Wie ruft man eine Besprechungseinladung zurück, wenn man in Outlook nicht der Organisator ist?
Wenn der Besprechungsorganisator das Büro verlässt und eine Reihe von Besprechungen, die er/sie erstellt hat, abgesagt werden müssen, können Sie (der Teilnehmer) die Besprechungen im Namen des Organisators absagen? Die Antwort lautet ja. Der Organisator sollte Ihnen jedoch zunächst die Erlaubnis erteilen, indem er/sie seinen/ihren Kalender freigibt. In diesem Tutorial werden wir darüber sprechen, wie Sie eine Besprechungseinladung zurückrufen können, wenn Sie nicht der Organisator sind.
Hinweis: Hier wird Microsoft Outlook 365 als Beispiel verwendet; die Schritte und Beschreibungen können in anderen Outlook-Versionen leicht variieren.
Der Organisator teilt den Kalender mit Ihnen
Bevor der Organisator das Büro verlässt, bitten Sie ihn/sie, den Kalender mit Ihnen zu teilen. Bitte beachten Sie, dass Microsoft die Option bietet, einen Kalender automatisch zu aktualisieren, dies jedoch nur für Benutzer von Outlook 365 oder Exchange-basierten Konten möglich ist. Um eine Freigabeeinladung an Sie zu senden, kann der Organisator wie folgt vorgehen.
1. Öffnen Sie Outlook. Wechseln Sie zur Kalenderansicht.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Kalender freigeben in der Gruppe Kalender verwalten. Wählen Sie den Kalender aus, der geteilt werden soll.
3. Das Dialogfeld Kalendereigenschaften öffnet sich. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
4. Wählen Sie den Namen im Adressbuch aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
5. Der Organisator kann die hinzugefügten Personen mit der Standardberechtigungsstufe sehen. Ändern Sie die Berechtigungsstufe auf Kann bearbeiten, damit die hinzugefügten Personen den freigegebenen Kalender später bearbeiten können. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
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6. Nun wird eine E-Mail versendet, die zur Freigabe des Kalenders einlädt.
Ab jetzt ist der Teil, den der Organisator erledigen muss, abgeschlossen. Sehen wir uns an, was Sie als Nächstes tun können.
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Eine Besprechungseinladung im Namen des Organisators zurückrufen
Nachdem der Organisator seinen/ihren Kalender mit Ihnen geteilt hat, erhalten Sie eine E-Mail, die besagt, dass Sie eingeladen wurden, den Kalender des Organisators zu teilen. Um eine Besprechungseinladung im Namen des Organisators abzusagen, gehen Sie bitte wie folgt vor.
1. Öffnen Sie Outlook. Und finden Sie die E-Mail, die der Organisator Ihnen gesendet hat.
2. Wählen Sie Akzeptieren, um die Einladung anzunehmen.
3. Um den freigegebenen Kalender anzuzeigen und zu bearbeiten, wechseln Sie zunächst zur Kalenderansicht. Gehen Sie zum Abschnitt Freigegebene Kalender und klicken Sie auf das Erweiterungssymbol, um die freigegebenen Kalender zu entfalten. Wählen Sie den freigegebenen Kalender des Organisators aus.
4. Finden Sie die Besprechung, die abgesagt werden muss, und doppelklicken Sie darauf.
5. Klicken Sie auf der Registerkarte Besprechung auf Besprechung absagen.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Absage senden.
7. Nun sehen Sie, dass die Besprechung im freigegebenen Kalender erfolgreich abgesagt wurde und verschwindet.
8. Gehen Sie nun zu Ihrem Kalender, Sie werden feststellen, dass die Besprechung immer noch im Kalender ist. Gleichzeitig werden Sie eine neue E-Mail erhalten, die Sie daran erinnert, dass Sie die Besprechung im Namen des Organisators abgesagt haben. Klicken Sie auf Aus dem Kalender entfernen um die Besprechung aus Ihrem eigenen Kalender zu entfernen.
Hinweis: Für andere Teilnehmer dieser Besprechung erhalten sie ebenfalls dieselbe Nachricht über die Absage der Besprechung. Sie müssen denselben Schritt wie oben ausführen, um die Besprechung aus ihrem Kalender zu entfernen.
Nun ist die Besprechung im freigegebenen Kalender und im Kalender des Teilnehmers (Ihres Kalenders) erfolgreich abgesagt.
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