie die E-Mail mit dem Anhang der Verteilerliste im Lesebereich aus.
2. Suchen Sie den Anhang der Verteilerliste, der als Outlook-Element (.MSG-Datei) erscheint. Klicken Sie auf den ⮟ Pfeil neben dem Anhangsnamen und wählen Sie Kopieren aus dem Dropdown-Menü.
3. Gehen Sie zur Ansicht Personen (Kontakte), navigieren Sie dann zum gewünschten Kontakteordner, wo Sie die Gruppe speichern möchten. Drücken Sie Strg + V, um die kopierte Kontaktgruppe einzufügen.
📌 Ergebnis: Die Kontaktgruppe ist erfolgreich im angegebenen Kontakteordner gespeichert und kann für zukünftige E-Mails verwendet werden.
Vor- und Nachteile der Kopieren & Einfügen-Methode:
- ✅ Organisierte Speicherung: Sie können auswählen, in welchem Kontakteordner Sie die Gruppe speichern möchten.
- ✅ Einfach & schnell: Benötigt nur wenige Klicks zur Fertigstellung.
- ❌ Zusätzlicher Schritt bei Rich-Text-E-Mails: Die E-Mail muss erst geöffnet werden, bevor sie kopiert werden kann.
- ❌ Mehr manueller Aufwand: Mehr Schritte im Vergleich zur Drag-and-Drop-Methode.
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Methode 2: Speichern einer Verteilerliste per Drag-and-Drop
Wenn Sie eine Drag-and-Drop-Methode bevorzugen, ermöglicht Ihnen diese Methode, die Kontaktgruppe direkt in den Kontaktebereich von Outlook zu verschieben.
1. Öffnen Sie den Posteingang und wählen Sie die E-Mail mit dem Anhang der Verteilerliste im Lesebereich aus.
2. Klicken und halten Sie den Anhang der Verteilerliste, der als Outlook-Element (.MSG-Datei) im Anhangsbereich erscheint. Ziehen Sie ihn zum Symbol „Personen (Kontakte)“ im Navigationsbereich.
3. Lassen Sie die Maustaste los, um es im Standard-Kontakteordner abzulegen.
📌 Ergebnis: Die Verteilerliste wird automatisch im Standard-Kontakteordner in Outlook gespeichert.
Vor- und Nachteile der Drag-and-Drop-Methode:
- ✅ Schnellerer Prozess: Keine Notwendigkeit, zu einem bestimmten Ordner zu navigieren; einfach ziehen und loslassen.
- ✅ Benutzerfreundlich: Ideal für Nutzer, die eine visuelle und intuitive Herangehensweise bevorzugen.
- ❌ Speichert nur im Standard-Kontakteordner: Keine Möglichkeit, einen benutzerdefinierten Ordner auszuwählen.
- ❌ Keine Bestätigungsmitteilung: Muss manuell überprüfen, ob die Kontaktgruppe erfolgreich gespeichert wurde.
Welche Methode sollten Sie verwenden?
Hier ist ein Vergleich der beiden Methoden, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welche am besten Ihren Bedürfnissen entspricht:
| Methode | Am besten geeignet für | Benutzerfreundlichkeit | Flexibilität |
|---|---|---|---|
| Kopieren & Einfügen Methode | Benutzer, die Kontaktgruppen in bestimmte Ordner organisieren möchten | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Drag-and-Drop Methode | Benutzer, die eine schnelle und einfache Möglichkeit bevorzugen, Kontaktgruppen zu speichern | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
Indem Sie diesen Methoden folgen, können Sie empfangene Verteilerlisten in Outlook einfach speichern und verwalten, wodurch Gruppen-E-Mails effizienter werden! 🚀
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