E-Mail-Schreiben vereinfachen: Einfache Nutzung von KI in Outlook
Das Schreiben von E-Mails kann eine zeitaufwendige und geistig anstrengende Aufgabe sein. Mit dem Fortschritt der KI-Technologie können wir nun jedoch KI-Tools nutzen, um beim Verfassen von E-Mails zu helfen. KI bereichert nicht nur den Inhalt und sorgt für eine genaue Ausdrucksweise, sondern eliminiert auch Grammatik- und Rechtschreibfehler, wodurch Ihre E-Mails professioneller und polierter erscheinen. Darüber hinaus steigert sie die Produktivität erheblich, indem sie den E-Mail-Schreibprozess optimiert. In diesem Tutorial werden wir untersuchen, wie man KI verwendet, um das E-Mail-Schreiben in Outlook zu vereinfachen, mit einem besonderen Fokus auf den KI-Writer von Kutools für Outlook.
Gängige KI-E-Mail-Writing-Tools
Kutools für Outlooks KI-Writer: Ihr ultimativer E-Mail-Assistent
Gängige KI-E-Mail-Writing-Tools
Es gibt mehrere KI-Tools, die beim E-Mail-Schreiben helfen können, jedes mit seinen eigenen Stärken und Einschränkungen:
Outlook-Plugins
Beispiele: ChatGPT für Outlook, Microsoft Editor.
Funktionsweise: Diese Plugins ermöglichen es Ihnen möglicherweise, einen groben Entwurf einzugeben und zu optimieren, indem Sie verschiedene Stile, Längen und Sprachen auswählen.
Einschränkungen: Viele dieser Plugins sind nur für bestimmte Outlook-Versionen und E-Mail-Konten verfügbar, und der Prozess der Beschaffung und Integration kann komplex sein.
Webbasierte KI-Tools
Beispiele: ChatGPT, Gemini.
Funktionsweise: Diese Tools erfordern, dass Sie Ihren E-Mail-Inhalt in eine Web-Oberfläche kopieren und einfügen, um KI-Unterstützung zu erhalten.
Einschränkungen: Der Prozess ist nicht nahtlos, da er zwischen Outlook und dem Webbrowser wechseln muss.
Während diese Tools hilfreich sind, bietet der KI-Writer von Kutools für Outlook eine integriertere und benutzerfreundlichere Lösung. Er ist mit verschiedenen Outlook-Versionen und -Konten kompatibel, und alles, was Sie tun müssen, ist einen groben Entwurf einzugeben, um eine hochwertige E-Mail zu generieren.
Kutools für Outlooks KI-Writer: Ihr ultimativer E-Mail-Assistent
Kutools für Outlook bietet einen leistungsstarken KI-Schreibassistenten, der die E-Mail-Erstellung vereinfacht. Hier ist alles, was Sie wissen müssen:
Welche Outlook-Versionen und Konten unterstützt die KI von Kutools?
Unterstützte Outlook-Versionen: Kutools KI ist kompatibel mit Outlook 2010, 2013, 2016, 2019, 2021 und Microsoft 365.
Unterstützte Konten: Es funktioniert mit allen Arten von Outlook-Konten, einschließlich Exchange, Office 365, IMAP und POP3.
API-Schlüssel: Benutzer können ihren eigenen API-Schlüssel (einschließlich Open AI, Google AI) integrieren oder den kostenlosen API-Schlüssel von Kutools verwenden, der bei der Registrierung 100 kostenlose Nutzungen bietet.
Wie bekomme ich einen kostenlosen Kutools KI-Schlüssel?
Wie funktioniert die KI von Kutools?
Bevor Sie den KI-Writer von Kutools für Outlook verwenden, laden Sie Kutools für Outlook herunter und installieren Sie es.
Schritt 1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie unter der Registerkarte Start auf Neue E-Mail.
Schritt 2. Im Nachrichtenfenster klicken Sie auf Kutools > KI, und das Kutools KI-Fenster wird auf der rechten Seite angezeigt.
Hinweis: Wenn Sie Kutools KI zum ersten Mal verwenden, wird das Fenster KI-Einstellungen angezeigt. Wählen Sie Ihren bevorzugten KI-Anbieter aus, geben Sie den API-Schlüssel ein und klicken Sie auf Speichern. Nach dem Speichern wird das Kutools KI-Fenster angezeigt.
Schritt 3. Unter dem Reiter Verfassen des Kutools KI-Fensters:
- Einfachen E-Mail-Inhalt eingeben: Geben Sie eine kurze Beschreibung oder einen Entwurf Ihrer E-Mail ein.
- Sprache auswählen: Wählen Sie die Sprache, in der die E-Mail geschrieben werden soll.
- Stil und Ton auswählen: Wählen Sie den gewünschten Schreibstil (z.B. formell, lässig) und Ton (z.B. professionell, freundlich).
- Generieren klicken: Verwenden Sie die Schaltfläche Generieren, um den E-Mail-Inhalt basierend auf Ihrer Eingabe zu erstellen.
- Inhalt überprüfen: Überprüfen Sie die von der KI generierte E-Mail, um sicherzustellen, dass sie Ihren Anforderungen entspricht.
- Erneut generieren oder einfügen: Wenn Sie nicht zufrieden sind, klicken Sie erneut auf Generieren. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf Einfügen, um den Inhalt in Ihre E-Mail einzufügen.
Dann wurde der generierte Inhalt in den E-Mail-Textkörper eingefügt.
Neben dem Schreiben kann die KI von Kutools auch E-Mails überarbeiten, erweitern und weiterführen.
Die KI von Kutools ist nicht nur auf das Schreiben von E-Mails beschränkt. Sie bietet auch die folgenden Funktionen:
Überarbeiten: Verbessern Sie Ihre E-Mail durch bessere Grammatik, Ton und Klarheit.
Erweitern: Fügen Sie Ihrer E-Mail weitere Details hinzu, um sie umfassender zu gestalten.
Weiterschreiben: Wenn Sie mitten in einer E-Mail feststecken, kann die KI Ihnen helfen, Ihre Gedanken nahtlos zu vervollständigen.
Die Nutzung von KI zum Schreiben von E-Mails in Outlook ist kein futuristisches Konzept mehr – es ist eine Realität, die Ihnen Zeit sparen und Ihre Kommunikation verbessern kann. Während es mehrere KI-Tools gibt, sticht der KI-Writer von Kutools für Outlook durch seine Kompatibilität, Benutzerfreundlichkeit und zusätzliche Funktionen wie das Überarbeiten, Erweitern und Weiterführen von E-Mails hervor. Ob Sie ein beschäftigter Fachmann oder jemand sind, der seine E-Mail-Schreibfähigkeiten verbessern möchte, die KI von Kutools ist der perfekte Assistent, um Ihren Workflow zu vereinfachen.
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