Wie weist man Outlook-Elementen Farbkategorien zu und bearbeitet diese?

Das Zuweisen von Farbkategorien zu bestimmten Outlook-Elementen, wie E-Mail-Nachrichten, Terminen und Kontakten, ermöglicht es Ihnen, verwandte Elemente in Outlook schnell zu erkennen und zu gruppieren, damit Sie sie leicht verfolgen und die Effizienz steigern können. Wenn eines der Elemente mit mehr als einer Kategorie verknüpft ist, weisen Sie einfach weitere Farbkategorien zu. In diesem Artikel stellen wir Methoden vor, um einer Outlook-Kategorie eine Farbkategorie zuzuweisen, eigene Kategorien zu erstellen, die Farbe oder den Namen einer bestehenden Farbkategorie zu ändern und andere schnelle Methoden, um Kategorien anzuwenden und Outlook-Elemente hervorzuheben.

Erstellen Sie eine Farbkategorie und weisen Sie ihr in Outlook eine Tastenkombination zu

Outlook bringt eine Reihe von Standard-Farbkategorien mit, aber es ist einfacher, eigene Kategorien zu erstellen und zu verwenden, damit Sie die zugehörigen Elemente besser erkennen können.

1. Wechseln Sie in der "Mail"-Ansicht auf der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Tags" zu "Kategorien hinzufügen" > "Alle Kategorien".

2. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld "Farbkategorien" auf die Schaltfläche "Neu".

3. Geben Sie im neuen Dialogfeld "Neue Kategorie" der Kategorie einen Namen im Eingabefeld ein und weisen Sie ihr eine erkennbare Farbe zu. Optional können Sie auch eine Tastenkombination festlegen.

4. Klicken Sie auf "OK". Sie werden sehen, dass die erstellte Kategorie nun wie unten gezeigt im Dialogfeld "Farbkategorien" aufgeführt ist. Klicken Sie auf "OK", um die Kategorie zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.

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Weisen Sie einer Outlook-Kategorie eine Farbkategorie zu (optional mit Tastenkombination)

Um einer oder mehreren Nachrichten, Terminen, Kontakten oder Aufgaben in Outlook eine Farbkategorie zuzuweisen, können Sie wie folgt vorgehen:

1. Wählen Sie die Outlook-Elemente aus, denen Sie eine Farbkategorie zuweisen möchten.

2. Weisen Sie die Kategorie über eine der folgenden Methoden zu:

• Wenn Sie keine Tastenkombination für die Farbkategorie festgelegt haben, die Sie zuweisen möchten: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der ausgewählten Elemente, klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Kategorisieren" und wählen Sie dann die Kategorie aus, die Sie zuweisen möchten.
  Hinweis: Wenn Sie versehentlich eine Farbkategorie zugewiesen haben, können Sie mit der rechten Maustaste auf das Element klicken und "Alle Kategorien löschen" auswählen.
• 
• Wenn Sie eine Tastenkombination für die Farbkategorie festgelegt haben, die Sie zuweisen möchten: Drücken Sie die Tastenkombination.
  Hinweis: Durch erneutes Drücken derselben Tastenkombination wird die Kategorie entfernt.

Weisen Sie einer Outlook-Kategorie eine Farbkategorie mit einem Schnellklick zu

Um einer E-Mail eine Farbkategorie zuzuweisen, gehen Sie zu "Ansicht" > "Ansicht ändern" > "Einzeln" oder "Vorschau". Um einer Veranstaltung oder einem Kontakt eine Kategorie zuzuweisen, gehen Sie zu "Ansicht" > "Ansicht ändern" > "Liste". Dann:

1. Wechseln Sie in der "Mail"-Ansicht auf der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Tags" zu "Kategorien hinzufügen" > "Schnellklick einstellen".

2. Wählen Sie im Dialogfeld "Schnellklick einstellen" die Kategorie aus, die Sie zuweisen möchten.

3. Wenn Sie aufgefordert werden, die Kategorie umzubenennen, klicken Sie je nach Bedarf auf "Ja" oder "Nein".

4. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Nachricht, um ein leeres Feld unter der Spalte "Kategorien" zu sehen. Klicken Sie darauf, um die Schnellklick-Kategorie zuzuweisen.

Hinweis: Ein erneutes Klicken auf das Feld entfernt die Kategorie.

Weisen Sie Outlook-Nachrichten eine Farbkategorie mit einem Schnellschritt zu

Outlook verfügt über eine Schnellschritte-Funktion, mit der Sie einer oder mehreren E-Mails in Outlook mit einem Klick eine Farbkategorie zuweisen können. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in der "Mail"-Ansicht auf der Registerkarte "Start" und klicken Sie im Bereich "Schnellschritte" auf "Neuen Schnellschritt erstellen".

2. Klicken Sie auf "Aktion auswählen", um die Dropdown-Liste mit mehreren Aktionen zu öffnen. Wählen Sie dann "Nachricht kategorisieren".

3. Klicken Sie auf "Kategorie auswählen", um die Farbkategorie auszuwählen, die Sie mit dem Schnellschritt den Nachrichten zuweisen möchten.

4. Der Name der Aktion wird automatisch in das Namensfeld eingefügt. Sie können ihn in etwas Erkennbares ändern. Sie können auch eine Tastenkombination für diese Aktion festlegen (z. B. "STRG+UMSCHALT+2") oder den Tooltip-Text bearbeiten. Klicken Sie dann auf "Fertig".

5. Wiederholen Sie die obigen Schritte, wenn Sie Schnellschritte für zusätzliche Kategorien erstellen müssen.

6. Gehen Sie nun zurück zu Ihrer E-Mail-Liste. Wählen Sie die Nachrichten aus, die Sie kategorisieren möchten, und klicken Sie auf den soeben erstellten Schnellschritt im Bereich "Schnellschritte". Die ausgewählten Nachrichten werden dann kategorisiert.

Hinweis: Wenn Sie versehentlich einer E-Mail eine Farbkategorie zugewiesen haben, können Sie das Element auswählen, mit der rechten Maustaste darauf klicken und "Alle Kategorien löschen" aus dem Dropdown-Menü auswählen. Alternativ können Sie beim Erstellen eines Schnellschritts "Kategorien löschen" anstelle von Kategorisieren auswählen, um eine schnelle Aktion zu erstellen, die Kategorien entfernt.

Bearbeiten Sie eine Farbkategorie und ihre Tastenkombination in Outlook

1. Wechseln Sie in der "Mail"-Ansicht auf der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Tags" zu "Kategorien hinzufügen" > "Alle Kategorien".

2. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld "Farbkategorien" Folgendes aus, um eine Kategorie zu bearbeiten:

1. Wählen Sie die Kategorie aus, die Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf "Umbenennen" und geben Sie einen neuen Namen ein.
3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil unter "Farbe", um eine andere Farbe zuzuweisen.
4. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil unter "Tastenkombination", um eine andere Tastenkombination zuzuweisen.
   

3. Wenn Sie weitere Kategorien bearbeiten müssen, wiederholen Sie die obigen Schritte. Klicken Sie abschließend auf "OK", um die Änderungen zu speichern.

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