Wie erstelle ich eine Regel für eine bestimmte „Gesendete E-Mails an“-Gruppe in Outlook?
Das effiziente Verwalten gesendeter E-Mails in Microsoft Outlook hilft Ihnen, Ihr Postfach stets übersichtlich zu halten. Wenn Sie regelmäßig E-Mails an eine bestimmte Kontaktgruppe – also eine Verteilerliste – versenden und Kopien dieser Nachrichten automatisch in einen festgelegten Ordner ablegen möchten, können Sie dies mithilfe einer Outlook-Regel automatisieren. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die Einrichtung einer Regel, die jede an diese Gruppe gesendete E-Mail automatisch in einen von Ihnen gewählten Ordner verschiebt – für bessere Nachverfolgbarkeit und Organisation.
Regel für eine bestimmte Gesendete E-Mails an-Gruppe in Outlook erstellen
Regel für eine bestimmte Gesendete E-Mails an-Gruppe in Outlook erstellen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Outlook-Regel zu erstellen, die automatisch eine Kopie aller an eine bestimmte Kontaktgruppe gesendeten E-Mails in einen ausgewählten Ordner verschiebt – für mehr Übersicht und bessere Organisation.
1. Wählen Sie den E-Mail-Ordner aus, auf den Sie die Regel anwenden möchten, und klicken Sie anschließend auf „Start“ > „Regeln“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ auf die Schaltfläche „Neue Regel“.
3. Wählen Sie im „Regel-Assistenten“ die Option „Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden“ und klicken Sie anschließend auf „Weiter“.
4. Aktivieren Sie im Dialog „Regel-Assistent (Welche Bedingung(en) möchten Sie überprüfen?)“ die Option „Gesendet an Personen oder öffentliche Gruppe“ und klicken Sie anschließend im Abschnitt „Schritt 2“ auf den verlinkten Text „Personen oder öffentliche Gruppe“.
5. Wählen Sie im Dialogfeld „Regeladresse“ die gewünschte Gruppe aus, fügen Sie sie per Doppelklick zum Feld „An“ hinzu und bestätigen Sie mit „OK“.
6. Klicken Sie in der Microsoft Outlook-Eingabeaufforderung auf „Ja“ und dann auf „Weiter“, um fortzufahren.
7. Legen Sie im Dialog „Regel-Assistent (Was möchten Sie mit den Nachrichten tun?)“ die gewünschte Aktion wie folgt fest:
- 1). Aktivieren Sie die Option „Eine Kopie in den angegebenen Ordner verschieben“.
- 2). Klicken Sie im Abschnitt „Schritt 2“ auf den verlinkten Text „angegeben“.
- 3). Wählen Sie im Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ den gewünschten Ordner für Ihre E-Mails aus und klicken Sie anschließend auf „OK“.
- 4). Klicken Sie auf „Weiter“, um den nächsten Schritt zu starten.
8. Klicken Sie im Dialog „Regel-Assistent (Gibt es Ausnahmen?)“ ohne Änderungen auf „Weiter“.
9. Konfigurieren Sie im abschließenden „Regel-Assistenten“ Ihre Regel-Einstellungen:
- 1). Geben Sie einen Namen für Ihre Regel ein.
- 2). Aktivieren Sie bei Bedarf weitere Optionen.
- 3). Klicken Sie auf „Fertig stellen“, um die Regel zu aktivieren.
8. Klicken Sie auf „OK“, um das Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ zu schließen.
📌 Ergebnis: Jede E-Mail, die Sie an die angegebene Kontaktgruppe (oder deren Mitglieder) senden, landet automatisch im festgelegten Ordner – für mehr Übersicht und eine bessere Organisation Ihrer gesendeten Nachrichten. 🚀
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