Wie erstellt man in Outlook einen Ordner, um E-Mails bestimmter Personen übersichtlich zu organisieren?

Überfordert von einem unübersichtlichen Posteingang? In diesem Tutorial zeige ich Ihnen drei effiziente Methoden, um E-Mails bestimmter Personen in Outlook besser zu organisieren.

Verschieben Sie E-Mails, die bestimmte Personen enthalten, automatisch immer in einen erstellten Ordner

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das E-Mail-Konto, für das Sie einen Ordner zur Organisation Ihrer E-Mails erstellen möchten, wählen Sie im Kontextmenü „Neuer Ordner“ aus und vergeben Sie einen passenden Namen.

2. Wählen Sie im Posteingang oder im Ordner „Gesendete Elemente“ eine beliebige E-Mail-Nachricht aus, die die gewünschte E-Mail-Adresse enthält, deren sämtliche E-Mails Sie in den erstellten Ordner verschieben möchten.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Verschieben“ auf „Regeln“ > „Nachrichten immer verschieben von: bestimmte E-Mail-Adresse“ und/oder „Regeln“ > „Nachrichten immer verschieben an: bestimmte E-Mail-Adresse“, ganz nach Ihren Anforderungen.

4. Geben Sie im erscheinenden Dialogfeld „Regeln und Benachrichtigungen“ den Ordner an, in den die Nachrichten verschoben werden sollen, und klicken Sie anschließend auf „OK“.

5. Die E-Mails im Posteingang oder im Ordner „Gesendete Elemente“, die die festgelegten Bedingungen erfüllen, wurden nun in den soeben erstellten Ordner verschoben. Zukünftige E-Mails landen automatisch direkt in diesem Ordner, sobald sie die Bedingungen erfüllen.

Erstellen Sie einen Suchordner, um E-Mails für bestimmte Personen automatisch zu organisieren

Wenn Sie Ihre Nachrichten nicht in einen Ordner verschieben, sondern übersichtlich anzeigen möchten, erstellen Sie in Outlook einfach einen Suchordner. Damit finden Sie E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, bequem über mehrere Ordner hinweg – ohne sie aus ihren ursprünglichen Ordnern zu entfernen.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Ordner“ in der Gruppe „Neu“ auf „Neuer Suchordner“.

2. Führen Sie im erscheinenden Dialogfeld „Neuer Suchordner“ Folgendes aus:

• 1) Wählen Sie im Feld „Suchordner auswählen“ unter „E-Mails von Personen und Verteilerlisten“ je nach Bedarf entweder „E-Mails von und an bestimmte Personen“ oder „E-Mails von bestimmten Personen“ aus.
• 2) Klicken Sie im Dialogfeld „Suchordner anpassen“ auf „Auswählen“, um Kontakte aus Ihrer Adressliste auszuwählen.
• 3) Geben Sie das E-Mail-Konto an, dessen E-Mails durchsucht werden sollen.
• 4) Klicken Sie auf „OK“.

3. Ein Suchordner wird unter „Suchordner“ erstellt und enthält alle E-Mail-Nachrichten, die die festgelegten Kriterien erfüllen.

Erstellen Sie per VBA mehrere Ordner gleichzeitig, um E-Mails für alle Ihre E-Mail-Konten zu organisieren

Wenn Sie mehrere E-Mail-Konten in Outlook nutzen und für jedes Konto gleichzeitig Ordner für bestimmte Personen erstellen möchten, können Sie die VBA-Methode verwenden, um Nachrichten mit diesen Personen automatisch aus den Posteingängen oder den Gesendet-Ordnern Ihrer E-Mail-Konten zu verschieben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie in Outlook auf „Datei“ > „Optionen“ > „Vertrauensstellungscenter“ und dann auf „Einstellungen des Vertrauensstellungscenters“.

2. Wechseln Sie im erscheinenden Dialogfeld zu „Makroeinstellungen“, wählen Sie „Alle Makros aktivieren“ aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Makrosicherheitseinstellungen auf installierte Add-Ins anwenden“.

3. Klicken Sie auf „OK“, um alle Dialogfelder zu schließen.

4. Drücken Sie die Tastenkombination „Alt“ + „F11“, um das Fenster „Microsoft Visual Basic für Applikationen“ zu öffnen.

5. Klicken Sie auf „Einfügen“ > „Modul“ und fügen Sie anschließend einen der folgenden VBA-Codes in das Modulfenster ein.

VBA-Code 1: Erstellen Sie gleichzeitig mehrere Ordner, um E-Mails mit bestimmten Absendern über die Posteingänge von Alle Konten hinweg zu organisieren

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Hinweis: Ersetzen Sie bestimmte Codeausschnitte entsprechend den Kommentaren in den Zeilen 12, 16 und 35 des obigen VBA-Codes.

VBA-Code 2: Erstellen Sie gleichzeitig mehrere Ordner, um E-Mails mit bestimmten Empfängern über die Posteingänge von Alle Konten hinweg zu organisieren

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Hinweis:

• 1) Ersetzen Sie bestimmte Codeausschnitte entsprechend den Kommentaren in den Zeilen 12, 16 und 35 des obigen VBA-Codes.
• 2) Um Nachrichten zu archivieren, die bestimmte CC- oder BCC-Empfänger enthalten, heben Sie die Auskommentierung der Zeilen 28 und 33 auf, indem Sie das führende Apostroph (') am Anfang jeder betreffenden Zeile entfernen.

6. Drücken Sie „F5“, um den VBA-Code auszuführen. Es werden neue Ordner erstellt, sobald Nachrichten die festgelegten Bedingungen erfüllen.

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