Wie weist man Outlook-Elementen Farbkategorien zu und bearbeitet diese?

Durch die Zuweisung von Farbkategorien zu bestimmten Outlook-Elementen wie E-Mails, Terminen und Kontakten erkennen und gruppieren Sie verwandte Elemente in Outlook im Handumdrehen – für bessere Übersichtlichkeit, einfacheres Nachverfolgen und gesteigerte Effizienz. Ist ein Element bereits mehreren Kategorien zugeordnet, fügen Sie einfach weitere Farbkategorien hinzu. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Outlook-Elementen Farbkategorien zuweisen, eigene Kategorien erstellen, Farbe oder Namen bestehender Farbkategorien anpassen und mit weiteren praktischen Methoden Outlook-Elemente durch Kategorien effektiv hervorheben.

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Erstellen einer Farbkategorie und Zuweisung eines Tastenkürzels dazu in Outlook

Outlook bietet standardmäßig eine Reihe von Farbkategorien, doch es ist noch einfacher, eigene Kategorien zu erstellen und zu verwenden, um zugehörige Elemente sofort zu erkennen.

1. Wechseln Sie in der „E-Mail“-Ansicht zur Registerkarte „Start“, und klicken Sie in der Gruppe „Tags“ auf „Kategorisieren“ > „Alle Kategorien“.

2. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld „Farbkategorie“ auf die Schaltfläche „Neu“.

3. Geben Sie im neuen Dialogfeld „Neue Kategorie hinzufügen“ einen Namen für die Kategorie ein, weisen Sie ihr eine gut erkennbare Farbe zu und legen Sie optional ein Tastenkürzel fest.

4. Klicken Sie auf „OK“. Die neu erstellte Kategorie erscheint nun im Dialogfeld „Farbkategorie“ (siehe unten). Klicken Sie erneut auf „OK“, um die Kategorie zu speichern und das Dialogfeld zu schließen.

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Farbkategorien Outlook-Elementen zuweisen (optional mit Tastenkürzel)

Um einer oder mehreren Nachrichten, Terminen, Kontakten oder Aufgaben in Outlook eine Farbkategorie zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Outlook-Elemente aus, denen Sie eine Farbkategorie zuweisen möchten.

2. Weisen Sie die Kategorie auf eine der folgenden Arten zu:

• Wenn Sie kein Tastenkürzel für die Farbkategorie festgelegt haben, die Sie zuweisen möchten: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der ausgewählten Elemente, wählen Sie im Kontextmenü „Kategorisieren“ und anschließend die gewünschte Kategorie aus.
  Hinweis: Wenn Sie versehentlich eine Farbkategorie zugewiesen haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element und wählen „Alle Kategorien löschen“ aus.
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• Wenn Sie ein Tastenkürzel für die Farbkategorie festgelegt haben, die Sie zuweisen möchten, drücken Sie einfach das entsprechende Tastenkürzel.
  Hinweis: Drücken Sie dasselbe Tastenkürzel erneut, um die Kategorie wieder zu entfernen.

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Zuweisung einer Farbkategorie zu einem Outlook-Element per Schnellklick

Um einer E-Mail-Nachricht eine Farbkategorie zuzuweisen, wechseln Sie zu „Ansicht“ > „Ansicht ändern“ > „Einzelansicht“ oder „Vorschau“. Um einer Besprechung oder einem Kontakt eine Kategorie zuzuweisen, wählen Sie „Ansicht“ > „Ansicht ändern“ > „Liste“. Fahren Sie anschließend wie folgt fort:

1. Wechseln Sie in der „E-Mail“-Ansicht zur Registerkarte „Start“, und klicken Sie in der Gruppe „Tags“ auf „Kategorisieren“ > „Schnellklick festlegen“.

2. Wählen Sie im Dialogfeld „Schnellklick festlegen“ die Kategorie aus, die Sie zuweisen möchten.

3. Falls Sie zur Umbenennung der Kategorie aufgefordert werden, klicken Sie je nach Bedarf auf „Ja“ oder „Nein“.

4. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Nachricht, um ein leeres Feld unter der Spalte „Kategorien“ anzuzeigen, und klicken Sie darauf, um eine Schnellklick-Kategorie zuzuweisen.

Hinweis:Ein erneuter Klick auf das Feld entfernt die Kategorie.

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Zuweisung einer Farbkategorie zu Outlook-Nachrichten mit Schnellschritten

Outlook bietet eine praktische Funktion namens „Schnellschritte“, mit der Sie per Klick einer oder mehreren E-Mail-Nachrichten eine Farbkategorie zuweisen können. So geht’s:

1. Wechseln Sie in der „E-Mail“-Ansicht zur Registerkarte „Start“ und klicken Sie im Bereich „Schnellschritte“ auf „Neuen erstellen“.

2. Klicken Sie auf „Aktion auswählen“, um die Dropdown-Liste mit verschiedenen Aktionen zu öffnen, und wählen Sie anschließend „Nachricht kategorisieren“ aus.

3. Klicken Sie auf „Kategorie auswählen“, um die Farbkategorie festzulegen, die Nachrichten im Schnellschritt zugewiesen werden soll.

4. Der Aktionsname wird automatisch in das Namensfeld eingetragen – Sie können ihn jedoch durch einen aussagekräftigeren Namen ersetzen. Optional legen Sie ein Tastenkürzel für die Aktion fest (z. B. „STRG+UMSCHALT+2“) oder passen den Tooltip-Text an. Klicken Sie anschließend auf „Fertig stellen“.

5. Wiederholen Sie die oben genannten Schritte, wenn Sie Schnellschritte für weitere Kategorien einrichten möchten.

6. Wechseln Sie nun zurück zu Ihrer E-Mail-Liste, wählen Sie die Nachrichten aus, die Sie kategorisieren möchten, und klicken Sie im Bereich „Schnellschritte“ auf den soeben erstellten Schnellschritt. Die ausgewählten Objekte werden dann kategorisiert.

Hinweis: Falls Sie versehentlich einer Nachricht eine Farbkategorie zugewiesen haben, wählen Sie das Element aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im Kontextmenü „Alle Kategorien löschen“. Alternativ können Sie beim Erstellen eines Schnellschritts stattdessen „Kategorien löschen“ auswählen, um eine Schnellaktion zum Entfernen von Kategorien einzurichten.

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Bearbeiten einer Farbkategorie und ihres Tastenkürzels in Outlook

1. Wechseln Sie in der „E-Mail“-Ansicht zur Registerkarte „Start“, und klicken Sie in der Gruppe „Tags“ auf „Kategorisieren“ > „Alle Kategorien“.

2. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Farbkategorie“ die folgenden Schritte aus, um eine Kategorie zu bearbeiten:

1. Wählen Sie die Kategorie aus, die Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf „Umbenennen“ und geben Sie einen neuen Namen ein.
3. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil unter „Farbe“, um eine andere Farbe auszuwählen.
4. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil unter „Tastenkürzel“, um ein alternatives Tastenkürzel zuzuweisen.
   

3. Sollten Sie weitere Kategorien bearbeiten müssen, wiederholen Sie einfach die oben genannten Schritte und klicken abschließend auf „OK“, um Ihre Änderungen zu speichern.

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