Wie kann man mehrere Schnellbausteine- und AutoText-Einträge in Outlook gleichzeitig ändern oder löschen?

Wenn wir viele Schnellbausteine-Einträge und AutoText-Einträge haben und mehrere davon bearbeiten möchten, müssen wir jedes Mal auf die Schaltfläche „Schnellbausteine“ klicken, um einen Eintrag nach dem anderen zu suchen, ihn zu überarbeiten und diesen Vorgang immer wiederholen. Dies ist zeitaufwendig. Außerdem kann es vorkommen, dass wir veraltete Schnellbausteine-Einträge und AutoText-Einträge löschen müssen. Wie lassen sich diese Aufgaben schnell erledigen? Dieses Tutorial zeigt Ihnen die entsprechenden Methoden.

Hinweis: Als Beispiel dient hier „Microsoft Outlook 365“; die Schritte und Beschreibungen können in anderen Outlook-Versionen geringfügig abweichen.

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Mehrere Schnellbausteine-Einträge und AutoText-Einträge ändern/löschen

Um mehrere Schnellbausteine- und AutoText-Einträge zentral zu verwalten, nutzen Sie den „Building Blocks Organizer“ in Outlook. So ändern oder löschen Sie mehrere Einträge gleichzeitig:

1. Öffnen Sie in Outlook die Registerkarte „Start“ und klicken Sie auf „Neue E-Mail“, um das Fenster zum Verfassen einer neuen Nachricht zu öffnen.

2. Platzieren Sie den Cursor im Nachrichtentext und klicken Sie anschließend auf „Einfügen“ > „Schnellbausteine“, um die Liste der verfügbaren Schnellbausteine anzuzeigen.

3. Führen Sie den Cursor über die Option „AutoText“ – schon erscheint die Liste der AutoText-Einträge.

4. Platzieren Sie den Cursor auf einem der oben genannten Einträge, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü „Organisieren und Löschen“.

5. Das Dialogfeld „Building Blocks Organizer“ wird geöffnet und zeigt im Bereich „Building Blocks“ alle Schnellbausteine- sowie AutoText-Einträge an. Klicken Sie auf „Eigenschaften bearbeiten“, um die Eigenschaften eines Eintrags zu ändern, oder auf „Löschen“, um Einträge zu entfernen.

6. Um die Eigenschaften eines Eintrags zu ändern, klicken Sie auf „Eigenschaften bearbeiten“. Daraufhin öffnet sich das Dialogfeld „Building Block ändern“, in dem Sie Name, Galerie, Kategorie, Beschreibung und Einfügeoptionen des Eintrags anpassen können. In diesem Beispiel wurde der Text im Feld „Beschreibung“ geändert und die Einfügeoption auf „Nur Inhalt einfügen“ gesetzt.

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7. Klicken Sie auf „OK“, um die Änderung zu speichern. Es erscheint eine Microsoft Outlook-Warnmeldung, die fragt, ob der Building Block-Eintrag neu definiert werden soll – klicken Sie auf „Ja“.

8. Anschließend kehren Sie zur Seite „Building Blocks Organizer“ zurück, um weitere Änderungen schnell vorzunehmen.

9. Sie können Einträge auch im Bereich „Building Blocks“ löschen: Wählen Sie einfach den nicht mehr benötigten Eintrag aus und klicken Sie auf „Löschen“.

10. Eine Microsoft Outlook-Warnmeldung erscheint und fragt, ob der ausgewählte Building Block-Eintrag gelöscht werden soll. Klicken Sie auf „Ja“.

11. Kehren Sie danach erneut zur Seite „Building Blocks Organizer“ zurück, um weitere Einträge effizient zu löschen.

Hinweise:

1. Denken Sie daran, Schnellbausteineinträge nicht im reinen Textformat zu speichern – andernfalls steht die Option „Organisieren und Löschen“ nicht zur Verfügung. Beachten Sie dazu bitte den folgenden Screenshot. Speichern Sie Ihre Schnellbausteine stattdessen im HTML- oder Rich-Text-Format, um zukünftige Anpassungen vornehmen zu können.

   

2. Die oben beschriebene Methode ermöglicht lediglich die Anpassung der Eigenschaften von Schnellbausteinen – nicht jedoch die Bearbeitung ihres Inhalts. Möchten Sie den Inhalt von Schnellbausteinen ändern, helfen Ihnen die Methoden im folgenden Artikel:
   Wie benennt und bearbeitet man Schnellbausteine-Einträge in Outlook?

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