Wie exportiert man eine Outlook-E-Mail in eine PDF-Datei?

Wie Sie wissen, unterstützt Microsoft Outlook keine direkte Konvertierung von E-Mails in PDF-Dateien. Normalerweise können Sie hierfür Adobe Acrobat nutzen. Doch was tun, wenn Sie Adobe Acrobat oder andere Add-Ins von Drittanbietern nicht installiert haben? Wie lassen sich E-Mails dann dennoch als PDF exportieren? Im Folgenden stelle ich zwei praktische Umgehungslösungen vor, mit denen Sie eine E-Mail ohne Adobe Acrobat oder sonstige Add-Ins in eine PDF-Datei exportieren können:

• Wenn Outlook die Microsoft Print to PDF-Funktion unterstützt
• Wenn Outlook die Microsoft Print to PDF-Funktion nicht unterstützt
• Mehrere Outlook-E-Mails einzeln als PDF-Dateien im Batch exportieren

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Wenn Outlook die Microsoft Print to PDF-Funktion unterstützt

Wenn Sie unter Windows 10 arbeiten, stellt Ihnen Microsoft Outlook einen Drucker namens „Microsoft Print to PDF“ zur Verfügung – mit dem Sie E-Mails ganz einfach als PDF-Dateien speichern können.

1. Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie als PDF-Datei exportieren möchten, oder öffnen Sie sie und klicken Sie auf „Datei“ > „Drucken“.

2. Wählen Sie nun in der Dropdown-Liste des Feldes „Drucker“ die Option „Microsoft Print to PDF“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Drucken“. Siehe Screenshot:

3. Geben Sie im geöffneten Dialogfeld „Gedruckte Ausgabe speichern unter“ Folgendes an: (1) Legen Sie den Zielordner für die exportierte PDF-Datei fest; (2) geben Sie im Feld „Dateiname“ einen Namen für die exportierte PDF-Datei ein; und (3) klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Die ausgewählte E-Mail wurde erfolgreich exportiert und als eigenständige PDF-Datei gespeichert.

Wenn Outlook die Microsoft Print to PDF-Funktion nicht unterstützt

Einige Benutzer außerhalb von Windows 10 stellen möglicherweise fest, dass Outlook die Funktion „Microsoft Print to PDF“ nicht unterstützt. Befolgen Sie in diesem Fall die folgenden Schritte, um eine E-Mail als PDF-Datei zu exportieren:

1. Öffnen Sie Microsoft OneNote und klicken Sie auf die Schaltfläche „Seite hinzufügen“ (oder „Neue Seite“), um eine leere Seite zu erstellen. Siehe Screenshot:

2. Wechseln Sie zu Microsoft Outlook, wählen Sie die gewünschte E-Mail aus und klicken Sie auf „Start“ > „OneNote“.

Hinweis: Sie können die Inhalte auch als PDF-Dateien exportieren, indem Sie auf „Datei“ > „Drucken“ klicken und „An OneNote senden“ als Drucker auswählen.

3. Wählen Sie im geöffneten Dialogfeld „Speicherort in OneNote auswählen“ die neue Seite aus, die Sie in Schritt 1 erstellt haben, und klicken Sie auf „OK“.

4. Die ausgewählte E-Mail wurde erfolgreich auf eine neue OneNote-Seite exportiert. Klicken Sie auf „Datei“ > „Exportieren“.

5. Markieren Sie im Abschnitt „Aktuelles exportieren“ die Option „Seite“, wählen Sie unter „Format auswählen“ „PDF (*.pdf)“ und klicken Sie anschließend auf „Exportieren“.

6. Geben Sie im geöffneten Dialogfeld „Speichern unter“ Folgendes an: (1) Legen Sie den Zielordner fest; (2) geben Sie einen Dateinamen ein; (3) aktivieren Sie die Option „Seiten auswählen“; (4) klicken Sie auf „Speichern“.

Die in Outlook ausgewählte E-Mail wurde erfolgreich exportiert und als PDF-Datei gespeichert.

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Mehrere Outlook-E-Mails einzeln als PDF-Dateien im Batch exportieren

Wenn Kutools für Outlook installiert ist, können Sie mithilfe der Funktion „Ausgewählte Objekte als Dateien in verschiedenen Formaten wie PDF speichern“ mehrere E-Mails gleichzeitig als einzelne PDF-Dateien exportieren.

1. Halten Sie die Taste „Strg“ oder „Umschalttaste“ gedrückt, um mehrere zu exportierende E-Mails auszuwählen, und klicken Sie anschließend auf „Kutools“ > „Massenverarbeitung“ > „Ausgewählte Objekte als Dateien in verschiedenen Formaten wie PDF speichern“. Siehe Screenshot:

2. Klicken Sie im Dialogfeld „E-Mail als andere Dateien speichern“ auf die Schaltfläche „Durchsuchen“, um den Zielordner festzulegen, aktivieren Sie die Option „PDF-Format“ und klicken Sie anschließend auf „OK“. Siehe Screenshot:

Nun sehen Sie, dass alle ausgewählten E-Mails als einzelne PDF-Dateien im angegebenen Ordner exportiert und gespeichert wurden. Siehe Screenshot:

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