Wie exportiert man mehrere oder ausgewählte E-Mails in Outlook in eine Excel-, Text- oder PST-Datei?

Im Vergleich zum Exportieren aller E-Mails eines Ordners mithilfe der Importieren und Exportieren-Funktion in Outlook möchten Sie manchmal nur bestimmte ausgewählte E-Mails exportieren. Doch wie funktioniert das? In diesem Artikel stellen wir Ihnen mehrere Lösungen vor:

• Exportieren Sie mehrere oder ausgewählte E-Mails in eine Textdatei
• Exportieren Sie mehrere oder ausgewählte E-Mails in separate Excel-/Text-/CSV-PDF-Dateien
• Exportieren Sie mehrere oder ausgewählte E-Mails in ein Excel-Arbeitsmappe
• Exportieren Sie mehrere oder ausgewählte E-Mails in eine PST-Datei

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Exportieren Sie mehrere oder ausgewählte E-Mails in eine Textdatei

Sie können mehrere ausgewählte E-Mails mithilfe der Speichern unter-Funktion in Outlook problemlos als einzelne Textdatei exportieren. So geht’s:

1. Wählen Sie in der E-Mail-Ansicht mehrere E-Mails aus, die Sie exportieren möchten, und klicken Sie auf Datei > Speichern unter.
Hinweis: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, um mehrere nicht zusammenhängende E-Mails einzeln nacheinander auszuwählen; halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt, um mehrere zusammenhängende E-Mails auszuwählen, indem Sie auf die erste und letzte E-Mail klicken.

2. Wählen Sie im geöffneten Dialogfeld „Speichern unter“ (1) den Zielordner aus, in den Sie die E-Mails exportieren möchten, (2) geben Sie einen Namen für die neue Textdatei in das Feld Dateiname ein und (3) klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Siehe Screenshot:

Alle ausgewählten E-Mails wurden bereits als einzelne Textdateien exportiert.

Exportieren Sie mehrere oder ausgewählte E-Mails in Excel / Text / CSV / PDF-Dateien

Sobald Kutools für Outlook installiert ist, können Sie die Funktion Ausgewählte E-Mails als verschiedene Dateiformate speichern nutzen, um mehrere ausgewählte E-Mails schnell und gebündelt als einzelne Textdatei zu exportieren.

1. Wählen Sie in der E-Mail-Ansicht mehrere E-Mails aus, die Sie exportieren möchten, und klicken Sie auf Kutools > Massenverarbeitung > Ausgewählte E-Mails als verschiedene Dateiformate speichern. Siehe Screenshot:

2. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld auf die Schaltfläche Durchsuchen, um den Zielordner festzulegen, in den Sie die E-Mails speichern möchten, wählen Sie den Dateityp, in dem die E-Mails gespeichert werden sollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Jede ausgewählte E-Mail wird nun als einzelne Text-, HTML-, Word-, Excel-, CSV- oder PDF-Datei in den angegebenen Zielordner exportiert.

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Exportieren Sie mehrere oder ausgewählte E-Mails in ein Excel-Arbeitsmappe

Wenn Sie mehrere ausgewählte E-Mails als Excel-Arbeitsmappe exportieren möchten, kopieren Sie diese einfach und fügen sie anschließend in ein neues Arbeitsblatt ein.

1. Wählen Sie in der E-Mail-Ansicht mehrere E-Mails aus, die Sie exportieren möchten, und kopieren Sie sie mit der Tastenkombination Strg+C.

2. Starten Sie Excel, setzen Sie den Cursor in Zelle A1 und fügen Sie die E-Mails durch gleichzeitiges Drücken der Tasten Strg+V ein.

3. Alle ausgewählten E-Mails wurden nun wie im folgenden Screenshot gezeigt in das neue Arbeitsblatt eingefügt. Bitte speichern Sie das neue Arbeitsblatt.

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Exportieren Sie mehrere oder ausgewählte E-Mails in eine PST-Datei

Möchten Sie mehrere ausgewählte E-Mails als PST-Datei in Outlook exportieren, gelingt Ihnen das mühelos mit der integrierten Archivierungsfunktion.

1. Wählen Sie in der E-Mail-Ansicht mehrere E-Mails aus, die Sie exportieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü Verschieben > In Ordner kopieren. Siehe Screenshot:

2. Klicken Sie im Dialogfeld „Elemente kopieren“ auf die Schaltfläche Neu.

3. Geben Sie im Dialogfeld „Neuer Ordner erstellen“ einen Namen für den neuen Ordner in das Feld Name ein, legen Sie einen Ordner fest, in dem der neue Ordner platziert werden soll, und klicken Sie nacheinander auf die Schaltfläche OK, um beide Dialogfelder zu schließen. Siehe obigen Screenshot:

4. Alle ausgewählten E-Mails wurden nun in den Ordner „Neuer Ordner“ kopiert. Klicken Sie auf Datei > Info > Extras > Alte Elemente bereinigen(oder)Datei > Info > Bereinigungstools > Archivieren).

5. Wählen Sie im geöffneten Archivdialogfeld bitte (1) die Option Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren aus, (2) klicken Sie in der unten stehenden Liste auf den von Ihnen erstellten Neuen Ordner, (3) geben Sie Morgen in das Feld Elemente archivieren, die älter sind als ein und (4) klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen.

6. Geben Sie im Dialogfeld „Outlook-Datendatei öffnen“ einen Namen für die neue Archivdatei in das Feld Dateinamen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Siehe Screenshot:

7. Kehren Sie nun zum Archivdialogfeld zurück, klicken Sie auf die Schaltfläche OK und anschließend im erscheinenden Microsoft-Outlook-Dialogfeld auf die Schaltfläche Ja.

Alle ausgewählten E-Mails wurden erfolgreich als PST-Datei in Outlook exportiert.

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