Wie fügen Sie eine Dropdown-Liste in eine E-Mail-Vorlage ein und verwenden sie in Outlook?

Wenn wir eine E-Mail-Vorlage zum Verfassen neuer Nachrichten oder zum Beantworten von Nachrichten verwenden, müssen wir möglicherweise in jeder E-Mail einige Variablen ändern. In diesem Fall ist das Einfügen eines Dropdown-Liste in eine E-Mail-Vorlage, um zwischen mehreren Variablen auszuwählen, eine große Hilfe und spart viel Zeit. In diesem Tutorial stellen wir eine einfache Methode vor, um ein Dropdown-Liste in eine E-Mail-Vorlage einzufügen und zu verwenden.

• Erstellen Sie Text mit einem Dropdown-Liste in Word
• Speichern Sie den Text mit Dropdown-Liste als E-Mail-Vorlage in Outlook und verwenden Sie ihn auf herkömmliche Weise

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Fügen Sie ein Dropdown-Liste in eine E-Mail-Vorlage ein und verwenden Sie es auf herkömmliche Weise

Erstellen Sie Text mit einem Dropdown-Liste in Word

1. Um die Registerkarte „Entwickler“ in Word anzuzeigen, gehen Sie zu „Datei“ > „Optionen“ > „Menüband anpassen“. Aktivieren Sie unter „Hauptregisterkarten“ das Kontrollkästchen „Entwickler“. Siehe Screenshot:

2. Öffnen Sie ein neues leeres Dokument und geben Sie den Text ein, der als E-Mail-Vorlage dienen soll.

3. Markieren Sie den Inhalt an der Stelle, an der Sie das Dropdown-Menü einfügen möchten. Klicken Sie auf der Registerkarte „Entwickler“ in der Gruppe „Steuerelemente“ auf „Dropdown-Listen-Inhaltssteuerelement“.

4. Das Steuerelement wurde erfolgreich hinzugefügt. Klicken Sie in der Gruppe „Steuerelemente“ auf „Eigenschaften“.

5. Klicken Sie im Fenster „Eigenschaften des Inhaltssteuerelements“ im Abschnitt „Dropdown-Liste-Eigenschaften“ auf „Element auswählen“ und dann auf die Schaltfläche „Entfernen“, um es zu löschen.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, um das Dialogfeld „Auswahl hinzufügen“ zu öffnen, und geben Sie den vordefinierten Wert ein, der in der Dropdown-Liste angezeigt werden soll.

7. Wiederholen Sie Schritt 6, bis alle Werte hinzugefügt wurden. Klicken Sie anschließend auf „OK“, um Ihre Änderungen zu speichern. Der Text mit der Dropdown-Liste wurde nun erfolgreich in Word erstellt.

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Speichern Sie den Text mit Dropdown-Liste als E-Mail-Vorlage in Outlook und verwenden Sie ihn auf herkömmliche Weise

1. Wechseln Sie in Outlook zur Registerkarte „Neu“, klicken Sie in der Gruppe „Neu“ auf „Neue E-Mail“, kopieren Sie den Text aus Word und fügen Sie ihn in den E-Mail-Textkörper ein. Stellen Sie sicher, dass die Liste in Outlook einwandfrei funktioniert.

2. Speichern Sie die Nachricht anschließend als E-Mail-Vorlage: Wechseln Sie zur Registerkarte „Datei“ und klicken Sie auf „Speichern unter“.

3. Stellen Sie sicher, dass Sie im Feld „Speichern im Format“ die Option „Outlook-Vorlage“ auswählen, und geben Sie den Namen Ihrer Vorlage in das Feld „Dateiname“ ein.

√ Hinweis: Sie müssen den standardmäßigen Zielordner zum Speichern von E-Mail-Vorlagen unverändert lassen. Sobald Sie den standardmäßigen Zielpfad ändern, kann Outlook die Vorlagen nicht mehr finden. Der standardmäßige Zielordner, in dem E-Mail-Vorlagen gespeichert werden, lautet:
C:\Users\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um den Text zusammen mit der Dropdown-Liste als E-Mail-Vorlage zu speichern.

5. Um die gespeicherte E-Mail-Vorlage in einer neuen Nachricht zu verwenden, wechseln Sie zur Registerkarte „Start“, klicken Sie auf „Neue Elemente“ > „Weitere Elemente“ > „Formular auswählen“.

6. Wählen Sie im Fenster „Formular auswählen“ im Dropdown-Menü des Felds „Suchen in“ die Option „Benutzervorlagen im Dateisystem“. Es werden alle gespeicherten E-Mail-Vorlagen angezeigt. Wählen Sie Ihre gewünschte Vorlage aus und klicken Sie auf „Öffnen“.

7. Es wird nun eine neue Nachricht anhand der ausgewählten Nachrichtenvorlage erstellt. Klicken Sie im Nachrichtentext auf die Dropdown-Liste, um das gewünschte Element auszuwählen.

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Erstellen und verwenden Sie eine E-Mail-Vorlage mit einem Dropdown-Liste mithilfe eines beeindruckenden Tools

Hier empfehle ich eine äußerst nützliche Funktion – „AutoText " von „Kutools für Outlook“. Mit dieser Funktion speichern Sie den gesamten Textkörperinhalt einer Vorlage – inklusive Dropdown-Listen – mühelos als AutoText-Eintrag und nutzen ihn zukünftig mit nur wenigen Klicks!

1. Gehen Sie in Outlook zur Registerkarte „Neu“, klicken Sie in der Gruppe „Neu“ auf „Neue E-Mail“, kopieren Sie den Text mit der Dropdown-Liste aus Word, und fügen Sie ihn in Outlook ein. Stellen Sie sicher, dass die Liste in Outlook ordnungsgemäß funktioniert. Gleichzeitig wird der „Kutools-Bereich“ auf der rechten Seite angezeigt.

√ Tipps: Falls das Kutools-Bereich nicht angezeigt wird, müssen Sie auf „Kutools"> „Bereich" klicken, um es zu öffnen.

2. Markieren Sie den gewünschten Text und klicken Sie im Abschnitt „AutoText“ auf die ➕-Schaltfläche.

3. Geben Sie im erscheinenden Dialogfeld „Neuer AutoText“ den Namen dieser E-Mail-Vorlage in das Feld „Name“ ein, und wählen Sie eine Kategorie aus der Dropdown-Liste „Kategorie“ aus. Die Standardkategorie ist „Allgemein“. Mithilfe der Schaltfläche „Neue Kategorie“ können Sie weitere Kategorien erstellen. Klicken Sie abschließend auf „Hinzufügen“.

4. Die E-Mail-Vorlage wurde erfolgreich als AutoText-Eintrag gespeichert und steht nun unter der Registerkarte „AutoText“ im „Kutools-Bereich“ zur Verfügung.

5. Klicken Sie einfach auf die gespeicherte Vorlage im „Kutools-Bereich“, und der Text wird mitsamt einer Dropdown-Liste direkt in den E-Mail-Textkörper eingefügt. Das war’s – ein einziger Klick genügt!

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