Müheloses Verfassen von E-Mails: KI-Tools in Outlook nutzen

Das Schreiben von E-Mails kann zeitaufwendig sein, insbesondere wenn Sie einen professionellen Ton anstreben oder schnell Antworten verfassen möchten. Zum Glück erleichtern KI-gestützte Tools das Verfassen von E-Mails mehr denn je. In diesem Leitfaden stellen wir drei Hauptmethoden vor, wie Sie KI in Outlook nutzen können, um Ihre E-Mail-Aufgaben zu optimieren.

Integrierte KI-Funktionen in Outlook nutzen (Copilot nur für 365-Abonnenten)

Kutools für Outlooks KI-Verfassen-Funktion nutzen

KI-Tools von Drittanbietern nutzen (ChatGPT, Grammarly)

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Integrierte KI-Funktionen in Outlook nutzen (Copilot nur für 365-Abonnenten)

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Outlook bietet integrierte KI-Funktionen wie Copilot, die Sie beim Verfassen von E-Mails unterstützen – exklusiv für Microsoft 365-Abonnenten und gegen Aufpreis.

So geht’s:

Schritt 1. Öffnen Sie Outlook und starten Sie das Verfassen einer neuen E-Mail im Nachrichtenverfassen-Fenster.

Schritt 2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Copilot“ und wählen Sie „Mit Copilot entwerfen“.

Schritt 3. Geben Sie im Textfeld „Mit Copilot entwerfen“ eine kurze Beschreibung des gewünschten E-Mail-Inhalts ein (z. B. „Entwerfen Sie eine Follow-up-E-Mail an einen Kunden bezüglich des Projektupdates“) und klicken Sie anschließend auf „Generieren“.

Schritt 4. Überprüfen Sie den KI-generierten Entwurf und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Sobald Sie mit dem Inhalt zufrieden sind, klicken Sie auf „Übernehmen“. Andernfalls wählen Sie „Erneut versuchen“, um einen neuen Entwurf zu erstellen.

Schritt 5. Senden Sie die E-Mail ab.

Funktionen

• ✅ Keine zusätzlichen Plug-ins erforderlich.
• ✅Einfach und direkt in Outlook integriert.
• ❌Nur für Microsoft 365-Abonnenten verfügbar.
• ❌ Möglicherweise ist eine Enterprise-Lizenz erforderlich – eine hohe Eintrittsbarriere.
• ❌ Keine zusätzlichen monatlichen Abonnementkosten.

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Kutools für Outlooks KI-Verfassen-Funktion nutzen

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Kutools für Outlook ist ein leistungsstarkes Plug-in mit KI-gestützter Verfassen-Funktion, das Ihnen hilft, E-Mails schnell und effizient zu erstellen.

So geht’s:

Schritt 1. Installieren Sie Kutools für Outlook, starten Sie die Anwendung und öffnen Sie das Fenster zum Verfassen einer Nachricht.

Schritt 2. Wechseln Sie zur Registerkarte „KUTOOLS AI“, klicken Sie auf „KI“ und aktivieren Sie den Bereich „KUTOOLS AI“.

Schritt 3. Wechseln Sie im Kutools-Bereich zur Registerkarte „Verfassen“ und geben Sie Ihre E-Mail-Anforderungen ein.

1. Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache aus über 40 unterstützten Optionen.

2. Wählen Sie Ihren bevorzugten E-Mail-Stil – etwa formell, informell oder detailliert.

3. Geben Sie den Kernpunkt Ihrer E-Mail ein und klicken Sie anschließend auf „Generieren“.

Schritt 4. Überprüfen Sie den KI-generierten Entwurf. Wenn Sie mit dem Inhalt zufrieden sind, klicken Sie auf „Einfügen“, um ihn direkt in Ihre E-Mail einzufügen. Andernfalls klicken Sie auf „Generieren“, um so lange einen neuen Entwurf zu erstellen, bis das gewünschte Ergebnis erreicht ist.

Optionen

Mehrsprachige Unterstützung: Verfassen Sie Ihre E-Mails in verschiedenen Sprachen.

Auswahl des E-Mail-Stils: Wählen Sie zwischen formell, informell oder einem benutzerdefinierten Stil.

Benutzerdefinierte Stile: Legen Sie Ihren gewünschten E-Mail-Ton und Ihre Präferenzen fest. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Skill-Bibliotheksverwaltung“, wechseln Sie zur Registerkarte „Verfassen“ und passen Sie Rolle, Befehl sowie Optionen an.

Funktionen

• ✅ Unterstützt mehrere Sprachen und E-Mail-Stile.
• ✅Vollständig anpassbare Designs.
• ✅ Kostenlos nutzbar, sobald Sie Ihren OpenAI-API-Schlüssel eingeben.
• ❌ Erfordert die Installation eines zusätzlichen Plug-ins.

Weitere KI-Funktionen zum Verfassen von E-Mails

Kutools bietet außerdem Funktionen wie:

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KI-Tools von Drittanbietern nutzen (ChatGPT, Grammarly)

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Zahlreiche KI-Tools von Drittanbietern – wie etwa ChatGPT und GrammarlyGO – lassen sich nahtlos über Browser-Erweiterungen oder eigenständige Apps in Outlook integrieren und bieten leistungsstarke Funktionen zum Generieren und Optimieren Ihrer E-Mail-Inhalte.

So geht’s:

Beispiel: ChatGPT

Schritt 1. Öffnen Sie ChatGPT in Ihrem Browser oder Ihrer App.

Schritt 2. Geben Sie eine Aufforderung ein, die Ihre gewünschte E-Mail beschreibt – zum Beispiel: „Verfassen Sie eine professionelle E-Mail zur Nachverfolgung eines Meetings“. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche „Senden“.

ChatGPT generiert den Inhalt.

Schritt 3. Kopieren Sie den generierten Entwurf, und fügen Sie ihn in Outlook ein.

Funktionen

• ✅Extrem flexibel und unterstützt zahlreiche Sprachen und Stile.
• ✅ Funktioniert unabhängig von Outlook und sorgt so für echte Plattformübergreifigkeit.
• ❌Erfordert das Wechseln zwischen Anwendungen.
• ❌Mögliche Datenschutzbedenken beim Teilen von E-Mail-Inhalten mit Tools Dritter.

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Fazit

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KI-Tools können Ihren E-Mail-Verfassungsprozess erheblich verbessern – egal, ob Sie die integrierten Funktionen von Outlook, Tools von Drittanbietern oder spezialisierte Plug-ins wie Kutools für Outlook nutzen. Während die integrierten Funktionen für Microsoft-365-Abonnenten praktisch sind, bietet Kutools für Outlook eine noch zugänglichere und stärker anpassbare Lösung für alle Benutzer.

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