Wie archiviert man E-Mails in Outlook nach Jahr, Monat und Datum?

Beispielsweise möchten Sie Ihre im Mai empfangenen E-Mails archivieren. Im Folgenden zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie in Outlook nach dem angegebenen Monat, Datum oder Jahr archivieren.

1. Geben Sie in der Posteingangsansicht „Mai“ in das Feld „Sofortsuche“ ein und legen Sie anschließend auf der Registerkarte „Suche“ in der Gruppe „Bereich“ den gewünschten Suchbereich fest. Siehe Screenshot:

Hinweise: (1) „received: May“ sucht nach im Mai empfangenen E-Mails. Sie können „May“ durch einen anderen Monatsnamen wie „Jan“, „Feb“ usw. ersetzen.
(2) „received: May“ sucht nach im Mai eines beliebigen Jahres empfangenen E-Mails. Möchten Sie den Suchzeitraum eingrenzen und gezielt nach E-Mails vom Mai eines bestimmten Jahres – beispielsweise 2016 – suchen, ändern Sie die Suchkriterien in „received: 2016/5/1..2016/5/31“.
(3) Um nach E-Mails eines bestimmten Jahres – beispielsweise 2015 – zu suchen, passen Sie die Suchkriterien auf „received: 2015/1/1..2015/12/31“ an.
(4) Für die Suche nach E-Mails eines bestimmten Datums – etwa dem 1. Mai 2016 – verwenden Sie „received: 2016/5/1“ als Suchkriterium.

2. Nun werden alle Empfänger des angegebenen Monats in der E-Mail-Liste gefunden. Markieren Sie alle Suchergebnisse, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Verschieben“ > „Anderer Ordner“. Siehe Screenshot:
Hinweis: Sie können alle E-Mails in der E-Mail-Liste auswählen, indem Sie eine beliebige E-Mail in der Liste markieren und gleichzeitig die Tasten „Strg“ + „A“ drücken.

3. Klicken Sie im Dialogfeld „Elemente verschieben“ auf die Schaltfläche „Neu“ – siehe untenstehenden Screenshot:

4. Geben Sie im Dialogfeld „Neuer Ordner erstellen“ im Feld „Name“ einen Namen (in meinem Fall „Mai“) für den neuen Ordner ein, wählen Sie in der Liste „Wählen Sie aus, wo der Ordner platziert werden soll“ ein E-Mail-Konto aus und klicken Sie auf „OK“, um beide Dialogfelder zu schließen.

5. Nun werden alle Suchergebnisse in den Ordner „Mai“ verschoben. Klicken Sie anschließend auf „Datei“ > „Info“ > „Extras“ > „Ältere Elemente bereinigen“ (oder alternativ auf „Datei“ > „Info“ > „Bereinigungstools“ > „Archivieren“). Siehe Screenshot:

6. Führen Sie im Archivdialogfeld die folgenden Schritte gemäß dem untenstehenden Screenshot aus:
(1) Aktivieren Sie die Option „Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren“.
(2) Wählen Sie in der darunterliegenden Liste den Ordner „Mai“ aus.
(3) Geben Sie „Morgen“ in das Feld „Elemente archivieren, die älter sind als“ ein.
(4) Klicken Sie auf „Durchsuchen“, um Dateiname und Speicherort für die Archivdatei festzulegen.
(5) Klicken Sie auf „OK“.

7. Klicken Sie im erscheinenden Microsoft Outlook-Dialogfeld auf „Ja“.

Bis hierhin wurden die E-Mails bereits entsprechend dem angegebenen Monat (bzw. Jahr oder Datum) archiviert.

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