Wie kann man E-Mails in Outlook nach Nachrichtengröße farblich kennzeichnen?

Author: Zhoumandy Last Modified: 2025-08-06

Manchmal möchten wir, dass „E-Mails mit großer Größe“ aus den restlichen E-Mail-Nachrichten hervorstechen. Wie kann man das erreichen? Dieses Tutorial zeigt Ihnen, wie Sie eine Regel einrichten, um E-Mails basierend auf der Nachrichtengröße farblich zu kennzeichnen.

Hinweis: Hier wird „Microsoft Outlook 365“ als Beispiel verwendet; die Schritte und Beschreibungen können in anderen Outlook-Versionen leicht variieren.

E-Mails nach Nachrichtengröße mit bedingter Formatierung farblich kennzeichnen

E-Mails nach Nachrichtengröße mit bedingter Formatierung farblich kennzeichnen

Um E-Mail-Nachrichten „über 1 MB“ im Posteingang-Ordner hervorzuheben, gehen Sie bitte wie folgt vor.

1. Aktivieren Sie Outlook, öffnen Sie den „Posteingang-Ordner“, gehen Sie zur Registerkarte „Ansicht“ und klicken Sie dann auf „Ansichtseinstellungen“.

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2. Das Dialogfeld „Erweiterte Ansichtseinstellungen: Kompakt“ erscheint. Klicken Sie auf die Option „Bedingte Formatierung“.

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3. Das Dialogfeld „Bedingte Formatierung“ erscheint. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“.

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4. Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ geklickt haben, wird eine unbenannte Regel erstellt. Geben Sie einen Namen im Textfeld „Name“ ein. Ich nenne die Regel hier „Nachrichtengröße über 1 MB“.

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5. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Schriftart“, um die Farbe anzupassen, mit der Sie die E-Mails über 1 MB hervorheben möchten. Das Dialogfeld „Schriftart“ erscheint. Wählen Sie im Abschnitt „Farbe“ eine Farbe aus, die Ihnen gefällt, und klicken Sie auf „OK“.

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6. Zurück im Dialogfeld „Bedingte Formatierung“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bedingung“, um die Auslösebedingung festzulegen.

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7. Das Dialogfeld „Filter“ erscheint. Gehen Sie zum Reiter „Weitere Optionen“. Im Abschnitt „Größe (Kilobyte)“ wählen Sie „größer als“ aus der Dropdown-Liste und geben Sie die Zahl „1024“ in das Textfeld ein. Klicken Sie auf „OK“.

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Hinweis: 1 MB entspricht 1024 Kilobyte.

8. Klicken Sie auf „OK“ > „OK“, um die Einstellung abzuschließen.

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9. Nun können Sie sehen, dass die E-Mail-Nachrichten mit „einer Größe über 1 MB“ in der E-Mail-Liste hervorgehoben sind.

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Hinweis: Wenn Sie nur „E-Mails mit Anhängen, deren Größe über 1 MB liegt“ farblich kennzeichnen möchten, aktivieren Sie im Schritt 7 des Filterdialogfelds auch das Kontrollkästchen „Nur Elemente mit“ unter dem Reiter „Weitere Optionen“ und wählen Sie die Option „ein oder mehrere Anhänge“ aus der Dropdown-Liste.

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Nachdem Sie die Einstellung abgeschlossen haben, sehen Sie, dass „nur die E-Mail-Nachricht mit Anhängen, deren Größe über 1 MB liegt“ hervorgehoben ist.