Wie erstellt man einen Ordner, um E-Mails mit bestimmten Personen in Outlook zu organisieren?

Überwältigt von einem überfüllten Posteingang? In diesem Tutorial stelle ich drei Methoden vor, um E-Mails mit bestimmten Personen in Outlook zu organisieren, um die Effizienz zu steigern.

E-Mails mit bestimmten Personen immer in einen erstellten Ordner verschieben

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das E-Mail-Konto, für das Sie einen Ordner erstellen möchten, um E-Mails zu organisieren, wählen Sie "Neuer Ordner" aus dem Rechtsklick-Menü und benennen Sie den Ordner.

2. Wählen Sie in Ihrem Posteingang oder Gesendete Elemente-Ordner eine der E-Mail-Nachrichten aus, die die spezifische E-Mail-Adresse enthalten, die Sie in den erstellten Ordner verschieben möchten.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Verschieben" auf "Regeln" > "Nachrichten von: spezifische E-Mail-Adresse immer verschieben" und/oder "Regeln" > "Nachrichten an: spezifische E-Mail-Adresse immer verschieben", je nach Bedarf.

4. Geben Sie im erscheinenden Dialogfeld "Regeln und Benachrichtigungen" den Ordner an, in den Sie die Nachrichten verschieben möchten, und klicken Sie dann auf "OK".

5. Die E-Mails im Posteingang oder im Ordner Gesendete Elemente, die die Bedingungen erfüllen, werden nun in den gerade erstellten Ordner verschoben. Zukünftige E-Mail-Nachrichten, die die Bedingungen erfüllen, werden auch direkt in diesen Ordner gehen.

Erstellen Sie einen Suchordner, um E-Mails für bestimmte Personen automatisch zu organisieren

Wenn Sie die Nachrichten nicht in einen Ordner verschieben möchten, sondern nur leicht darauf zugreifen möchten, können Sie in Outlook einen Suchordner erstellen, der es Ihnen ermöglicht, E-Mail-Nachrichten zu finden, die bestimmte Kriterien erfüllen, sie aber in ihren ursprünglichen Ordnern belassen.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte "Ordner" in der Gruppe "Neu" auf "Neuer Suchordner".

2. Im erscheinenden Dialogfeld "Neuer Suchordner" gehen Sie wie folgt vor:

• 1) Wählen Sie im Feld "Suchordner auswählen" in der Liste "E-Mails von Personen und Listen" entweder "E-Mails von und an bestimmte Personen" oder "E-Mails von bestimmten Personen", je nach Bedarf.
• 2) Klicken Sie im Feld "Suchordner anpassen" auf "Auswählen", um Personen aus Ihrer Adressliste auszuwählen.
• 3) Geben Sie das E-Mail-Konto an, aus dem E-Mails gesucht werden sollen.
• 4) Klicken Sie auf "OK".

3. Ein Suchordner wird unter "Suchordner" erstellt, der die E-Mail-Nachrichten enthält, die die Bedingungen erfüllen.

Ordner im Batch erstellen, um E-Mails für alle Ihre E-Mail-Konten mit VBA zu organisieren

Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook haben und für jedes E-Mail-Konto Ordner in Batches für bestimmte Personen erstellen möchten, können Sie die VBA-Methode verwenden, um die Nachrichten mit bestimmten Personen aus den Posteingängen oder Gesendeten Ordnern Ihrer E-Mail-Konten zu verschieben. Gehen Sie wie folgt vor.

1. Klicken Sie in Ihrem Outlook auf "Datei" > "Optionen" > "Trust Center" und dann auf "Einstellungen für das Trust Center".

2. Wechseln Sie im erscheinenden Dialogfeld zu "Makro-Einstellungen", wählen Sie "Alle Makros aktivieren" und aktivieren Sie "Makro-Sicherheitseinstellungen auf installierte Add-ins anwenden".

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um die Dialogfelder zu schließen.

4. Drücken Sie die Tasten "Alt" + "F11", um das Fenster Microsoft Visual Basic for Applications zu öffnen.

5. Klicken Sie auf "Einfügen" > "Modul". Kopieren Sie dann einen der folgenden VBA-Codes in das Modulfenster.

VBA-Code 1: Ordner im Batch erstellen, um E-Mails mit bestimmten Absendern in allen Posteingängen von E-Mail-Konten zu organisieren

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Hinweis: Sie sollten bestimmte Codeausschnitte gemäß den Kommentaren in den Zeilen 12, 16 und 35 des obigen VBA-Codes ersetzen.

VBA-Code 2: Ordner im Batch erstellen, um E-Mails mit bestimmten Empfängern in allen Posteingängen von E-Mail-Konten zu organisieren

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Hinweis:

• 1) Sie sollten bestimmte Codeausschnitte gemäß den Kommentaren in den Zeilen 12, 16 und 35 des obigen VBA-Codes ersetzen.
• 2) Um Nachrichten mit bestimmten CC- oder BCC-Empfängern zu archivieren, heben Sie die Auskommentierung der Zeilen 28 und 33 auf, indem Sie das Apostroph (') am Anfang der Zeilen löschen.

6. Drücken Sie "F5", um den VBA-Code auszuführen. Neue Ordner werden erstellt, wenn es Nachrichten gibt, die die Bedingungen erfüllen.

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