Wie archivieren Sie in Outlook, ohne dabei Daten zu löschen?

Wie Sie wissen, werden E-Mails beim Archivieren eines Ordners in Outlook automatisch aus dem Postfach entfernt. Manchmal möchten Sie Ihre E-Mails jedoch sowohl lokal auf der Festplatte sichern als auch weiterhin in Outlook behalten. Im Folgenden zeige ich Ihnen zwei Lösungen, mit denen Sie in Outlook archivieren können – ohne etwas zu löschen.

Das gesamte E-Mail-Konto in Outlook archivieren, ohne etwas zu löschen

Einen bestimmten Mailordner in Outlook archivieren, ohne etwas zu löschen

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Das gesamte E-Mail-Konto in Outlook archivieren, ohne etwas zu löschen

Diese Methode zeigt Ihnen, wie Sie Ihr gesamtes E-Mail-Konto archivieren – ganz ohne etwas in Outlook löschen zu müssen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Posteingang mit der rechten Maustaste auf das gewünschte E-Mail-Konto im Navigationsbereich, und wählen Sie im Kontextmenü Dateispeicherort öffnen aus. Siehe Screenshot:

2. Der Ordner, der die PST-Datei des betreffenden E-Mail-Kontos enthält, wird nun geöffnet. Bitte schließen Sie Microsoft Outlook und kopieren Sie die PST-Datei in den Archivordner. Siehe Screenshot:

3. Benennen Sie die PST-Datei im Archivordner ganz nach Ihren Wünschen um. Siehe Screenshot:

Sie haben die PST-Datei Ihres gesamten E-Mail-Kontos bereits im Archivordner abgelegt.

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Einen bestimmten Mailordner in Outlook archivieren, ohne etwas zu löschen

Diese Methode nutzt die Importieren/Exportieren-Funktion, um einen bestimmten E-Mail-Ordner zu archivieren, ohne E-Mails in Outlook zu löschen. So geht’s:

1. Klicken Sie auf Datei > Öffnen & Exportieren > Importieren/Exportieren(oder)Datei > Öffnen > Importieren), um den Import- und Export-Assistenten zu öffnen.

2. Wählen Sie im Import- und Export-Assistenten die Option In eine Datei exportieren aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Siehe Screenshot:

3. Das Dialogfeld „In eine Datei exportieren“ wird nun geöffnet. Wählen Sie die Option Outlook-Datendatei (.pst) aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Siehe Screenshot:

4. Markieren Sie im Dialogfeld „Outlook-Datendatei exportieren“ den Ordner, den Sie archivieren möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Siehe Screenshot:

5. Klicken Sie im zweiten Dialogfeld „Outlook-Datendatei exportieren“ auf die Schaltfläche Durchsuchen. Siehe Screenshot:

6. Wählen Sie im Dialogfeld „Outlook-Daten-Dateien öffnen“ den Archivordner aus, in dem Sie die archivierte PST-Datei speichern möchten, geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die archivierte PST-Datei ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Siehe Screenshot:

7. Kehren Sie nun zum zweiten Dialogfeld „Outlook-Datendatei exportieren“ zurück und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.

8. Das Dialogfeld „Outlook-Datendatei erstellen“ wird nun angezeigt. Klicken Sie direkt auf die Schaltfläche OK. Siehe Screenshot:

Hinweise:
(1) Wenn Sie ein Kennwort für die archivierte PST-Datei festlegen möchten, geben Sie das Kennwort sowohl in die Felder Kennwort als auch Kennwort bestätigen ein, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK.
(2) Dieses Dialogfeld erscheint in Outlook 2010 nicht.
Sie haben den gewünschten Mailordner nun erfolgreich in den festgelegten Archivordner archiviert, ohne etwas in Outlook zu löschen.

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