Wie ändert man die Standardzeit für die verzögerte Zustellung in Outlook?

Beim Verfassen und Versenden von E-Mails in Outlook wird häufig die Funktion „Zustellung verzögern“ genutzt, um den tatsächlichen Sendezeitpunkt Ihrer Nachrichten gezielt zu steuern. Standardmäßig setzt Outlook die Option „Nicht zustellen vor“ (siehe Screenshot unten) auf 17:00 Uhr. Dieses Standardverhalten kann in der Praxis problematisch sein: Wenn Sie diesen voreingestellten Zeitpunkt nicht jedes Mal manuell anpassen, sobald Sie die Funktion verwenden, wird Ihre E-Mail unter Umständen erst am nächsten Tag um 17:00 Uhr zugestellt – was oft nicht mit Ihrem Arbeitsplan oder Ihren Kommunikationsanforderungen vereinbar ist.

Glücklicherweise bietet Outlook Möglichkeiten, diese Standardzeit für die verzögerte Zustellung zu automatisieren oder anzupassen – perfekt abgestimmt auf Ihre bevorzugten Arbeitszeiten und ideal, um die Erwartungen Ihrer Empfänger noch besser zu erfüllen. In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie mithilfe von VBA-Code eine benutzerdefinierte Standardzustellzeit für alle Ihre „Verzögertes Senden“-Vorgänge automatisch festlegen, sodass Sie bei jeder Nutzung der Verzögerungsfunktion auf wiederholte manuelle Anpassungen verzichten können.

Standardzeit für die verzögerte Zustellung in Outlook mithilfe von VBA-Code ändern

Es ist nicht möglich, die interne Standardzeit für die verzögerte Zustellung direkt über Outlook-Optionen oder -Einstellungen zu ändern. Sie können jedoch eine VBA-Lösung verwenden, um bei jeder E-Mail-Absendung automatisch Ihre bevorzugte Verzögerungszeit und -bedingungen festzulegen. Mit dieser flexiblen Methode bestimmen Sie genau, wann die Verzögerungsfunktion angewendet wird und welcher geplante Sendezeit gelten soll – so optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf und gewährleisten Konsistenz.

Mit dem folgenden VBA-Code:

• Zeit für verzögerte Zustellung: Legen Sie den gewünschten Zeitpunkt fest, zu dem die verzögerte Nachricht versendet werden soll (z. B. 07:30 Uhr).
• Aktivierungszeitpunkt für verzögerte Zustellung: Legt den Zeitpunkt fest, ab dem jede gesendete E-Mail automatisch verzögert wird (z. B. nach 17:30 Uhr).

Wenn Sie beispielsweise die Verzögerungszeit auf 07:30 Uhr festlegen und das System so konfigurieren, dass diese Option automatisch ab 17:30 Uhr aktiviert wird, werden alle zwischen 07:30 Uhr und 17:30 Uhr gesendeten E-Mails sofort zugestellt. Wird eine E-Mail hingegen nach 17:30 Uhr – aber vor 07:30 Uhr am nächsten Tag – versendet, hält Outlook sie automatisch zurück und sendet sie am darauffolgenden Werktag um 07:30 Uhr.

Diese Konfiguration ist ideal für alle, die möchten, dass ausgehende Nachrichten stets so erscheinen, als wären sie während der regulären Geschäftszeiten versendet worden – unabhängig davon, wann die E-Mails tatsächlich verfasst wurden. So bleibt der professionelle Eindruck gewahrt und Empfänger werden außerhalb der Arbeitszeiten nicht unnötig gestört.

Beachten Sie vor der Verwendung dieses Codes folgende Punkte:

• Outlook muss zur geplanten Sendezeit ausgeführt werden, um die Zustellung abzuschließen. Die geplante E-Mail verbleibt im Postausgang, bis Outlook geöffnet und mit dem Netzwerk verbunden ist.
• Falls Ihr System oder Outlook in einer anderen Zeitzone als die Ihrer beabsichtigten Empfänger eingestellt ist, passen Sie die Zeiten entsprechend an, um Missverständnisse zu vermeiden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Lösung umzusetzen:

1. Öffnen Sie Ihre Outlook-Desktopanwendung und drücken Sie gleichzeitig Alt+F11, um den Editor für Microsoft Visual Basic for Applications zu starten.

2. Erweitern Sie im VBA-Fenster Projekt1 und doppelklicken Sie anschließend auf Microsoft Outlook-Objekte > ThisOutlookSession. Dadurch öffnet sich das Codefenster für die anwendungsweite Ereignisbehandlung.

VBA-Code: Standardzeit für die verzögerte Zustellung in Outlook ändern

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Updated by Extendoffice & EWP 20230602
  Const xDelayTime As String = "07:30:00"  'The delay delivery time of emails
  Const xCompareTime As String = "17:30:00" 'The time to enable the delay delivery option
  Dim xMail As Outlook.MailItem
  Dim xWeekday As Integer
  Dim xNowTime As String
  Dim xIsDelay As Boolean
  Dim xRet1 As Integer
  Dim xRet2 As Integer
  On Error GoTo xError
  If (Item.Class <> olMail) Then Exit Sub
  Set xMail = Item
  xWeekday = Weekday(Date, vbMonday)
  xNowTime = Format(Now, "hh:nn:ss")
  xIsDelay = False
  xRet1 = StrComp(xNowTime, xDelayTime)
  xRet2 = StrComp(xNowTime, xCompareTime)
  If xRet1 = xRet2 Then
    xIsDelay = True
  End If
  If (xRet1 = -1) And (xRet2 = -1) Then
    xMail.DeferredDeliveryTime = Date & " " & xDelayTime
  Else
    If ((xWeekday = 5) And xIsDelay) Or (xWeekday = 6) Or (xWeekday = 7) Then
      xMail.DeferredDeliveryTime = (Date + (5 - xWeekday + 3)) & " " & xDelayTime
    ElseIf xIsDelay Then
      xMail.DeferredDeliveryTime = (Date + 1) & " " & xDelayTime
    End If
  End If
Exit Sub
xError:
  MsgBox "ItemSend: " & Err.Description, , "Kutools for Outlook"
End Sub

Hinweise:

3. Sobald Sie den Code eingegeben haben, speichern Sie Ihre Änderungen und schließen das VBA-Fenster, indem Sie Alt+Qdrücken.

Solange dieses VBA-Skript aktiv ist, wird jede innerhalb Ihrer festgelegten Standardarbeitszeiten (z. B. zwischen 07:30 Uhr und 17:30 Uhr) gesendete E-Mail sofort zugestellt. Außerhalb dieser Zeiten werden E-Mails automatisch zurückgehalten und am nächsten Werktag um 07:30 Uhr versendet – ohne manuellen Eingriff und mit einem konsistenten Sendeplan.

Zusätzliche Tipps und Fehlerbehebung:

• Sollte es vorkommen, dass Verzögertes Senden im Postausgang verbleiben und nicht zur geplanten Zeit gesendet werden, vergewissern Sie sich, dass Outlook zum betreffenden Zeitpunkt läuft und über eine stabile Netzwerkverbindung verfügt. Die Zustellung aus dem Postausgang erfordert, dass Outlook geöffnet und verbunden ist.
• Nachdem Sie Ihr Outlook-Profil aktualisiert oder ersetzt haben oder auf einen neuen Computer gewechselt sind, müssen Sie dieses Skript erneut anwenden, da VBA-Projekteinstellungen nicht automatisch übertragen werden.
• Wenn Sie diese Automatisierung vorübergehend deaktivieren möchten, kommentieren Sie den Code in ThisOutlookSession einfach aus oder entfernen Sie ihn.

Alternative Lösungen

Wenn Sie eine schnellere, codefreie Lösung zum Planen von E-Mails bevorzugen, bietet Kutools für Outlook eine benutzerfreundliche „Geplantes Senden“-Funktion, mit der Sie automatische Sendezeiten, verzögerte Zustellung oder wiederkehrende Nachrichten mit nur wenigen Klicks einrichten können. Weitere Informationen finden Sie hier:https://www.extendoffice.com/product/kutools-for-outlook/outlook-schedule-email.html

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