Wie archiviert man E-Mails in Outlook basierend auf Empfangsdatum oder Änderungszeit?
Standardmäßig archiviert Outlook E-Mails anhand des neuesten Datums aus Sendedatum und -zeit, Empfangsdatum und -zeit sowie Änderungsdatum und -zeit. Normalerweise liegt das Änderungsdatum nach dem Empfangsdatum, weshalb einige E-Mails nicht archiviert werden, obwohl sie vor dem festgelegten Archivierungsdatum empfangen wurden. Dieser Artikel bietet eine Lösung, um E-Mails in Outlook gezielt nach Empfangsdatum oder Änderungsdatum zu archivieren.
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E-Mails nach Empfangsdatum/Änderungszeit archivieren, indem ein Registrierungsschlüssel hinzugefügt wird
Bitte folgen Sie den nachstehenden Schritten, um Outlook so einzurichten, dass E-Mails automatisch nach Empfangsdatum oder Änderungszeit archiviert werden.
1. Drücken Sie die Windows-Taste + R, um das Ausführen-Dialogfeld zu öffnen.
2. Geben Sie im Ausführen-Dialogfeld den Text Regedit in das Feld Öffnen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Siehe Screenshot:
3. Nun erscheint das Dialogfeld der Benutzerkontensteuerung. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja, um fortzufahren.
4. Das Registrierungs-Editor-Fenster ist nun geöffnet. Navigieren Sie zum Ordner über folgenden Pfad:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16,0\Outlook\Preferences
Hinweis: Der oben genannte Pfad gilt für Outlook 2016. Wenn Sie Outlook 2013 verwenden, ersetzen Sie bitte 16,0 im obigen Pfad durch 15,0; bei Outlook 2010 ersetzen Sie 16,0 durch 14,0.
5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Preferences in der Baumstruktur, wählen Sie Neu > DWORD-Wert (32-Bit) aus dem Kontextmenü und benennen Sie das neue Element in ArchiveIgnoreLastModifiedTime um.
6. Doppelklicken Sie auf das neue Element, um das Dialogfeld „DWORD-Wert (32-Bit) bearbeiten“ zu öffnen, ändern Sie den Wert auf 1 und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Siehe Screenshot:
Hinweis: Um E-Mails nach Empfangsdatum zu archivieren, ändern Sie den Wert auf 1. Um E-Mails nach Änderungszeit zu archivieren, ändern Sie den Wert auf 0.
7. Schließen Sie das Fenster des Registrierungs-Editors.
Ab sofort werden E-Mails nach Empfangsdatum (oder Änderungszeit) archiviert, sobald die automatische Archivierung aktiviert ist oder Sie manuell Datei > Info > Extras > Alte Elemente bereinigen anwenden.
Hinweis: Markierte E-Mails, die nicht abgeschlossen wurden, werden nicht archiviert – selbst wenn ihr Empfangsdatum oder ihre letzte Änderung vor dem festgelegten Archivierungsdatum liegt.
E-Mails nach Empfangsdatum/Änderungszeit archivieren, indem gesucht und verschoben wird
Neben dem Hinzufügen eines Registrierungsschlüssels über die oben beschriebene Methode können Sie auch alle E-Mails durchsuchen, deren Empfangs- oder Änderungsdatum vor dem festgelegten Archivierungsdatum liegt, und diese anschließend manuell in den Archivordner verschieben.
1. Öffnen Sie den Archivordner, indem Sie auf Datei > Öffnen & Exportieren(oder)Öffnen) > Outlook-Datendatei öffnen klicken.
2. Wählen Sie im Dialogfeld „Outlook-Datendatei öffnen“ die .pst-Datei aus, in der Sie E-Mails archivieren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Siehe Screenshot:
3. Wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht und öffnen Sie den Ordner, dessen E-Mails Sie archivieren möchten.
Geben Sie im Feld Sofortsuche Folgendes ein: empfangen:<=2016/5/1, um nach am oder vor dem 01,05.2016 empfangenen E-Mails zu suchen.
Hinweise:
(1) Im Suchkriterium empfangen:<=2016/5/1 können Sie das Datum 2016/5/1 nach Bedarf ändern.
(2) Um nach Änderungszeit zu archivieren, geben Sie geändert:<=2016/5/1ein, um E-Mails zu finden, die am oder vor dem 01,05.2016 geändert wurden.
5. Wählen Sie alle gefundenen E-Mails in der E-Mail-Liste aus und ziehen Sie sie per Drag & Drop in den Archivordner. Siehe Screenshot:
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