Wie sucht man in Outlook nach Teilwörtern mithilfe von Platzhaltern?

Viele Outlook-Nutzer haben festgestellt, dass die Sofortsuche zwar schnell ist, aber keine Platzhalter für die Suche nach Teilwörtern innerhalb von E-Mails unterstützt. So liefert beispielsweise eine Suche nach *berry in der Sofortsuche – in der Hoffnung, Treffer wie Erdbeere, Heidelbeere oder Preiselbeere zu erhalten – keinerlei Ergebnisse. Diese Einschränkung kann besonders hinderlich sein, wenn Sie alle E-Mails finden müssen, die ein bestimmtes Muster oder einen Wortbaustein enthalten, vor allem dann, wenn Ihnen das vollständige Wort im Voraus nicht bekannt ist.

Dieser Artikel stellt mehrere praktische Methoden vor, um in Outlook Teilwortsuchen mit Platzhaltern durchzuführen – ähnlich einer „Suche nach Ähnlichem“. Egal, ob Sie innerhalb einer einzelnen E-Mail suchen, ganze Ordner durchforsten oder Ihre Suche sogar per VBA automatisieren möchten: Sie erhalten schrittweise Lösungen, die sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen und Benutzervorlieben anpassen lassen. Zu jeder Methode erläutern wir passende Einsatzszenarien, weisen auf mögliche Einschränkungen hin und liefern wertvolle Tipps zur Fehlerbehebung, damit Sie die gesuchten Informationen in Outlook zuverlässig finden.

Im Folgenden finden Sie drei effektive Umgehungslösungen, jeweils mit weiteren Details:

Suche nach Teilwörtern mithilfe von Platzhaltern innerhalb einer einzelnen E-Mail

Suche nach Teilwörtern in allen E-Mails eines E-Mail-Ordners

VBA-Code: Programmgesteuerte Suche nach E-Mails mithilfe von Platzhaltern oder Teilwörtern

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Suche nach Teilwörtern mithilfe von Platzhaltern innerhalb einer einzelnen E-Mail

Wenn Sie innerhalb des Textkörpers einer einzelnen E-Mail nach Teilwörtern oder Mustern mit Platzhaltern suchen möchten, bietet Outlook eine spezielle Suchfunktion direkt im Nachrichtenfenster – ideal zur effizienten Überprüfung langer oder komplexer E-Mails, bei denen es schwerfällt, jedes Vorkommen eines Wortbausteins oder einer Variantenform visuell zu erfassen.

Führen Sie zur Durchführung einer Platzhaltersuche innerhalb des Inhalts einer einzelnen E-Mail folgende Schritte aus:

1. Wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht und doppelklicken Sie auf die gewünschte E-Mail, um sie in einem separaten Fenster zu öffnen – nur so können Sie mit Platzhaltern suchen. Diese Funktion steht im Lesebereich nicht zur Verfügung; achten Sie daher darauf, dass die E-Mail tatsächlich in einem eigenen Fenster geöffnet ist.

2. Wählen Sie im Menüband Nachricht > Suchen. Je nach Outlook-Version und Fenstergröße wird diese Option möglicherweise als Lupe oder einfach als „Suchen“ angezeigt.

3. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld „Suchen und Ersetzen“ auf die Schaltfläche „Weitere“, um zusätzliche Suchoptionen einzublenden, falls diese noch nicht sichtbar sind – denn nur so erhalten Sie Zugriff auf die praktische Platzhalterfunktion.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Platzhalter verwenden. Geben Sie nun Ihr Teilwort oder Platzhaltermuster in das Feld „Suchen nach“ ein (verwenden Sie beispielsweise)*berry, um alle Wörter zu finden, die auf „berry“ enden). Für optimale Ergebnisse nutzen Sie das Sternchen *, um eine beliebige Zeichenfolge darzustellen, oder das Fragezeichen ? für ein einzelnes Zeichen. Klicken Sie anschließend auf Hervorhebung beim Lesen > Alle hervorheben, um jedes Vorkommen im E-Mail-Textkörper visuell hervorzuheben.

📌Ergebnis: Outlook hebt sofort alle Vorkommen in der E-Mail hervor, die Ihrem Platzhaltersuchbegriff entsprechen – so erkennen und prüfen Sie jedes Ergebnis auf einen Blick.

Anwendungsszenario: Diese Methode eignet sich ideal, wenn Sie detailliert und präzise innerhalb des Textes einer einzelnen E-Mail suchen möchten – etwa beim Überprüfen von Informationen oder beim Auffinden spezifischer Muster in langen E-Mail-Ketten. Sie ist jedoch auf jeweils eine E-Mail beschränkt und unterstützt keine gleichzeitige Suche über mehrere E-Mails oder Ordner hinweg.

Zusätzliche Tipps: Stellen Sie sicher, dass „Platzhalter verwenden“ aktiviert ist – andernfalls interpretiert die Standardsuche Sternchen oder Fragezeichen als wörtliche Zeichen statt als Platzhalter. Einige komplexe Platzhaltermuster (z. B. verschachtelte Platzhalter oder erweiterte reguläre Ausdrücke) werden in diesem Dialog möglicherweise nicht unterstützt. Prüfen Sie daher stets, ob die hervorgehobenen Ergebnisse Ihrem beabsichtigten Suchbereich entsprechen.

Tipps zur Fehlerbehebung: Werden die erwarteten hervorgehobenen Ergebnisse nicht angezeigt, überprüfen Sie Ihre Platzhaltersyntax. Falls nichts hervorgehoben wird, probieren Sie ein allgemeineres Suchmuster oder achten Sie auf versehentliche Leerzeichen und Tippfehler in Ihrer Suchanfrage. Beachten Sie: Diese Suchfunktion durchsucht weder E-Mail-Anhänge noch Kopfzeilenfelder – sie beschränkt sich ausschließlich auf den Textkörper der geöffneten E-Mail.

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Suche nach Teilwörtern in allen E-Mails eines E-Mail-Ordners

Wenn Sie alle E-Mails in einem ganzen Ordner suchen müssen, die bestimmte Teilwörter oder Wortbausteine enthalten, unterstützt die Outlook-Sofortsuche leider keine Platzhalterzeichen in Suchanfragen. Die „Erweiterte Suche“ bietet jedoch eine praktische Lösung: Mithilfe partieller Übereinstimmungen können Sie gezielt E-Mails filtern, die Ihre gewünschten Wortbausteine enthalten – selbst wenn das vollständige Wort von E-Mail zu E-Mail variiert.

So nutzen Sie die Erweiterte Suche, um einen E-Mail-Ordner nach Teilwortübereinstimmungen zu durchsuchen:

1. Öffnen Sie zunächst die E-Mail-Ansicht und klicken Sie auf den gewünschten Ordner – beispielsweise Posteingang, Gesendete Elemente oder einen benutzerdefinierten Ordner –, in dem Sie die Teilwortsuche durchführen möchten. Für umfassendere Suchergebnisse wiederholen Sie den Vorgang bei Bedarf für jeden relevanten Ordner.

2. Um das Fenster „Erweiterte Suche“ zu öffnen, platzieren Sie zunächst Ihren Cursor in das Feld der Sofortsuche und navigieren Sie dann über das Menüband zu Suche > Suchoptionen > Erweiterte Suche.

Wenn Sie Tastenkombinationen bevorzugen, drücken Sie Strg + Umschalttaste + F, um die erweiterte Suche in Outlook von überall aus blitzschnell aufzurufen.

3. Wechseln Sie im Dialogfeld „Erweiterte Suche“ zur Registerkarte Erweitert, um Ihren Suchfilter einzurichten:

1. 1). Klicken Sie auf Feld, zeigen Sie auf Alle E-Mail-Felder und wählen Sie das spezifische Feld aus, nach dem Sie suchen möchten – beispielsweise Betreff, Nachricht (den Textkörper der E-Mail) oder andere verfügbare Felder wie Von oder An. Zur Suche im E-Mail-Inhalt wird die Auswahl von „Nachricht“ empfohlen.
2. 2). Wählen Sie enthält aus der Dropdown-Liste „Bedingung“ aus. Dadurch findet die Suche E-Mails, die Ihren Textbaustein an beliebiger Stelle im ausgewählten Feld enthalten.
3. 3). Geben Sie das partielle Stichwort (z. B. „berry“, um „strawberry“, „blueberry“ usw. zu finden) in das Feld „Wert“ ein. Platzhalterzeichen sind nicht nötig – die „Erweiterte Suche“ findet den Textbaustein überall innerhalb des Zielfelds.
4. 4). Klicken Sie auf Zur Liste hinzufügen, um dieses Suchkriterium zu bestätigen und anzuwenden.
   

4. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Jetzt suchen, um Ihre Suche auszuführen. Die Ergebnisse werden im unteren Bereich des Dialogfelds angezeigt – eine Liste aller E-Mails im Ordner, die den angegebenen Wortteil oder Textbaustein enthalten.

📌Ergebnis: Alle E-Mails, die das partielle Stichwort enthalten (unabhängig davon, wo es im ausgewählten Feld vorkommt), werden im Ergebnisbereich der „Erweiterten Suche“ angezeigt. Scrollen Sie durch die Ergebnisse oder doppelklicken Sie auf eine beliebige E-Mail, um sie zur weiteren Überprüfung zu öffnen.

Anwendungsszenario: Dieser Ansatz eignet sich ideal für die Suche in einem gesamten Ordner, wenn Sie jede E-Mail finden müssen, die ein bestimmtes Textsegment im Betreff, im Nachrichtentext, beim Absender oder in anderen Feldern enthält. Er ist umfassender als die Einzel-E-Mail-Methode, verwendet jedoch keine echten Platzhalter – stattdessen findet er einfach jedes Vorkommen der partiellen Zeichenfolge.

Vorteile und Einschränkungen: Der Filter ist einfach einzurichten und funktioniert zuverlässig für die meisten Textsuchen – unterstützt jedoch keine erweiterten Platzhalter oder regulären Ausdrücke wie * oder ?. Zudem können zu breit gefasste Suchkriterien eine Vielzahl von Ergebnissen liefern, was die manuelle Prüfung zeitaufwändiger gestaltet.

Hinweis: Beachten Sie, dass die Suche in großen Ordnern mit Hunderten oder Tausenden von Nachrichten einige Zeit in Anspruch nehmen kann. Zudem können Mehrfeldsuchen doppelte Ergebnisse liefern, wenn dasselbe Wort in verschiedenen Feldern vorkommt.

Fehlerbehebungshinweise: Falls keine Ergebnisse angezeigt werden, überprüfen Sie bitte, ob das ausgewählte Feld korrekt ist (z. B. „Nachricht“ für den Nachrichtentext). Tippfehler oder Suchbegriffe mit ungewöhnlicher Leerzeichenverwendung können ebenfalls zu leeren Ergebnissen führen. Die Suche erfolgt standardmäßig ohne Berücksichtigung von Groß- und Kleinschreibung – achten Sie jedoch auf versteckte Formatierungen oder Sonderzeichen, falls Sie Treffer erwarten, aber keine erhalten.

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VBA-Code: Programmgesteuerte Suche nach E-Mails mithilfe von Platzhaltern oder Teilwörtern

In bestimmten Fällen – insbesondere für Anwender, die häufig nach Mustern suchen, sich wiederholende Suchaufgaben in mehreren Ordnern durchführen oder flexiblere Abgleichoptionen benötigen, als die integrierten Outlook-Dialogfelder bieten – stellt die Verwendung von VBA (Visual Basic for Applications) in Outlook eine leistungsstarke Automatisierungslösung dar. Mit einem VBA-Makro lassen sich E-Mails durchsuchen, die Teilwörter enthalten – also eine Platzhaltersuche simulieren – und zwar wahlweise in einem oder mehreren Ordnern, was fortgeschrittenen Benutzern und Administratoren maximale Flexibilität und Geschwindigkeit bietet.

Anwendbares Szenario: VBA ist besonders nützlich, wenn Sie regelmäßig dieselbe Suche in einer großen Anzahl von E-Mails oder über mehrere Ordner hinweg durchführen, Ihre Suchregeln automatisieren und anpassen möchten oder die Ergebnisse programmgesteuert verarbeiten wollen – etwa um sie hervorzuheben, in einer Liste zu erfassen oder Berichte zu erstellen. Der Nachteil: Für das Einrichten und Ausführen des VBA-Makros sind grundlegende Kenntnisse des VBA-Editors erforderlich, und die Lösung eignet sich am besten für Desktop-Installationen von Outlook (nicht für Web oder Mobilgeräte).

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein VBA-Makro zu verwenden, das E-Mails mit einer teilweisen Wortübereinstimmung findet – und somit effektiv eine Platzhaltersuche simuliert:

1. Wählen Sie vor dem Ausführen des Makros den Outlook-Ordner aus, den Sie durchsuchen möchten. Es empfiehlt sich, den gewünschten E-Mail-Ordner direkt in der Ordnerliste auszuwählen – so verarbeitet das Makro ausschließlich dessen Inhalt und nicht Ihr gesamtes Postfach, was sonst langsam und ressourcenintensiv sein kann.

2. Drücken Sie Alt+F11, um das Microsoft Visual Basic for Applications (VBA)-Fenster in Outlook zu öffnen.

3. Klicken Sie im VBA-Fenster auf Einfügen > Modul. Kopieren Sie den folgenden VBA-Code, und fügen Sie ihn in das neue Modulfenster ein.

VBA-Code: Durchsucht alle E-Mails im Aktueller Ordner nach einem Teilwort oder Muster

Sub SearchEmailsWithPartialWord()
    Dim xFolder As Outlook.MAPIFolder
    Dim xMail As Outlook.MailItem
    Dim xItem As Object
    Dim xPattern As String
    Dim xResult As String
    Dim xMatched As Boolean
    Dim i As Integer
    
    On Error Resume Next
    Set xFolder = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder
    xPattern = InputBox("Enter the keyword or partial word to search for (e.g., berry):", "KutoolsforOutlook")
    
    If xPattern = "" Then Exit Sub
    
    xResult = ""
    i = 0
    
    For Each xItem In xFolder.Items
        If xItem.Class = olMail Then
            xMatched = (InStr(1, xItem.Subject, xPattern, vbTextCompare) > 0) Or _
                       (InStr(1, xItem.Body, xPattern, vbTextCompare) > 0)
            
            If xMatched Then
                i = i + 1
                xResult = xResult & vbCrLf & i & ". " & xItem.Subject
            End If
        End If
    Next
    
    If xResult <> "" Then
        MsgBox "Found emails containing """ & xPattern & """:" & vbCrLf & xResult, vbInformation, "KutoolsforOutlook"
    Else
        MsgBox "No emails containing """ & xPattern & """ were found in this folder.", vbInformation, "KutoolsforOutlook"
    End If
    
    Set xFolder = Nothing
    Set xMail = Nothing
End Sub

4. Drücken Sie die F5-Taste, um das Makro auszuführen. Geben Sie bei Aufforderung das Teilwort oder Fragment ein, nach dem Sie suchen möchten (z. B.)berry). Das Makro durchsucht alle E-Mails im aktuell ausgewählten Ordner und liefert eine Liste der Betreffzeilen zurück, die Ihren Suchbegriff enthalten – entweder im Betreff oder im Nachrichtentext. Sobald Übereinstimmungen gefunden werden, erscheinen diese in einem Dialogfeld mit dem Titel „KutoolsforOutlook“; andernfalls erhalten Sie ebenfalls eine entsprechende Benachrichtigung.

Tipps zur Verwendung: Wählen Sie für optimale Ergebnisse kleinere oder gezielt relevante Ordner aus. Möchten Sie mehrere Ordner durchsuchen, führen Sie das Makro nacheinander mit jeweils einem ausgewählten Ordner aus – oder passen Sie den Code so an, dass er automatisch mehrere Ordner durchläuft.
Obwohl dieses Makro jedes Vorkommen des Stichworts oder Teilausdrucks findet, können erweiterte „Platzhalter“-Funktionen (wie Sternchen oder Fragezeichen zur Abdeckung mehrerer Muster) durch Erweiterung des Codes mit regulären Ausdrücken (RegExp) oder benutzerdefinierter Logik integriert werden – vorausgesetzt, Sie sind mit VBA-Skripting vertraut.

Sicherheitshinweise und Fehlerbehebung: Sichern Sie Ihre Outlook-Daten immer, bevor Sie Makros ausführen oder bearbeiten. Vergewissern Sie sich, dass Makros in Ihren Outlook-Sicherheitseinstellungen aktiviert sind (Datei > Optionen > Trust Center > Trust Center-Einstellungen > Makroeinstellungen). Das Makro durchsucht ausschließlich Betreff und Nachrichtentext – weder Anhänge noch Konversationsverläufe. Sollte es zu Fehlern kommen, stellen Sie sicher, dass ein E-Mail-Ordner ausgewählt ist und dass die darin enthaltenen Elemente tatsächlich E-Mails und keine Kalendereinträge oder anderen Objekttypen sind.

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