Wie färben Sie E-Mails in Outlook basierend auf ihrer Größe?

Manchmal möchten wir „E-Mails mit großer Größe“ gegenüber anderen Nachrichten hervorheben – doch wie geht das? In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie eine Regel einrichten, um E-Mails basierend auf ihrer Größe farblich zu kennzeichnen.

Hinweis: Als Beispiel dient hier „Microsoft Outlook 365“. Die Schritte und Beschreibungen können in anderen Outlook-Versionen geringfügig abweichen.

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E-Mails nach E-Mail-Größe mithilfe von Bedingte Formatierung verwenden farbkodieren

Um E-Mail-Nachrichten, die größer als 1 MB sind, im Posteingangsordner hervorzuheben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie Outlook, öffnen Sie den Posteingangsordner, wechseln Sie zur Registerkarte „Ansicht“ und klicken Sie auf „Ansichtseinstellungen“.

2. Das Dialogfeld „Erweiterte Anzeigeeinstellungen: Kompakt“ wird geöffnet. Wählen Sie die Option „Bedingte Formatierung verwenden“.

3. Anschließend öffnet sich das Dialogfeld „Bedingte Formatierung verwenden“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

4. Nach dem Klicken auf „Hinzufügen“ wird eine unbenannte Regel erstellt. Geben Sie im Textfeld „Name“ einen aussagekräftigen Namen ein – in diesem Beispiel „E-Mail-Größe über 1 MB“.

5. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Schriftart“, um die Farbe festzulegen, mit der E-Mails über 1 MB hervorgehoben werden sollen. Das Dialogfeld „Schriftart“ öffnet sich. Wählen Sie im Bereich „Farbe“ Ihre gewünschte Farbe aus und bestätigen Sie mit „OK“.

6. Kehren Sie zum Dialogfeld „Bedingte Formatierung verwenden“ zurück, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Bedingung“, um die Auslösebedingung festzulegen.

7. Das Dialogfeld „Filter“ wird geöffnet. Wechseln Sie zur Registerkarte „Weitere Auswahlmöglichkeiten“, wählen Sie im Abschnitt „Größe (Kilobyte)“ in der Dropdown-Liste die Option „größer als“ aus und geben Sie im Textfeld „1024“ ein. Klicken Sie anschließend auf „OK“.

Hinweis: 1 MB entspricht 1024 KB.

8. Klicken Sie auf „OK“ > „OK“, um die Einstellung abzuschließen.

9. Nun sehen Sie, dass E-Mail-Nachrichten mit einer Größe von über 1 MB in der E-Mail-Liste hervorgehoben werden.

Hinweis: Wenn Sie ausschließlich „E-Mails mit Anhang, deren Größe über 1 MB liegt“ farbkodieren möchten, aktivieren Sie in Schritt 7 der Filter-Dialogeinstellung zusätzlich das Kontrollkästchen „Nur Elemente mit“ unter der Registerkarte „Weitere Auswahlmöglichkeiten“ und wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Option „eine oder mehrere Anlagen“.

Nach Abschluss der Einstellung sehen Sie, dass ausschließlich die E-Mail-Nachricht mit Anhang, deren Größe über 1 MB liegt, hervorgehoben wird.

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