Outlook Grammatikprüfung: Fehlerfreie E-Mails sicherstellen

Das Verfassen professioneller, fehlerfreier E-Mails ist entscheidend für eine effektive Kommunikation. Outlook bietet integrierte Tools zur Überprüfung von Grammatik und Rechtschreibung, die jedoch in Funktionalität und Genauigkeit gewisse Einschränkungen aufweisen. Alternativ bietet Kutools für Outlook einen fortschrittlichen KI-Grammatikprüfer mit größerer Präzision und Effizienz. Hier ist eine umfassende Anleitung zur Verwendung dieser Tools, ihrer Schritte und ein Vergleich ihrer Funktionen.

Verwendung des integrierten Grammatikprüfers von Outlook (begrenzte Genauigkeit)

• In Classic Outlook
• In Outlook 365
• In New Outlook

Verwendung des KI-Grammatikprüfers von Kutools für Outlook (höhere Präzision und Effizienz)

Vergleichstabelle

Video: Outlook Grammatikprüfung

Verwendung des integrierten Grammatikprüfers von Outlook (begrenzte Genauigkeit)

Outlook verfügt über grundlegende Funktionen zur Rechtschreib- und Grammatikprüfung. Hier erfahren Sie, wie Sie diese in verschiedenen Versionen von Outlook verwenden können:

In Classic Outlook

Schritt 1. Klicken Sie auf "Datei" > "Optionen" > "Mail" > "Rechtschreibung und AutoKorrektur".

Schritt 2. Aktivieren Sie unter "Beim Korrigieren der Rechtschreibung in Outlook" das Kontrollkästchen für "Grammatikfehler beim Tippen markieren". Klicken Sie dann auf "OK" > "OK", um die Änderungen zu speichern.

Nun werden Grammatikfehler beim Verfassen einer E-Mail blau unterstrichen.

Schritt 3. Klicken Sie auf den Reiter "Überprüfen" > "Rechtschreibung und Grammatik". Ein Pop-up Dialogfeld wird angezeigt, das Fehler nacheinander mit Vorschlägen zeigt.

Schritt 4. Wählen Sie, ob Sie den Fehler "Ignorieren" oder "Korrigieren" möchten, bevor Sie zum nächsten übergehen.

Einschränkungen

• Der integrierte Prüfer ermöglicht es Ihnen nicht, direkt auf den unterstrichenen Text zu klicken, um Vorschläge zu erhalten.
• Sie müssen jeden Fehler einzeln über das Pop-up-Fenster bearbeiten, was zeitaufwendig sein kann.
• Der Grammatikprüfer übersieht oft viele Fehler, was ihn für eine gründliche Korrektur unzuverlässig macht. Zum Beispiel werden die Wörter "offer" und "this" als klare grammatikalische Fehler nicht erkannt.

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Diese Funktion unterstützt:

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• Intelligente Inhaltserweiterung
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In Outlook 365

Schritt 1. Klicken Sie auf "Datei" > "Optionen" > "Mail" > "Rechtschreibung und AutoKorrektur".

Schritt 2. Aktivieren Sie unter "Beim Korrigieren der Rechtschreibung in Outlook" das Kontrollkästchen für "Grammatikfehler beim Tippen markieren". Klicken Sie dann auf "OK" > "OK", um die Änderungen zu speichern.

Nun werden Grammatikfehler beim Verfassen einer E-Mail blau unterstrichen.

Schritt 3. Klicken Sie auf den unterstrichenen Text, um ein Dropdown-Menü mit Korrekturvorschlägen anzuzeigen.

Klicken oder den Vorschlag zum Ignorieren oder Anwenden der Korrektur.

Alternativ können Sie im Menüband des Reiters "Überprüfen" auf "Editor" klicken, um einen Bereich zu öffnen, der Fehler in "Rechtschreibung" und "Grammatik" kategorisiert.

Klicken Sie auf "Grammatik" und überprüfen Sie die Fehler nacheinander im "Editor"-Bereich und wenden Sie die vorgeschlagenen Korrekturen an.

Einschränkungen

• Obwohl diese Version es Ihnen ermöglicht, direkt auf Fehler zu klicken, um Vorschläge zu erhalten, müssen Sie diese dennoch manuell bearbeiten.
• Das Überprüfen mehrerer Fehler im Editor-Bereich kann bei langen E-Mails mühsam sein.
• Sie müssen jeden Fehler einzeln über das Pop-up-Fenster bearbeiten, was zeitaufwendig sein kann.
• Der Grammatikprüfer übersieht oft viele Fehler, was ihn für eine gründliche Korrektur unzuverlässig macht. Zum Beispiel werden die Wörter "offer" und "this" als klare grammatikalische Fehler nicht erkannt.

In New Outlook

Schritt 1. Nach dem Verfassen des Nachrichtentextes markiert die integrierte Überprüfung automatisch Grammatikprobleme mit blauen Unterstreichungen. Klicken Sie auf den unterstrichenen Text, um Vorschläge zu sehen und Korrekturen auszuwählen.

Klicken oder den Vorschlag zum Ignorieren oder Anwenden der Korrektur.

Alternativ können Sie im Menüband des Reiters "Optionen" auf "Editor" > "Editor öffnen" klicken, um einen Bereich zu öffnen, der Fehler in "Rechtschreibung" und "Grammatik" kategorisiert.

Einschränkungen

• Der Grammatikprüfer in New Outlook ist stromlinienförmiger als in Classic Outlook, teilt aber immer noch seine Einschränkungen in Bezug auf Genauigkeit und Gründlichkeit. Zum Beispiel wird das Wort "Let" als klarer grammatikalischer Fehler nicht erkannt.

Verwendung des integrierten Grammatikprüfers von Outlook (begrenzte Genauigkeit)

Im Gegensatz zum integrierten Grammatikprüfer von Outlook, der oft Fehler übersieht und ineffizient ist, bietet der "KI-Grammatikprüfer" von "Kutools für Outlook" verbesserte Präzision und optimierte Korrekturen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails mit minimalem Aufwand poliert und fehlerfrei sind.

Schritt 1. Laden Sie "Kutools für Outlook" herunter und installieren Sie es. Dann klicken Sie im Verfassen-Fenster auf den Reiter "Kutools" > "KI".

Schritt 2. Klicken Sie im Bereich "Kutools KI" auf den Reiter "Prüfen" und dann auf die Schaltfläche "Generieren". Das Tool analysiert die E-Mail und listet alle Grammatik- und Rechtschreibprobleme im Bereich auf.

Schritt 3. Klicken Sie auf einzelne Elemente in der Liste, um Fehler zu überprüfen und zu korrigieren. Alternativ können Sie auf "Alle anwenden" klicken, um alle Fehler auf einmal automatisch zu beheben.

Vergleichstabelle

Während die integrierten Grammatikprüfer von Outlook grundlegende Funktionen bieten, reichen sie oft nicht aus, um Fehler effizient zu erkennen und zu korrigieren. Der KI-Grammatikprüfer von Kutools für Outlook bietet eine intelligentere, schnellere und gründlichere Lösung und ist somit die beste Wahl, um fehlerfreie E-Mails zu gewährleisten.