Wie sucht man in Outlook nach einer exakten Übereinstimmung mit bestimmten Zeichenfolgen oder Wortgruppen?
Beim Arbeiten mit Outlook müssen Benutzer häufig E-Mails suchen, die bestimmte Wörter oder exakte Wortgruppen enthalten. Wenn Sie beispielsweise Image with (ohne Anführungszeichen) in das Feld „Sofortsuche“ eingeben, liefert Outlook Nachrichten zurück, die sowohl das Wort „Image“ als auch „with“ irgendwo in der Nachricht enthalten – nicht unbedingt nebeneinander. Dieses Verhalten kann frustrierend und ineffizient sein, besonders wenn Ihr Postfach eine große Menge an Nachrichten enthält und Sie präzise Suchergebnisse für Prüfungen, rechtliche Anforderungen oder Projektarbeiten benötigen.
Um Ihnen bei der Lösung dieses Problems zu helfen und Ergebnisse zu liefern, die exakt Ihren Suchkriterien entsprechen, finden Sie nachfolgend vier praktische Methoden:
- Suchen Sie nach einer exakten Wortgruppe mithilfe von Anführungszeichen
- Suchen Sie nach einer exakten Übereinstimmung mit Zeichenfolgen (nur ganze Wörter) in einer E-Mail
- Suchen Sie nach einer exakten Übereinstimmung mit Zeichenfolgen/Wortgruppen in einem E-Mail-Ordner
- Verwenden Sie VBA-Code, um eine exakte Wortgruppe in ausgewählten E-Mail-Elementen zu suchen
Suchen Sie nach einer exakten Wortgruppe mithilfe von Anführungszeichen
- Wechseln Sie in den Ordner, in dem Sie die Suche durchführen möchten – beispielsweise Posteingang, Gesendete Elemente oder einen benutzerdefinierten Ordner.
- Klicken Sie in das Feld „Sofortsuche“ oben in der Nachrichtenliste.
- Geben Sie die exakte Wortgruppe, nach der Sie suchen möchten, in doppelte Anführungszeichen eingeschlossen ein. Beispiel: Geben Sie „Image with" ein.
- Drücken Sie die Eingabetaste.
Outlook liefert ausschließlich E-Mails zurück, die die exakte Wortgruppe „Image with“ als Ganzes enthalten – nicht solche, die lediglich die einzelnen Wörter „Image“ und „with“ separat beinhalten.
- Standardmäßig durchsucht Outlook alle E-Mail-Ordner im aktuellen Postfach. Bei Bedarf können Sie den Suchbereich manuell auf „Aktueller Ordner“ ändern, um die Ergebnisse auf genau diesen Ordner zu beschränken.
- Diese Methode funktioniert in Betreffzeilen, Nachrichtentexten und Anhängen – vorausgesetzt, die Option „Nachrichten mit Anhängen einbeziehen“ ist in Ihren Suchoptionen aktiviert.
Suchen Sie nach einer exakten Übereinstimmung mit Zeichenfolgen (nur ganze Wörter) in einer E-Mail
Wenn Ihr Suchbedarf auf den Inhalt einzelner E-Mails beschränkt ist und Sie ein bestimmtes Wort oder eine konkrete Wortgruppe präzise finden möchten, bietet Outlook mit seiner „Suchen und Ersetzen“-Funktion ein integriertes Werkzeug. Diese Methode eignet sich ideal für manuelle Prüfungen, Korrekturarbeiten und die detaillierte Überprüfung einer einzelnen Nachricht – etwa bei der Durchsicht von Verträgen oder zur Bestätigung der Verwendung bestimmter Schlüsselwörter.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um innerhalb einer E-Mail in Outlook nach einer exakten Übereinstimmung mit einer Zeichenfolge (nur ganze Wörter) zu suchen:
1. Wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht, und doppelklicken Sie, um die gewünschte E-Mail zu öffnen.
2. Wählen Sie im geöffneten Nachrichtenfenster auf dem Menüband Nachricht > Suchen. Siehe Screenshot:
3. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld Suchen und Ersetzen auf die Schaltfläche Weitere Optionen, um auf erweiterte Suchoptionen zuzugreifen. Zur besseren Übersicht siehe Screenshot:
4. Konfigurieren Sie die Suchoptionen:
(1) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur ganze Wörter suchen im Bereich Suchoptionen.
(2) Geben Sie das gewünschte Wort in das Feld Suchbegriff ein.
(3) Verwenden Sie die Funktion Hervorhebung beim Lesen > Alle hervorheben, um jedes Vorkommen des exakten Wortes in Ihrer E-Mail visuell zu markieren.
Hinweis: Wenn Ihre Suchzeichenfolge Leerzeichen enthält – also eine Wortgruppe statt eines einzelnen Wortes eingegeben wird –, funktioniert die Option Nur ganze Wörter suchen nicht wie vorgesehen. In diesem Fall ignoriert Outlook die Einschränkung „nur ganze Wörter“ und kann Teile Ihrer Wortgruppe oder einzelne Wörter abgleichen, was möglicherweise zu ungenauen Ergebnissen führt. Um eine exakte mehrteilige Wortgruppe innerhalb einer E-Mail zu suchen, müssen Sie ggf. ohne die Option „Nur ganze Wörter suchen“ arbeiten und die hervorgehobenen Ergebnisse manuell prüfen oder eine der unten beschriebenen ordnerweiten bzw. erweiterten Lösungen verwenden.
5. Schließen Sie das Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“ nach der Überprüfung der hervorgehobenen Ergebnisse. Achten Sie dabei auf Formatierungs- oder Groß-/Kleinschreibungsprobleme, die Ihre Ergebnisse beeinflussen könnten.
Diese Methode ist schnell und intuitiv, eignet sich jedoch ausschließlich für einzelne E-Mails. Sollten Sie Suchvorgänge über ganze Ordner oder mehrere E-Mails hinweg durchführen müssen, finden Sie weiter unten passende Alternativen.
Sollten Sie unerwartete Ergebnisse feststellen – etwa fehlende oder nur teilweise Übereinstimmungen –, vergewissern Sie sich, dass der Suchbegriff exakt in Schreibweise und Abstand eingegeben wurde, und erwägen Sie, die E-Mail in einem separaten Fenster zu öffnen, um sie leichter prüfen zu können.
Suchen Sie nach einer exakten Übereinstimmung mit Zeichenfolgen/Wortgruppen in einem E-Mail-Ordner
Wenn Sie E-Mails finden möchten, die eine exakte Wortgruppe innerhalb eines gesamten Ordners enthalten – beispielsweise Korrespondenz mit einem bestimmten Projektname oder einer bestimmten Wortgruppe – ermöglicht Ihnen die erweiterte Suche von Outlook, Suchbedingungen jenseits einfacher Stichwortabgleiche anzupassen. Dies ist besonders wertvoll bei Massen-E-Mails, gemeinsam genutzten Projekt-Postfächern oder Archivordnern, in denen präzises Filtern für Analysen erforderlich ist.
Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Anleitung zum Einrichten einer exakten Übereinstimmungssuche nach einer Zeichenfolge oder Wortgruppe innerhalb eines E-Mail-Ordners:
1. Wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht und öffnen Sie den Ordner, in dem Sie suchen möchten. Platzieren Sie den Cursor im Feld Sofortsuche, um die Registerkarte Suchoptionen anzuzeigen (siehe Screenshot unten).
2. Navigieren Sie zu Suche > Suchoptionen > Erweiterte Suche, um das Dialogfeld „Erweiterte Suche“ zu öffnen. Der obige Screenshot zeigt diesen Vorgang. Alternativ rufen Sie die erweiterte Suche blitzschnell auf, indem Sie gleichzeitig Strg + Umschalttaste + F drücken.
3. Wechseln Sie im Dialogfeld „Erweiterte Suche“ zur Registerkarte Erweitert und definieren Sie Ihre Suchkriterien wie folgt:
(1) Klicken Sie auf Feld > Alle E-Mail-Felder > Betreff. Sie können auch andere Felder (z. B. „Textkörper“) auswählen, wenn Sie im Nachrichtentext suchen möchten.
(2) Wählen Sie im Dropdown-Menü unter Bedingung die Option Wortgruppe stimmt überein. Diese Bedingung beschränkt Ihre Suche auf E-Mails, die die gesamte Wortgruppe exakt so enthalten, wie sie eingegeben wurde.
(3) Geben Sie Ihre Wortgruppe in das Feld Wert ein. Beispiel: Geben Sie Image with ein.
(4) Klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen, um das Kriterium einzufügen.
Ihre Kriterien werden nun im Feld Elemente suchen, die diese Kriterien erfüllen angezeigt.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Jetzt suchen. Jede E-Mail, deren Betreff die vollständige Wortgruppe Image with enthält, wird am unteren Rand des Dialogfelds „Erweiterte Suche“ angezeigt.
5. Schließen Sie das Dialogfeld „Erweiterte Suche“, sobald Sie die Überprüfung abgeschlossen haben.
Tipp: Sie können das Feld Feld ändern, um im Textkörper, bei den Empfängern oder anderen Metadaten zu suchen – so erhalten Sie breitere oder gezieltere Ergebnisse.
Achten Sie bei der Suche nach Wortgruppen besonders auf Rechtschreibung, Abstände und Satzzeichen: Die Wortgruppe muss exakt so übereinstimmen, wie sie im Nachrichtenfeld erscheint – einschließlich der Groß-/Kleinschreibung, falls Sie zuvor „Groß-/Kleinschreibung beachten“ in den Suchoptionen aktiviert haben.
Falls Ihre Suche keine Ergebnisse liefert oder erwartete E-Mails fehlen, vergewissern Sie sich, dass Suchfeld und Wortgruppe exakt der Formatierung der Original-E-Mail entsprechen. Überprüfen Sie außerdem Ihre Ordnerauswahl und stellen Sie sicher, dass das aktive Postfach für die Suche indiziert ist.
Die erweiterte Suche eignet sich ideal für die Batch-Verarbeitung, regelmäßige Compliance-Prüfungen oder das Sortieren projektbezogener E-Mails. Für Automatisierungsaufgaben oder komplexere Mehrfeld-Wortgruppensuchen empfehlen wir die nachfolgend beschriebene VBA-Lösung.
Verwenden Sie VBA-Code, um eine exakte Wortgruppe in ausgewählten E-Mail-Elementen zu suchen
Für Anwender, die mit Automatisierung vertraut sind oder Erweiterte Suche über mehrere ausgewählte E-Mails hinweg benötigen, kann ein VBA-Skript eine maßgeschneiderte Lösung bieten, um Nachrichten mit einer exakten Wortgruppe – sogar im Nachrichtentext – zu finden. Dieser Ansatz ist besonders für technisch versierte Benutzer und solche geeignet, die große Nachrichtenvolumina verwalten, bei denen eine manuelle Suche mühsam wäre.
1. Wählen Sie eine oder mehrere E-Mails in einem beliebigen Outlook-Postordner aus, die Sie nach einer exakten Wortgruppe durchsuchen möchten, und drücken Sie anschließend Alt+F11, um das Microsoft Visual Basic for Applications-Fenster zu öffnen.
2. Klicken Sie im Microsoft Visual Basic for Applications-Fenster auf Einfügen > Modul. Kopieren Sie den folgenden VBA-Code, und fügen Sie ihn in das neue Modul ein.
VBA-Code: Hervorheben von E-Mails, die eine exakte Wortgruppe in Anzahl der ausgewählten Elemente enthalten
Sub FindItemsWithExactPhrase()
Dim ns As Outlook.Namespace
Dim fld As Outlook.MAPIFolder
Dim itm As Object
Dim SearchPhrase As String
Dim FoundCount As Long
Dim xTitleId As String
On Error Resume Next
xTitleId = "Kutools for Outlook"
' Ask user for phrase
SearchPhrase = InputBox("Enter the exact phrase to search:", xTitleId)
If Trim(SearchPhrase) = "" Then Exit Sub
Set ns = Application.GetNamespace("MAPI")
Set fld = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder
FoundCount = 0
' Loop through items in the current folder
For Each itm In fld.Items
If TypeName(itm) = "MailItem" Then
' Search both plain text and HTML body
If InStr(1, itm.Body, SearchPhrase, vbTextCompare) > 0 _
Or InStr(1, itm.HTMLBody, SearchPhrase, vbTextCompare) > 0 Then
FoundCount = FoundCount + 1
itm.FlagStatus = olFlagMarked
itm.FlagRequest = "Contains phrase: " & SearchPhrase
itm.Save
End If
End If
Next itm
MsgBox FoundCount & " email(s) flagged containing: '" & SearchPhrase & "'", _
vbInformation, xTitleId
Set ns = Nothing
Set fld = Nothing
Set itm = Nothing
End Sub3. Drücken Sie die F5-Taste oder klicken Sie auf Ausführen, um den Code auszuführen. Sie werden aufgefordert, die gesuchte Wortgruppe einzugeben – das Makro durchsucht anschließend die ausgewählten E-Mails und markiert alle Nachrichten, die diese exakte Wortgruppe im Text enthalten.
Nach Ausführung des Codes erhalten die markierten E-Mails eine sichtbare Kennzeichnung, sodass Sie diese mühelos filtern oder identifizieren können. Diese Methode eignet sich ideal für Folgearbeiten, Qualitätskontrollen oder die Vorbereitung markierter Elemente auf Export und weitere Verarbeitung. Achten Sie darauf, ausschließlich Nachrichten auszuwählen – andere Elemente wie Termine oder Aufgaben können Fehler verursachen. Führen Sie vor dem großflächigen Einsatz einige Testläufe durch, um optimale Ergebnisse zu gewährleisten.
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