Mühelose E-Mail-Erstellung: Nutzung von KI-Tools in Outlook
Das Schreiben von E-Mails kann zeitaufwendig sein, insbesondere wenn man einen professionellen Ton anstrebt oder Antworten schnell formulieren möchte. Glücklicherweise machen KI-gestützte Tools die E-Mail-Erstellung einfacher denn je. In diesem Leitfaden untersuchen wir drei Hauptmethoden zur Nutzung von KI in Outlook, um Ihre E-Mail-Aufgaben zu optimieren.
Verwendung der integrierten KI-Funktionen in Outlook (Copilot nur für 365-Abonnenten)
Verwendung der KI-Erstellungs-Funktion von Kutools für Outlook
Verwendung von Drittanbieter-KI-Tools (ChatGPT, Grammarly)
Verwendung der integrierten KI-Funktionen in Outlook (Copilot nur für 365-Abonnenten)
Outlook bietet integrierte KI-Funktionen wie Copilot, die bei der Erstellung von E-Mails helfen. Diese Funktionen sind jedoch ausschließlich für Microsoft 365-Abonnenten verfügbar und verursachen zusätzliche Kosten.
Schritte zur Verwendung:
Schritt 1. Öffnen Sie Outlook und beginnen Sie mit dem Verfassen einer neuen E-Mail im Fenster „E-Mail verfassen“.
Schritt 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Copilot und dann auf „Entwurf mit Copilot“.
Schritt 3. Geben Sie im Textfeld „Entwurf mit Copilot“ eine kurze Beschreibung des benötigten E-Mail-Inhalts ein (z. B. „Erstellen Sie eine Folge-E-Mail an einen Kunden über das Projektupdate“) und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Generieren.
Schritt 4. Überprüfen Sie den von der KI erstellten Entwurf und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor. Wenn Sie mit dem Inhalt zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Behalten“, andernfalls klicken Sie auf „Wiederholen“, um einen neuen Entwurf zu generieren.
Schritt 5. Senden Sie die E-Mail.
Funktionen
- ✅Keine Installation zusätzlicher Plugins erforderlich.
- ✅Einfach und in Outlook integriert.
- ❌Nur für Microsoft 365-Abonnenten verfügbar.
- ❌Möglicherweise erfordert es Unternehmenslizenzen, was eine hohe Einstiegshürde darstellt.
- ❌Zusätzliche monatliche Abonnementkosten.
Verwendung der KI-Erstellungs-Funktion von Kutools für Outlook
Kutools für Outlook ist ein leistungsstarkes Plugin, das eine KI-Erstellungs-Funktion enthält, die Benutzern hilft, E-Mails schnell und effizient zu verfassen.
Schritte zur Verwendung:
Schritt 1. Installieren Sie Kutools für Outlook, starten Sie die Anwendung und öffnen Sie das Fenster zum Verfassen von Nachrichten.
Schritt 2. Navigieren Sie zur Registerkarte Kutools AI, klicken Sie auf AI und aktivieren Sie den Kutools AI-Bereich.
Schritt 3. Gehen Sie im Kutools-Bereich zur Registerkarte „Erstellen“ und geben Sie Ihre E-Mail-Anforderungen ein.
Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache aus über 40 unterstützten Optionen.
Wählen Sie den E-Mail-Stil, wie formell, lässig oder detailliert.
Geben Sie den Hauptpunkt der E-Mail ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Generieren.
Schritt 4. Überprüfen Sie den von der KI erstellten Entwurf. Wenn Sie mit dem Inhalt zufrieden sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen, um ihn direkt in Ihre E-Mail zu übernehmen. Wenn nicht, klicken Sie auf die Schaltfläche Generieren, um einen neuen Entwurf zu erstellen, bis Sie das gewünschte Ergebnis erreicht haben.
Optionen
Mehrsprachige Unterstützung: E-Mails in verschiedenen Sprachen schreiben.
Auswahl des E-Mail-Stils: Wählen Sie zwischen formell, lässig oder benutzerdefinierten Stilen.
Benutzerdefinierte Stile: Definieren Sie Ihren E-Mail-Ton und Ihre Präferenzen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Skill-Bibliotheksverwaltung, gehen Sie zur Registerkarte „Erstellen“ und passen Sie Rolle, Befehl und Optionen an.
Funktionen
- ✅Unterstützt mehrere Sprachen und E-Mail-Stile.
- ✅Vollständig anpassbare Stile.
- ✅Kostenlos nutzbar, sobald Sie Ihren OpenAI API-Schlüssel bereitstellen.
- ❌Erfordert die Installation eines zusätzlichen Plugins.
Weitere KI-Funktionen für das E-Mail-Schreiben
Kutools bietet auch Funktionen wie:
Grammatikfehlerprüfung: Identifiziert automatisch Grammatikprobleme und schlägt Korrekturen vor.
E-Mail-Umschreiben: Hilft dabei, Ihre E-Mails zur Klarheit oder Tonanpassung neu zu formulieren.
E-Mail-Antwort: Generiert schnelle Antworten auf eingehende E-Mails.
Verwendung von Drittanbieter-KI-Tools (ChatGPT, Grammarly)
Zahlreiche Drittanbieter-KI-Tools integrieren sich über Browsererweiterungen oder eigenständige Apps in Outlook. Diese Tools, wie ChatGPT und GrammarlyGO, bieten leistungsstarke Funktionen zum Generieren und Verfeinern von E-Mail-Inhalten.
Schritte zur Verwendung:
Beispiel: ChatGPT
Schritt 1. Öffnen Sie ChatGPT in Ihrem Browser oder Ihrer App.
Schritt 2. Geben Sie eine Eingabeaufforderung ein, die die benötigte E-Mail beschreibt (z. B. "Erstellen Sie eine professionelle E-Mail, um ein Meeting nachzuverfolgen"). Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Senden.
ChatGPT wird den Inhalt generieren.
Schritt 3. Kopieren Sie den generierten Entwurf und fügen Sie ihn in Outlook ein.
Funktionen
- ✅Hochgradig flexibel, unterstützt verschiedene Sprachen und Stile.
- ✅Funktioniert unabhängig von Outlook und bietet Vielseitigkeit über Plattformen hinweg.
- ❌Erfordert das Wechseln zwischen Anwendungen.
- ❌Potenzielle Datenschutzbedenken beim Teilen von E-Mail-Inhalten mit Drittanbietertools.
Fazit
KI-Tools können den Prozess der E-Mail-Erstellung erheblich verbessern, egal ob Sie die integrierten Funktionen von Outlook, Drittanbieter-Tools oder spezialisierte Plugins wie Kutools für Outlook verwenden. Während integrierte Funktionen für Microsoft 365-Abonnenten praktisch sind, bietet Kutools für Outlook eine zugänglichere und anpassbarere Lösung für alle Benutzer.
Bereit, Ihren E-Mail-Workflow zu optimieren? Laden Sie noch heute Kutools für Outlook herunter und erleben Sie die Kraft der KI-gesteuerten E-Mail-Erstellung!
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