Wie kann man E-Mails in einem Ordner ohne Anhänge in Outlook archivieren?
Outlooks Archivfunktion ist ein praktisches Werkzeug zur Verwaltung der E-Mail-Speicherung, speichert jedoch alle E-Mail-Elemente einschließlich Anhänge, was Ihre archivierte PST-Datei schnell groß und unhandlich machen kann. Um Speicherplatz zu optimieren und die Leistung zu verbessern, ist das Archivieren von E-Mails ohne Anhänge eine praktische Lösung. Dieser Artikel stellt zwei praktische Methoden vor: die Verwendung von VBA für einen manuellen Ansatz und den Einsatz von Kutools für Outlook für eine schnellere, benutzerfreundliche Lösung.
E-Mails in einem Ordner ohne Anhänge mit VBA archivieren (Manuell und Technisch)
E-Mails in einem Ordner ohne Anhänge mit Kutools für Outlook 👍 archivieren (Schnell und Benutzerfreundlich)
E-Mails in einem Ordner ohne Anhänge mit VBA archivieren
Schritt 1: VBA-Editor öffnen
Wählen Sie im Posteingang die Ansicht die Sie archivieren möchten. Drücken Sie "Alt" + "F11", um das Microsoft Visual Basic for Applications-Fenster zu öffnen.
Schritt 2: VBA-Code einfügen
Klicken Sie auf "Einfügen" > "Modul", um ein neues Modul zu erstellen. Fügen Sie den folgenden VBA-Code in das Modulfenster ein:
VBA: Entfernen Sie alle Anhänge aus dem ausgewählten Mailordner in Outlook
Sub RemoveAllAttachments()
Dim oItem As Object
Dim oMail As MailItem
For Each oItem In Application.ActiveExplorer.CurrentFolder.Items
If TypeOf oItem Is MailItem Then
Set oMail = oItem
If oMail.Attachments.Count > 0 Then
Do While oMail.Attachments.Count > 0
oMail.Attachments.Remove 1
Loop
oMail.Save
End If
End If
Next
MsgBox "All attachments have been removed from the selected folder."
End Sub
Schritt 3: Hintergrunddruck aktivieren
Drücken Sie "F5" oder klicken Sie auf die Schaltfläche "Ausführen", um den Code auszuführen. Ein Bestätigungsdialogfeld zeigt an, dass alle Anhänge aus dem ausgewählten Ordner entfernt wurden.
Schritt 4: Den Ordner archivieren
- Klicken Sie auf "Datei" > "Info" > "Extras" > "Alte Elemente bereinigen".
- Im Dialogfeld "Archivieren":
- 1) Wählen Sie den Ordner aus, den Sie gerade bearbeitet haben.
- 2) Geben Sie "HEUTE" in das Feld "Archiviere Elemente älter als" ein.
- 3) Klicken Sie auf "Durchsuchen", um den Zielordner für die archivierte Datei festzulegen.
- Klicken Sie auf "OK", um den Vorgang abzuschließen.
Nachteile:
- Technisches Fachwissen erforderlich: Das Ausführen von VBA-Skripten erfordert Programmierkenntnisse, was für Nicht-Techniker schwierig sein kann.
- Risiko von Fehlern: Fehler im VBA-Code oder bei der Ausführung können zu unbeabsichtigten Änderungen führen, wie z.B. das versehentliche Entfernen von Anhängen aus nicht verbundenen E-Mails.
- Manuell und zeitaufwendig: Der Prozess umfasst mehrere Schritte, darunter das Einrichten und Ausführen des VBA-Skripts sowie das manuelle Archivieren der E-Mails, was ihn ineffizient für häufige Aufgaben macht.
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E-Mails in einem Ordner ohne Anhänge mit Kutools für Outlook 👍 archivieren
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Schritt 1: Anhänge ablösen
Öffnen Sie im Posteingang den Ordner, den Sie archivieren möchten. Drücken Sie "Strg" + "A", um alle E-Mails auszuwählen, dann klicken Sie auf "Kutools Plus" > "Anhangswerkzeuge" > "Alle Ablösen".
Schritt 2: Ablösungspräferenzen festlegen
- Legen Sie die Ablösungspräferenzen fest, klicken Sie auf das Symbol „Durchsuchen“, um einen Zielordner zum Speichern der Anhänge anzugeben.
- (Optional) Passen Sie den Ablösungsstil für Anhänge bei Bedarf an. (In diesem Fall lassen Sie das Kontrollkästchen „Anhänge basierend auf folgendem Stil abtrennen“ deaktiviert, um alle Anhänge direkt in den Zielordner zu trennen.)
- (Optional) Aktivieren Sie die Option „Anhangssymbol nach dem Ablösen der E-Mail beibehalten“, wenn Sie ein visuelles Indikator der archivierten Anhänge in den E-Mails behalten möchten.
- Klicken Sie auf „OK“, um zu bestätigen.
Schritt 3: Ablösung bestätigen
Wenn das Bestätigungsdialogfeld „Alle Ablösen“ erscheint, klicken Sie auf „Ja“, um fortzufahren.
Schritt 4: Den Ordner archivieren
- Gehen Sie zu "Datei" > "Info" > "Extras" > "Alte Elemente bereinigen".
- Im Dialogfeld "Archivieren":
- 1) Wählen Sie den Ordner aus, aus dem Sie die Anhänge abgelöst haben.
- 2) Geben Sie "HEUTE" in das Feld "Archiviere Elemente älter als" ein.
- 3) Klicken Sie auf "Durchsuchen", um den Zielordner für die archivierte Datei festzulegen.
- Klicken Sie auf "OK", um den Archivierungsvorgang abzuschließen.
Vorteile:
- Zeitersparnis: Verarbeitet Anhänge im großen Stil und spart bei großen Ordnern viel Zeit.
- Praktisch: Behält ein visuelles Indikator in den E-Mails zur einfachen Referenz auf abgetrennte Dateien.
- Anpassbare Optionen: Flexible Trennungsoptionen ermöglichen es Ihnen, den Prozess Ihren Bedürfnissen anzupassen.
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