Wie sucht man externe E-Mails (nicht aus der internen Domäne) in Outlook?

Im täglichen Outlook-Arbeitsablauf erhalten Sie in der Regel sowohl E-Mails aus Ihrem eigenen Unternehmen als auch Nachrichten von externen Absendern. In bestimmten Situationen möchten Sie möglicherweise alle externen E-Mails identifizieren oder externe und interne Nachrichten in Outlook klar voneinander unterscheiden. Doch wie funktioniert das? Probieren Sie die folgenden Lösungsansätze aus:

• Externe E-Mails (nicht aus der internen Domäne) innerhalb eines POP-E-Mail-Kontos suchen
• Externe/interne E-Mails innerhalb eines Exchange-Kontos suchen

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Externe E-Mails (nicht aus der internen Domäne) innerhalb eines POP-E-Mail-Kontos suchen

Wenn Sie alle externen E-Mails, die nicht aus der internen Domäne stammen, innerhalb eines POP-E-Mail-Kontos in Outlook finden möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht, und öffnen Sie den gewünschten E-Mail-Ordner, in dem Sie externe E-Mails suchen möchten.

2. Platzieren Sie den Cursor in das Sofortsuche-Feld, und klicken Sie anschließend auf Suche > Von.

Nun wurde das Suchkriterium von: „Absendername“ in das Sofortsuche-Feld eingefügt. Siehe Screenshot:

3. Ersetzen Sie im Sofortsuche-Feld bitte Absendername durch Ihre interne Domäne, beispielsweise @extendoffice.com, und fügen Sie anschließend NICHT vor Ihre interne Domäne ein.

Das Suchkriterium von: „Absendername“ wurde nun geändert in von: NICHT „@extendoffice.com“. Siehe Screenshot:

Inzwischen wurden bereits alle externen E-Mails gefunden und in der E-Mail-Liste aufgelistet.

Externe/interne E-Mails innerhalb eines Exchange-Kontos suchen

Wenn Sie alle externen E-Mails innerhalb eines Exchange-Kontos in Outlook suchen, scheint es dafür auf den ersten Blick keine wirklich gute Lösung zu geben. Doch ich zeige Ihnen einen cleveren Trick, mit dem Sie externe und interne E-Mails in den Ordnern Ihres Exchange-Kontos zuverlässig unterscheiden können.

1. Wechseln Sie zur E-Mail-Ansicht, öffnen Sie den entsprechenden E-Mail-Ordner des Exchange-Kontos, in dem Sie externe und interne E-Mails unterscheiden möchten, und klicken Sie anschließend auf Ansicht > Ansichtseinstellungen.

2. Klicken Sie im geöffneten Dialogfeld „Erweiterte Ansichtseinstellungen“ auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung verwenden.

3. Nun gelangen Sie in das Dialogfeld „Bedingte Formatierung verwenden“. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, geben Sie anschließend einen beliebigen Namen in das Feld Name ein und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Bedingung. Siehe Screenshot:

4. Geben Sie im neu geöffneten Filterdialogfeld im Feld Von auf der Registerkarte Nachricht /O= ein, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK.

5. Kehren Sie nun zum Dialogfeld Bedingte Formatierung verwenden zurück. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schriftart, um das Schriftart-Dialogfeld zu öffnen. Passen Sie dort die Schriftformatierung ganz nach Ihren Wünschen an und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche OK. Siehe Screenshot:

6. Klicken Sie auf OK > OK, um die Dialogfelder zu schließen und die Einstellungen zu speichern.

Nun werden im festgelegten E-Mail-Ordner alle E-Mails mit der benutzerdefinierten Formatierung als intern angezeigt, während E-Mails in normaler Schriftart als extern gekennzeichnet sind. Siehe Screenshot:

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