Kalender in eine E-Mail einfügen

Sie können einen Kalender direkt als Anhang in eine Entwurfsnachricht einfügen – und zwar ganz einfach mit der Funktion „Kalender einfügen“ in Outlook. So geht’s:

1. Öffnen Sie das Nachrichtenbearbeitungsfenster auf eine der folgenden Arten:

• Klicken Sie in der E-Mail-Ansicht auf Start>Neue Emailzum Erstellen einer Neue Email
• Klicken Sie auf Start > Antworten oder Allen antworten, um auf eine E-Mail zu antworten.
• Klicken Sie auf Start > Weiterleiten, um eine E-Mail weiterzuleiten.

2. Klicken Sie nun im Nachrichtenbearbeitungsfenster auf Einfügen > Kalender.

3. Das Dialogfeld „Kalender per E-Mail senden“ wird nun geöffnet. Konfigurieren Sie es wie folgt:

(1) Klicken Sie auf die Dropdown-Liste der Schaltfläche Kalender und wählen Sie den Kalender aus, den Sie als Anhang hinzufügen möchten.

(2) Geben Sie den Zeitraum an, für den Sie den Kalender freigeben möchten. Klicken Sie dazu auf das Kontrollkästchen Datumsbereich und wählen Sie einen der vorgegebenen Datumsbereiche aus der Dropdown-Liste aus – beispielsweise „Heute“, „Nächste 30 Tage“ oder „Gesamter Kalender“.

Alternativ können Sie auch einen benutzerdefinierten Datumsbereich angeben, für den Sie den Kalender freigeben möchten: Klicken Sie auf das Datumsbereich-Feld, wählen Sie im Dropdown-Menü Zeitraum festlegen aus und geben Sie anschließend den gewünschten Zeitraum in die Felder Von und Bis ein.

(3) Wenn Sie Ihren Kalender nur innerhalb Ihrer Arbeitszeiten teilen möchten – beispielsweise von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr an jedem Arbeitstag – aktivieren Sie die Option Nur Zeiten innerhalb meiner Arbeitszeit anzeigen.

(4) Legen Sie das Layout der Kalendereinträge in der aktuellen E-Mail fest: Klicken Sie auf die Schaltfläche Anzeigen, um die erweiterten Optionen anzuzeigen, und wählen Sie anschließend einen Layout-Stil aus der Dropdown-Liste Layout für E-Mails aus.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Konfiguration zu speichern.

Der Kalender ist nun als .ics-Anhang in der aktuellen E-Mail im Entwurf enthalten. Gleichzeitig werden die Kalendereinträge auch im Nachrichtentext aufgelistet.

5. Verfassen und versenden Sie die E-Mail ganz nach Ihren Anforderungen.

Sie können einen Kalender auch direkt aus der Kalenderansicht von Outlook an eine E-Mail anhängen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wechseln Sie zur Kalenderansicht, und öffnen Sie den Kalender, den Sie als Anhang hinzufügen möchten.

2. Klicken Sie auf Start > Kalender per E-Mail senden.

Es öffnen sich nun ein neues Nachrichtenbearbeitungsfenster und das Dialogfeld „Kalender per E-Mail senden“. Befolgen Sie die gleichen Schritte wie in der ersten Lösung beschrieben, um den Kalender an die neue E-Mail anzuhängen.