Wie erstellt man in Outlook einen Ordner, um E-Mails nach einem bestimmten Datumsbereich zu organisieren?

In diesem Tutorial stelle ich zwei Methoden vor, mit denen Sie E-Mails in Outlook anhand eines Datumsbereichs mithilfe von Ordnern effizienter organisieren können.

Erstellen Sie einen Suchordner, um E-Mails automatisch nach dynamischem Datumsbereich zu organisieren

Ein Suchordner ermöglicht es Ihnen, E-Mails nach einem dynamischen Datumsbereich problemlos zu organisieren. So können Sie beispielsweise jederzeit alle empfangenen E-Mails des laufenden Monats in einem Suchordner anzeigen lassen – das heißt, im November zeigt der Ordner alle E-Mails vom November und im Dezember automatisch alle vom Dezember an, ohne dass Sie monatlich einen neuen Ordner erstellen müssen.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Ordner“ in der Gruppe „Neu“ auf „Neuer Suchordner“.

2. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Neuer Suchordner“ Folgendes aus:

• 1) Wählen Sie in der Liste „Suchordner auswählen“ unter „Benutzerdefiniert“ die Option „Benutzerdefinierten Suchordner erstellen“.
• 2) Klicken Sie unter „Suchordner anpassen“ auf „Auswählen“, um Ihre Suchkriterien festzulegen.

3. Geben Sie im Eingabefeld des erscheinenden Dialogfelds „Benutzerdefinierter Suchordner“ einen Namen für den Ordner ein und klicken Sie anschließend auf „Kriterien“.

4. Führen Sie im Dialogfeld „Kriterien für Suchordner“ Folgendes aus:

• 1) Wechseln Sie zur Registerkarte „Erweitert“.
• 2) Klicken Sie auf „Feld“ > „Datums-/Zeitfelder“ > „Empfangen“. Alternativ geben Sie einfach „Empfangen“ in das Eingabefeld unter „Feld“ ein.
• 3) Wählen Sie den gewünschten Datumsbereich aus der Dropdown-Liste „Bedingung“ aus. Möchten Sie beispielsweise alle Nachrichten, die diesen Monat empfangen wurden, in den Suchordner aufnehmen, wählen Sie „Diesen Monat“. Alternativ können Sie „Zwischen“ auswählen und dann manuell ein Datum wie „2022/11/1 und 2022/12/1“ eingeben, falls der Datumsbereich nicht dynamisch sein soll. Beachten Sie: Das Startdatum ist eingeschlossen, das Enddatum hingegen nicht.
• 4) Klicken Sie auf „Zur Liste hinzufügen“.
• 5) Klicken Sie auf „OK“.

5. Klicken Sie im Dialogfeld „Benutzerdefinierter Suchordner“ auf „OK“. Der Suchordner wird nun unter „Suchordner“ angezeigt und enthält alle E-Mail-Nachrichten, die Ihren festgelegten Kriterien entsprechen.

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Verschieben Sie E-Mails eines bestimmten Datumsbereich in einen Ordner in Outlook

Mit dem Suchordner können Sie die Nachrichten problemlos in einem Ordner anzeigen. Die Nachrichten werden jedoch nicht tatsächlich in den Ordner verschoben, sondern verbleiben im Posteingang. Wenn Sie beispielsweise alle Nachrichten des Monats November in einen bestimmten Ordner verschieben möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das E-Mail-Konto, für das Sie einen Ordner zur Organisation Ihrer E-Mails erstellen möchten, wählen Sie im Kontextmenü „Neuer Ordner“ aus und vergeben Sie einen Namen für den Ordner.

2. Wählen Sie im Posteingangsordner eine beliebige E-Mail aus.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Verschieben“ auf „Regeln“ > „Regel erstellen“.

4. Klicken Sie im erscheinenden Dialogfeld „Regel erstellen“ auf „Erweiterte Optionen“.

5. Führen Sie im erscheinenden Regel-Assistent-Dialogfeld Folgendes aus:

• 1) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Empfangen innerhalb des bestimmten Zeitraums“.
• 2) Klicken Sie im Feld Schritt 2 auf den unterstrichenen Text „in einem bestimmten Zeitraum“.
• 3) Aktivieren Sie sowohl das Kontrollkästchen „Nach“ als auch „Vor“ und wählen Sie die entsprechenden Daten aus.
• 4) Klicken Sie auf „OK“, um zum Fenster des Regel-Assistenten zurückzukehren.
• 5) Klicken Sie auf „Weiter“.

6. Führen Sie im nächsten Regel-Assistent Folgendes aus:

• 1) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „In einen bestimmten Ordner verschieben“.
• 2) Klicken Sie im Feld „Schritt 2“ auf das unterstrichene Wort „bestimmten“.
• 3) Wählen Sie den Ordner aus, in den die innerhalb Ihres festgelegten Zeitraums empfangenen E-Mails verschoben werden sollen.
• 4) Klicken Sie auf „OK“, um zum Fenster des Regel-Assistenten zurückzukehren.
• 5) Klicken Sie auf „Weiter“.

7. Klicken Sie im nächsten Schritt des Regel-Assistenten zum Festlegen von Ausnahmen auf „Weiter“, ohne eine Option auszuwählen.

8. Geben Sie der Regel im letzten Dialogfeld des Regel-Assistenten in Schritt 1 einen Namen, aktivieren Sie in Schritt 2 beide Optionen und klicken Sie abschließend auf „Fertig stellen“.

Die vorhandenen E-Mails, die innerhalb des festgelegten Datumsbereichs empfangen wurden, werden nun in den soeben erstellten Ordner verschoben. Zukünftige E-Mail-Nachrichten landen direkt in diesem Ordner, sobald sie innerhalb Ihres festgelegten Datumsbereichs eingehen.

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