Wie kann man eine Besprechungseinladung in Outlook zurückrufen, wenn man nicht der Organisator ist?

Wenn der Besprechungsorganisator das Büro verlässt und eine Reihe von Besprechungen, die er oder sie erstellt hat, abgesagt werden müssen – können Sie als Teilnehmer diese im Namen des Organisators absagen? Die Antwort lautet: ja! Allerdings muss Ihnen der Organisator zuvor die entsprechende Berechtigung erteilen, indem er oder sie Ihnen den Kalender freigibt. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie eine Besprechungseinladung zurückrufen, wenn Sie nicht der Organisator sind.

Hinweis: Im Folgenden wird Microsoft Outlook 365 als Beispiel verwendet; die Schritte und Beschreibungen können sich in anderen Outlook-Versionen geringfügig unterscheiden.

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Organisator teilt den Kalender mit Ihnen

Bevor der Organisator das Büro verlässt, bitten Sie ihn oder sie,den Kalender freizugeben. Bitte beachten Sie, dass Microsoft die Option zum Freigeben eines Kalenders, der automatisch aktualisiert werden kann,nur für Benutzer von Outlook 365 oder Exchange-basierten Konten bereitstellt. Um Ihnen eine Freigabeeinladung zu senden, kann der Organisator wie folgt vorgehen.

1. Öffnen Sie Outlook. Wechseln Sie zur Kalender-Ansicht.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kalender freigeben unter Kalender verwalten. Wählen Sie den Kalender aus, den Sie freigeben möchten.

3. Das Dialogfeld Kalendereigenschaften wird geöffnet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

4. Wählen Sie den Namen im Adressbuch aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

5. Der Organisator sieht die hinzugefügten Personen mit dem Standard-Berechtigungsgrad. Ändern Sie den Berechtigungsgrad in Kann bearbeiten, damit die hinzugefügten Personen den freigegebenen Kalender später bearbeiten können. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK.

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6. Nun wird eine E-Mail mit der Einladung zur Kalenderfreigabe versendet.

Ab sofort ist der Teil, den der Organisator erledigen muss, abgeschlossen. Sehen Sie, was als Nächstes ansteht.

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Eine Besprechungseinladung im Namen des Organisators zurückrufen

Nachdem der Organisator Ihnen seinen Kalender freigegeben hat, erhalten Sie eine E-Mail mit der Einladung, auf den Kalender des Organisators zuzugreifen. Um eine Besprechungseinladung im Namen des Organisators abzusagen, gehen Sie bitte wie folgt vor.

1. Öffnen Sie Outlook und suchen Sie die E-Mail, die Ihnen der Organisator gesendet hat.

2. Wählen Sie Annehmen, um die Einladung anzunehmen.

3. Um den freigegebenen Kalender anzuzeigen und zu bearbeiten, wechseln Sie zunächst zur Kalenderansicht. Gehen Sie zum Abschnitt Freigegebene Kalender und klicken Sie auf das Erweiterungssymbol, um die freigegebenen Kalender einzublenden. Wählen Sie den freigegebenen Kalender des Organisators.

4. Suchen Sie die zu stornierende Besprechung und doppelklicken Sie darauf.

5. Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung auf Besprechung absagen.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Absage senden.

7. Nun sehen Sie, dass die Besprechung im freigegebenen Kalender erfolgreich storniert und verschwunden ist.

8. Wechseln Sie nun zu Ihrem Kalender, und Sie stellen fest, dass die Besprechung weiterhin im Kalender steht. Gleichzeitig erhalten Sie eine neue E-Mail, die Sie darauf hinweist, dass Sie die Besprechung im Namen des Organisators abgesagt haben. Klicken Sie auf Aus Kalender entfernen, um die Besprechung aus Ihrem eigenen Kalender zu löschen.
Hinweis: Auch andere Teilnehmer dieser Besprechung erhalten dieselbe Absage-Nachricht. Sie müssen denselben Schritt wie oben ausführen, um die Besprechung aus ihrem Kalender zu entfernen.

Die Besprechung im freigegebenen Kalender sowie im Kalender des Teilnehmers (Ihrem Kalender) wurde erfolgreich storniert.

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